Como escrever uma carta de solicitação de compromisso para um cliente

1. O que é uma carta de solicitação de agendamento?
2. Quando e por que você deve escrever uma carta de solicitação de agendamento?
3. O que deve incluir sua carta de solicitação de agendamento?
4. Como formatar uma carta oficial de solicitação de compromisso
5. Dicas para escrever uma boa carta de solicitação de compromisso
6. Como escrever uma carta de solicitação de compromisso para várias pessoas
7. Como escrever um e-mail de solicitação de agendamento
8. Erros a evitar em uma carta de compromisso

Ferramentas úteis:
1. Newoldstamp - Marketing de assinatura de e-mail
2. Mailchimp - Criador e remetente de e-mail
3. Reply.io - Contato pessoal por e-mail, chamadas e tarefas
4. RocketLink - Seu linker curto de marca
5. Canva e Instasize - Ferramentas online para fazer designs e editar imagens

O que é uma carta de solicitação de agendamento?

É uma carta formal que as pessoas escrevem para pedir a um indivíduo ou grupo de indivíduos que se encontrem com eles. Eles podem precisar marcar reuniões com um gerente, supervisor, cliente ou parceiro de negócios.

Imagem cortesia de template.net

Quando e por que você deve escrever uma carta de solicitação de agendamento?

Um e-mail de solicitação de compromisso normalmente é escrito para que as pessoas se encontrem com você para discutir uma oportunidade de negócios ou outros assuntos importantes.

O que sua carta de solicitação de agendamento deve incluir?

• MOTIVO DA REUNIÃO

Se você já conhece um cliente, ou é seu primeiro e-mail para ele, você deve incluir um motivo após a saudação.

“Conversamos com você ao telefone ontem e concordamos em fornecer xampu para o seu salão”;

“Gostaríamos de oferecer-lhe os nossos produtos para o cuidado do cabelo, porque…”

• LUGAR, COLOCAR

Mesmo que você tenha certeza de que o cliente sabe o endereço do seu escritório e que você realizará essa reunião no mesmo local, certifique-se de informar onde a reunião será realizada.

“Se isso parece interessante para você, podemos nos encontrar em 20 de julho, às 11h, em nosso escritório (endereço) e discutir nossa cooperação adicional.”

• DATAS E HORÁRIOS SUGERIDOS

Informe a data e hora do agendamento.

“Segunda-feira, 20 de julho, às 11, funciona para você? Alternativamente, estamos disponíveis segunda-feira, 20 de julho, às 16h ou terça-feira, 21 de julho, às 10h.”

• DURAÇÃO DA REUNIÃO

Diga a um destinatário quanto tempo a reunião levará. Isso demonstra que você é sensível ao tempo dele e quer facilitar para ele planejar o dia.

“Você está disponível para uma reunião de 15 minutos no dia 12 de maio, às 9h30 em nosso escritório”;

“Pedimos 20 minutos do seu tempo para uma breve apresentação.”

• COMO SEU CLIENTE VAI SE BENEFICIAR COM A CONSULTA

Ao escrever uma carta de solicitação de agendamento para um cliente, ajude-o a entender os benefícios.

“Realizamos uma pesquisa abrangente sobre sua empresa e acreditamos que temos uma oferta comercial mutuamente benéfica para você.”;

“Você estaria interessado em uma conversa telefônica de 15 minutos para ver o quanto podemos cortar suas despesas?”

• Solicite um acompanhamento após a reunião

Para continuar a construir confiança e mover seu relacionamento com os clientes, você precisa manter contato com eles.

"Nós entraremos em contato com você em alguns dias para responder a todas as perguntas que você possa ter e, possivelmente, marcar outro encontro curto."

Como formatar uma carta oficial de solicitação de compromisso

Escrever uma carta de solicitação eficiente e polida para um compromisso com um cliente pode ser uma tarefa fácil de seguir quando você segue algumas regras comuns. Então, como é uma boa carta de nomeação? O que você deve adicionar para fazê-lo brilhar?

• USE UM BRANCO DE MARCA

Um espaço em branco com a marca mostra ao destinatário que sua empresa é estabelecida e profissional. Inspira mais confiança do que uma carta/e-mail de uma empresa sem rosto.

• ADICIONE AS INFORMAÇÕES DO REMETENTE

Essas informações indicam de quem é a carta (por exemplo, Mike Bradshaw, empresa ABC). Digite seu nome e endereço no canto superior direito da página. Se você solicitar a reunião por e-mail, pode pular esta parte. Para garantir que o destinatário possa abrir seu e-mail, responda a si mesmo à pergunta: “Qual empresa você preferiria responder? Aquele que entra em contato com você de [email protected] ou aquele que usa um endereço de e-mail sem marca como [email protected]?”

• Encontro

É importante colocar a data no papel timbrado, especialmente quando você solicita uma resposta. Você também pode pular esta parte se enviar um e-mail, não uma carta física.

• Aviso de chegada

Se a carta for pessoal, você pode indicar isso escrevendo “PESSOAL” ou “CONFIDENCIAL”. Digite tudo em maiúsculas.

• USE FONTES ADEQUADAS

Quais são as fontes e tamanhos de fonte mais apropriados para usar em uma carta de compromisso? Tenha em mente que sua mensagem deve ser fácil de ler e clara. Dê preferência às fontes grandes o suficiente para que o destinatário não precise apertar os olhos ou ampliar para ler sua carta. Não selecione um tamanho de fonte muito grande, pois isso pode tornar sua mensagem muito longa. Idealmente, seu texto deve caber bem em uma única página. As fontes recomendadas são Arial, Times New Roman, Verdana, Cambria, Calibri e Courier New. Selecione um tamanho de fonte de 14 ou 16 pontos para os títulos e um tamanho de fonte de 10 ou 12 pontos para a carta inteira. Evite escrever em letras maiúsculas. Isso pode dificultar a leitura da sua mensagem e pode parecer indelicado.

• Formate seu texto em blocos

Ao escrever uma carta comercial, é preferível alinhar todo o texto à esquerda e usar linhas com espaçamento simples. Use espaço duplo entre parágrafos.

• Adicionar uma assinatura

O e-mail é considerado um dos canais oficiais de comunicação empresarial. Mesmo que você tenha preparado sua carta de solicitação de agendamento no espaço oficial em branco, considere enviá-la por e-mail e anexar o documento.

Evite fechar sua carta/e-mail de solicitação de agendamento com um simples “Dennis Kraft, empresa ABC”, “Atenciosamente” e “Atenciosamente”. Em vez disso, escolha um final mais profissional, como uma assinatura de e-mail. Uma assinatura bem projetada tornará seu e-mail mais pessoal e destacará sua experiência. Sua assinatura deve conter seu nome, cargo e informações de contato. Você também pode adicionar uma call-to-action adicional com o link para aceitar seu convite. Confira estes exemplos das assinaturas de e-mail profissionais ideais.

Dicas para escrever uma boa carta de solicitação de compromisso

• Pesquise informações sobre seu cliente

Quando se trata de escrever uma carta de solicitação de compromisso para um cliente, é crucial saber para quem você está escrevendo. Portanto, antes de iniciar um compromisso, tente responder às seguintes perguntas: “Qual é o negócio ou setor do seu cliente em potencial?”, “Com que problemas as pessoas desse setor estão lutando?”, “O que seu cliente está falando nas mídias sociais?”, etc.

• DECLARAR CLARAMENTE O MOTIVO PARA ESCREVER A CARTA DE SOLICITAÇÃO

Ao escrever uma carta de solicitação de uma reunião com um cliente, explique por que você está solicitando essa reunião. Não fale muito sobre o que você quer. Em vez disso, concentre-se no destinatário e destaque os benefícios que ele pode obter da conversa com você.

• Mantenha breve

Sua carta deve ser breve e direta. Caso você ainda não conheça esse cliente e queira agendar a primeira reunião com ele para apresentar seu produto ou serviço, não tente dar todos os detalhes na primeira carta. Dê o benefício e descubra se ele está interessado. Se você receber "sim" como resposta, forneça mais detalhes.

• USE FRASES CURTAS

Escreva frases curtas e fáceis de ler, não mais do que 25-30 palavras. Evite usar gírias e muitas terminologias.

• Use verbos como um CTA oculto (call to action)

Sempre inclua um pedido de ação em sua carta. “Para obter respostas às suas perguntas, por favor…”, “Vamos agendar uma ligação rápida de 5 a 10 minutos para discutir [adicione o ponto problemático do cliente aqui].”

• SEJA AMIGÁVEL, MAS PERMANEÇA PROFISSIONAL

Pense em quem você está mais propenso a ouvir, um professor universitário fazendo um discurso chato ou uma pessoa da mídia que está contando uma história animadamente? Nós achamos que você escolheria ouvir a pessoa que fala mais conversacionalmente. Na escrita de negócios, você não deve ser excessivamente formal. Tente manter seu tom de conversa, mas profissional. Agora vamos comparar esses dois exemplos. Qual você gosta mais?

“Seu e-mail será respondido dentro de 1-3 dias úteis.”

“Eu responderei seu e-mail dentro de 1-3 dias.”

A segunda frase soa mais informal e pessoal. Além disso, lembre-se de que uma boa conversa inclui perguntas. Eles podem fazer com que seu destinatário sinta que você está conversando com ele.

• ADICIONE SUAS INFORMAÇÕES DE CONTATO

É crucial fornecer às suas conexões uma opção de resposta. Claro, você pode escrever algo como: “Se você tiver alguma dúvida, entre em contato comigo em [adicione seu número de telefone] ou envie um e-mail para [adicione seu endereço de e-mail]”. Mas seu e-mail parecerá mais profissional se você optar por adicionar uma assinatura de e-mail com suas informações de contato, links de mídia social e até mesmo sua foto.

• VERIFIQUE SUA GRAMATICA

Uma carta de solicitação adequada para uma reunião com um cliente requer não apenas um tom apropriado, mas também uma gramática forte. Sem dúvida, a maneira mais segura de alcançar a gramática perfeita em sua correspondência comercial é aprender todas as regras e praticá-las regularmente. Além disso, você pode precisar usar ferramentas de verificação gramatical como Grammarly, Ginger, White Smoke e outras. Eles destacarão seus erros e sugerirão correções.

• ANEXAR DOCUMENTOS ÚTEIS

Você pode querer adicionar uma brochura, amostras, etc. à sua carta/e-mail. Não se esqueça de mencionar esses anexos. Enquanto a palavra “anexado” é apropriada para e-mails, “incluído” é usado para e-mails físicos. No entanto, frases como “Por favor, encontre em anexo” e “Por favor, encontre em anexo” podem soar enfadonhas e antiquadas. Existem alternativas? Sim!

As frases abaixo soam mais naturais e informais, não são?

“Anexei um folheto da empresa para você.”

“Por favor, dê uma olhada nos esboços em anexo.”

“Por favor, consulte o relatório em anexo para mais detalhes.”

Como escrever uma carta de solicitação de compromisso para várias pessoas

Quando você deseja endereçar um e-mail comercial ou uma carta para vários destinatários, considere seus relacionamentos. Se os destinatários se conhecerem, você poderá abordá-los em ordem alfabética por seus sobrenomes (se houver menos de três pessoas). Certifique-se de incluir os nomes de todos os indivíduos na seção de endereço do destinatário e na linha de saudação. Primeiro, escreva o nome e o endereço da primeira pessoa. Na próxima linha, adicione o endereço, cidade, estado, etc. Abaixo, adicione o nome e o endereço do segundo indivíduo.

Como escrever um e-mail de solicitação de agendamento

É sempre uma excelente ideia ver exemplos antes de marcar uma consulta solicitando uma carta a um cliente. Abaixo está um e-mail de solicitação de amostra para solicitar uma consulta.

Para: [email protected]

Assunto: Reunião: Revisão dos recursos personalizados do software ABC

Prezado Dr. Martinho,

Sou gerente de desenvolvimento de negócios da empresa ABC. Nosso CEO Sr. Koch conheceu você na conferência RSNA em Chicago em dezembro passado. Conforme combinado, nossa equipe preparou uma versão especial do nosso software para sua clínica. Seria possível que você se encontrasse comigo e com o Sr. Koch em nosso escritório por cerca de 30 minutos em algum momento entre 21 e 25 de março?

Além disso, dê uma olhada no relatório em anexo. Ele atende às suas necessidades agora?

Estamos ansiosos para ouvir de você.

[Adicione uma assinatura de e-mail profissional com seus dados de contato aqui]

Como podemos ver no exemplo, nossa carta solicitando uma consulta com um cliente:

• Uma linha de assunto relevante que introduz o tópico
• Uma abertura educada (por exemplo, “Caro Dr. Martin”)
• Um motivo claro para a reunião e um benefício (“Preparamos a versão do software que você pediu.”)
• Data sugerida mais uma opção para o cliente oferecer qualquer horário conveniente
• Duração estimada da reunião
• Um relatório que demonstre melhorias importantes para o cliente
• Um encerramento educado (“Estamos ansiosos para ouvir de você.”)
• Uma assinatura de e-mail profissional

Erros a evitar em uma carta de compromisso

As pessoas muitas vezes cometem alguns erros ao escrever suas cartas de solicitação de consulta. Aqui estão alguns DON'Ts que você deve evitar:

• Não escreva muito. Lembre-se de que sua carta/e-mail não deve exceder uma página.
• Não escreva incorretamente os nomes dos destinatários. Nem é preciso dizer que você deve verificar novamente se os escreveu corretamente.
• Não envie cartas cheias de palavras com erros ortográficos e erros de digitação. Isso é apenas não profissional. Certifique-se de revisar cada carta e e-mail se quiser causar uma boa impressão.
• Não se concentre muito em si mesmo. Ao escrever um e-mail de solicitação de agendamento, é crucial explicar POR QUE um cliente deve dedicar tempo a você e o que ele pode obter dessa reunião.
• Não ofereça uma janela de reunião muito pequena. Tente ter um dia inteiro ou mesmo alguns dias para um cliente escolher.
• Não seja impaciente. Às vezes, você pode precisar entrar em contato com um cliente mais de uma vez para obter uma resposta. No entanto, seja paciente e aguarde pelo menos um dia útil antes de enviar um acompanhamento.

Conclusão

Muitas vezes, as cartas de solicitação de compromisso são o primeiro contato que uma pessoa faz com um cliente em potencial. Por isso, torna-se fundamental acertar o tom da carta para causar uma boa primeira impressão. É igualmente importante poder marcar uma consulta com alguém que já o conhece e receber um “sim” como resposta.

Para escrever uma carta bem-sucedida para solicitar uma consulta com um cliente, lembre-se de:

• Ofereça valor ao convidado
• Explique claramente o contexto da reunião ou inclua uma breve agenda
• Peça um determinado período de tempo (como 15-20 minutos)
• Torná-lo conveniente para o destinatário (oferecendo várias disponibilidades em sua agenda para os convidados selecionarem)
• Mostre que você realmente aprecia o tempo que o destinatário levará para se encontrar com você.