Cum să scrieți o scrisoare de solicitare de programare către un client

1. Ce este o scrisoare de solicitare de programare?
2. Când și de ce ar trebui să scrieți o scrisoare de solicitare de programare?
3. Ce ar trebui să includă scrisoarea de solicitare de numire?
4. Cum se formatează o scrisoare oficială de solicitare de numire
5. Sfaturi pentru a scrie o scrisoare bună de solicitare de programare
6. Cum se scrie o scrisoare de solicitare de programare pentru mai multe persoane
7. Cum se scrie un e-mail de solicitare de programare
8. Greșeli de evitat într-o scrisoare de programare

Instrumente utile:
1. Newoldstamp - Marketing de semnătură prin e-mail
2. Mailchimp - Generator de e-mail și expeditor
3. Reply.io - Informații personale prin e-mail, apeluri și sarcini
4. RocketLink - Linkerul dvs. scurt de marcă
5. Canva și Instasize - Instrumente online pentru realizarea de modele și editarea imaginilor

Ce este o scrisoare de solicitare de programare?

Este o scrisoare oficială pe care oamenii o scriu pentru a cere unui individ sau unui grup de persoane să se întâlnească cu ei. Este posibil să fie nevoie să organizeze întâlniri cu un manager, supervizor, client sau partener de afaceri.

Imagine oferită de template.net

Când și de ce ar trebui să scrieți o scrisoare de solicitare de programare?

Un e-mail de solicitare de întâlnire este de obicei scris pentru a determina oamenii să se întâlnească cu dvs. pentru a discuta despre o oportunitate de afaceri sau alte probleme importante.

Ce ar trebui să includă scrisoarea de solicitare de numire?

• MOTIVUL ȘEDINȚEI

Indiferent dacă cunoști deja un client, fie că este primul tău e-mail către el/ea, ar trebui să includă un motiv după salut.

„Am vorbit ieri la telefon cu tine și am convenit să furnizăm șampon salonului tău”;

„Am dori să vă oferim produsele noastre de îngrijire a părului, pentru că…”

• LOC

Chiar dacă sunteți sigur că clientul știe adresa biroului dumneavoastră și veți ține această întâlnire în același loc, asigurați-vă că precizați unde va avea loc întâlnirea.

„Dacă acest lucru vi se pare interesant, ne putem întâlni pe 20 iulie, la ora 11 dimineața, la biroul nostru (adresa) și să discutăm despre cooperarea noastră ulterioară.”

• DATE SI ORA SUGERATE

Indicați data și ora întâlnirii.

„Luni, 20 iulie la 11 vă merge? Alternativ, suntem disponibili luni, 20 iulie, la ora 16 sau marți, 21 iulie, la ora 10.”

• DURATA ȘEDUNII

Spune-i unui destinatar cât timp va dura întâlnirea. Acest lucru demonstrează că ești sensibil la timpul lui/ei și vrei să-i faci mai ușor să-și planifice ziua.

„Sunteți disponibil pentru o întâlnire de 15 minute pe 12 mai, la ora 9:30 în biroul nostru”;

„Vă cerem 20 de minute din timpul dumneavoastră pentru o scurtă prezentare.”

• CUM VA BENEFICIA CLIENTUL TĂU DE PENTRU PROGRAMARE

Când scrieți o scrisoare de solicitare de programare către un client, ajutați-l să înțeleagă beneficiile.

„Am efectuat cercetări cuprinzătoare asupra companiei dumneavoastră și credem că avem o ofertă de afaceri reciproc avantajoasă pentru dumneavoastră.”;

„Ați fi interesat de o conversație telefonică de 15 minute pentru a vedea cât de mult vă putem reduce cheltuielile?”

• Solicitați o urmărire după întâlnire

Pentru a continua să construiți încredere și să vă mutați relația cu clienții, trebuie să păstrați legătura cu aceștia.

„Vom reveni în câteva zile pentru a răspunde la toate întrebările pe care le-ați putea avea și pentru a stabili eventual o altă scurtă întâlnire.”

Cum se formatează o scrisoare oficială de solicitare de numire

Scrierea unei scrisori de solicitare eficientă și rafinată pentru o întâlnire cu un client poate fi o sarcină ușor de urmat atunci când respectați unele reguli comune. Deci, cum arată o scrisoare bună de numire? Ce ar trebui să adaugi pentru a-l face să strălucească?

• UTILIZAȚI UN BLACK DE MARCĂ

O marcă goală arată destinatarului că compania dvs. este stabilită și profesionistă. Inspiră mai multă încredere decât o scrisoare/un e-mail de la o companie fără chip.

• ADAUGĂ INFORMAȚII EXPEDIȚĂTORULUI

Aceste informații indică de la cine provine scrisoarea (de exemplu, Mike Bradshaw, compania ABC). Introduceți numele și adresa dvs. în colțul din dreapta sus al paginii. Dacă solicitați întâlnirea prin e-mail, puteți sări peste această parte. Pentru a vă asigura că destinatarul vă va deschide e-mailul, răspundeți la întrebarea: „Ce companie ați prefera să răspundă? Cel care te contactează de la [email protected] sau cel care folosește o adresă de e-mail fără marcă precum [email protected]?”

• Data

Este important să treci data pe antetul, mai ales când solicitați un răspuns. De asemenea, puteți sări peste această parte dacă trimiteți un e-mail, nu o scrisoare fizică.

• Notificare la sosire

Dacă scrisoarea este personală, puteți indica acest lucru scriind „PERSONAL” sau „CONFIDENTIAL”. Tastați cu majuscule.

• UTILIZAȚI FONTURI CORRECTE

Care sunt cele mai potrivite fonturi și dimensiuni de font de utilizat pentru o scrisoare de programare? Rețineți că mesajul dvs. trebuie să fie ușor de citit și clar. Acordați preferință fonturilor care sunt suficient de mari pentru ca destinatarul să nu fie nevoit să miște ochii sau să mărească pentru a vă citi scrisoarea. Nu selectați o dimensiune prea mare a fontului, deoarece mesajul dvs. poate fi prea lung. În mod ideal, textul dvs. ar trebui să se potrivească bine pe o singură pagină. Fonturile recomandate sunt Arial, Times New Roman, Verdana, Cambria, Calibri și Courier New. Selectați o dimensiune de font de 14 sau 16 puncte pentru titluri și o dimensiune de font de 10 sau 12 puncte pentru întreaga literă. Evitați să scrieți cu majuscule. Acest lucru vă poate face mesajul greu de citit și poate suna nepoliticos.

• Formatați textul în blocuri

Când scrieți o scrisoare de afaceri, este de preferat să aliniați întregul text la stânga și să utilizați linii cu un singur spațiu. Folosiți spațiu dublu între paragrafe.

• Adăugați o semnătură

E-mailul este considerat a fi unul dintre canalele oficiale de comunicare în afaceri. Chiar dacă ți-ai pregătit scrisoarea de solicitare de programare pe spațiul alb oficial, ia în considerare să o trimiți prin e-mail și să atașezi documentul.

Evitați să închideți scrisoarea/e-mailul de solicitare de programare cu un simplu „Dennis Kraft, companie ABC”, „Cu stima” și „Cu stimă”. În schimb, alegeți un final mai profesionist, cum ar fi o semnătură de e-mail. O semnătură frumos concepută vă va face e-mailul mai personal și vă va evidenția expertiza. Semnătura dvs. trebuie să conțină numele, funcția și informațiile de contact. De asemenea, puteți adăuga un îndemn suplimentar cu linkul pentru a vă accepta invitația. Consultați aceste exemple de semnături de e-mail profesionale ideale.

Sfaturi pentru a scrie o scrisoare bună de solicitare de programare

• Cercetă informații despre clientul tău

Când vine vorba de a scrie o scrisoare de solicitare de programare către un client, este esențial să știi cui îi scrii. Așadar, înainte de a începe un angajament, încercați să răspundeți la următoarele întrebări: „Care este afacerea sau industria potențialului dvs.?”, „Cu ce ​​se luptă oamenii din această industrie?”, „Despre ce vorbește clientul dumneavoastră pe rețelele sociale?”, etc.

• INDICAȚI CLAR MOTIVUL SCRIERII SCRISOAREI DE CERERE

Când scrieți o scrisoare de solicitare pentru o întâlnire cu un client, explicați de ce solicitați această întâlnire. Nu vorbi prea mult despre ceea ce vrei. În schimb, concentrează-te asupra destinatarului și evidențiază beneficiile pe care acesta le poate obține din conversația cu tine.

• Ține-o pe scurt

Scrisoarea ta ar trebui să fie scurtă și la obiect. În cazul în care nu cunoașteți încă acest client și doriți să programați prima întâlnire cu el/ea pentru a vă prezenta produsul sau serviciile, nu încercați să oferiți toate detaliile în prima scrisoare. Oferă beneficiul și află dacă el/ea este interesat. Dacă primiți „da” pentru un răspuns, furnizați mai multe detalii.

• UTILIZAȚI PROPOZIȚII SCURT

Scrieți propoziții scurte și ușor de citit, nu mai lungi de 25-30 de cuvinte. Evitați să folosiți argou și prea multe terminologii.

• Folosește verbele ca un CTA ascuns (îndemn la acțiune)

Includeți întotdeauna o cerere de acțiune în scrisoarea dvs. „Pentru a obține răspunsuri la întrebările dumneavoastră, vă rugăm…”, „Să programăm un apel rapid de 5-10 minute pentru a discuta [adăugați punctul de durere al clientului aici].”

• FIȚI PRIETENOS, DAR RĂMINEȚI PROFESIONIST

Gândește-te pe cine ai mai multe șanse să asculți, un lector universitar care ține un discurs plictisitor sau o persoană media care spune animat o poveste? Bănuim că ai alege să asculți persoana care vorbește mai mult conversațional. În scrisul de afaceri, nu ar trebui să fii prea formal. Încercați să vă păstrați tonul conversațional, dar profesional. Acum să comparăm aceste două exemple. Care îți place mai mult?

„La e-mailul dumneavoastră se va răspunde în 1-3 zile lucrătoare.”

„Îți voi răspunde la e-mail în 1-3 zile.”

A doua propoziție sună mai informal și personal. De asemenea, amintiți-vă că o conversație bună include întrebări. Îți pot face destinatarul să simtă că ai purtat o conversație cu el/ea.

• ADAUGĂ INFORMAȚII DVS. DE CONTACT

Este esențial să oferiți conexiunilor dvs. o opțiune de a vă răspunde. Desigur, puteți scrie ceva de genul: „Dacă aveți întrebări, vă rugăm să mă contactați la [add your phone number] sau un e-mail la [add your email address].” Dar e-mailul dvs. va arăta mai profesionist dacă alegeți să adăugați o semnătură de e-mail cu informațiile dvs. de contact, linkurile de rețele sociale și chiar fotografia dvs.

• VERIFICAȚI-VĂ GRAMATICA

O scrisoare de solicitare adecvată pentru o întâlnire cu un client necesită nu numai un ton adecvat, ci și o gramatică puternică. Fără îndoială, cel mai sigur mod de a obține o gramatică perfectă în corespondența de afaceri este să înveți toate regulile și să le exersezi în mod regulat. În plus, poate fi necesar să utilizați instrumente de verificare a gramaticii precum Grammarly, Ginger, White Smoke și altele. Ei vă vor evidenția greșelile și vă vor sugera corecții.

• ANEXAȚI DOCUMENTE UTILE

Poate doriți să adăugați o broșură, mostre etc. la scrisoarea/e-mailul dvs. Nu uitați să menționați aceste atașamente. În timp ce cuvântul „atașat” este potrivit pentru e-mailuri, „închis” este folosit pentru e-mailurile fizice. Cu toate acestea, expresii precum „Vă rugăm să găsiți atașat” și „Vă rugăm să găsiți atașat” pot suna înfundate și de modă veche. Există alternative? Da!

Expresiile de mai jos sună mai naturale și mai informale, nu-i așa?

„Am atașat o broșură a companiei pentru tine.”

„Vă rugăm să aruncați o privire la schițele atașate.”

„Vă rugăm să consultați raportul anexat pentru mai multe detalii.”

Cum se scrie o scrisoare de solicitare de programare pentru mai multe persoane

Când doriți să adresați un e-mail sau o scrisoare de afaceri către mai mulți destinatari, luați în considerare relațiile acestora. Dacă destinatarii se cunosc, îi puteți adresa în ordine alfabetică după numele de familie (dacă sunt mai puțin de trei persoane). Asigurați-vă că includeți numele tuturor persoanelor în secțiunea adresa destinatarului și în linia de salut. Mai întâi, scrieți numele și adresa primei persoane. Pe rândul următor, adăugați adresa străzii, orașul, statul etc. Mai jos adăugați numele și adresa celei de-a doua persoane.

Cum se scrie un e-mail de solicitare de programare

Este întotdeauna o idee excelentă să te uiți la exemple înainte de a scrie o programare pentru a solicita o scrisoare către un client. Mai jos este un exemplu de e-mail de solicitare pentru a solicita o programare.

Către: [email protected]

Subiect: Întâlnire: Revizuirea caracteristicilor personalizate ale software-ului ABC

Stimate Dr. Martin,

Sunt manager de dezvoltare a afacerilor pentru compania ABC. CEO-ul nostru, domnul Koch, v-a întâlnit la conferința RSNA din Chicago în decembrie anul trecut. După cum am convenit, echipa noastră a pregătit o versiune specială a software-ului nostru pentru clinica dumneavoastră. V-ar fi posibil să vă întâlniți cu domnul Koch și cu mine în biroul nostru timp de aproximativ 30 de minute între 21 și 25 martie?

De asemenea, vă rugăm să aruncați o privire la raportul atașat. Se potrivește cerințelor dumneavoastră acum?

Așteptăm cu nerăbdare vești de la tine.

[Adăugați aici o semnătură de e-mail profesională cu datele dvs. de contact]

După cum putem vedea din exemplu, scrisoarea noastră prin care se solicită o întâlnire cu un client are:

• Un subiect relevant care introduce subiectul
• O deschidere politicoasă (de exemplu, „Dragă Dr. Martin”)
• Un motiv clar pentru întâlnire și un beneficiu („Am pregătit versiunea software pe care ați cerut-o.”)
• Data sugerată plus o opțiune pentru client de a oferi orice oră convenabilă
• Durata estimată a întâlnirii
• Un raport care demonstrează îmbunătățiri importante pentru client
• O încheiere politicoasă („Așteptăm cu nerăbdare să auzim de la tine”)
• O semnătură de e-mail profesională

Greșeli de evitat într-o scrisoare de programare

Oamenii fac adesea unele greșeli atunci când își scriu scrisorile de solicitare de programare. Iată câteva lucruri pe care ar trebui să le evitați:

• Nu scrie prea mult. Rețineți că scrisoarea/e-mailul dvs. nu trebuie să depășească o pagină.
• Nu scrieți greșit numele destinatarilor. Este de la sine înțeles că trebuie să verificați dacă le-ați scris corect.
• Nu trimiteți scrisori pline de cuvinte greșite și greșeli de scriere. Acest lucru este pur și simplu neprofesionist. Asigurați-vă că corectați fiecare scrisoare și e-mail dacă doriți să faceți o impresie bună.
• Nu te concentra prea mult asupra ta. Când scrieți un e-mail de solicitare de programare, este esențial să explicați DE CE un client ar trebui să vă dedice timp și ce poate obține de la această întâlnire.
• Nu oferiți o fereastră de întâlnire foarte mică. Încercați să aveți o zi întreagă sau chiar câteva zile pentru ca un client să aleagă.
• Nu fi nerăbdător. Uneori, poate fi necesar să luați legătura cu un client de mai multe ori pentru a obține un răspuns. Cu toate acestea, aveți răbdare și acordați cel puțin o zi lucrătoare înainte de a trimite o continuare.

Concluzie

Adesea, scrisorile de solicitare de numire sunt primul contact pe care o persoană îl face cu un prospect. Prin urmare, devine esențial să obțineți tonul corect al scrisorii pentru a face o primă impresie bună. Este la fel de important să poți face o întâlnire cu cineva care te cunoaște deja și să primești un „da” pentru un răspuns.

Pentru a scrie o scrisoare de succes pentru a solicita o întâlnire cu un client, rețineți:

• Oferiți valoare invitatului
• Explicați clar contextul întâlnirii sau chiar includeți o agendă scurtă
• Solicitați o anumită perioadă de timp (cum ar fi 15-20 de minute)
• Faceți-l convenabil pentru destinatar (oferind mai multe disponibilități în programul dvs. pentru ca invitații să le aleagă)
• Arată că apreciezi cu adevărat timpul pe care îl va lua destinatarului pentru a se întâlni cu tine.