Müşteriye Randevu Talep Mektubu Nasıl Yazılır

1. Randevu talep yazısı nedir?
2. Randevu talep mektubunu ne zaman ve neden yazmalısınız?
3. Randevu talep mektubunuz neleri içermelidir?
4. Resmi bir randevu talep mektubu nasıl biçimlendirilir
5. İyi bir randevu talep mektubu yazmanın püf noktaları
6. Birden fazla kişi için randevu talep mektubu nasıl yazılır
7. Randevu talebi e-postası nasıl yazılır
8. Randevu Mektubunda Yapılmaması Gereken Hatalar

Kullanışlı araçlar:
1. Newoldstamp - E-posta imza pazarlaması
2. Mailchimp - E-posta oluşturucu ve gönderici
3. Reply.io - Kişisel e-posta erişimi, çağrılar ve görevler
4. RocketLink - Markalı kısa bağlayıcınız
5. Canva ve Instasize - Tasarım yapmak ve görüntüleri düzenlemek için çevrimiçi araçlar

Randevu talep mektubu nedir?

İnsanların bir bireyi veya bir grup bireyi kendileriyle görüşmelerini istemek için yazdıkları resmi bir mektuptur. Bir yönetici, süpervizör, müşteri veya iş ortağı ile toplantılar düzenlemeleri gerekebilir.

Template.net'in izniyle görüntü

Randevu talep mektubunu ne zaman ve neden yazmalısınız?

Bir randevu talebi e-postası, genellikle, insanların bir iş fırsatını veya diğer önemli konuları görüşmek üzere sizinle buluşmasını sağlamak için yazılır.

Randevu talep mektubunuz neleri içermelidir?

• TOPLANTI NEDENİ

Bir müşteriyi tanıyor olsanız da, ona ilk e-postanız olsa da, selamlamadan sonra bir neden eklemelisiniz.

“Dün sizinle telefonda görüştük ve salonunuza şampuan tedarik etmek için anlaştık”;

“Saç bakım ürünlerimizi size sunmak istiyoruz, çünkü…”

• YER

Müşterinin ofisinizin adresini bildiğinden ve bu toplantıyı aynı yerde yapacağınızdan emin olsanız bile, toplantının nerede yapılacağını belirttiğinizden emin olun.

"Bu size ilginç geliyorsa, 20 Temmuz'da saat 11'de ofisimizde (adres) buluşabilir ve daha fazla işbirliğimizi tartışabiliriz."

• ÖNERİLEN TARİHLER VE SAAT

Randevu tarihini ve saatini belirtin.

“20 Temmuz Pazartesi 11'de işe yarıyor mu? Alternatif olarak, 20 Temmuz Pazartesi saat 16:00'da veya 21 Temmuz Salı saat 10:00'da müsaitiz.”

• TOPLANTI SÜRESİ

Bir alıcıya toplantının ne kadar süreceğini söyleyin. Bu onun zamanına karşı duyarlı olduğunuzu ve günü planlamasını kolaylaştırmak istediğinizi gösterir.

“12 Mayıs saat 09:30'da ofisimizde 15 dakikalık görüşmeye hazır mısınız”;

“Kısa bir sunum için 20 dakikanızı rica ediyoruz.”

• MÜŞTERİNİZ RANDEVUDAN NASIL FAYDALANACAK

Bir müşteriye randevu talep mektubu yazarken, faydaları anlamasına yardımcı olun.

“Şirketiniz hakkında kapsamlı bir araştırma yaptık ve sizin için karşılıklı olarak faydalı bir iş teklifimiz olduğuna inanıyoruz.”;

“Harcamalarınızı ne kadar azaltabileceğimizi görmek için 15 dakikalık bir telefon görüşmesi yapmak ister misiniz?”

• Toplantıdan sonra takip talebinde bulunun

Güven oluşturmaya devam etmek ve müşterilerle ilişkinizi ilerletmek için onlarla iletişim halinde olmanız gerekir.

"Birkaç gün içinde tüm sorularınızı yanıtlamak ve muhtemelen başka bir kısa randevu ayarlamak için size geri döneceğiz."

Resmi bir randevu talep mektubu nasıl biçimlendirilir

Bir müşteriyle randevu için verimli, gösterişli bir istek mektubu yazmak, bazı ortak kurallara uyduğunuzda takip etmesi kolay bir görev olabilir. Peki iyi bir randevu mektubu nasıl görünür? Parlatmak için ne eklemelisiniz?

• MARKALI BİR BOŞ KULLANIN

Markalı bir boşluk, alıcıya şirketinizin yerleşik ve profesyonel olduğunu gösterir. Yüzü olmayan bir şirketten gelen bir mektuptan/e-postadan daha fazla güven uyandırır.

• GÖNDERENİN BİLGİLERİNİ EKLEYİN

Bu bilgi mektubun kimden geldiğini gösterir (örneğin, Mike Bradshaw, ABC şirketi). Adınızı ve adresinizi sayfanın sağ üst köşesine yazın. Toplantıyı e-posta ile talep ederseniz bu kısmı atlayabilirsiniz. Alıcının potansiyel olarak e-postanızı açmasını sağlamak için kendinize şu soruyu yanıtlayın: "Hangi şirkete yanıt vermeyi tercih edersiniz? Sizinle [email protected] adresinden iletişime geçen mi yoksa [email protected] gibi markasız bir e-posta adresi kullanan mı?”

• Tarih

Özellikle yanıt talep ettiğinizde antetli kağıda tarih yazmanız önemlidir. Fiziksel bir mektup değil de bir e-posta gönderirseniz bu bölümü atlayabilirsiniz.

• Varışta bildirim

Mektup kişisel ise “KİŞİSEL” veya “GİZLİ” yazarak belirtebilirsiniz. Tamamını büyük harfle yazın.

• UYGUN FONKSİYONLARI KULLANIN

Randevu mektubu için kullanılacak en uygun yazı tipi ve yazı tipi boyutları nelerdir? Mesajınızın okunması kolay ve anlaşılır olması gerektiğini unutmayın. Alıcının mektubunuzu okumak için gözlerini kısmasına veya yakınlaştırmasına gerek kalmaması için yeterince büyük yazı tiplerini tercih edin. Yazı tipi boyutunu çok büyük seçmeyin çünkü mesajınızı çok uzun yapabilir. İdeal olarak, metniniz tek bir sayfaya sığmalıdır. Önerilen yazı tipleri Arial, Times New Roman, Verdana, Cambria, Calibri ve Courier New'dir. Başlıklar için 14 veya 16 puntoluk bir yazı tipi boyutu ve tüm harf için 10 veya 12 puntoluk bir yazı tipi boyutu seçin. Tamamını büyük harflerle yazmaktan kaçının. Bu, mesajınızı okumayı zorlaştırabilir ve kulağa kaba gelebilir.

• Metninizi bloklar halinde biçimlendirin

Bir iş mektubu yazarken, metnin tamamını sola hizalamak ve tek aralıklı satırlar kullanmak tercih edilir. Paragraflar arasında çift boşluk kullanın.

• imza ekle

E-posta, iş iletişimi için resmi kanallardan biri olarak kabul edilir. Randevu talep mektubunuzu resmi boşluğa hazırlamış olsanız bile, e-posta ile göndermeyi ve belgeyi eklemeyi düşünün.

Randevu talep mektubunuzu/e-postanızı basit bir "Dennis Kraft, ABC şirketi", "Saygılarımızla" ve "Saygılarımızla" kapatmaktan kaçının. Bunun yerine, e-posta imzası gibi daha profesyonel bir son seçin. Güzel tasarlanmış bir imza, e-postanızı daha kişisel hale getirecek ve uzmanlığınızı vurgulayacaktır. İmzanız adınızı, pozisyonunuzu ve iletişim bilgilerinizi içermelidir. Davetinizi kabul etmek için bağlantıyla birlikte ek bir harekete geçirici mesaj da ekleyebilirsiniz . İdeal profesyonel e-posta imzalarının bu örneklerini kontrol edin.

İyi bir randevu talep mektubu yazmanın püf noktaları

• Müşteriniz hakkında araştırma bilgileri

Bir müşteriye randevu talep mektubu yazmaya gelince, kime yazdığınızı bilmek çok önemlidir. Bu nedenle, bir etkileşime başlamadan önce, şu soruları yanıtlamaya çalışın: “Mülkünüzün işi veya sektörü nedir?”, “Bu sektördeki insanlar nelerle mücadele ediyor?”, “Müşteriniz sosyal medyada ne hakkında konuşuyor?”, vb.

• TALEP MEKTUBU YAZILMA NEDENİNİ AÇIKÇA BELİRTİN

Bir müşteriyle randevu talep mektubu yazarken, bu görüşmeyi neden talep ettiğinizi açıklayın. Ne istediğiniz hakkında çok fazla konuşmayın. Bunun yerine, alıcıya odaklanın ve sizinle yaptığı konuşmadan elde edebileceği faydaları vurgulayın.

• Kısa tut

Mektubunuz kısa ve öz olmalıdır. Bu müşteriyi henüz tanımıyorsanız ve ürün veya hizmetlerinizi tanıtmak için onunla ilk görüşmeyi planlamak istiyorsanız, ilk mektupta tüm detayları vermeye çalışmayın. Faydayı sağlayın ve ilgilenip ilgilenmediğini öğrenin. Cevabınız "evet" ise, daha fazla ayrıntı sağlayın.

• KISA CÜMLELER KULLANIN

25-30 kelimeyi geçmeyen, kısa ve okunması kolay cümleler yazın. Argo ve çok fazla terminoloji kullanmaktan kaçının.

• Fiilleri gizli bir CTA olarak kullanın (harekete geçirici mesaj)

Mektubunuza her zaman bir eylem talebi ekleyin. "Sorularınıza yanıt almak için lütfen...", "[Müşterinin acı noktasını buraya ekleyin] tartışmak için 5-10 dakikalık hızlı bir telefon görüşmesi planlayalım."

• DOSTU OLUN AMA PROFESYONEL KALIN

Kimi dinlemeye daha yatkın olduğunuzu düşünün, sıkıcı bir konuşma yapan bir üniversite hocası mı yoksa hareketli bir şekilde hikaye anlatan bir medya çalışanı mı? Daha konuşkan bir şekilde konuşan kişiyi dinlemeyi seçeceğinizi tahmin ediyoruz. İş yazarken aşırı resmi olmamalısınız. Tonunuzu konuşkan ancak profesyonel tutmaya çalışın. Şimdi bu iki örneği karşılaştıralım. En çok hangisini seviyorsun?

"E-postanıza 1-3 iş günü içinde cevap verilecektir."

"E-postanıza 1-3 gün içinde cevap vereceğim."

İkinci cümle kulağa daha gayri resmi ve kişisel geliyor. Ayrıca, iyi bir konuşmanın sorular içerdiğini unutmayın. Alıcınıza, onunla konuşuyormuşsunuz gibi hissettirebilirler.

• İLETİŞİM BİLGİLERİNİZİ EKLEYİN

Bağlantılarınıza size yanıt verme seçeneği sunmak çok önemlidir. Elbette, şöyle bir şey yazabilirsiniz: "Herhangi bir sorunuz varsa, lütfen [telefon numaranızı ekleyin] adresinden benimle iletişime geçin veya [e-posta adresinizi ekleyin] adresinden bana e-posta gönderin." Ancak iletişim bilgileriniz, sosyal medya bağlantılarınız ve hatta fotoğrafınız ile bir e-posta imzası eklemeyi seçerseniz e-postanız daha profesyonel görünecektir.

• GRAMERİNİZİ ÇİFT KONTROL EDİN

Bir müşteriyle görüşme randevusu için uygun bir istek mektubu, yalnızca uygun bir ton değil, aynı zamanda güçlü bir dilbilgisi gerektirir. Şüphesiz, iş yazışmalarınızda mükemmel dilbilgisine ulaşmanın en güvenli yolu, tüm kuralları öğrenmek ve bunları düzenli olarak uygulamaktır. Ayrıca, Grammarly, Ginger, White Smoke ve diğerleri gibi dilbilgisi denetimi araçlarını kullanmanız gerekebilir. Hatalarınızı vurgulayacak ve düzeltmeler önereceklerdir.

• FAYDALI BELGELERİ EKLEYİN

Mektubunuza/e-postanıza broşür, numune vb. eklemek isteyebilirsiniz. Bu ekleri belirtmeyi unutmayınız. E-postalar için “ekli” kelimesi uygunken, fiziksel postalar için “ekli” ifadesi kullanılır. Ancak, “Lütfen ekte bulun” ve “Lütfen ekte bulun” gibi ifadeler kulağa sıkıcı ve eski moda gelebilir. Alternatifler var mı? Evet!

Aşağıdaki ifadeler kulağa daha doğal ve gayri resmi geliyor, değil mi?

"Senin için bir şirket broşürü ekledim."

"Lütfen ekteki çizimlere bir göz atın."

"Daha fazla ayrıntı için lütfen ekteki rapora bakın."

Birden fazla kişi için randevu talep mektubu nasıl yazılır

Birden fazla alıcıya bir iş e-postası veya mektubu göndermek istediğinizde, onların ilişkilerini düşünün. Alıcılar birbirini tanıyorsa, onlara soyadlarına göre alfabetik olarak hitap edebilirsiniz (üçten az kişi varsa). Alıcının adres bölümüne ve selamlama satırına tüm kişilerin adlarını eklediğinizden emin olun. İlk olarak, ilk bireyin adını ve adresini yazın. Sonraki satıra sokak adresini, şehri, eyaleti vb. ekleyin. Aşağıya ikinci kişinin adını ve adresini ekleyin.

Randevu talebi e-postası nasıl yazılır

Bir müşteriye mektup talep eden bir randevu yazmadan önce örneklere bakmak her zaman harika bir fikirdir. Aşağıda randevu istemek için örnek bir istek e-postası bulunmaktadır.

Kime: [email protected]

Konu: Toplantı: ABC yazılımı özel özellikleri incelemesi

Sayın Dr.Martin,

ABC şirketinde iş geliştirme müdürüyüm. CEO'muz Bay Koch sizinle geçen Aralık ayında Chicago'daki RSNA konferansında bir araya geldi. Anlaştığımız gibi ekibimiz yazılımımızın kliniğiniz için özel bir versiyonunu hazırladı. 21-25 Mart tarihleri ​​arasında Bay Koch ve benimle ofisimizde yaklaşık 30 dakika görüşmeniz mümkün mü?

Ayrıca ekteki raporu inceleyiniz. Şimdi gereksinimlerinizi karşılıyor mu?

Sizden haber almak için sabırsızlanıyoruz.

[Buraya iletişim verilerinizle profesyonel bir e-posta imzası ekleyin]

Örnekten de anlaşılacağı gibi, bir müşteriden randevu talep eden mektubumuz:

• Konuyu tanıtan ilgili bir konu satırı
• Kibar bir açılış (örneğin, “Sevgili Dr. Martin”)
• Toplantı için net bir neden ve bir fayda (“İstediğiniz yazılım sürümünü hazırladık.”)
• Önerilen tarih artı müşterinin herhangi bir uygun zaman sunması için bir seçenek
• Toplantının tahmini süresi
• Müşteri için önemli olan iyileştirmeleri gösteren bir rapor
• Kibar bir kapanış (“Sizden haber almak için sabırsızlanıyoruz.”)
• Profesyonel bir e-posta imzası

Randevu mektubunda kaçınılması gereken hatalar

İnsanlar genellikle randevu talep mektuplarını yazarken bazı hatalar yaparlar. İşte kaçınmanız gereken bazı YAPILMAYACAKLAR:

• Çok fazla yazmayın. Mektubunuzun/e-postanızın uzunluğunun bir sayfayı geçmemesi gerektiğini unutmayın.
• Alıcıların adlarını yanlış yazmayın. Bu, onları doğru yazıp yazmadığınızı iki kez kontrol etmeniz gerektiğini söylemeye gerek yok.
• Yanlış yazılmış kelimeler ve yazım hatalarıyla dolu mektuplar göndermeyin. Bu sadece profesyonelce değil. İyi bir izlenim bırakmak istiyorsanız, her mektubu ve e-postayı düzelttiğinizden emin olun.
• Kendinize çok fazla odaklanmayın. Randevu talebi e-postası yazarken, bir müşterinin NEDEN size zaman ayırması gerektiğini ve bu toplantıdan neler elde edebileceğini açıklamak çok önemlidir.
• Çok küçük bir toplantı penceresi sunmayın. Müşterinin aralarından seçim yapması için bütün bir gün, hatta birkaç gün ayırmaya çalışın.
• Sabırsız olmayın. Bazen yanıt almak için bir müşteriyle birden fazla kez iletişim kurmanız gerekebilir. Ancak sabırlı olun ve bir takip göndermeden önce en az bir iş günü bekleyin.

Çözüm

Genellikle randevu talep mektupları, bir kişinin bir potansiyel müşteriyle yaptığı ilk temastır. Bu nedenle, iyi bir ilk izlenim bırakmak için mektubun tonunu doğru almak kritik hale gelir. Sizi zaten tanıyan biriyle randevu alabilmek ve yanıt olarak “evet” alabilmek de aynı derecede önemlidir.

Bir müşteriden randevu talep etmek üzere başarılı bir mektup yazmak için şunları aklınızda bulundurun:

• Davetliye değer sunun
• Toplantının içeriğini net bir şekilde açıklayın veya hatta kısa bir gündem ekleyin
• Belirli bir süre isteyin (15-20 dakika gibi)
• Alıcı için uygun hale getirin (programınızda davetlilerin aralarından seçim yapması için birden fazla kullanılabilirlik sunarak)
• Alıcının sizinle buluşmak için alacağı zamanı gerçekten takdir ettiğinizi gösterin.