Cómo escribir una carta de solicitud de cita a un cliente

1. ¿Qué es una carta de solicitud de cita?
2. ¿Cuándo y por qué debe escribir una carta de solicitud de cita?
3. ¿Qué debe incluir su carta de solicitud de cita?
4. Cómo formatear una carta de solicitud de cita oficial
5. Consejos para redactar una buena carta de solicitud de cita
6. Cómo escribir una carta de solicitud de cita para varias personas
7. Cómo escribir un correo electrónico de solicitud de cita
8. Errores a evitar en una carta de cita

Herramientas útiles:
1. Newoldstamp - Marketing de firma de correo electrónico
2. Mailchimp: generador y remitente de correo electrónico
3. Reply.io: divulgación de correo electrónico personal, llamadas y tareas
4. RocketLink - Su enlazador corto de marca
5. Canva e Instasize: herramientas en línea para hacer diseños y editar imágenes

¿Qué es una carta de solicitud de cita?

Es una carta formal que la gente escribe para pedirle a un individuo o grupo de individuos que se reúna con ellos. Es posible que necesiten concertar reuniones con un gerente, supervisor, cliente o socio comercial.

Imagen cortesía de template.net

¿Cuándo y por qué debe escribir una carta de solicitud de cita?

Un correo electrónico de solicitud de cita generalmente se escribe para que las personas se reúnan con usted para discutir una oportunidad comercial u otros temas importantes.

¿Qué debe incluir su carta de solicitud de cita?

• MOTIVO DE LA REUNIÓN

Tanto si ya conoces a un cliente como si es el primer correo electrónico que le envías, debes incluir un motivo después del saludo.

“Hablamos contigo por teléfono ayer y acordamos suministrar champú a tu salón”;

“Nos gustaría ofrecerte nuestros productos para el cuidado del cabello, porque…”

• LUGAR

Incluso si está seguro de que el cliente conoce la dirección de su oficina y va a realizar esta reunión en el mismo lugar, asegúrese de indicar dónde se llevará a cabo la reunión.

“Si esto le parece interesante, podemos reunirnos el 20 de julio a las 11 am en nuestra oficina (dirección) y discutir nuestra cooperación futura”.

• FECHAS Y HORARIOS SUGERIDOS

Indicar la fecha y hora de la cita.

“¿Te funciona el lunes 20 de julio a las 11? Alternativamente, estamos disponibles el lunes 20 de julio a las 4 pm o el martes 21 de julio a las 10 am”.

• DURACIÓN DE LA REUNIÓN

Dígale a un destinatario cuánto tiempo llevará la reunión. Esto demuestra que eres sensible a su tiempo y quieres facilitarle la planificación del día.

“¿Está disponible para una reunión de 15 minutos el 12 de mayo a las 9:30 a. m. en nuestra oficina”;

“Le pedimos 20 minutos de su tiempo para una breve presentación.”

• CÓMO SU CLIENTE SE BENEFICIARÁ DE LA CITA

Al escribir una carta de solicitud de cita a un cliente, ayúdelo a comprender los beneficios.

"Hemos realizado una investigación exhaustiva sobre su empresa y creemos que tenemos una oferta comercial mutuamente beneficiosa para usted".;

“¿Le interesaría una conversación telefónica de 15 minutos para ver cuánto podemos reducir sus gastos?”

• Solicitar un seguimiento después de la reunión

Para continuar generando confianza y hacer avanzar su relación con los clientes, debe mantenerse en contacto con ellos.

“Nos pondremos en contacto con usted en unos días para responder a todas las preguntas que pueda tener y, posiblemente, para programar otra cita breve”.

Cómo formatear una carta de solicitud de cita oficial

Escribir una carta de solicitud eficiente y pulida para una cita con un cliente puede ser una tarea fácil de seguir si cumple con algunas reglas comunes. Entonces, ¿cómo es una buena carta de nombramiento? ¿Qué debes agregar para que brille?

• UTILICE UN ESPACIO EN BLANCO DE MARCA

Un espacio en blanco con la marca muestra al destinatario que su empresa está establecida y es profesional. Inspira más confianza que una carta o un correo electrónico de una empresa sin rostro.

• AGREGAR LA INFORMACIÓN DEL REMITENTE

Esta información indica de quién proviene la carta (p. ej., Mike Bradshaw, empresa ABC). Escriba su nombre y dirección en la esquina superior derecha de la página. Si solicita la reunión por correo electrónico, puede omitir esta parte. Para asegurarse de que el destinatario abra potencialmente su correo electrónico, responda a la pregunta: “¿Qué empresa preferiría que respondiera? ¿El que te contacta desde [email protected] o el que usa una dirección de correo electrónico sin marca como [email protected]?

• Fecha

Es importante poner la fecha en el membrete, especialmente cuando solicita una respuesta. También puede omitir esta parte si envía un correo electrónico, no una carta física.

• aviso de llegada

Si la carta es personal, puede indicarlo escribiendo “PERSONAL” o “CONFIDENCIAL”. Escriba todo en mayúsculas.

• USA FUENTES APROPIADAS

¿Cuáles son las fuentes y los tamaños de fuente más apropiados para usar en una carta de cita? Tenga en cuenta que su mensaje debe ser fácil de leer y claro. Da preferencia a las fuentes que sean lo suficientemente grandes para que el destinatario no tenga que entrecerrar los ojos o hacer zoom para leer tu carta. No seleccione un tamaño de fuente demasiado grande porque puede hacer que su mensaje sea demasiado largo. Idealmente, su texto debería caber bien en una sola página. Las fuentes recomendadas son Arial, Times New Roman, Verdana, Cambria, Calibri y Courier New. Seleccione un tamaño de fuente de 14 o 16 puntos para los encabezados y un tamaño de fuente de 10 o 12 puntos para toda la carta. Evite escribir en mayúsculas. Esto puede hacer que su mensaje sea difícil de leer y puede sonar descortés.

• Formatea tu texto en bloques

Al escribir una carta comercial, es preferible alinear todo el texto a la izquierda y usar líneas a espacio simple. Usa doble espacio entre párrafos.

• Agregar una firma

El correo electrónico se considera uno de los canales oficiales de comunicación empresarial. Incluso si ha preparado su carta de solicitud de cita en el espacio en blanco oficial, considere enviarla por correo electrónico y adjuntar el documento.

Evite cerrar su carta/correo electrónico de solicitud de cita con un simple "Dennis Kraft, empresa ABC", "Un saludo cordial" y "Sinceramente". En su lugar, elija un final más profesional, como una firma de correo electrónico. Una firma bien diseñada hará que su correo electrónico sea más personal y resaltará su experiencia. Su firma debe contener su nombre, cargo e información de contacto. También puede agregar un llamado a la acción adicional con el enlace para aceptar su invitación. Consulte estos ejemplos de las firmas de correo electrónico profesionales ideales.

Consejos para redactar una buena carta de solicitud de cita

• Busca información sobre tu cliente

Cuando se trata de escribir una carta de solicitud de cita a un cliente, es crucial saber a quién le estás escribiendo. Entonces, antes de comenzar un compromiso, intente responder las siguientes preguntas: "¿Cuál es el negocio o la industria de su prospecto?", "¿Con qué luchan las personas en esta industria?", "¿De qué habla su cliente en las redes sociales?" etc.

• DECLAR CLARAMENTE LA RAZÓN PARA ESCRIBIR LA CARTA DE SOLICITUD

Cuando escriba una carta de solicitud para una cita con un cliente, explique por qué solicita esta reunión. No hables demasiado de lo que quieres. En su lugar, concéntrese en el destinatario y resalte los beneficios que puede obtener de la conversación con usted.

• Que sea breve

Su carta debe ser breve y al grano. En caso de que aún no conozca a este cliente y le gustaría programar la primera reunión con él / ella para presentarle su producto o servicios, no intente dar todos los detalles en la primera carta. Dale el beneficio y averigua si está interesado. Si obtiene "sí" como respuesta, proporcione más detalles.

• USA ORACIONES CORTAS

Escriba oraciones cortas y fáciles de leer, de no más de 25-30 palabras. Evite el uso de jerga y demasiada terminología.

• Usa verbos como un CTA oculto (llamado a la acción)

Siempre incluya una solicitud de acción en su carta. "Para obtener respuestas a sus preguntas, por favor...", "Programemos una llamada rápida de 5 a 10 minutos para discutir [agregue el punto de dolor del cliente aquí]".

• SEA AMIGABLE PERO SEA PROFESIONAL

Piense a quién es más probable que escuche, ¿a un profesor universitario que da un discurso aburrido oa una persona de los medios de comunicación que cuenta una historia animadamente? Suponemos que elegiría escuchar a la persona que habla de manera más conversacional. En la escritura de negocios, no debe ser demasiado formal. Trate de mantener su tono conversacional pero profesional. Ahora comparemos estos dos ejemplos. ¿Cuál te gusta más?

"Su correo electrónico será respondido dentro de 1-3 días hábiles".

"Responderé su correo electrónico dentro de 1-3 días".

La segunda oración suena más informal y personal. Además, recuerda que una buena conversación incluye preguntas. Pueden hacer que tu destinatario sienta que estás teniendo una conversación con él/ella.

• AÑADE TU INFORMACIÓN DE CONTACTO

Es crucial proporcionar a sus conexiones una opción para responderle. Por supuesto, puede escribir algo como: "Si tiene alguna pregunta, comuníquese conmigo al [agregue su número de teléfono] o envíeme un correo electrónico a [agregue su dirección de correo electrónico]". Pero su correo electrónico se verá más profesional si elige agregar una firma de correo electrónico con su información de contacto, enlaces de redes sociales e incluso su foto.

• COMPRUEBA DOBLEMENTE TU GRAMÁTICA

Una carta de solicitud adecuada para una cita de reunión con un cliente requiere no solo un tono apropiado sino también una gramática sólida. Sin duda, la forma más segura de lograr una gramática perfecta en su correspondencia comercial es aprender todas las reglas y practicarlas regularmente. Además, es posible que deba usar herramientas de revisión gramatical como Grammarly, Ginger, White Smoke y otras. Resaltarán sus errores y sugerirán correcciones.

• ADJUNTAR DOCUMENTOS ÚTILES

Es posible que desee agregar un folleto, muestras, etc. a su carta/correo electrónico. No olvide mencionar estos archivos adjuntos. Si bien la palabra "adjunto" es apropiada para correos electrónicos, "adjunto" se usa para correos físicos. Sin embargo, frases como "Adjunto" y "Adjunto" pueden sonar anticuadas. ¿Hay alguna alternativa? ¡Sí!

Las frases a continuación suenan más naturales e informales, ¿no es así?

“He adjuntado un folleto de la empresa para usted.”

"Por favor, eche un vistazo a los bocetos adjuntos".

"Consulte el informe adjunto para obtener más detalles".

Cómo escribir una carta de solicitud de cita para varias personas

Cuando desee enviar un correo electrónico o una carta comercial a varios destinatarios, tenga en cuenta sus relaciones. Si los destinatarios se conocen, puede dirigirse a ellos alfabéticamente por sus apellidos (si son menos de tres personas). Asegúrese de incluir los nombres de todas las personas en la sección de dirección del destinatario y en la línea de saludo. Primero, escriba el nombre y la dirección de la primera persona. En la línea siguiente, agregue la dirección, la ciudad, el estado, etc. A continuación, agregue el nombre y la dirección de la segunda persona.

Cómo escribir un correo electrónico de solicitud de cita

Siempre es una excelente idea mirar ejemplos antes de escribir una cita solicitando una carta para un cliente. A continuación se muestra un correo electrónico de solicitud de muestra para solicitar una cita.

Para: [email protected]

Asunto: Reunión: revisión de características personalizadas del software ABC

Estimado Dr. Martín,

Soy gerente de desarrollo de negocios de la empresa ABC. Nuestro director general, el Sr. Koch, se reunió con usted en la conferencia RSNA en Chicago el pasado mes de diciembre. Tal como acordamos, nuestro equipo preparó una versión especial de nuestro software para su clínica. ¿Sería posible que se reúna con el Sr. Koch y conmigo en nuestra oficina durante unos 30 minutos entre el 21 y el 25 de marzo?

Además, por favor, eche un vistazo al informe adjunto. ¿Se adapta a sus necesidades ahora?

Esperamos escuchar de usted.

[Agregue una firma de correo electrónico profesional con sus datos de contacto aquí]

Como podemos ver en el ejemplo, nuestra carta solicitando una cita con un cliente tiene:

• Una línea de asunto relevante que introduce el tema.
• Una apertura cortés (por ejemplo, "Estimado Dr. Martin")
• Un motivo claro de la reunión y un beneficio ("Preparamos la versión de software que solicitó").
• Fecha sugerida más una opción para que el cliente ofrezca en cualquier momento conveniente
• Duración estimada de la reunión
• Un informe que demuestra mejoras importantes para el cliente
• Un cierre cortés ("Esperamos saber de usted").
• Una firma de correo electrónico profesional

Errores a evitar en una carta de cita

Las personas a menudo cometen algunos errores al escribir sus cartas de solicitud de cita. Aquí hay algunos NO HACER que debe evitar:

• No escribas demasiado. Recuerde que su carta/correo electrónico no debe exceder una página de extensión.
• No escriba mal los nombres de los destinatarios. No hace falta decir que debe verificar dos veces si los escribió correctamente.
• No envíe cartas llenas de palabras mal escritas y errores tipográficos. Esto es poco profesional. Asegúrese de revisar cada carta y correo electrónico si desea causar una buena impresión.
• No te concentres demasiado en ti mismo. Al escribir un correo electrónico de solicitud de cita, es crucial explicar POR QUÉ un cliente debe dedicarle tiempo y qué puede obtener de esta reunión.
• No ofrezca una ventana de reunión muy pequeña. Trate de tener un día completo o incluso algunos días para que un cliente elija.
• No seas impaciente. A veces, es posible que deba ponerse en contacto con un cliente más de una vez para obtener una respuesta. Sin embargo, tenga paciencia y espere al menos un día hábil antes de enviar un seguimiento.

Conclusión

A menudo, las cartas de solicitud de cita son el primer contacto que una persona hace con un cliente potencial. Por lo tanto, se vuelve fundamental obtener el tono correcto de la carta para causar una buena primera impresión. Es igualmente importante poder hacer una cita con alguien que ya te conoce y obtener un "sí" por respuesta.

Para escribir una carta exitosa para solicitar una cita con un cliente, tenga en cuenta:

• Ofrecer valor al invitado
• Explique claramente el contexto de la reunión o incluso incluya una breve agenda
• Pida una cantidad de tiempo particular (como 15-20 minutos)
• Hágalo conveniente para el destinatario (ofreciendo múltiples disponibilidades en su horario para que los invitados seleccionen)
• Demuestra que realmente aprecias el tiempo que el destinatario se tomará para reunirse contigo.