كيفية كتابة خطاب طلب موعد للعميل

1. ما هو خطاب طلب الموعد؟
2. متى ولماذا يجب عليك كتابة خطاب طلب موعد؟
3. ماذا يجب أن يتضمن خطاب طلب الموعد؟
4. كيفية تنسيق خطاب طلب موعد رسمي
5. نصائح لكتابة خطاب طلب موعد جيد
6. كيفية كتابة خطاب طلب موعد لعدة أشخاص
7. كيفية كتابة بريد إلكتروني لطلب موعد
8. أخطاء يجب تجنبها في خطاب الموعد

أدوات مفيدة:
1. Newoldstamp - تسويق توقيع البريد الإلكتروني
2. Mailchimp - منشئ البريد الإلكتروني والمرسل
3. Reply.io - التواصل الشخصي عبر البريد الإلكتروني والمكالمات والمهام
4. RocketLink - رابط قصير ذو علامتك التجارية
5. Canva و Instasize - أدوات عبر الإنترنت لعمل تصميمات وتحرير الصور

ما هو خطاب طلب الموعد؟

إنها رسالة رسمية يكتبها الناس ليطلبوا من فرد أو مجموعة من الأفراد مقابلتهم. قد يحتاجون إلى ترتيب اجتماعات مع مدير أو مشرف أو عميل أو شريك تجاري.

الصورة مجاملة من template.net

متى ولماذا يجب عليك كتابة خطاب طلب موعد؟

عادةً ما تتم كتابة رسالة بريد إلكتروني لطلب موعد لجعل الأشخاص يجتمعون معك لمناقشة فرصة عمل أو قضايا مهمة أخرى.

ماذا يجب أن يتضمن خطاب طلب الموعد الخاص بك؟

• سبب الاجتماع

سواء كنت تعرف عميلاً بالفعل ، أو كانت أول رسالة بريد إلكتروني لك / لها ، يجب عليك تضمين سبب بعد التحية.

"تحدثنا معك عبر الهاتف أمس ووافقنا على تزويد صالونك بالشامبو" ؛

"نود أن نقدم لك منتجات العناية بالشعر ، لأن ..."

• مكان

حتى إذا كنت متأكدًا من أن العميل يعرف عنوان مكتبك وأنك ستعقد هذا الاجتماع في نفس المكان ، فتأكد من تحديد مكان الاجتماع.

"إذا كان هذا مثيرًا للاهتمام بالنسبة لك ، فيمكننا الاجتماع في 20 يوليو ، الساعة 11 صباحًا في مكتبنا (العنوان) ومناقشة المزيد من تعاوننا."

• التواريخ والوقت المقترحان

حدد تاريخ ووقت الموعد.

"هل يناسبك يوم الاثنين 20 يوليو الساعة 11؟ بدلاً من ذلك ، نحن متواجدون يوم الاثنين 20 يوليو الساعة 4 مساءً أو الثلاثاء 21 يوليو الساعة 10 صباحًا ".

• مدة الاجتماع

أخبر المستلم بالمدة التي سيستغرقها الاجتماع. يوضح هذا أنك حساس لوقته / وقتها وتريد أن تجعل من السهل عليه / عليها التخطيط لهذا اليوم.

"هل أنت متاح للاجتماع لمدة 15 دقيقة يوم 12 مايو الساعة 9:30 صباحًا في مكتبنا" ؛

"نطلب 20 دقيقة من وقتك لتقديم عرض تقديمي موجز."

• كيف سيستفيد عميلك من التعيين

عند كتابة خطاب طلب موعد للعميل ، ساعده على فهم الفوائد.

"لقد أجرينا بحثًا شاملاً حول شركتك ، ونعتقد أن لدينا عرضًا تجاريًا مفيدًا لك بشكل متبادل." ؛

"هل أنت مهتم بمحادثة هاتفية مدتها 15 دقيقة لترى كم يمكننا خفض نفقاتك؟"

• طلب متابعة بعد الاجتماع

لمواصلة بناء الثقة ونقل علاقتك مع العملاء ، تحتاج إلى البقاء على اتصال معهم.

"سنعود إليك في غضون أيام قليلة للإجابة على جميع الأسئلة التي قد تكون لديك وربما لترتيب موعد قصير آخر."

كيفية تنسيق خطاب طلب موعد رسمي

يمكن أن تكون كتابة خطاب طلب فعّال ومصقول لتحديد موعد مع عميل مهمة سهلة المتابعة عندما تلتزم ببعض القواعد المشتركة. إذن كيف تبدو رسالة الموعد الجيد؟ ما الذي يجب أن تضيفه لجعله يلمع؟

• استخدم قطعة فارغة ذات علامة تجارية

يُظهر الفراغ الذي يحمل علامة تجارية للمستلم أن شركتك مؤسسة ومحترفة. إنها توحي بمزيد من الثقة أكثر من خطاب / بريد إلكتروني من شركة مجهولة الهوية.

• أضف معلومات المرسل

تشير هذه المعلومات إلى مصدر الرسالة (على سبيل المثال ، Mike Bradshaw ، شركة ABC). اكتب اسمك وعنوانك في الركن الأيمن العلوي من الصفحة. إذا طلبت الاجتماع عبر البريد الإلكتروني ، يمكنك تخطي هذا الجزء. للتأكد من أن المستلم سيفتح بريدك الإلكتروني على الأرجح ، أجب على السؤال التالي: "ما الشركة التي تفضل الرد عليها؟ الشخص الذي يتصل بك من [email protected] أو الشخص الذي يستخدم عنوان بريد إلكتروني غير خاص بعلامة تجارية مثل [email protected]؟ "

• تاريخ

من المهم وضع التاريخ على الورق ذي الرأسية ، خاصةً عندما تطلب ردًا. يمكنك أيضًا تخطي هذا الجزء إذا أرسلت بريدًا إلكترونيًا وليس خطابًا ماديًا.

• إشعار عند الوصول

إذا كانت الرسالة شخصية ، فيمكنك الإشارة إلى ذلك بكتابة "شخصي" أو "سري". اكتب بأحرف كبيرة.

• استخدم الخطوط المناسبة

ما هي أنسب الخطوط وأحجام الخطوط لاستخدامها في خطاب الموعد؟ ضع في اعتبارك أن رسالتك يجب أن تكون سهلة القراءة وواضحة. أعط الأفضلية للخطوط الكبيرة بما يكفي بحيث لا يضطر المستلم إلى التحديق أو التكبير لقراءة رسالتك. لا تحدد حجم خط كبير جدًا لأنه قد يجعل رسالتك طويلة جدًا. من الناحية المثالية ، يجب أن يتلاءم النص جيدًا مع صفحة واحدة. الخطوط الموصى بها هي Arial و Times New Roman و Verdana و Cambria و Calibri و Courier New. حدد حجم خط 14 أو 16 نقطة للعناوين وحجم خط 10 أو 12 نقطة للحرف بأكمله. تجنب الكتابة بأحرف كبيرة. قد يجعل ذلك من الصعب قراءة رسالتك وقد يبدو غير مهذب.

• تنسيق النص الخاص بك في كتل

عند كتابة خطاب عمل ، يُفضل محاذاة النص بالكامل إلى اليسار واستخدام أسطر بمسافة واحدة. استخدم مسافة مزدوجة بين الفقرات.

• أضف توقيعًا

يعتبر البريد الإلكتروني أحد القنوات الرسمية للاتصال التجاري. حتى إذا كنت قد أعددت خطاب طلب الموعد على الفراغ الرسمي ، ففكر في إرساله عبر البريد الإلكتروني وإرفاق المستند.

تجنب إغلاق خطاب طلب الموعد / البريد الإلكتروني الخاص بك بعبارة بسيطة مثل "Dennis Kraft، ABC" و "أطيب التحيات" و "مع خالص التقدير". بدلاً من ذلك ، اختر نهاية أكثر احترافية مثل توقيع البريد الإلكتروني. التوقيع المصمم بشكل جيد سيجعل بريدك الإلكتروني أكثر خصوصية ويسلط الضوء على خبرتك. يجب أن يحتوي توقيعك على اسمك ومنصبك ومعلومات الاتصال بك. يمكنك أيضًا إضافة عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء مع الرابط لقبول دعوتك. تحقق من هذه الأمثلة لتوقيعات البريد الإلكتروني الاحترافية المثالية.

نصائح لكتابة خطاب طلب موعد جيد

• معلومات البحث عن عميلك

عندما يتعلق الأمر بكتابة خطاب طلب موعد إلى العميل ، فمن الأهمية بمكان معرفة من تكتب إليه. لذا قبل أن تبدأ في المشاركة ، حاول الإجابة على الأسئلة التالية: "ما هي أعمالك أو صناعتك المحتملة؟" ، "ما الأشياء التي يعاني منها الأشخاص في هذه الصناعة؟" ، "ما الذي يتحدث عنه عميلك على وسائل التواصل الاجتماعي؟" ، إلخ.

• حدد بوضوح سبب كتابة خطاب الطلب

عند كتابة خطاب طلب لتحديد موعد مع أحد العملاء ، اشرح سبب طلب هذا الاجتماع. لا تتحدث كثيرا عما تريد. بدلاً من ذلك ، ركز على المتلقي وسلط الضوء على الفوائد التي يمكنه الحصول عليها من المحادثة معك.

• اختصر

يجب أن تكون رسالتك موجزة وفي صلب الموضوع. في حال كنت لا تعرف هذا العميل حتى الآن وترغب في تحديد موعد الاجتماع الأول معه / معها لتقديم منتجك أو خدماتك ، لا تحاول إعطاء كل التفاصيل في الحرف الأول. امنح المنفعة واكتشف ما إذا كان هو / هي مهتمًا. إذا حصلت على "نعم" للحصول على إجابة ، فقم بتوفير المزيد من التفاصيل.

• استخدم الجمل القصيرة

اكتب جمل قصيرة وسهلة القراءة ، لا تزيد عن 25-30 كلمة. تجنب استخدام المصطلحات العامية والكثير من المصطلحات.

• استخدم الأفعال باعتبارها CTA مخفية (دعوة للعمل)

قم دائمًا بتضمين طلب اتخاذ إجراء في رسالتك. "للحصول على إجابات لأسئلتك ، من فضلك ..." ، "دعنا نحدد موعدًا لمكالمة سريعة مدتها 5-10 دقائق لمناقشة [أضف نقطة الألم الخاصة بالعميل هنا]."

• كن ودودًا ولكن احترافيًا

هل تعتقد أنه من المرجح أن تستمع إليه ، محاضر جامعي يلقي خطابًا مملًا أو شخصًا إعلاميًا يروي قصة بشكل متحرك؟ نعتقد أنك ستختار الاستماع إلى الشخص الذي يتحدث بشكل أكثر تحادثيًا. في كتابة الأعمال ، لا يجب أن تكون رسميًا بشكل مفرط. حاول أن تحافظ على أسلوبك التخاطبي واحترافيًا. الآن دعونا نقارن هذين المثالين. أيهما تفضل أكثر؟

"سيتم الرد على بريدك الإلكتروني في غضون 1-3 أيام عمل."

"سأجيب على رسالتك الإلكترونية في غضون 1-3 أيام."

الجملة الثانية تبدو أكثر رسمية وشخصية. تذكر أيضًا أن المحادثة الجيدة تتضمن أسئلة. يمكنهم جعل المستلم يشعر وكأنك تجري محادثة معه / معها.

• أضف معلومات الاتصال الخاصة بك

من الأهمية بمكان تزويد اتصالاتك بخيار الرد عليك. بالطبع ، يمكنك كتابة شيء مثل: "إذا كانت لديك أي أسئلة ، فيرجى الاتصال بي على [أضف رقم هاتفك] أو مراسلتي عبر البريد الإلكتروني على [أضف عنوان بريدك الإلكتروني]." لكن بريدك الإلكتروني سيبدو أكثر احترافية إذا اخترت إضافة توقيع بريد إلكتروني مع معلومات الاتصال الخاصة بك ، وروابط الوسائط الاجتماعية ، وحتى صورتك.

• ضعف التحقق من القواعد الخاصة بك

يتطلب خطاب طلب مناسب لموعد اجتماع مع عميل ليس فقط نبرة مناسبة ولكن أيضًا قواعد نحوية قوية. لا شك أن الطريقة الأكثر أمانًا لتحقيق القواعد النحوية المثالية في مراسلات عملك هي تعلم جميع القواعد وممارستها بانتظام. بالإضافة إلى ذلك ، قد تحتاج إلى استخدام أدوات تدقيق نحوي مثل Grammarly و Ginger و White Smoke وغيرها. سوف يسلطون الضوء على أخطائك ويقترحون التصحيحات.

• أرفق المستندات المفيدة

قد ترغب في إضافة كتيب وعينات وما إلى ذلك إلى رسالتك / بريدك الإلكتروني. لا تنس ذكر هذه المرفقات. في حين أن كلمة "مرفق" مناسبة لرسائل البريد الإلكتروني ، يتم استخدام كلمة "مرفقة" للبريد المادي. ومع ذلك ، قد تبدو عبارات مثل "الرجاء العثور على المرفقات" و "الرجاء العثور على مرفق" متداعية وقديمة الطراز. هل توجد بدائل؟ نعم!

تبدو العبارات أدناه طبيعية وغير رسمية ، أليس كذلك؟

"لقد أرفقت كتيبًا للشركة من أجلك."

"يرجى إلقاء نظرة على الرسومات المرفقة."

"يرجى الرجوع إلى التقرير المرفق لمزيد من التفاصيل."

كيفية كتابة خطاب طلب موعد لعدة أشخاص

عندما تريد توجيه بريد إلكتروني أو خطاب عمل إلى عدة مستلمين ، ففكر في علاقاتهم. إذا كان المستلمون يعرفون بعضهم البعض ، فيمكنك مخاطبتهم أبجديًا من خلال أسمائهم الأخيرة (إذا كان هناك أقل من ثلاثة أشخاص). تأكد من تضمين أسماء جميع الأفراد في قسم عنوان المستلم وسطر التحية. أولاً ، اكتب اسم وعنوان الفرد الأول. في السطر التالي ، أضف عنوان الشارع والمدينة والولاية وما إلى ذلك. أضف أدناه اسم وعنوان الشخص الثاني.

كيفية كتابة البريد الإلكتروني لطلب موعد

من الجيد دائمًا إلقاء نظرة على الأمثلة قبل كتابة موعد لطلب خطاب إلى العميل. يوجد أدناه نموذج بريد إلكتروني لطلب طلب موعد.

إلى: [email protected]

الموضوع: الاجتماع: مراجعة الميزات المخصصة لبرنامج ABC

عزيزي دكتور مارتن ،

أنا مدير تطوير الأعمال في شركة ABC. التقى بك الرئيس التنفيذي السيد كوخ في مؤتمر RSNA في شيكاغو في ديسمبر الماضي. كما اتفقنا ، أعد فريقنا نسخة خاصة من برنامجنا لعيادتك. هل سيكون من الممكن لك مقابلة السيد كوخ وأنا في مكتبنا لمدة 30 دقيقة في وقت ما بين 21-25 مارس؟

أيضا ، يرجى إلقاء نظرة على التقرير المرفق. هل يناسب متطلباتك الآن؟

ونحن نتطلع الى الاستماع منك.

[أضف توقيع بريد إلكتروني احترافي مع بيانات الاتصال الخاصة بك هنا]

كما نرى من المثال ، فإن رسالتنا التي تطلب تحديد موعد مع عميل لديها:

• سطر الموضوع ذو الصلة الذي يقدم الموضوع
• افتتاح مهذب (على سبيل المثال ، "عزيزي دكتور مارتن")
• سبب واضح للاجتماع وميزة ("لقد أعددنا إصدار البرنامج الذي طلبته.")
• التاريخ المقترح بالإضافة إلى خيار للعميل لتقديمه في أي وقت مناسب
• المدة المقدرة للاجتماع
• تقرير يوضح التحسينات المهمة للعميل
• خاتمة مهذبة ("نتطلع إلى الاستماع منك.")
• توقيع بريد إلكتروني احترافي

أخطاء يجب تجنبها في خطاب الموعد

غالبًا ما يرتكب الأشخاص بعض الأخطاء عند كتابة خطابات طلب التعيين. إليك بعض الأشياء التي يجب تجنبها:

• لا تكتب كثيرا. تذكر أن رسالتك / بريدك الإلكتروني يجب ألا يتجاوز طول صفحة واحدة.
• لا تخطئ في كتابة أسماء المستلمين. وغني عن ذلك القول أنه يجب عليك التحقق مرة أخرى مما إذا كنت قد كتبتها بشكل صحيح.
• لا ترسل رسائل مليئة بالكلمات التي بها أخطاء إملائية وأخطاء إملائية. هذا مجرد غير مهني. تأكد من تدقيق كل حرف وبريد إلكتروني إذا كنت تريد ترك انطباع جيد.
• لا تركز كثيرا على نفسك. عند كتابة رسالة بريد إلكتروني لطلب موعد ، من الضروري توضيح سبب تخصيص العميل وقتًا لك وما يمكن أن يحصل عليه من هذا الاجتماع.
• لا تقدم نافذة اجتماعات صغيرة جدًا. حاول أن يكون لديك يوم كامل أو حتى بضعة أيام ليختار العميل من بينها.
• لا تكن عديم الصبر. قد تحتاج أحيانًا إلى الاتصال بالعميل أكثر من مرة للحصول على رد. ومع ذلك ، تحلى بالصبر واسمح ليوم عمل واحد على الأقل قبل إرسال المتابعة.

استنتاج

غالبًا ما تكون خطابات طلب المواعيد هي أول اتصال يقوم به الشخص مع عميل محتمل. ومن ثم ، يصبح من الضروري الحصول على نغمة الحرف بشكل صحيح لتكوين انطباع أول جيد. من المهم بنفس القدر أن تكون قادرًا على تحديد موعد مع شخص يعرفك بالفعل والحصول على "نعم" للحصول على إجابة.

لكتابة خطاب ناجح لطلب موعد مع أحد العملاء ، ضع في اعتبارك ما يلي:

• تقديم قيمة للمدعوين
• اشرح سياق الاجتماع بوضوح أو قم بتضمين جدول أعمال موجز
• اطلب مقدارًا معينًا من الوقت (مثل 15-20 دقيقة)
• اجعلها ملائمة للمستلم (من خلال تقديم العديد من الإمكانيات المتاحة في جدولك للمدعوين للاختيار من بينها)
• أظهر أنك تقدر حقًا الوقت الذي سيستغرقه المستلم لمقابلتك.