Jak napisać pismo z prośbą o wizytę do klienta?

1. Co to jest list z prośbą o spotkanie?
2. Kiedy i dlaczego powinieneś napisać list z prośbą o spotkanie?
3. Co powinien zawierać list z prośbą o spotkanie?
4. Jak sformatować oficjalny list z prośbą o spotkanie?
5. Wskazówki, jak napisać dobry list z prośbą o spotkanie
6. Jak napisać list z prośbą o spotkanie dla wielu osób?
7. Jak napisać e-mail z prośbą o spotkanie?
8. Błędy, których należy unikać w liście na spotkanie

Użyteczne narzędzia:
1. Newoldstamp - Marketing podpisów e-mail
2. Mailchimp - Kreator i nadawca wiadomości e-mail
3. Reply.io — osobisty zasięg e-mail, połączenia i zadania
4. RocketLink - Twój markowy krótki linker
5. Canva i Instasize — narzędzia online do tworzenia projektów i edycji obrazów

Co to jest list z prośbą o spotkanie?

Jest to oficjalny list, który ludzie piszą, aby poprosić osobę lub grupę osób o spotkanie z nimi. Być może będą musieli umówić się na spotkanie z menedżerem, przełożonym, klientem lub partnerem biznesowym.

Zdjęcie dzięki uprzejmości template.net

Kiedy i dlaczego powinieneś napisać list z prośbą o spotkanie?

Wiadomość e-mail z prośbą o spotkanie jest zwykle pisana, aby zachęcić ludzi do spotkania się z Tobą w celu omówienia możliwości biznesowych lub innych ważnych kwestii.

Co powinien zawierać list z prośbą o spotkanie?

• POWÓD SPOTKANIA

Niezależnie od tego, czy znasz już klienta, czy jest to Twój pierwszy e-mail do niego, po powitaniu powinieneś podać powód.

„Wczoraj rozmawialiśmy z Tobą przez telefon i zgodziliśmy się dostarczyć szampon do Twojego salonu”;

„Chcielibyśmy zaoferować Państwu nasze produkty do pielęgnacji włosów, ponieważ…”

• MIEJSCE

Nawet jeśli masz pewność, że klient zna adres Twojego biura i zamierzasz odbyć to spotkanie w tym samym miejscu, upewnij się, że podałeś, gdzie odbędzie się spotkanie.

„Jeśli brzmi to dla Ciebie ciekawie, możemy spotkać się 20 lipca o godzinie 11:00 w naszym biurze (adres) i omówić dalszą współpracę.”

• PROPONOWANE DATY I GODZINY

Podaj datę i godzinę wizyty.

„Czy poniedziałek 20 lipca o godzinie 11 jest dla ciebie odpowiedni? Alternatywnie jesteśmy dostępni w poniedziałek 20 lipca o 16:00 lub we wtorek 21 lipca o 10:00”.

• DŁUGOŚĆ SPOTKANIA

Powiedz odbiorcy, jak długo potrwa spotkanie. To pokazuje, że jesteś wrażliwy na jego czas i chcesz ułatwić mu zaplanowanie dnia.

„Czy jesteś dostępny na 15-minutowe spotkanie 12 maja o godzinie 9:30 w naszym biurze”;

„Prosimy o 20 minut Twojego czasu na krótką prezentację.”

• JAK TWÓJ KLIENT SKORZYSTA Z WIZYTY

Pisząc do klienta list z prośbą o spotkanie, pomóż mu zrozumieć korzyści.

„Przeprowadziliśmy kompleksowe badania Twojej firmy i wierzymy, że mamy dla Ciebie korzystną dla obu stron ofertę biznesową.”;

„Czy byłbyś zainteresowany 15-minutową rozmową telefoniczną, aby zobaczyć, jak bardzo możemy obniżyć Twoje wydatki?”

• Poproś o kontynuację po spotkaniu

Aby dalej budować zaufanie i rozwijać relacje z klientami, musisz utrzymywać z nimi kontakt.

„Skontaktujemy się z Tobą za kilka dni, aby odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania i ewentualnie umówić się na kolejne krótkie spotkanie”.

Jak sformatować oficjalny list z prośbą o spotkanie?

Napisanie skutecznego, dopracowanego listu z prośbą o spotkanie z klientem może być łatwym zadaniem, jeśli będziesz przestrzegać pewnych wspólnych zasad. Jak więc wygląda dobry list z wizytą? Co powinieneś dodać, aby zabłysnąć?

• UŻYJ MARKOWEJ PUSTEJ

Markowy blank pokazuje odbiorcy, że Twoja firma jest ugruntowana i profesjonalna. Wzbudza większe zaufanie niż list/e-mail od firmy bez twarzy.

• DODAJ DANE NADAWCY

Informacje te wskazują, od kogo pochodzi list (np. Mike Bradshaw, firma ABC). Wpisz swoje imię i nazwisko oraz adres w prawym górnym rogu strony. Jeśli zaprosisz spotkanie za pośrednictwem poczty e-mail, możesz pominąć tę część. Aby mieć pewność, że odbiorca potencjalnie otworzy Twoją wiadomość e-mail, odpowiedz sobie na pytanie: „Którą firmę wolisz odpowiedzieć? Ten, który kontaktuje się z Tobą z [email protected], czy ten, który używa niemarkowego adresu e-mail, takiego jak [email protected]?”

• Data

Ważne jest, aby umieścić datę na papierze firmowym, zwłaszcza gdy prosisz o odpowiedź. Możesz również pominąć tę część, jeśli wysyłasz wiadomość e-mail, a nie list.

• Powiadomienie o przyjeździe

Jeśli list jest osobisty, możesz to zaznaczyć, pisząc „OSOBISTE” lub „POUFNE”. Wpisz wszystkie wielkie litery.

• UŻYWAJ WŁAŚCIWYCH CZCIONEK

Jakie są najodpowiedniejsze czcionki i rozmiary czcionek w liście z wizytą? Pamiętaj, że Twoja wiadomość powinna być łatwa do odczytania i zrozumiała. Daj pierwszeństwo czcionkom, które są wystarczająco duże, aby odbiorca nie musiał mrużyć ani powiększać, aby przeczytać Twój list. Nie wybieraj zbyt dużego rozmiaru czcionki, ponieważ może to sprawić, że wiadomość będzie zbyt długa. Idealnie, Twój tekst powinien dobrze zmieścić się na jednej stronie. Zalecane czcionki to Arial, Times New Roman, Verdana, Cambria, Calibri i Courier New. Wybierz 14- lub 16-punktową czcionkę dla nagłówków i 10- lub 12-punktową czcionkę dla całego listu. Unikaj pisania wielkimi literami. Może to utrudnić odczytanie wiadomości i może zabrzmieć nieuprzejmie.

• Sformatuj swój tekst w blokach

Podczas pisania listu biznesowego najlepiej jest wyrównać cały tekst do lewej i użyć linii z pojedynczymi odstępami. Użyj podwójnej spacji między akapitami.

• Dodaj podpis

E-mail jest uważany za jeden z oficjalnych kanałów komunikacji biznesowej. Nawet jeśli list z prośbą o spotkanie przygotowałeś na oficjalnym blankiecie, rozważ wysłanie go e-mailem i dołączenie dokumentu.

Unikaj zamykania listu/e-maila z prośbą o wizytę za pomocą prostego „Dennis Kraft, firma ABC”, „Z poważaniem” i „Z poważaniem”. Zamiast tego wybierz bardziej profesjonalne zakończenie, takie jak podpis w wiadomości e-mail. Ładnie zaprojektowany podpis sprawi, że Twój e-mail będzie bardziej osobisty i podkreśli Twoją wiedzę. Twój podpis powinien zawierać imię i nazwisko, stanowisko oraz dane kontaktowe. Możesz również dodać dodatkowe wezwanie do działania z linkiem, aby zaakceptować zaproszenie. Sprawdź te przykłady idealnych profesjonalnych podpisów e-mail.

Wskazówki, jak napisać dobry list z prośbą o spotkanie

• Zbadaj informacje o swoim kliencie

Jeśli chodzi o pisanie listu z prośbą o spotkanie do klienta, ważne jest, aby wiedzieć, do kogo piszesz. Dlatego zanim rozpoczniesz zaręczyny, postaraj się odpowiedzieć na następujące pytania: „Jaka jest działalność lub branża Twojego potencjalnego klienta?”, „Z czym zmagają się ludzie z tej branży?”, „O czym mówi Twój klient w mediach społecznościowych?”, itp.

• WYRAŹNIE OKREŚL POWÓD NAPISANIA WNIOSKU

Pisząc list z prośbą o spotkanie z klientem, wyjaśnij, dlaczego prosisz o to spotkanie. Nie mów za dużo o tym, czego chcesz. Zamiast tego skoncentruj się na odbiorcy i podkreśl korzyści, jakie może on odnieść z rozmowy z Tobą.

• Niech to będzie krótkie

Twój list powinien być zwięzły i na temat. Jeśli nie znasz jeszcze tego klienta i chciałbyś umówić się z nim na pierwsze spotkanie w celu przedstawienia swojego produktu lub usługi, nie próbuj podawać wszystkich szczegółów w pierwszym liście. Daj zasiłek i dowiedz się, czy jest zainteresowany. Jeśli otrzymasz odpowiedź „tak”, podaj więcej szczegółów.

• STOSUJ KRÓTKIE ZDANIA

Pisz krótkie i łatwe do odczytania zdania, nie dłuższe niż 25-30 słów. Unikaj używania slangu i zbyt wielu terminologii.

• Użyj czasowników jako ukrytego CTA (wezwania do działania)

W swoim liście zawsze dołącz prośbę o podjęcie działania. „Aby uzyskać odpowiedzi na swoje pytania, proszę…”, „Umówmy się na szybką, 5-10 minutową rozmowę telefoniczną w celu omówienia [dodaj tutaj problem klienta]”.

• BĄDŹ PRZYJAZNY, ALE POZOSTAŃ PROFESJONALNY

Pomyśl, kogo chętniej posłuchasz, wykładowcę uniwersyteckiego wygłaszającego nudne przemówienie lub osobę z mediów, która z ożywieniem opowiada historię? Przypuszczamy, że wolisz słuchać osoby, która mówi bardziej konwersacyjnie. W pisaniu biznesowym nie powinieneś być zbyt formalny. Staraj się, aby ton był konwersacyjny, ale profesjonalny. Porównajmy teraz te dwa przykłady. Który z nich najbardziej lubisz?

„Twój e-mail zostanie odebrany w ciągu 1-3 dni roboczych”.

„Odpowiem na Twój e-mail w ciągu 1-3 dni”.

Drugie zdanie brzmi bardziej nieformalnie i osobiście. Pamiętaj też, że dobra rozmowa zawiera pytania. Mogą sprawić, że Twój odbiorca poczuje się, jakbyś z nim rozmawiał.

• DODAJ SWOJE DANE KONTAKTOWE

Bardzo ważne jest, aby zapewnić swoim połączeniom możliwość udzielenia odpowiedzi. Oczywiście możesz napisać coś w stylu: „Jeśli masz jakieś pytania, skontaktuj się ze mną pod adresem [dodaj swój numer telefonu] lub napisz do mnie na adres [dodaj swój adres e-mail]”. Ale Twój e-mail będzie wyglądał bardziej profesjonalnie, jeśli zdecydujesz się dodać podpis e-mail z informacjami kontaktowymi, linkami do mediów społecznościowych, a nawet zdjęciem.

• PODWÓJNIE SPRAWDZIĆ GRAMATYKĘ

Właściwy list z prośbą o spotkanie z klientem wymaga nie tylko odpowiedniego tonu, ale także silnej gramatyki. Bez wątpienia najbezpieczniejszym sposobem na osiągnięcie perfekcyjnej gramatyki w korespondencji biznesowej jest poznanie wszystkich zasad i regularne ich ćwiczenie. Poza tym może być konieczne użycie narzędzi do sprawdzania gramatyki, takich jak Grammarly, Ginger, White Smoke i innych. Podkreślą Twoje błędy i zaproponują poprawki.

• ZAŁĄCZ PRZYDATNE DOKUMENTY

Możesz dodać broszurę, próbki itp. do swojego listu/e-maila. Nie zapomnij wspomnieć o tych załącznikach. Podczas gdy słowo „w załączeniu” jest odpowiednie dla wiadomości e-mail, „załączony” jest używane w przypadku fizycznych wiadomości e-mail. Jednak zwroty takie jak „Proszę znaleźć w załączniku” i „Proszę znaleźć w załączeniu” mogą brzmieć duszno i ​​staroświecko. Czy są jakieś alternatywy? TAk!

Zwroty poniżej brzmią bardziej naturalnie i nieformalnie, prawda?

„Załączam dla Ciebie broszurę firmową.”

„Proszę spojrzeć na załączone szkice”.

„Proszę zapoznać się z załączonym raportem, aby uzyskać więcej informacji.”

Jak napisać list z prośbą o spotkanie dla wielu osób?

Jeśli chcesz zaadresować firmową wiadomość e-mail lub list do wielu odbiorców, rozważ ich relacje. Jeśli odbiorcy się znają, możesz zwracać się do nich alfabetycznie, używając ich nazwisk (jeśli jest mniej niż trzy osoby). Pamiętaj, aby podać imiona i nazwiska wszystkich osób w sekcji adresowej odbiorcy oraz w wierszu zwrotnym. Najpierw wpisz imię i nazwisko oraz adres pierwszej osoby. W następnym wierszu dodaj adres, miasto, województwo itp. Poniżej dodaj nazwisko i adres drugiej osoby.

Jak napisać e-mail z prośbą o spotkanie

Zawsze dobrym pomysłem jest zapoznanie się z przykładami przed napisaniem spotkania z prośbą o przesłanie listu do klienta. Poniżej znajduje się przykładowy e-mail z prośbą o spotkanie.

Do: [email protected]

Temat: Spotkanie: Przegląd funkcji niestandardowych oprogramowania ABC

Drogi Doktorze Martinie,

Jestem menedżerem ds. rozwoju biznesu w firmie ABC. Nasz CEO, pan Koch, spotkał się z Państwem na konferencji RSNA w Chicago w grudniu ubiegłego roku. Zgodnie z ustaleniami nasz zespół przygotował specjalną wersję naszego oprogramowania dla Twojej kliniki. Czy moglibyście spotkać się z panem Kochem i mną w naszym biurze na około 30 minut między 21 a 25 marca?

Zapraszamy również do zapoznania się z załączonym raportem. Czy teraz odpowiada Twoim wymaganiom?

Czekamy na kontakt z Państwem.

[Dodaj tutaj profesjonalny podpis e-mail z danymi kontaktowymi]

Jak widać na przykładzie, nasz list z prośbą o spotkanie z klientem zawiera:

• Odpowiedni wiersz tematu wprowadzający w temat
• Uprzejme otwarcie (np. „Drogi doktorze Martin”)
• Wyraźny powód spotkania i korzyść („Przygotowaliśmy wersję oprogramowania, o którą prosiłeś”).
• Sugerowany termin plus możliwość zaproponowania przez klienta dogodnego terminu
• Przewidywany czas trwania spotkania
• Raport, który pokazuje ulepszenia ważne dla klienta
• Uprzejme zakończenie („Cieszymy się na kontakt z Państwem”).
• Profesjonalny podpis e-mail

Błędy, których należy unikać w liście wizyt

Ludzie często popełniają błędy podczas pisania listów z prośbą o spotkanie. Oto kilka zakazów, których należy unikać:

• Nie pisz za dużo. Pamiętaj, że Twój list/e-mail nie powinien przekraczać jednej strony.
• Nie wprowadzaj błędów w nazwiskach odbiorców. To oczywiste, że musisz dokładnie sprawdzić, czy napisałeś je poprawnie.
• Nie wysyłaj listów pełnych błędnie napisanych słów i literówek. To po prostu nieprofesjonalne. Pamiętaj, aby sprawdzić każdy list i e-mail, jeśli chcesz zrobić dobre wrażenie.
• Nie skupiaj się zbytnio na sobie. Pisząc e-mail z prośbą o spotkanie, ważne jest, aby wyjaśnić, DLACZEGO klient powinien poświęcać Ci czas i co może uzyskać dzięki temu spotkaniu.
• Nie oferuj bardzo małego okna spotkania. Postaraj się, aby klient miał do wyboru cały dzień lub nawet kilka dni.
• Nie bądź niecierpliwy. Czasami może być konieczne skontaktowanie się z klientem więcej niż jeden raz, aby uzyskać odpowiedź. Zachowaj jednak cierpliwość i odczekaj co najmniej jeden dzień roboczy przed wysłaniem kolejnej wizyty.

Wniosek

Często listy z prośbą o spotkanie są pierwszym kontaktem, jaki dana osoba nawiązuje z potencjalnym klientem. Dlatego tak ważne jest, aby uzyskać odpowiedni ton listu, aby zrobić dobre pierwsze wrażenie. Równie ważne jest, aby umówić się na spotkanie z kimś, kto już Cię zna i uzyskać odpowiedź „tak”.

Aby napisać udany list z prośbą o spotkanie z klientem, pamiętaj o:

• Zaoferuj wartość zaproszonemu
• Jasno wyjaśnij kontekst spotkania lub nawet dołącz krótki program
• Zapytaj o określoną ilość czasu (np. 15-20 minut)
• Ułatw to odbiorcy (oferując wiele dostępności w swoim harmonogramie dla zaproszonych do wyboru)
• Pokaż, że naprawdę doceniasz czas, który odbiorca poświęci na spotkanie z Tobą.