如何給客戶寫一封預約請求信

1. 什麼是預約申請信？
2. 什麼時候以及為什麼要寫預約請求信？
3. 你的預約申請信應該包括什麼？
4. 正式預約申請書的格式
5. 寫好預約申請信的技巧
6. 多人預約申請書怎麼寫
7. 如何寫預約請求郵件
8. 預約信中要避免的錯誤

有用的工具：
1. Newoldstamp - 電子郵件簽名營銷
2. Mailchimp - 電子郵件生成器和發件人
3.Reply.io - 個人電子郵件外展、電話和任務
4. RocketLink - 您的品牌短鏈接器
5. Canva 和 Instasize - 用於製作設計和編輯圖像的在線工具

什麼是預約申請信？

這是人們寫的一封正式信函，要求個人或一群人與他們會面。 他們可能需要安排與經理、主管、客戶或業務合作夥伴的會議。

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您何時以及為什麼要寫預約請求信？

預約請求電子郵件通常是為了讓人們與您會面討論商機或其他重要問題。

你的預約申請信應該包括什麼？

• 會議原因

無論您是否已經認識客戶，或者這是您給他/她的第一封電子郵件，您都應該在稱呼之後附上原因。

“我們昨天和你通了電話，同意為你的沙龍提供洗髮水”；

“我們願意為您提供我們的護髮產品，因為……”

• 地方

即使您確定客戶知道您辦公室的地址並且您將在同一個地方舉行這次會議，也要確保您說明會議的舉行地點。

“如果你覺得這聽起來很有趣，我們可以在 7 月 20 日上午 11 點在我們的辦公室（地址）會面，討論我們的進一步合作。”

• 建議的日期和時間

註明約會的日期和時間。

“7 月 20 日星期一 11 點對你有用嗎？ 或者，我們在 7 月 20 日星期一下午 4 點或 7 月 21 日星期二上午 10 點有空。”

• 會議時間

告訴收件人會議需要多長時間。 這表明您對他/她的時間很敏感，並希望他/她可以輕鬆地計劃一天。

“您可以參加 5 月 12 日上午 9:30 在我們辦公室舉行的 15 分鐘會議嗎”；

“我們要求您花 20 分鐘的時間做一個簡短的介紹。”

• 您的客戶將如何從任命中受益

在給客戶寫預約請求信時，幫助他/她了解好處。

“我們對貴公司進行了全面的研究，我們相信我們可以為您提供互惠互利的業務。”；

“您是否有興趣進行 15 分鐘的電話交談，看看我們可以為您節省多少開支？”

• 要求會後跟進

為了繼續建立信任並推動您與客戶的關係，您需要與他們保持聯繫。

“我們會在幾天后回复您，回答您可能遇到的所有問題，並可能安排另一個短期約會。”

如何格式化正式的任命請求信

當您遵守一些常見規則時，為與客戶的約會編寫高效、精美的請求信可能是一項易於遵循的任務。 那麼好的預約信是什麼樣的呢？ 你應該添加什麼讓它發光？

• 使用品牌空白

品牌空白向收件人表明您的公司已成立且專業。 它比來自不知名公司的一封信/一封電子郵件更能激發信任。

• 添加發件人的信息

該信息表明這封信來自誰（例如，ABC 公司的 Mike Bradshaw）。 在頁面右上角輸入您的姓名和地址。 如果您通過電子郵件請求會議，則可以跳過此部分。 為確保收件人可能會打開您的電子郵件，請回答自己以下問題：“您希望回复哪家公司？ 是通過 [email protected] 與您聯繫的人，還是使用非品牌電子郵件地址（如 [email protected]）的人？”

• 日期

在信頭上註明日期很重要，尤其是在您要求回复時。 如果您發送電子郵件而不是物理信件，您也可以跳過這部分。

• 到貨通知

如果這封信是個人的，您可以通過寫“個人”或“機密”來表明這一點。 全部輸入大寫。

• 使用正確的字體

用於預約信的最合適的字體和字體大小是什麼？ 請記住，您的信息應該易於閱讀和清晰。 優先選擇足夠大的字體，以便收件人不必瞇著眼睛或放大來閱讀您的信件。 不要選擇太大的字體，因為它會使你的信息太長。 理想情況下，您的文本應該很好地適合單個頁面。 推薦的字體是 Arial、Times New Roman、Verdana、Cambria、Calibri 和 Courier New。 為標題選擇 14 或 16 磅字體大小，為整個字母選擇 10 或 12 磅字體大小。 避免全部用大寫字母書寫。 這會使您的信息難以閱讀，並且可能聽起來不禮貌。

• 將文本格式化為塊

撰寫商務信函時，最好將整個文本向左對齊並使用單倍行距。 在段落之間使用雙倍空格。

• 添加簽名

電子郵件被認為是商務溝通的官方渠道之一。 即使您已在官方空白處準備了預約申請信，也請考慮通過電子郵件發送並附上文件。

避免使用簡單的“Dennis Kraft, ABC company”、“親切的問候”和“真誠的”來結束您的預約請求信/電子郵件。 相反，請選擇更專業的結尾，例如電子郵件簽名。 設計精美的簽名將使您的電子郵件更加個性化並突出您的專業知識。 您的簽名應包含您的姓名、職位和聯繫信息。 您還可以使用鏈接添加額外的號召性用語以接受您的邀請。 檢查這些理想的專業電子郵件簽名示例。

寫一封好的約會請求信的技巧

• 研究有關您的客戶的信息

在向客戶寫預約請求信時，了解您要寫給誰是至關重要的。 因此，在您開始參與之前，請嘗試回答以下問題：“您的潛在客戶的業務或行業是什麼？”，“這個行業的人們正在努力解決什麼問題？”，“您的客戶在社交媒體上談論什麼？”，等等

• 清楚說明寫請求信的原因

在寫一封與客戶約會的請求信時，請解釋您請求這次會面的原因。 不要過多談論你想要什麼。 相反，專注於接受者並強調他/她可以從與您的對話中獲得的好處。

• 保持簡短

你的信應該簡短而切題。 如果您還不認識這位客戶，並想安排與他/她的第一次會面以介紹您的產品或服務，請不要試圖在第一封信中提供所有詳細信息。 給予好處，看看他/她是否感興趣。 如果您得到“是”的答案，請提供更多詳細信息。

• 使用短句

寫簡短易讀的句子，不超過 25-30 個單詞。 避免使用俚語和過多的術語。

• 使用動詞作為隱藏的 CTA（號召性用語）

始終在您的信中包含採取行動的請求。 “要獲得您問題的答案，請……”、“讓我們安排一個 5-10 分鐘的快速電話會議來討論 [在此處添加客戶的痛點]。”

• 友善但保持專業

想想你更有可能聽誰的話，是一位發表無聊演講的大學講師，還是一位正在生動講述故事的媒體人？ 我們猜你會選擇聽那些說話更健談的人。 在商務寫作中，你不應該過於正式。 盡量保持你的語氣對話而專業。 現在讓我們比較這兩個例子。 你最喜歡哪個？

“您的電子郵件將在 1-3 個工作日內得到答复。”

“我會在 1-3 天內回复您的電子郵件。”

第二句話聽起來更加非正式和個人化。 另外，請記住，良好的對話包括問題。 它們可以讓您的收件人感覺您正在與他/她進行對話。

• 添加您的聯繫信息

為您的聯繫人提供回复您的選項至關重要。 當然，您可以這樣寫：“如果您有任何問題，請通過 [添加您的電話號碼] 與我聯繫，或通過 [添加您的電子郵件地址] 給我發送電子郵件。” 但是，如果您選擇使用您的聯繫信息、社交媒體鏈接甚至您的照片添加電子郵件簽名，您的電子郵件會看起來更專業。

• 仔細檢查你的語法

與客戶會面的適當請求信不僅需要適當的語氣，還需要強大的語法。 毫無疑問，在商務信函中達到完美語法的最安全方法是學習所有規則並定期練習。 此外，您可能需要使用語法檢查工具，如 Grammarly、Ginger、White Smoke 等。 他們將突出您的錯誤並提出更正建議。

• 附上有用的文件

您可能想在您的信件/電子郵件中添加小冊子、樣品等。 不要忘記提及這些附件。 雖然“附加”一詞適用於電子郵件，但“封閉”一詞用於物理郵件。 然而，諸如“請查找附件”和“請查找附件”之類的短語可能聽起來很陳舊和過時。 有沒有其他選擇？ 是的！

下面的短語聽起來更自然和非正式，不是嗎？

“我為你附上了公司宣傳冊。”

“請看隨附的草圖。”

“有關詳細信息，請參閱隨附的報告。”

如何為多人寫預約請求信

當您想向多個收件人發送商務電子郵件或信件時，請考慮他們的關係。 如果收件人彼此認識，您可以按姓氏的字母順序稱呼他們（如果少於三個人）。 確保在收件人的地址部分和稱呼行中包含所有個人的姓名。 首先，寫下第一個人的姓名和地址。 在下一行，添加街道地址、城市、州等。下面添加第二個人的姓名和地址。

如何寫預約請求電子郵件

在寫約會請求給客戶的信之前查看示例總是一個好主意。 以下是請求預約的示例請求電子郵件。

至： [email protected]

主題：會議：ABC軟件自定義功能回顧

親愛的馬丁博士，

我是 ABC 公司的業務發展經理。 我們的首席執行官 Koch 先生去年 12 月在芝加哥舉行的 RSNA 會議上與您會面。 正如我們所同意的，我們的團隊為您的診所準備了一個特殊版本的軟件。 您是否可以在 3 月 21 日至 25 日之間的某個時間在我們辦公室與 Koch 先生和我會面約 30 分鐘？

另外，請查看隨附的報告。 現在符合你的要求嗎？

我們期待您的來信。

[在此處添加帶有您的聯繫數據的專業電子郵件簽名]

從示例中可以看出，我們要求與客戶預約的信函有：

• 介紹主題的相關主題行
• 禮貌的開場白（例如，“Dear Dr. Martin”）
• 開會的明確原因和好處（“我們準備了您要求的軟件版本。”）
• 建議的日期以及為客戶提供任何方便時間的選項
• 預計會議時間
• 展示對客戶重要的改進的報告
• 禮貌的結束（“我們期待收到您的來信。”）
• 專業的電子郵件簽名

預約信中要避免的錯誤

人們在寫他們的約會請求信時經常會犯一些錯誤。 以下是您應該避免的一些注意事項：

• 不要寫太多。 請記住，您的信件/電子郵件的長度不應超過一頁。
• 不要拼錯收件人的姓名。 不用說，您必須仔細檢查您是否正確編寫了它們。
• 不要發送充滿拼寫錯誤和拼寫錯誤的信件。 這只是不專業。 如果您想給人留下好印象，請務必校對每封信和電子郵件。
• 不要過分關注自己。 在撰寫預約請求電子郵件時，重要的是要解釋客戶為什麼要花時間為您服務以及他/她可以從這次會議中得到什麼。
• 不要提供非常小的會議窗口。 嘗試讓客戶選擇一整天甚至幾天。
• 不要急躁。 有時您可能需要多次與客戶聯繫才能獲得回复。 但是，請耐心等待至少一個工作日，然後再發送後續郵件。

結論

通常，約會請求信是一個人與潛在客戶進行的第一次聯繫。 因此，正確使用信的語氣以給人留下良好的第一印像變得至關重要。 能夠與已經認識您的人預約並得到“是”的回答同樣重要。

要寫一封成功的信請求與客戶預約，請記住：

• 為受邀者提供價值
• 清楚地解釋會議的背景，甚至包括一個簡短的議程
• 要求特定的時間（如 15-20 分鐘）
• 方便收件人（通過在您的日程安排中提供多個可用性供受邀者選擇）
• 表明你真的很感激收件人將花時間與你見面。