Как написать клиенту письмо с просьбой о встрече

1. Что такое письмо с просьбой о встрече?
2. Когда и почему вы должны написать письмо с просьбой о встрече?
3. Что должно содержать ваше письмо с просьбой о встрече?
4. Как оформить официальное письмо с просьбой о встрече
5. Советы по написанию хорошего письма с просьбой о встрече
6. Как написать письмо с просьбой о встрече для нескольких человек
7. Как написать электронное письмо с запросом на встречу
8. Ошибки, которых следует избегать в письме о назначении

Полезные инструменты:
1. Newoldstamp — маркетинг подписи электронной почты
2. Mailchimp — конструктор и отправитель электронной почты
3. Reply.io — личная рассылка по электронной почте, звонки и задачи
4. RocketLink — ваш брендированный короткий линкер
5. Canva и Instasize — онлайн-инструменты для создания дизайна и редактирования изображений.

Что такое письмо-запрос о встрече?

Это официальное письмо, которое люди пишут, чтобы попросить человека или группу людей встретиться с ними. Им может потребоваться организовать встречи с менеджером, руководителем, клиентом или деловым партнером.

Изображение предоставлено template.net

Когда и зачем нужно писать письмо с просьбой о встрече?

Электронное письмо с запросом на встречу обычно пишется, чтобы люди встретились с вами, чтобы обсудить деловые возможности или другие важные вопросы.

Что должно содержать ваше письмо с просьбой о встрече?

• ПРИЧИНА ДЛЯ ВСТРЕЧИ

Если вы уже знаете клиента или это ваше первое электронное письмо ему/ей, вы должны указать причину после приветствия.

«Мы вчера разговаривали с вами по телефону и договорились поставить шампунь в ваш салон»;

«Мы хотели бы предложить вам наши средства по уходу за волосами, потому что…»

• МЕСТО

Даже если вы уверены, что клиент знает адрес вашего офиса и вы собираетесь провести эту встречу в том же месте, обязательно укажите, где именно будет проходить встреча.

«Если вам это покажется интересным, можем встретиться 20 июля в 11:00 в нашем офисе (адрес) и обсудить наше дальнейшее сотрудничество».

• ПРЕДЛАГАЕМЫЕ ДАТЫ И ВРЕМЯ

Укажите дату и время встречи.

«Понедельник, 20 июля, в 11 часов вам подходит? Кроме того, мы доступны в понедельник, 20 июля, в 16:00 или во вторник, 21 июля, в 10:00».

• ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ ВСТРЕЧИ

Сообщите получателю, сколько времени займет встреча. Это показывает, что вы бережно относитесь к его/ее времени и хотите облегчить ему/ей планирование дня.

«Вы свободны для 15-минутной встречи 12 мая в 9:30 в нашем офисе»;

«Мы просим у вас 20 минут вашего времени для краткой презентации».

• КАКАЯ ПОЛЬЗА ВАШЕМУ КЛИЕНТУ ОТ ВСТРЕЧИ

Когда вы пишете клиенту письмо с просьбой о встрече, помогите ему/ей понять преимущества.

«Мы провели комплексное исследование вашей компании и считаем, что у нас есть для вас взаимовыгодное деловое предложение»;

«Вам будет интересно провести 15-минутный телефонный разговор, чтобы узнать, насколько мы можем сократить ваши расходы?»

• Запросить продолжение после встречи

Чтобы продолжать укреплять доверие и развивать отношения с клиентами, вам необходимо поддерживать с ними связь.

«Мы свяжемся с вами через несколько дней, чтобы ответить на все ваши вопросы и, возможно, назначить еще одну короткую встречу».

Как оформить официальное письмо с просьбой о встрече

Написание эффективного, отшлифованного письма с просьбой о встрече с клиентом может быть простой задачей, если вы придерживаетесь некоторых общих правил. Так как же выглядит хорошее письмо о встрече? Что нужно добавить, чтобы он блестел?

• ИСПОЛЬЗУЙТЕ ФИРМЕННУЮ ЗАГОТОВКУ

Фирменный бланк показывает получателю, что ваша компания налажена и профессиональна. Это вызывает больше доверия, чем письмо/электронное письмо от безликой компании.

• ДОБАВИТЬ ИНФОРМАЦИЮ ОБ ОТПРАВИТЕЛЕ

Эта информация указывает, от кого пришло письмо (например, Майк Брэдшоу, компания ABC). Введите свое имя и адрес в правом верхнем углу страницы. Если вы запрашиваете встречу по электронной почте, вы можете пропустить эту часть. Чтобы гарантировать, что получатель потенциально откроет ваше электронное письмо, ответьте себе на вопрос: «Какой компании вы бы предпочли ответить? Тот, кто связывается с вами с адреса [email protected] или тот, кто использует адрес электронной почты, не являющийся брендом, например, [email protected]?»

• Свидание

Важно поставить дату на бланке, особенно когда вы запрашиваете ответ. Вы также можете пропустить эту часть, если отправляете электронное письмо, а не физическое письмо.

• Уведомление о прибытии

Если письмо является личным, вы можете указать это, написав «ЛИЧНОЕ» или «КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЕ». Введите все в верхнем регистре.

• ИСПОЛЬЗУЙТЕ ПОДХОДЯЩИЕ ШРИФТЫ

Каковы наиболее подходящие шрифты и размеры шрифта для письма о встрече? Имейте в виду, что ваше сообщение должно быть легко читаемым и ясным. Отдавайте предпочтение шрифтам достаточного размера, чтобы получателю не приходилось щуриться или увеличивать масштаб, чтобы прочитать ваше письмо. Не выбирайте слишком большой размер шрифта, потому что это может сделать ваше сообщение слишком длинным. В идеале ваш текст должен хорошо помещаться на одной странице. Рекомендуемые шрифты: Arial, Times New Roman, Verdana, Cambria, Calibri и Courier New. Выберите размер шрифта 14 или 16 пунктов для заголовков и размер шрифта 10 или 12 пунктов для всего письма. Старайтесь не писать заглавными буквами. Это может затруднить чтение вашего сообщения и может показаться невежливым.

• Форматируйте текст блоками

При написании делового письма желательно выравнивать весь текст по левому краю и использовать строки через одинарный интервал. Используйте двойной интервал между абзацами.

• Добавить подпись

Электронная почта считается одним из официальных каналов делового общения. Даже если вы подготовили письмо с просьбой о встрече на официальном бланке, подумайте о том, чтобы отправить его по электронной почте и прикрепить документ.

Старайтесь не заканчивать письмо/электронное письмо с запросом на встречу простыми фразами «Деннис Крафт, компания ABC», «С уважением» и «С уважением». Вместо этого выберите более профессиональное окончание, например подпись электронной почты. Красиво оформленная подпись сделает ваше электронное письмо более личным и подчеркнет ваш опыт. Ваша подпись должна содержать ваше имя, должность и контактную информацию. Вы также можете добавить дополнительный призыв к действию со ссылкой для принятия вашего приглашения. Проверьте эти примеры идеальных профессиональных подписей электронной почты.

Советы, как написать хорошее письмо с просьбой о встрече

• Изучите информацию о своем клиенте

Когда дело доходит до написания письма с просьбой о встрече с клиентом, очень важно знать, кому вы пишете. Поэтому, прежде чем начать взаимодействие, попробуйте ответить на следующие вопросы: «Какой бизнес или отрасль вашего потенциального клиента?», «С чем борются люди в этой отрасли?», «О чем ваш клиент говорит в социальных сетях?», и т.п.

• ЧЕТКО УКАЖИТЕ ПРИЧИНУ НАПИСАНИЯ ПИСЬМА-ЗАПРОСА

При написании письма с просьбой о встрече с клиентом объясните, почему вы запрашиваете эту встречу. Не говорите слишком много о том, чего вы хотите. Вместо этого сконцентрируйтесь на получателе и подчеркните преимущества, которые он/она может получить от разговора с вами.

• Держать его коротким

Ваше письмо должно быть кратким и по существу. Если вы еще не знаете этого клиента и хотели бы назначить с ним первую встречу, чтобы представить свой продукт или услуги, не пытайтесь дать все подробности в первом письме. Дайте пользу и узнайте, заинтересован ли он/она. Если вы получили ответ «да», предоставьте более подробную информацию.

• ИСПОЛЬЗУЙТЕ КОРОТКИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ

Пишите короткие и легко читаемые предложения, не длиннее 25-30 слов. Избегайте использования сленга и слишком большого количества терминов.

• Используйте глаголы в качестве скрытого призыва к действию (призыв к действию)

Всегда включайте просьбу о действии в свое письмо. «Чтобы получить ответы на ваши вопросы, пожалуйста…», «Давайте назначим короткий 5-10-минутный звонок для обсуждения [добавьте сюда болевые точки клиента]».

• БУДЬТЕ ДРУЖЕСТВЕННЫ, НО ОСТАВАЙТЕСЬ ПРОФЕССИОНАЛОМ

Подумайте, кого вы, скорее всего, послушаете: преподавателя университета, произносящего скучную речь, или медийного персону, оживленно рассказывающего историю? Мы предполагаем, что вы бы предпочли слушать человека, который говорит более разговорчиво. В деловой переписке вы не должны быть слишком формальными. Старайтесь, чтобы ваш тон был разговорным, но профессиональным. Теперь давайте сравним эти два примера. Какой вам больше нравится?

«На ваше письмо ответят в течение 1-3 рабочих дней».

«Я отвечу на ваше письмо в течение 1-3 дней».

Второе предложение звучит более неформально и лично. Кроме того, помните, что хороший разговор включает в себя вопросы. Они могут заставить вашего получателя почувствовать, что вы разговариваете с ним/ней.

• ДОБАВЬТЕ КОНТАКТНУЮ ИНФОРМАЦИЮ

Крайне важно предоставить вашим контактам возможность ответить вам. Конечно, вы можете написать что-то вроде: «Если у вас есть какие-либо вопросы, свяжитесь со мной по адресу [укажите свой номер телефона] или напишите мне по адресу [укажите свой адрес электронной почты]». Но ваша электронная почта будет выглядеть более профессионально, если вы решите добавить подпись электронной почты с вашей контактной информацией, ссылками на социальные сети и даже вашей фотографией.

• ДВАЖДЫ ПРОВЕРЬТЕ СВОЮ ГРАММАТИКУ

Надлежащее письмо с просьбой о встрече с клиентом требует не только соответствующего тона, но и строгой грамматики. Без сомнения, самый безопасный способ добиться безупречной грамматики в деловой переписке — выучить все правила и регулярно практиковать их. Кроме того, вам могут понадобиться инструменты для проверки грамматики, такие как Grammarly, Ginger, White Smoke и другие. Они подчеркнут ваши ошибки и предложат исправления.

• ПРИЛОЖИТЕ ПОЛЕЗНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Вы можете добавить брошюру, образцы и т. д. в свое письмо/электронную почту. Не забудьте упомянуть эти вложения. В то время как слово «вложенный» подходит для электронных писем, «вложенный» используется для физических писем. Однако такие фразы, как «Пожалуйста, найдите в приложении» и «Пожалуйста, найдите в приложении», могут показаться банальными и старомодными. Есть ли альтернативы? Да!

Фразы ниже звучат более естественно и неформально, не так ли?

«Я приложил для вас брошюру компании».

«Пожалуйста, взгляните на прилагаемые эскизы».

«Пожалуйста, обратитесь к прилагаемому отчету для получения более подробной информации».

Как написать письмо с приглашением на встречу для нескольких человек

Если вы хотите адресовать деловое электронное письмо или письмо нескольким получателям, подумайте об их отношениях. Если адресаты знают друг друга, вы можете обращаться к ним в алфавитном порядке по фамилиям (если их меньше трех человек). Обязательно укажите имена всех лиц в разделе адреса получателя и в строке приветствия. Сначала напишите имя и адрес первого человека. В следующей строке добавьте адрес, город, штат и т. д. Ниже добавьте имя и адрес второго человека.

Как написать электронное письмо с приглашением на встречу

Всегда полезно посмотреть примеры перед тем, как записаться на прием с просьбой написать письмо клиенту. Ниже приведен образец электронного письма с просьбой назначить встречу.

Кому: [email protected]

Тема: Встреча: Обзор пользовательских функций программного обеспечения ABC

Уважаемый доктор Мартин,

Я менеджер по развитию бизнеса в компании ABC. Наш генеральный директор г-н Кох встретился с вами на конференции RSNA в Чикаго в декабре прошлого года. Как мы и договаривались, наша команда подготовила для вашей клиники специальную версию нашего программного обеспечения. Не могли бы вы встретиться со мной и г-ном Кохом в нашем офисе примерно на 30 минут где-то между 21 и 25 марта?

Также, пожалуйста, ознакомьтесь с прикрепленным отчетом. Соответствует ли он вашим требованиям сейчас?

Ждем с нетерпением вестей от вас.

[Добавьте сюда профессиональную подпись электронной почты с вашими контактными данными]

Как видно из примера, наше письмо с просьбой о встрече с клиентом имеет:

• Соответствующая строка темы, которая представляет тему
• Вежливое начало (например, «Дорогой доктор Мартин»)
• Четкая причина встречи и выгода («Мы подготовили версию программного обеспечения, которую вы просили».)
• Предлагаемая дата плюс возможность предложить клиенту любое удобное время
• Предполагаемая продолжительность встречи
• Отчет, демонстрирующий важные для клиента улучшения
• Вежливое завершение («Мы с нетерпением ждем вашего ответа»).
• Профессиональная подпись электронной почты

Ошибки, которых следует избегать в письме о встрече

Люди часто делают некоторые ошибки, когда пишут письма с просьбой о встрече. Вот некоторые НЕЛЬЗЯ, которых вам следует избегать:

• Не пишите слишком много. Помните, что ваше письмо/электронное письмо не должно превышать по длине одну страницу.
• Не допускайте ошибок в именах получателей. Само собой разумеется, что вы должны перепроверить, правильно ли вы их написали.
• Не отправляйте письма, полные слов с ошибками и опечатками. Это просто непрофессионально. Обязательно проверяйте каждое письмо и электронное письмо, если хотите произвести хорошее впечатление.
• Не зацикливайтесь слишком сильно на себе. При написании электронного письма с просьбой о встрече очень важно объяснить, ПОЧЕМУ клиент должен уделить вам время и что он / она может получить от этой встречи.
• Не предлагайте очень маленькое окно встречи. Постарайтесь предоставить клиенту целый день или даже несколько дней на выбор.
• Не будьте нетерпеливы. Иногда вам может потребоваться связаться с клиентом более одного раза, чтобы получить ответ. Однако наберитесь терпения и подождите не менее одного рабочего дня, прежде чем отправить ответное сообщение.

Вывод

Часто письма с просьбой о встрече являются первым контактом человека с потенциальным клиентом. Поэтому очень важно правильно подобрать тон письма, чтобы произвести хорошее первое впечатление. Не менее важно иметь возможность назначить встречу с кем-то, кто вас уже знает, и получить ответ «да».

Чтобы написать успешное письмо с просьбой о встрече с клиентом, имейте в виду:

• Предложите ценность приглашенному
• Четко объясните контекст встречи или даже включите краткую повестку дня
• Попросите определенное количество времени (например, 15-20 минут)
• Сделайте так, чтобы получателю было удобно (предлагая несколько возможностей в вашем расписании, чтобы приглашенные могли выбрать из них)
• Покажите, что вы действительно цените время, которое получатель потратит на встречу с вами.