Cara Menulis Surat Permintaan Janji Temu kepada Klien

1. Apa itu surat permintaan janji temu?
2. Kapan dan mengapa Anda harus menulis surat permintaan janji temu?
3. Apa yang harus disertakan dalam surat permintaan janji temu Anda?
4. Bagaimana memformat surat permintaan janji resmi
5. Tips menulis surat permintaan janji temu yang baik
6. Cara menulis surat permintaan janji temu untuk banyak orang
7. Cara menulis email permintaan janji temu
8. Kesalahan yang harus dihindari dalam surat perjanjian

Alat yang berguna:
1. Newoldstamp - Pemasaran tanda tangan email
2. Mailchimp - Pembuat dan pengirim email
3. Reply.io - Penjangkauan email pribadi, panggilan, dan tugas
4. RocketLink - Penghubung pendek bermerek Anda
5. Canva dan Instasize - Alat online untuk membuat desain dan mengedit gambar

Apa itu surat permintaan janji temu?

Ini adalah surat formal yang ditulis orang untuk meminta seseorang atau sekelompok individu untuk bertemu dengan mereka. Mereka mungkin perlu mengatur pertemuan dengan manajer, supervisor, klien, atau mitra bisnis.

Gambar milik template.net

Kapan dan mengapa Anda harus menulis surat permintaan janji temu?

Email permintaan janji temu biasanya ditulis untuk membuat orang bertemu dengan Anda guna membahas peluang bisnis atau masalah penting lainnya.

Apa yang harus disertakan dalam surat permintaan janji temu Anda?

• ALASAN RAPAT

Apakah Anda sudah mengenal klien, atau ini adalah email pertama Anda kepadanya, Anda harus menyertakan alasan setelah salam.

“Kami berbicara dengan Anda di telepon kemarin dan setuju untuk memasok sampo ke salon Anda”;

“Kami ingin menawarkan produk perawatan rambut kami, karena…”

• TEMPAT

Bahkan jika Anda yakin bahwa klien mengetahui alamat kantor Anda dan Anda akan mengadakan pertemuan ini di tempat yang sama, pastikan Anda menyebutkan di mana pertemuan itu akan diadakan.

“Jika ini terdengar menarik bagi Anda, kita bisa bertemu pada 20 Juli, jam 11 pagi di kantor kami (alamat) dan membahas kerja sama lebih lanjut.”

• TANGGAL DAN WAKTU YANG DISARANKAN

Tunjukkan tanggal dan waktu janji temu.

“Apakah Senin, 20 Juli pukul 11 ​​bekerja untukmu? Atau, kami tersedia Senin, 20 Juli pukul 4 sore atau Selasa, 21 Juli pukul 10 pagi.”

• PANJANG RAPAT

Beri tahu penerima berapa lama rapat akan berlangsung. Ini menunjukkan bahwa Anda peka terhadap waktunya dan ingin memudahkannya merencanakan hari.

“Apakah Anda tersedia untuk pertemuan 15 menit pada 12 Mei, jam 9:30 pagi di kantor kami”;

“Kami meminta 20 menit waktu Anda untuk presentasi singkat.”

• BAGAIMANA KLIEN ANDA AKAN MENDAPAT MANFAAT DARI PENUNJUKAN

Saat menulis surat permintaan janji temu kepada klien, bantu dia memahami manfaatnya.

“Kami telah melakukan penelitian yang komprehensif pada perusahaan Anda, dan kami yakin kami memiliki tawaran bisnis yang saling menguntungkan untuk Anda.”;

"Apakah Anda tertarik dengan percakapan telepon selama 15 menit untuk melihat seberapa banyak kami dapat memotong pengeluaran Anda?"

• Minta tindak lanjut setelah pertemuan

Untuk terus membangun kepercayaan dan menggerakkan hubungan Anda dengan klien, Anda harus tetap berhubungan dengan mereka.

"Kami akan menghubungi Anda dalam beberapa hari untuk menjawab semua pertanyaan yang mungkin Anda miliki dan mungkin mengatur janji temu singkat lainnya."

Cara memformat surat permintaan janji temu resmi

Menulis surat permintaan yang efisien dan dipoles untuk janji temu dengan klien bisa menjadi tugas yang mudah diikuti jika Anda mematuhi beberapa aturan umum. Jadi seperti apa surat penunjukan yang baik? Apa yang harus Anda tambahkan untuk membuatnya bersinar?

• GUNAKAN KOSONG BERMERK

Kosong bermerek menunjukkan kepada penerima bahwa perusahaan Anda mapan dan profesional. Ini menginspirasi lebih banyak kepercayaan daripada surat/email dari perusahaan tanpa wajah.

• TAMBAHKAN INFORMASI PENGIRIM

Informasi ini menunjukkan dari siapa surat itu berasal (misalnya, Mike Bradshaw, perusahaan ABC). Ketik nama dan alamat Anda di sudut kanan atas halaman. Jika Anda meminta pertemuan melalui email, Anda dapat melewati bagian ini. Untuk memastikan penerima berpotensi membuka email Anda, jawab sendiri pertanyaannya: “Perusahaan mana yang ingin Anda balas? Orang yang menghubungi Anda dari [email protected] atau orang yang menggunakan alamat email tidak bermerek seperti [email protected]?”

• Tanggal

Penting untuk mencantumkan tanggal pada kop surat, terutama saat Anda meminta tanggapan. Anda juga dapat melewati bagian ini jika Anda mengirim email, bukan surat fisik.

• Pemberitahuan kedatangan

Jika surat tersebut bersifat pribadi, Anda dapat menunjukkannya dengan menulis “PRIBADI” atau “RAHASIA”. Ketik semua huruf besar.

• GUNAKAN FONT YANG BENAR

Apa font dan ukuran font yang paling tepat digunakan untuk surat janji temu? Ingatlah bahwa pesan Anda harus mudah dibaca dan jelas. Berikan preferensi pada font yang cukup besar sehingga penerima tidak perlu menyipitkan mata atau memperbesar untuk membaca surat Anda. Jangan memilih ukuran font yang terlalu besar karena dapat membuat pesan Anda menjadi terlalu panjang. Idealnya, teks Anda harus pas di satu halaman. Font yang direkomendasikan adalah Arial, Times New Roman, Verdana, Cambria, Calibri, dan Courier New. Pilih ukuran font 14 atau 16 poin untuk judul dan ukuran font 10 atau 12 poin untuk seluruh huruf. Hindari penulisan dengan huruf kapital semua. Ini dapat membuat pesan Anda sulit dibaca dan mungkin terdengar tidak sopan.

• Format teks Anda dalam blok

Saat menulis surat bisnis, lebih baik untuk menyelaraskan seluruh teks ke kiri dan menggunakan garis spasi tunggal. Gunakan spasi ganda di antara paragraf.

• Tambahkan tanda tangan

Email dianggap sebagai salah satu saluran resmi untuk komunikasi bisnis. Bahkan jika Anda telah menyiapkan surat permintaan janji temu Anda pada blanko resmi, pertimbangkan untuk mengirimkannya melalui email dan melampirkan dokumennya.

Hindari menutup surat/email permintaan janji temu Anda dengan “Dennis Kraft, perusahaan ABC” yang sederhana, “Salam”, dan “Hormat kami.” Sebaliknya, pilih akhir yang lebih profesional seperti tanda tangan email. Tanda tangan yang dirancang dengan baik akan membuat email Anda lebih pribadi dan menonjolkan keahlian Anda. Tanda tangan Anda harus berisi nama, posisi, dan informasi kontak Anda. Anda juga dapat menambahkan ajakan bertindak tambahan dengan tautan untuk menerima undangan Anda. Periksa contoh tanda tangan email profesional yang ideal ini.

Tips menulis surat permintaan janji temu yang baik

• Teliti informasi tentang klien Anda

Saat menulis surat permintaan janji temu kepada klien, penting untuk mengetahui kepada siapa Anda menulis surat. Jadi sebelum Anda memulai keterlibatan, cobalah untuk menjawab pertanyaan berikut: “Apa bisnis atau industri prospek Anda?”, “Hal-hal apa yang diperjuangkan oleh orang-orang di industri ini?”, “Apa yang dibicarakan klien Anda di media sosial?”, dll.

• JELASKAN ALASAN PENULISAN SURAT PERMINTAAN

Saat menulis surat permintaan untuk janji temu dengan klien, jelaskan mengapa Anda meminta pertemuan ini. Jangan berbicara terlalu banyak tentang apa yang Anda inginkan. Alih-alih, berkonsentrasilah pada penerima dan soroti manfaat yang bisa dia dapatkan dari percakapan dengan Anda.

• Tetap pendek

Surat Anda harus singkat dan to the point. Jika Anda belum mengenal klien ini dan ingin menjadwalkan pertemuan pertama dengannya untuk memperkenalkan produk atau layanan Anda, jangan mencoba memberikan semua detail di huruf pertama. Berikan manfaat dan cari tahu apakah dia tertarik. Jika Anda mendapatkan "ya" untuk jawaban, berikan detail lebih lanjut.

• GUNAKAN KALIMAT PENDEK

Tulislah kalimat yang pendek dan mudah dibaca, tidak lebih dari 25-30 kata. Hindari menggunakan bahasa gaul dan terlalu banyak istilah.

• Gunakan kata kerja sebagai CTA tersembunyi (ajakan bertindak)

Selalu sertakan permintaan tindakan dalam surat Anda. “Untuk mendapatkan jawaban atas pertanyaan Anda, silakan…”, “Mari kita jadwalkan panggilan singkat 5-10 menit untuk berdiskusi [tambahkan poin keluhan pelanggan di sini].”

• JADILAH RAMAH TAPI TETAP PROFESIONAL

Pikirkan siapa yang lebih mungkin Anda dengarkan, dosen universitas yang memberikan pidato membosankan, atau awak media yang dengan bersemangat bercerita? Kami kira Anda akan memilih untuk mendengarkan orang yang berbicara lebih banyak. Dalam penulisan bisnis, Anda tidak boleh terlalu formal. Cobalah untuk menjaga nada bicara Anda tetap profesional. Sekarang mari kita bandingkan kedua contoh ini. Yang mana yang paling kamu suka?

“Email Anda akan dijawab dalam 1-3 hari kerja.”

“Saya akan menjawab email Anda dalam 1-3 hari.”

Kalimat kedua terdengar lebih informal dan pribadi. Juga, ingatlah bahwa percakapan yang baik mencakup pertanyaan. Mereka dapat membuat penerima Anda merasa seperti Anda sedang berbicara dengannya.

• TAMBAHKAN INFORMASI KONTAK ANDA

Sangat penting untuk menyediakan koneksi Anda dengan opsi untuk menjawab Anda kembali. Tentu saja, Anda dapat menulis sesuatu seperti: “Jika Anda memiliki pertanyaan, silakan hubungi saya di [tambahkan nomor telepon Anda] atau kirimkan email kepada saya di [tambahkan alamat email Anda].” Tetapi email Anda akan terlihat lebih profesional jika Anda memilih untuk menambahkan tanda tangan email dengan informasi kontak Anda, tautan media sosial, dan bahkan foto Anda.

• PERIKSA ULANG GRAMMAR ANDA

Surat permintaan yang tepat untuk janji pertemuan dengan klien tidak hanya membutuhkan nada yang tepat tetapi juga tata bahasa yang kuat. Tidak diragukan lagi, cara teraman untuk mencapai tata bahasa yang sempurna dalam korespondensi bisnis Anda adalah dengan mempelajari semua aturan dan mempraktikkannya secara teratur. Selain itu, Anda mungkin perlu menggunakan alat pemeriksa tata bahasa seperti Grammarly, Ginger, White Smoke, dan lainnya. Mereka akan menyoroti kesalahan Anda dan menyarankan koreksi.

• Lampirkan DOKUMEN YANG BERMANFAAT

Anda mungkin ingin menambahkan brosur, sampel, dll. ke surat/email Anda. Jangan lupa untuk menyebutkan lampiran ini. Sementara kata "terlampir" sesuai untuk email, "terlampir" digunakan untuk surat fisik. Namun, frasa seperti "Tolong temukan terlampir" dan "Tolong temukan terlampir" mungkin terdengar kaku dan kuno. Apakah ada alternatif? Ya!

Frasa di bawah terdengar lebih alami dan informal, bukan?

"Saya telah melampirkan brosur perusahaan untuk Anda."

"Silakan lihat sketsa terlampir."

"Silakan lihat laporan terlampir untuk lebih jelasnya."

Cara menulis surat permintaan janji temu untuk banyak orang

Saat Anda ingin mengirimkan email atau surat bisnis ke beberapa penerima, pertimbangkan hubungan mereka. Jika penerima saling mengenal, Anda dapat memanggil mereka menurut abjad dengan nama belakang mereka (jika ada kurang dari tiga orang). Pastikan untuk memasukkan nama semua individu di bagian alamat penerima dan di baris salam. Pertama, tulis nama dan alamat orang pertama. Di baris berikutnya, tambahkan alamat jalan, kota, negara bagian, dll. Di bawah ini tambahkan nama dan alamat orang kedua.

Cara menulis email permintaan janji temu

Itu selalu ide yang bagus untuk melihat contoh sebelum menulis janji meminta surat kepada klien. Di bawah ini adalah contoh email permintaan untuk meminta janji.

Kepada: [email protected]

Subjek: Rapat: Tinjauan fitur khusus perangkat lunak ABC

Dr Martin yang terhormat,

Saya seorang manajer pengembangan bisnis untuk perusahaan ABC. CEO kami Mr. Koch bertemu dengan Anda di konferensi RSNA di Chicago Desember lalu. Seperti yang telah kami sepakati, tim kami menyiapkan versi khusus perangkat lunak kami untuk klinik Anda. Apakah mungkin bagi Anda untuk bertemu dengan Pak Koch dan saya di kantor kami selama sekitar 30 menit antara tanggal 21-25 Maret?

Juga, silakan lihat laporan terlampir. Apakah itu sesuai dengan kebutuhan Anda sekarang?

Kami berharap untuk mendengar dari Anda.

[Tambahkan tanda tangan email profesional dengan data kontak Anda di sini]

Seperti yang dapat kita lihat dari contoh, surat kami yang meminta janji dengan klien memiliki:

• Baris subjek yang relevan yang memperkenalkan topik
• Pembukaan yang sopan (misalnya, “Dr. Martin yang terhormat”)
• Alasan yang jelas untuk pertemuan dan manfaat ("Kami menyiapkan versi perangkat lunak yang Anda minta.")
• Tanggal yang disarankan ditambah opsi bagi klien untuk menawarkan waktu yang nyaman
• Perkiraan durasi pertemuan
• Laporan yang menunjukkan peningkatan yang penting bagi klien
• Penutup yang sopan (“Kami menantikan kabar dari Anda.”)
• Tanda tangan email profesional

Kesalahan yang harus dihindari dalam surat janji temu

Orang sering membuat beberapa kesalahan saat menulis surat permintaan janji temu mereka. Berikut beberapa larangan yang harus Anda hindari:

• Jangan menulis terlalu banyak. Ingatlah bahwa panjang surat/email Anda tidak boleh lebih dari satu halaman.
• Jangan salah mengeja nama penerima. Tak perlu dikatakan bahwa Anda harus memeriksa ulang apakah Anda menulisnya dengan benar.
• Jangan mengirim surat yang penuh dengan kata-kata yang salah eja dan salah ketik. Ini hanya tidak profesional. Pastikan untuk mengoreksi setiap surat dan email jika Anda ingin membuat kesan yang baik.
• Jangan terlalu fokus pada diri sendiri. Saat menulis email permintaan janji temu, penting untuk menjelaskan MENGAPA klien harus mencurahkan waktu untuk Anda dan apa yang bisa dia dapatkan dari pertemuan ini.
• Jangan menawarkan jendela rapat yang sangat kecil. Cobalah untuk memiliki satu hari penuh atau bahkan beberapa hari untuk dipilih oleh klien.
• Jangan tidak sabar. Terkadang Anda mungkin perlu menghubungi klien lebih dari satu kali untuk mendapatkan tanggapan. Namun, bersabarlah dan biarkan setidaknya satu hari kerja sebelum Anda mengirim tindak lanjut.

Kesimpulan

Seringkali surat permintaan janji temu adalah kontak pertama yang dilakukan seseorang dengan calon pelanggan. Oleh karena itu, menjadi penting untuk mendapatkan nada surat yang tepat untuk membuat kesan pertama yang baik. Sama pentingnya untuk dapat membuat janji dengan seseorang yang sudah mengenal Anda dan mendapatkan jawaban "ya".

Untuk menulis surat yang berhasil untuk meminta janji dengan klien, ingatlah untuk:

• Tawarkan nilai kepada orang yang diundang
• Jelaskan konteks pertemuan dengan jelas atau bahkan sertakan agenda singkat
• Mintalah waktu tertentu (seperti 15-20 menit)
• Buat nyaman bagi penerima (dengan menawarkan beberapa ketersediaan dalam jadwal Anda untuk dipilih oleh para undangan)
• Tunjukkan bahwa Anda benar-benar menghargai waktu yang akan digunakan penerima untuk bertemu dengan Anda.