如何给客户写一封预约请求信

1. 什么是预约申请信？
2. 什么时候以及为什么要写预约请求信？
3. 你的预约申请信应该包括什么？
4. 正式预约申请书的格式
5. 写好预约申请信的技巧
6. 多人预约申请书怎么写
7. 如何写预约请求邮件
8. 预约信中要避免的错误

有用的工具：
1. Newoldstamp - 电子邮件签名营销
2. Mailchimp - 电子邮件生成器和发件人
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什么是预约申请信？

这是人们写的一封正式信函，要求个人或一群人与他们会面。 他们可能需要安排与经理、主管、客户或业务合作伙伴的会议。

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您何时以及为什么要写预约请求信？

预约请求电子邮件通常是为了让人们与您会面讨论商机或其他重要问题。

你的预约申请信应该包括什么？

• 会议原因

无论您是否已经认识客户，或者这是您给他/她的第一封电子邮件，您都应该在称呼之后附上原因。

“我们昨天和你通了电话，同意为你的沙龙提供洗发水”；

“我们愿意为您提供我们的护发产品，因为……”

• 地方

即使您确定客户知道您办公室的地址并且您将在同一个地方举行这次会议，也要确保您说明会议的举行地点。

“如果你觉得这听起来很有趣，我们可以在 7 月 20 日上午 11 点在我们的办公室（地址）会面，讨论我们的进一步合作。”

• 建议的日期和时间

注明约会的日期和时间。

“7 月 20 日星期一 11 点对你有用吗？ 或者，我们在 7 月 20 日星期一下午 4 点或 7 月 21 日星期二上午 10 点有空。”

• 会议时间

告诉收件人会议需要多长时间。 这表明您对他/她的时间很敏感，并希望他/她可以轻松地计划一天。

“您可以参加 5 月 12 日上午 9:30 在我们办公室举行的 15 分钟会议吗”；

“我们要求您花 20 分钟的时间做一个简短的介绍。”

• 您的客户将如何从任命中受益

在给客户写预约请求信时，帮助他/她了解好处。

“我们对贵公司进行了全面的研究，我们相信我们可以为您提供互惠互利的业务。”；

“您是否有兴趣进行 15 分钟的电话交谈，看看我们可以为您节省多少开支？”

• 要求会后跟进

为了继续建立信任并推动您与客户的关系，您需要与他们保持联系。

“我们会在几天后回复您，回答您可能遇到的所有问题，并可能安排另一个短期约会。”

如何格式化正式的任命请求信

当您遵守一些常见规则时，为与客户的约会编写高效、精美的请求信可能是一项易于遵循的任务。 那么好的预约信是什么样的呢？ 你应该添加什么让它发光？

• 使用品牌空白

品牌空白向收件人表明您的公司已成立且专业。 它比来自不知名公司的一封信/一封电子邮件更能激发信任。

• 添加发件人的信息

该信息表明这封信来自谁（例如，ABC 公司的 Mike Bradshaw）。 在页面右上角输入您的姓名和地址。 如果您通过电子邮件请求会议，则可以跳过此部分。 为确保收件人可能会打开您的电子邮件，请回答自己以下问题：“您希望回复哪家公司？ 是通过 [email protected] 与您联系的人，还是使用非品牌电子邮件地址（如 [email protected]）的人？”

• 日期

在信头上注明日期很重要，尤其是在您要求回复时。 如果您发送电子邮件而不是物理信件，您也可以跳过这部分。

• 到货通知

如果这封信是个人的，您可以通过写“个人”或“机密”来表明这一点。 全部输入大写。

• 使用正确的字体

用于预约信的最合适的字体和字体大小是什么？ 请记住，您的信息应该易于阅读和清晰。 优先选择足够大的字体，以便收件人不必眯着眼睛或放大来阅读您的信件。 不要选择太大的字体，因为它会使你的信息太长。 理想情况下，您的文本应该很好地适合单个页面。 推荐的字体是 Arial、Times New Roman、Verdana、Cambria、Calibri 和 Courier New。 为标题选择 14 或 16 磅字体大小，为整个字母选择 10 或 12 磅字体大小。 避免全部用大写字母书写。 这会使您的信息难以阅读，并且可能听起来不礼貌。

• 将文本格式化为块

撰写商务信函时，最好将整个文本向左对齐并使用单倍行距。 在段落之间使用双倍空格。

• 添加签名

电子邮件被认为是商务沟通的官方渠道之一。 即使您已在官方空白处准备了预约申请信，也请考虑通过电子邮件发送并附上文件。

避免使用简单的“Dennis Kraft, ABC company”、“亲切的问候”和“真诚的”来结束您的预约请求信/电子邮件。 相反，请选择更专业的结尾，例如电子邮件签名。 设计精美的签名将使您的电子邮件更加个性化并突出您的专业知识。 您的签名应包含您的姓名、职位和联系信息。 您还可以使用链接添加额外的号召性用语以接受您的邀请。 检查这些理想的专业电子邮件签名示例。

写一封好的约会请求信的技巧

• 研究有关您的客户的信息

在向客户写预约请求信时，了解您要写给谁是至关重要的。 因此，在您开始参与之前，请尝试回答以下问题：“您的潜在客户的业务或行业是什么？”，“这个行业的人们正在努力解决什么问题？”，“您的客户在社交媒体上谈论什么？”，等等

• 清楚说明写请求信的原因

在写一封与客户约会的请求信时，请解释您请求这次会面的原因。 不要过多谈论你想要什么。 相反，专注于接受者并强调他/她可以从与您的对话中获得的好处。

• 保持简短

你的信应该简短而切题。 如果您还不认识这位客户，并想安排与他/她的第一次会面以介绍您的产品或服务，请不要试图在第一封信中提供所有详细信息。 给予好处，看看他/她是否感兴趣。 如果您得到“是”的答案，请提供更多详细信息。

• 使用短句

写简短易读的句子，不超过 25-30 个单词。 避免使用俚语和过多的术语。

• 使用动词作为隐藏的 CTA（号召性用语）

始终在您的信中包含采取行动的请求。 “要获得您问题的答案，请……”、“让我们安排一个 5-10 分钟的快速电话会议来讨论 [在此处添加客户的痛点]。”

• 友善但保持专业

想想你更有可能听谁的话，是一位发表无聊演讲的大学讲师，还是一位正在生动讲述故事的媒体人？ 我们猜你会选择听那些说话更健谈的人。 在商务写作中，你不应该过于正式。 尽量保持你的语气对话而专业。 现在让我们比较这两个例子。 你最喜欢哪个？

“您的电子邮件将在 1-3 个工作日内得到答复。”

“我会在 1-3 天内回复您的电子邮件。”

第二句话听起来更加非正式和个人化。 另外，请记住，良好的对话包括问题。 它们可以让您的收件人感觉您正在与他/她进行对话。

• 添加您的联系信息

为您的联系人提供回复您的选项至关重要。 当然，您可以这样写：“如果您有任何问题，请通过 [添加您的电话号码] 与我联系，或通过 [添加您的电子邮件地址] 给我发送电子邮件。” 但是，如果您选择使用您的联系信息、社交媒体链接甚至您的照片添加电子邮件签名，您的电子邮件会看起来更专业。

• 仔细检查你的语法

与客户会面的适当请求信不仅需要适当的语气，还需要强大的语法。 毫无疑问，在商务信函中达到完美语法的最安全方法是学习所有规则并定期练习。 此外，您可能需要使用语法检查工具，如 Grammarly、Ginger、White Smoke 等。 他们将突出您的错误并提出更正建议。

• 附上有用的文件

您可能想在您的信件/电子邮件中添加小册子、样品等。 不要忘记提及这些附件。 虽然“附加”一词适用于电子邮件，但“封闭”一词用于物理邮件。 然而，诸如“请查找附件”和“请查找附件”之类的短语可能听起来很陈旧和过时。 有没有其他选择？ 是的！

下面的短语听起来更自然和非正式，不是吗？

“我为你附上了公司宣传册。”

“请看随附的草图。”

“有关详细信息，请参阅随附的报告。”

如何为多人写预约请求信

当您想向多个收件人发送商务电子邮件或信件时，请考虑他们的关系。 如果收件人彼此认识，您可以按姓氏的字母顺序称呼他们（如果少于三个人）。 确保在收件人的地址部分和称呼行中包含所有个人的姓名。 首先，写下第一个人的姓名和地址。 在下一行，添加街道地址、城市、州等。下面添加第二个人的姓名和地址。

如何写预约请求电子邮件

在写约会请求给客户的信之前查看示例总是一个好主意。 以下是请求预约的示例请求电子邮件。

至： [email protected]

主题：会议：ABC软件自定义功能回顾

亲爱的马丁博士，

我是 ABC 公司的业务发展经理。 我们的首席执行官 Koch 先生去年 12 月在芝加哥举行的 RSNA 会议上与您会面。 正如我们所同意的，我们的团队为您的诊所准备了一个特殊版本的软件。 您是否可以在 3 月 21 日至 25 日之间的某个时间在我们办公室与 Koch 先生和我会面约 30 分钟？

另外，请查看随附的报告。 现在符合你的要求吗？

我们期待您的来信。

[在此处添加带有您的联系数据的专业电子邮件签名]

从示例中可以看出，我们要求与客户预约的信函有：

• 介绍主题的相关主题行
• 礼貌的开场白（例如，“Dear Dr. Martin”）
• 开会的明确原因和好处（“我们准备了您要求的软件版本。”）
• 建议的日期以及为客户提供任何方便时间的选项
• 预计会议时间
• 展示对客户重要的改进的报告
• 礼貌的结束（“我们期待收到您的来信。”）
• 专业的电子邮件签名

预约信中要避免的错误

人们在写他们的约会请求信时经常会犯一些错误。 以下是您应该避免的一些注意事项：

• 不要写太多。 请记住，您的信件/电子邮件的长度不应超过一页。
• 不要拼错收件人的姓名。 不用说，您必须仔细检查您是否正确编写了它们。
• 不要发送充满拼写错误和拼写错误的信件。 这只是不专业。 如果您想给人留下好印象，请务必校对每封信和电子邮件。
• 不要过分关注自己。 在撰写预约请求电子邮件时，重要的是要解释客户为什么要花时间为您服务以及他/她可以从这次会议中得到什么。
• 不要提供非常小的会议窗口。 尝试让客户选择一整天甚至几天。
• 不要急躁。 有时您可能需要多次与客户联系才能获得回复。 但是，请耐心等待至少一个工作日，然后再发送后续邮件。

结论

通常，约会请求信是一个人与潜在客户进行的第一次联系。 因此，正确使用信的语气以给人留下良好的第一印象变得至关重要。 能够与已经认识您的人预约并得到“是”的回答同样重要。

要写一封成功的信请求与客户预约，请记住：

• 为受邀者提供价值
• 清楚地解释会议的背景，甚至包括一个简短的议程
• 要求特定的时间（如 15-20 分钟）
• 方便收件人（通过在您的日程安排中提供多个可用性供受邀者选择）
• 表明你真的很感激收件人将花时间与你见面。