So schreiben Sie einen Terminanfragebrief an einen Kunden

1. Was ist ein Terminanfrageschreiben?
2. Wann und warum sollten Sie eine Terminanfrage schreiben?
3. Was sollte Ihr Terminanfrageschreiben beinhalten?
4. So formatieren Sie ein offizielles Terminanfrageschreiben
5. Tipps, um eine gute Terminanfrage zu schreiben
6. Wie schreibe ich eine Terminanfrage für mehrere Personen?
7. So schreiben Sie eine Terminanfrage per E-Mail
8. Zu vermeidende Fehler in einem Ernennungsschreiben

Nützliche Hilfsmittel:
1. Newoldstamp – Marketing für E-Mail-Signaturen
2. Mailchimp – E-Mail-Builder und -Absender
3. Reply.io – Persönlicher E-Mail-Kontakt, Anrufe und Aufgaben
4. RocketLink – Ihr gebrandeter Short Linker
5. Canva und Instasize – Online-Tools zum Erstellen von Designs und Bearbeiten von Bildern

Was ist ein Terminanfrageschreiben?

Es ist ein formeller Brief, den Menschen schreiben, um eine Einzelperson oder eine Gruppe von Personen um ein Treffen zu bitten. Sie müssen möglicherweise Treffen mit einem Manager, Vorgesetzten, Kunden oder Geschäftspartner arrangieren.

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Wann und warum sollten Sie eine Terminanfrage schreiben?

Eine Terminanfrage per E-Mail wird normalerweise geschrieben, um Leute dazu zu bringen, sich mit Ihnen zu treffen, um eine Geschäftsmöglichkeit oder andere wichtige Angelegenheiten zu besprechen.

Was sollte Ihr Terminanfrageschreiben beinhalten?

• GRUND FÜR DAS TREFFEN

Unabhängig davon, ob Sie einen Kunden bereits kennen oder es Ihre erste E-Mail an ihn/sie ist, sollten Sie nach der Anrede einen Grund angeben.

„Wir haben gestern mit Ihnen telefoniert und vereinbart, Ihren Salon mit Shampoo zu beliefern“;

„Wir möchten Ihnen unsere Haarpflegeprodukte anbieten, weil…“

• PLATZ

Auch wenn Sie sicher sind, dass der Kunde die Adresse Ihres Büros kennt und Sie dieses Meeting am selben Ort abhalten werden, stellen Sie sicher, dass Sie angeben, wo das Meeting stattfinden wird.

„Wenn das für Sie interessant klingt, können wir uns am 20. Juli um 11 Uhr in unserem Büro (Adresse) treffen und unsere weitere Zusammenarbeit besprechen.“

• EMPFOHLENE DATEN UND ZEITEN

Geben Sie das Datum und die Uhrzeit des Termins an.

„Funktioniert Montag, der 20. Juli um 11 Uhr für Sie? Alternativ sind wir am Montag, 20. Juli, 16 Uhr oder Dienstag, 21. Juli, 10 Uhr erreichbar.“

• DAUER DER SITZUNG

Teilen Sie einem Empfänger mit, wie lange das Meeting dauern wird. Damit zeigen Sie, dass Sie auf seine/ihre Zeit achten und es ihm/ihr leicht machen wollen, den Tag zu planen.

„Stehen Sie für ein 15-minütiges Meeting am 12. Mai um 9:30 Uhr in unserem Büro zur Verfügung“;

„Wir bitten um 20 Minuten Ihrer Zeit für eine kurze Präsentation.“

• WIE IHR KUNDE VOM TERMIN PROFITIERT

Wenn Sie einem Kunden eine Terminanfrage schreiben, helfen Sie ihm/ihr, die Vorteile zu verstehen.

„Wir haben umfassende Recherchen zu Ihrem Unternehmen durchgeführt und glauben, dass wir ein für beide Seiten vorteilhaftes Geschäftsangebot für Sie haben.“;

„Hätten Sie Interesse an einem 15-minütigen Telefongespräch, um zu sehen, um wie viel wir Ihre Ausgaben senken können?“

• Fordern Sie eine Nachverfolgung nach dem Meeting an

Um weiterhin Vertrauen aufzubauen und Ihre Beziehung zu Kunden voranzutreiben, müssen Sie mit ihnen in Kontakt bleiben.

„Wir melden uns in wenigen Tagen bei Ihnen, um alle Ihre Fragen zu beantworten und eventuell einen weiteren kurzen Termin zu vereinbaren.“

So formatieren Sie ein offizielles Terminanfrageschreiben

Das Schreiben eines effizienten, ausgefeilten Anfrageschreibens für einen Termin mit einem Kunden kann eine leicht zu befolgende Aufgabe sein, wenn Sie sich an einige allgemeine Regeln halten. Wie sieht also ein gutes Ernennungsschreiben aus? Was sollten Sie hinzufügen, damit es glänzt?

• VERWENDEN SIE EIN MARKENROHR

Ein gebrandeter Blanko zeigt dem Empfänger, dass Ihr Unternehmen etabliert und professionell ist. Es erweckt mehr Vertrauen als ein Brief/eine E-Mail von einem gesichtslosen Unternehmen.

• FÜGEN SIE DIE INFORMATIONEN DES ABSENDERS HINZU

Diese Informationen geben an, von wem der Brief stammt (z. B. Mike Bradshaw, Firma ABC). Geben Sie Ihren Namen und Ihre Adresse oben rechts auf der Seite ein. Wenn Sie das Meeting per E-Mail anfordern, können Sie diesen Teil überspringen. Um sicherzustellen, dass der Empfänger Ihre E-Mail möglicherweise öffnet, beantworten Sie sich die Frage: „Welchem ​​Unternehmen möchten Sie lieber antworten? Derjenige, der Sie von [email protected] kontaktiert, oder derjenige, der eine nicht markengebundene E-Mail-Adresse wie [email protected] verwendet?“

• Datum

Es ist wichtig, das Datum auf dem Briefkopf anzugeben, insbesondere wenn Sie um eine Antwort bitten. Sie können diesen Teil auch überspringen, wenn Sie eine E-Mail und keinen physischen Brief senden.

• Benachrichtigung bei der Ankunft

Wenn der Brief persönlich ist, können Sie dies angeben, indem Sie „PERSONAL“ oder „VERTRAULICH“ schreiben. Geben Sie alles in Großbuchstaben ein.

• RICHTIGE SCHRIFTARTEN VERWENDEN

Welche Schriftarten und Schriftgrößen eignen sich am besten für einen Terminbrief? Denken Sie daran, dass Ihre Nachricht leicht lesbar und klar sein sollte. Bevorzugen Sie Schriften, die groß genug sind, damit der Empfänger nicht schielen oder hineinzoomen muss, um Ihren Brief zu lesen. Wählen Sie keine zu große Schriftgröße, da Ihre Nachricht dadurch zu lang werden kann. Idealerweise passt Ihr Text gut auf eine einzelne Seite. Empfohlene Schriftarten sind Arial, Times New Roman, Verdana, Cambria, Calibri und Courier New. Wählen Sie eine 14- oder 16-Punkt-Schriftgröße für Überschriften und eine 10- oder 12-Punkt-Schriftgröße für den gesamten Brief. Vermeiden Sie es, alles in Großbuchstaben zu schreiben. Dies kann Ihre Nachricht schwer lesbar machen und unhöflich klingen.

• Formatieren Sie Ihren Text in Blöcken

Beim Schreiben eines Geschäftsbriefes ist es besser, den gesamten Text linksbündig auszurichten und Zeilen mit einem Zeilenabstand zu verwenden. Verwenden Sie doppelte Leerzeichen zwischen den Absätzen.

• Fügen Sie eine Signatur hinzu

E-Mail gilt als einer der offiziellen Kanäle für die Geschäftskommunikation. Auch wenn Sie Ihr Terminanfrageschreiben auf dem offiziellen Blanko vorbereitet haben, sollten Sie es per E-Mail senden und das Dokument anhängen.

Vermeiden Sie es, Ihren Brief/Ihre E-Mail mit einer Terminanfrage mit einem einfachen „Dennis Kraft, Firma ABC“, „Mit freundlichen Grüßen“ und „Mit freundlichen Grüßen“ zu schließen. Wählen Sie stattdessen ein professionelleres Ende wie eine E-Mail-Signatur. Eine schön gestaltete Signatur macht Ihre E-Mail persönlicher und unterstreicht Ihre Expertise. Ihre Unterschrift sollte Ihren Namen, Ihre Position und Kontaktinformationen enthalten. Sie können auch einen zusätzlichen Call-to-Action mit dem Link hinzufügen, um Ihre Einladung anzunehmen. Sehen Sie sich diese Beispiele der idealen professionellen E-Mail-Signaturen an.

Tipps, um eine gute Terminanfrage zu schreiben

• Recherchieren Sie Informationen über Ihren Kunden

Wenn es darum geht, einen Brief mit einer Terminanfrage an einen Kunden zu schreiben, ist es entscheidend zu wissen, an wen Sie schreiben. Versuchen Sie also, bevor Sie ein Engagement beginnen, die folgenden Fragen zu beantworten: „Was ist das Geschäft oder die Branche Ihres potenziellen Kunden?“, „Mit welchen Dingen haben die Menschen in dieser Branche zu kämpfen?“, „Worüber spricht Ihr Kunde in den sozialen Medien?“, usw.

• GEBEN SIE DEUTLICH DEN GRUND FÜR DAS SCHREIBEN DES ANFRAGESCHREIBENS AN

Wenn Sie ein Anfrageschreiben für einen Termin mit einem Kunden schreiben, erklären Sie, warum Sie um dieses Treffen bitten. Sprechen Sie nicht zu viel über das, was Sie wollen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf den Empfänger und heben Sie die Vorteile hervor, die er/sie aus dem Gespräch mit Ihnen ziehen kann.

• Halte es kurz

Ihr Anschreiben sollte kurz und prägnant sein. Falls Sie diesen Kunden noch nicht kennen und das erste Treffen mit ihm/ihr vereinbaren möchten, um Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistungen vorzustellen, versuchen Sie nicht, alle Details im ersten Brief anzugeben. Geben Sie den Vorteil und finden Sie heraus, ob er/sie interessiert ist. Wenn Sie mit "Ja" geantwortet haben, geben Sie weitere Details an.

• VERWENDE KURZE SÄTZE

Schreiben Sie kurze und leicht lesbare Sätze, nicht länger als 25-30 Wörter. Vermeiden Sie Umgangssprache und zu viele Terminologien.

• Verwenden Sie Verben als versteckten CTA (Call to Action)

Fügen Sie Ihrem Schreiben immer eine Handlungsaufforderung bei. „Um Antworten auf Ihre Fragen zu erhalten, bitte …“, „Lassen Sie uns einen kurzen 5-10-minütigen Anruf vereinbaren, um [hier den Schmerzpunkt des Kunden hinzufügen] zu besprechen.“

• SEIEN SIE FREUNDLICH, ABER BLEIBEN SIE PROFESSIONELL

Überlegen Sie, wem Sie eher zuhören werden, einem Universitätsdozenten, der eine langweilige Rede hält, oder einem Medienmenschen, der lebhaft eine Geschichte erzählt? Wir vermuten, dass Sie sich dafür entscheiden würden, der Person zuzuhören, die mehr Konversation spricht. Beim geschäftlichen Schreiben sollten Sie nicht zu förmlich sein. Versuchen Sie, Ihren Ton gesprächig und dennoch professionell zu halten. Vergleichen wir nun diese beiden Beispiele. Welches magst du am Liebsten?

„Ihre E-Mail wird innerhalb von 1-3 Werktagen beantwortet.“

„Ich beantworte Ihre E-Mail innerhalb von 1-3 Tagen.“

Der zweite Satz klingt informeller und persönlicher. Denken Sie auch daran, dass ein gutes Gespräch Fragen beinhaltet. Sie können deinem Empfänger das Gefühl geben, dass du dich mit ihm/ihr unterhältst.

• FÜGEN SIE IHRE KONTAKTINFORMATIONEN HINZU

Es ist von entscheidender Bedeutung, Ihren Verbindungen die Möglichkeit zu geben, Ihnen zu antworten. Natürlich können Sie so etwas schreiben wie: „Wenn Sie Fragen haben, kontaktieren Sie mich bitte unter [fügen Sie Ihre Telefonnummer] oder senden Sie mir eine E-Mail an [fügen Sie Ihre E-Mail-Adresse] hinzu.“ Ihre E-Mail sieht jedoch professioneller aus, wenn Sie eine E-Mail-Signatur mit Ihren Kontaktinformationen, Links zu sozialen Medien und sogar Ihrem Foto hinzufügen.

• ÜBERPRÜFE DEINE GRAMMATIK DOPPELT

Ein korrektes Anfrageschreiben für einen Besprechungstermin mit einem Kunden erfordert nicht nur einen angemessenen Ton, sondern auch eine starke Grammatik. Zweifellos ist der sicherste Weg zur perfekten Grammatik in Ihrer Geschäftskorrespondenz, alle Regeln zu lernen und sie regelmäßig zu üben. Außerdem müssen Sie möglicherweise Tools zur Grammatikprüfung wie Grammarly, Ginger, White Smoke und andere verwenden. Sie werden Ihre Fehler hervorheben und Korrekturen vorschlagen.

• HÄNGEN SIE NÜTZLICHE DOKUMENTE BEI

Vielleicht möchten Sie Ihrem Brief/Ihrer E-Mail eine Broschüre, Muster usw. beifügen. Vergessen Sie nicht, diese Anhänge zu erwähnen. Während das Wort „angehängt“ für E-Mails angemessen ist, wird „beiliegend“ für physische Post verwendet. Sätze wie „Bitte finden Sie beigefügt“ und „Bitte finden Sie beigefügt“ können jedoch spießig und altmodisch klingen. Gibt es Alternativen? Ja!

Die folgenden Sätze klingen natürlicher und informeller, nicht wahr?

„Einen Firmenprospekt habe ich für Sie beigefügt.“

„Bitte sehen Sie sich die beigefügten Skizzen an.“

„Weitere Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem beigefügten Bericht.“

So schreiben Sie eine Terminanfrage für mehrere Personen

Wenn Sie eine geschäftliche E-Mail oder einen geschäftlichen Brief an mehrere Empfänger adressieren möchten, berücksichtigen Sie deren Beziehungen. Wenn sich die Empfänger kennen, können Sie sie alphabetisch mit dem Nachnamen ansprechen (bei weniger als drei Personen). Achten Sie darauf, die Namen aller Personen im Adressbereich des Empfängers und in der Anredezeile anzugeben. Schreiben Sie zuerst den Namen und die Adresse der ersten Person auf. Fügen Sie in der nächsten Zeile die Straße, die Stadt, das Bundesland usw. hinzu. Fügen Sie darunter den Namen und die Adresse der zweiten Person hinzu.

So schreiben Sie eine Terminanfrage per E-Mail

Es ist immer eine ausgezeichnete Idee, sich Beispiele anzusehen, bevor Sie einen Termin schreiben, in dem Sie um einen Brief an einen Kunden bitten. Unten finden Sie eine Muster-Anfrage-E-Mail für eine Terminanfrage.

An: [email protected]

Betreff: Besprechung: Überprüfung der benutzerdefinierten Funktionen der ABC-Software

Sehr geehrter Herr Dr. Martin,

Ich bin Business Development Manager für das Unternehmen ABC. Unser CEO Herr Koch traf Sie letzten Dezember auf der RSNA-Konferenz in Chicago. Wie vereinbart, hat unser Team eine spezielle Version unserer Software für Ihre Klinik vorbereitet. Wäre es möglich, dass Sie sich zwischen dem 21. und 25. März für etwa 30 Minuten mit Herrn Koch und mir in unserem Büro treffen?

Bitte beachten Sie auch den beigefügten Bericht. Passt es jetzt zu Ihren Anforderungen?

Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören.

[Fügen Sie hier eine professionelle E-Mail-Signatur mit Ihren Kontaktdaten hinzu]

Wie wir aus dem Beispiel ersehen können, hat unser Brief mit der Bitte um einen Termin mit einem Kunden Folgendes:

• Eine relevante Betreffzeile, die das Thema einleitet
• Eine höfliche Eröffnung (z. B. „Sehr geehrter Herr Dr. Martin“)
• Ein klarer Anlass für das Treffen und ein Vorteil („Wir haben die von Ihnen gewünschte Softwareversion vorbereitet.“)
• Vorgeschlagenes Datum plus eine Option für den Kunden, einen beliebigen Zeitpunkt anzubieten
• Geschätzte Dauer des Meetings
• Ein Bericht, der Verbesserungen aufzeigt, die für den Kunden wichtig sind
• Ein höflicher Abschluss („Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.“)
• Eine professionelle E-Mail-Signatur

Fehler, die Sie in einem Ernennungsschreiben vermeiden sollten

Menschen machen oft einige Fehler, wenn sie ihre Terminanfrage schreiben. Hier sind einige DON'Ts, die Sie vermeiden sollten:

• Schreiben Sie nicht zu viel. Denken Sie daran, dass Ihr Brief/Ihre E-Mail nicht länger als eine Seite sein sollte.
• Schreibe die Namen der Empfänger nicht falsch. Es versteht sich von selbst, dass Sie überprüfen müssen, ob Sie sie richtig geschrieben haben.
• Senden Sie keine Briefe voller falsch geschriebener Wörter und Tippfehler. Das ist einfach unprofessionell. Achten Sie darauf, jeden Brief und jede E-Mail Korrektur zu lesen, wenn Sie einen guten Eindruck hinterlassen möchten.
• Konzentrieren Sie sich nicht zu sehr auf sich selbst. Wenn Sie eine E-Mail mit einer Terminanfrage schreiben, ist es wichtig zu erklären, WARUM ein Kunde Ihnen Zeit widmen sollte und was er/sie von diesem Treffen profitieren kann.
• Bieten Sie kein sehr kleines Besprechungsfenster an. Versuchen Sie, einen ganzen Tag oder sogar ein paar Tage für einen Kunden zur Auswahl zu haben.
• Seien Sie nicht ungeduldig. Manchmal müssen Sie sich mehr als einmal mit einem Kunden in Verbindung setzen, um eine Antwort zu erhalten. Seien Sie jedoch geduldig und warten Sie mindestens einen Werktag, bevor Sie eine Nachverfolgung senden.

Fazit

Oft sind Bewerbungsschreiben der erste Kontakt, den eine Person mit einem Interessenten herstellt. Daher ist es entscheidend, den Ton des Briefes richtig zu treffen, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Ebenso wichtig ist es, einen Termin mit jemandem zu vereinbaren, der Sie bereits kennt, und ein „Ja“ als Antwort zu bekommen.

Um einen erfolgreichen Brief zu schreiben, um einen Termin mit einem Kunden anzufordern, denken Sie an Folgendes:

• Bieten Sie dem Eingeladenen einen Mehrwert
• Erklären Sie den Kontext des Treffens klar oder fügen Sie sogar eine kurze Tagesordnung bei
• Fragen Sie nach einer bestimmten Zeit (z. B. 15-20 Minuten)
• Machen Sie es dem Empfänger bequem (indem Sie mehrere Verfügbarkeiten in Ihrem Zeitplan anbieten, aus denen die Eingeladenen auswählen können)
• Zeigen Sie, dass Sie die Zeit, die sich der Empfänger nimmt, um sich mit Ihnen zu treffen, wirklich zu schätzen wissen.