Come scrivere una lettera di richiesta di appuntamento a un cliente

1. Che cos'è una lettera di richiesta di appuntamento?
2. Quando e perché dovresti scrivere una lettera di richiesta di appuntamento?
3. Cosa dovrebbe includere la tua lettera di richiesta di appuntamento?
4. Come formattare una lettera ufficiale di richiesta di appuntamento
5. Suggerimenti per scrivere una buona lettera di richiesta di appuntamento
6. Come scrivere una lettera di richiesta di appuntamento per più persone
7. Come scrivere un'e-mail di richiesta di appuntamento
8. Errori da evitare in una lettera di nomina

Strumenti utili:
1. Newoldstamp - Marketing delle firme e-mail
2. Mailchimp - Generatore di email e mittente
3. Reply.io: contatti e-mail personali, chiamate e attività
4. RocketLink - Il tuo linker breve di marca
5. Canva e Instasize: strumenti online per creare progetti e modificare immagini

Che cos'è una lettera di richiesta di appuntamento?

È una lettera formale che le persone scrivono per chiedere a un individuo oa un gruppo di individui di incontrarsi con loro. Potrebbero aver bisogno di organizzare incontri con un manager, un supervisore, un cliente o un partner commerciale.

Immagine per gentile concessione di template.net

Quando e perché dovresti scrivere una lettera di richiesta di appuntamento?

Un'e-mail di richiesta di appuntamento viene in genere scritta per convincere le persone a incontrarti per discutere di un'opportunità commerciale o di altre questioni importanti.

Cosa dovrebbe includere la tua lettera di richiesta di appuntamento?

• MOTIVO DELL'INCONTRO

Se conosci già un cliente, o è la tua prima email a lui/lei, dovresti includere un motivo dopo il saluto.

“Ieri abbiamo parlato con te al telefono e abbiamo deciso di fornire lo shampoo al tuo salone”;

“Vorremmo offrirti i nostri prodotti per la cura dei capelli, perché…”

• POSTO

Anche se sei sicuro che il cliente conosca l'indirizzo del tuo ufficio e che terrà questa riunione nello stesso luogo, assicurati di indicare dove si terrà la riunione.

"Se questo ti sembra interessante, possiamo incontrarci il 20 luglio, alle 11:00 nel nostro ufficio (indirizzo) e discutere la nostra ulteriore cooperazione".

• DATE E ORARIO CONSIGLIATI

Indicare la data e l'ora dell'appuntamento.

“Lunedì 20 luglio alle 11 funziona per te? In alternativa, siamo disponibili lunedì 20 luglio alle 16:00 o martedì 21 luglio alle 10:00.

• DURATA DELL'INCONTRO

Dì a un destinatario quanto tempo impiegherà la riunione. Questo dimostra che sei sensibile al suo tempo e vuoi renderlo facile per lui/lei pianificare la giornata.

“Sei disponibile per un incontro di 15 minuti il ​​12 maggio, alle ore 9:30 nel nostro ufficio”;

“Chiediamo 20 minuti del vostro tempo per una breve presentazione.”

• IN CHE MODO IL TUO CLIENTE TRARRA' BENEFICIO DALL'APPUNTAMENTO

Quando scrivi una lettera di richiesta di appuntamento a un cliente, aiutalo a comprendere i vantaggi.

"Abbiamo condotto una ricerca completa sulla tua azienda e crediamo di avere un'offerta commerciale reciprocamente vantaggiosa per te.";

"Saresti interessato a una conversazione telefonica di 15 minuti per vedere quanto possiamo tagliare le tue spese?"

• Richiedi un follow-up dopo l'incontro

Per continuare a creare fiducia e portare avanti la tua relazione con i clienti, devi rimanere in contatto con loro.

“Ti ricontatteremo tra qualche giorno per rispondere a tutte le domande che potresti avere ed eventualmente fissare un altro breve appuntamento”.

Come formattare una lettera di richiesta di appuntamento ufficiale

Scrivere una lettera di richiesta efficiente e raffinata per un appuntamento con un cliente può essere un compito facile da seguire quando si rispettano alcune regole comuni. Allora, che aspetto ha una buona lettera di appuntamento? Cosa dovresti aggiungere per farlo brillare?

• USA UN BIANCO DI MARCA

Uno spazio vuoto con il marchio mostra al destinatario che la tua azienda è affermata e professionale. Ispira più fiducia di una lettera/e-mail di un'azienda senza volto.

• AGGIUNGERE LE INFORMAZIONI DEL MITTENTE

Queste informazioni indicano da chi proviene la lettera (ad es. Mike Bradshaw, società ABC). Digita il tuo nome e indirizzo nell'angolo in alto a destra della pagina. Se richiedi l'incontro via e-mail, puoi saltare questa parte. Per assicurarti che il destinatario possa potenzialmente aprire la tua email, rispondi alla domanda: "Quale azienda preferiresti rispondere? Quello che ti contatta da [email protected] o quello che utilizza un indirizzo email non brandizzato come [email protected]?"

• Data

È importante inserire la data sulla carta intestata, soprattutto quando si richiede una risposta. Puoi anche saltare questa parte se invii un'e-mail, non una lettera fisica.

• Avviso all'arrivo

Se la lettera è personale, puoi indicarlo scrivendo “PERSONALE” o “RISERVATO”. Digita tutto maiuscolo.

• UTILIZZA I FONT CORRETTI

Quali sono i caratteri e le dimensioni dei caratteri più appropriati da utilizzare per una lettera di appuntamento? Tieni presente che il tuo messaggio dovrebbe essere facile da leggere e chiaro. Dai la preferenza ai caratteri che sono abbastanza grandi in modo che il destinatario non debba strizzare gli occhi o ingrandire per leggere la tua lettera. Non selezionare una dimensione del carattere troppo grande perché potrebbe rendere il tuo messaggio troppo lungo. Idealmente, il tuo testo dovrebbe adattarsi bene su una singola pagina. I caratteri consigliati sono Arial, Times New Roman, Verdana, Cambria, Calibri e Courier New. Seleziona una dimensione del carattere di 14 o 16 punti per le intestazioni e una dimensione del carattere di 10 o 12 punti per l'intera lettera. Evita di scrivere in maiuscolo. Questo può rendere il tuo messaggio difficile da leggere e può sembrare scortese.

• Formatta il testo in blocchi

Quando si scrive una lettera commerciale, è preferibile allineare l'intero testo a sinistra e utilizzare righe a spaziatura singola. Usa il doppio spazio tra i paragrafi.

• Aggiungi una firma

La posta elettronica è considerata uno dei canali ufficiali per la comunicazione aziendale. Anche se hai preparato la tua lettera di richiesta di appuntamento sullo spazio vuoto ufficiale, considera l'idea di inviarla via e-mail e allegando il documento.

Evita di chiudere la tua lettera/e-mail di richiesta di appuntamento con un semplice "Dennis Kraft, società ABC", "Cordiali saluti" e "Cordiali saluti". Invece, scegli un finale più professionale come una firma e-mail. Una firma ben progettata renderà la tua email più personale ed evidenzierà la tua esperienza. La tua firma dovrebbe contenere il tuo nome, posizione e informazioni di contatto. Puoi anche aggiungere un ulteriore invito all'azione con il link per accettare il tuo invito. Dai un'occhiata a questi esempi delle firme e-mail professionali ideali.

Suggerimenti per scrivere una buona lettera di richiesta di appuntamento

• Ricerca informazioni sul tuo cliente

Quando si tratta di scrivere una lettera di richiesta di appuntamento a un cliente, è fondamentale sapere a chi stai scrivendo. Quindi, prima di iniziare un impegno, prova a rispondere alle seguenti domande: "Qual è l'attività o il settore del tuo potenziale cliente?", "Con quali problemi le persone in questo settore stanno lottando?", "Di cosa parla il tuo cliente sui social media?", eccetera.

• INDICARE CHIARAMENTE IL MOTIVO PER SCRIVERE LA LETTERA DI RICHIESTA

Quando scrivi una lettera di richiesta per un appuntamento con un cliente, spiega perché stai richiedendo questo incontro. Non parlare troppo di ciò che vuoi. Invece, concentrati sul destinatario ed evidenzia i benefici che può ottenere dalla conversazione con te.

• Tienilo breve

La tua lettera dovrebbe essere breve e diretta. Nel caso in cui non conosci ancora questo cliente e desideri programmare il primo incontro con lui/lei per presentare il tuo prodotto o servizio, non cercare di fornire tutti i dettagli nella prima lettera. Dai il beneficio e scopri se è interessato. Se ricevi "sì" per una risposta, fornisci maggiori dettagli.

• USA FRASE BREVE

Scrivi frasi brevi e di facile lettura, non più lunghe di 25-30 parole. Evita di usare lo slang e troppe terminologie.

• Usa i verbi come CTA nascosto (invito all'azione)

Includere sempre una richiesta di azione nella tua lettera. "Per ottenere risposte alle tue domande, per favore...", "Programmiamo una rapida chiamata di 5-10 minuti per discutere [aggiungi qui il punto dolente del cliente]."

• ESSERE AMICHEVOLE MA RIMANERE PROFESSIONALI

Pensi chi è più probabile che ascolti, un docente universitario che fa un discorso noioso o una persona dei media che racconta animatamente una storia? Immaginiamo che sceglieresti di ascoltare la persona che parla in modo più colloquiale. Nella scrittura di affari, non dovresti essere eccessivamente formale. Cerca di mantenere il tuo tono colloquiale ma professionale. Ora confrontiamo questi due esempi. Quale ti piace di più?

"La tua email riceverà risposta entro 1-3 giorni lavorativi."

"Risponderò alla tua email entro 1-3 giorni."

La seconda frase suona più informale e personale. Inoltre, ricorda che una buona conversazione include domande. Possono far sentire il tuo destinatario come se stessi conversando con lui/lei.

• AGGIUNGI LE TUE INFORMAZIONI DI CONTATTO

È fondamentale fornire alle tue connessioni un'opzione per risponderti. Naturalmente, puoi scrivere qualcosa del tipo: "Se hai domande, contattami a [aggiungi il tuo numero di telefono] o inviami un'e-mail a [aggiungi il tuo indirizzo e-mail]". Ma la tua e-mail sembrerà più professionale se scegli di aggiungere una firma e-mail con le tue informazioni di contatto, i collegamenti ai social media e persino la tua foto.

• CONTROLLA LA TUA GRAMMATICA

Una corretta lettera di richiesta per un appuntamento con un cliente richiede non solo un tono appropriato ma anche una forte grammatica. Senza dubbio, il modo più sicuro per ottenere una grammatica perfetta nella tua corrispondenza commerciale è imparare tutte le regole e metterle in pratica regolarmente. Inoltre, potrebbe essere necessario utilizzare strumenti di controllo grammaticale come Grammarly, Ginger, White Smoke e altri. Evidenzieranno i tuoi errori e suggeriranno correzioni.

• ALLEGARE DOCUMENTI UTILI

Potresti voler aggiungere una brochure, campioni, ecc. alla tua lettera/e-mail. Non dimenticare di menzionare questi allegati. Mentre la parola "allegato" è appropriata per le e-mail, "in allegato" viene utilizzata per le e-mail fisiche. Tuttavia, frasi come "Si prega di trovare in allegato" e "Si prega di trovare in allegato" possono sembrare soffocanti e antiquate. Ci sono alternative? Sì!

Le frasi seguenti suonano più naturali e informali, vero?

"Ho allegato una brochure aziendale per te."

"Si prega di dare un'occhiata agli schizzi allegati."

“Si prega di fare riferimento alla relazione allegata per maggiori dettagli.”

Come scrivere una lettera di richiesta di appuntamento per più persone

Quando desideri indirizzare un'e-mail o una lettera aziendale a più destinatari, considera le loro relazioni. Se i destinatari si conoscono, puoi indirizzarli in ordine alfabetico con i loro cognomi (se ci sono meno di tre persone). Assicurati di includere i nomi di tutte le persone nella sezione dell'indirizzo del destinatario e nella riga di saluto. Per prima cosa, scrivi il nome e l'indirizzo della prima persona. Nella riga successiva, aggiungi l'indirizzo, la città, lo stato, ecc. Sotto aggiungi il nome e l'indirizzo della seconda persona.

Come scrivere un'e-mail di richiesta di appuntamento

È sempre un'ottima idea guardare degli esempi prima di scrivere un appuntamento richiedendo una lettera a un cliente. Di seguito è riportato un esempio di email di richiesta per richiedere un appuntamento.

A: [email protected]

Oggetto: Riunione: Revisione delle funzionalità personalizzate del software ABC

Gentile Dott. Martino,

Sono un responsabile dello sviluppo aziendale per la società ABC. Il nostro CEO Mr. Koch ti ha incontrato alla conferenza RSNA a Chicago lo scorso dicembre. Come concordato, il nostro team ha preparato una versione speciale del nostro software per la tua clinica. Potrebbe incontrarsi con il signor Koch e me nel nostro ufficio per circa 30 minuti tra il 21 e il 25 marzo?

Inoltre, si prega di dare un'occhiata al rapporto allegato. È adatto alle tue esigenze ora?

Non vediamo l'ora di sentirti.

[Aggiungi qui una firma e-mail professionale con i tuoi dati di contatto]

Come possiamo vedere dall'esempio, la nostra lettera di richiesta di appuntamento con un cliente ha:

• Una riga tematica pertinente che introduce l'argomento
• Un'apertura educata (es. "Gentile Dr. Martin")
• Un motivo chiaro per l'incontro e un vantaggio ("Abbiamo preparato la versione del software che hai richiesto.")
• Data suggerita più un'opzione per il cliente per offrire qualsiasi momento conveniente
• Durata prevista dell'incontro
• Un report che dimostra miglioramenti importanti per il cliente
• Una chiusura educata ("Non vediamo l'ora di avere tue notizie.")
• Una firma e-mail professionale

Errori da evitare in una lettera di nomina

Le persone spesso commettono degli errori quando scrivono le lettere di richiesta di appuntamento. Ecco alcune cose da NON FARE che dovresti evitare:

• Non scrivere troppo. Ricorda che la tua lettera/e-mail non deve superare una pagina di lunghezza.
• Non scrivere in modo errato i nomi dei destinatari. Inutile dire che devi ricontrollare se li hai scritti correttamente.
• Non inviare lettere piene di parole errate e di errori di battitura. Questo è solo poco professionale. Assicurati di rileggere ogni lettera ed e-mail se vuoi fare una buona impressione.
• Non concentrarti troppo su te stesso. Quando si scrive un'e-mail di richiesta di appuntamento, è fondamentale spiegare PERCHE' un cliente dovrebbe dedicare tempo a te e cosa può ottenere da questo incontro.
• Non offrire una finestra di riunione molto piccola. Cerca di avere un'intera giornata o anche pochi giorni tra i quali un cliente può scegliere.
• Non essere impaziente. A volte potrebbe essere necessario entrare in contatto con un cliente più di una volta per ottenere una risposta. Tuttavia, sii paziente e concedi almeno un giorno lavorativo prima di inviare un follow-up.

Conclusione

Spesso le lettere di richiesta di appuntamento sono il primo contatto che una persona fa con un potenziale cliente. Quindi, diventa fondamentale ottenere il tono della lettera giusto per fare una buona prima impressione. Altrettanto importante è poter fissare un appuntamento con qualcuno che già ti conosce e ricevere un “sì” come risposta.

Per scrivere una lettera di successo per richiedere un appuntamento con un cliente, tieni presente di:

• Offri valore all'invitato
• Spiegare chiaramente il contesto della riunione o anche includere un breve ordine del giorno
• Richiedi un determinato periodo di tempo (come 15-20 minuti)
• Rendilo conveniente per il destinatario (offrendo disponibilità multiple nel tuo programma per consentire agli invitati di scegliere)
• Dimostra che apprezzi veramente il tempo che il destinatario impiegherà per incontrarti.