クライアントへのアポイントメントリクエストレターの書き方

1.予約依頼書とは何ですか？
2.いつ、なぜあなたは予約要求書を書くべきですか？
3.予約リクエストレターには何を含める必要がありますか？
4.正式なアポイントメントリクエストレターのフォーマット方法
5.良い約束のリクエストレターを書くためのヒント
6.複数の人のための予約リクエストレターの書き方
7.予約リクエストメールの書き方
8.アポイントメントレターで避けるべき間違い

便利なツール：
1.Newoldstamp-電子メール署名マーケティング
2.Mailchimp-メールビルダーと送信者
3. Reply.io-個人的な電子メールのアウトリーチ、電話、およびタスク
4.RocketLink-ブランド化された短いリンカー
5. CanvaとInstasize-デザインを作成し、画像を編集するためのオンラインツール

アポイントメントリクエストレターとは何ですか？

これは、個人または個人のグループに会うように依頼するために人々が書く正式な手紙です。 彼らは、マネージャー、スーパーバイザー、クライアント、またはビジネスパートナーとの会議を手配する必要があるかもしれません。

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いつ、なぜあなたは予約要求書を書くべきですか？

予約リクエストの電子メールは通常、ビジネスチャンスやその他の重要な問題について話し合うために人々があなたと会うようにするために書かれています。

アポイントメントリクエストレターには何を含める必要がありますか？

• 会議の理由

あなたがすでにクライアントを知っているか、それが彼/彼女へのあなたの最初の電子メールであるかどうかにかかわらず、あなたは敬礼の後に理由を含めるべきです。

「昨日電話であなたと話し、あなたのサロンにシャンプーを供給することに同意しました」;

「私たちはあなたに私たちのヘアケア製品を提供したいと思います、なぜなら…」

• 場所

クライアントがあなたのオフィスの住所を知っていて、同じ場所でこの会議を開催することを確信している場合でも、会議が開催される場所を必ず明記してください。

「これがおもしろいと思われる場合は、7月20日の午前11時にオフィス（住所）で会い、さらなる協力について話し合うことができます。」

• 推奨される日付と時刻

予定の日時を示してください。

「7月20日月曜日の11時はあなたのために働きますか？ または、7月20日月曜日の午後4時または7月21日火曜日の午前10時にご利用いただけます。」

• 会議の長さ

会議にかかる時間を受信者に伝えます。 これは、あなたが彼/彼女の時間に敏感であり、彼/彼女がその日を簡単に計画できるようにしたいことを示しています。

「5月12日の午前9時30分に私たちのオフィスで15分間の会議に参加できますか？」;

「簡単なプレゼンテーションのために20分の時間をお願いします。」

• あなたのクライアントが任命からどのように利益を得るか

クライアントに予約リクエストレターを書くときは、クライアントがメリットを理解するのを手伝ってください。

「私たちはあなたの会社について包括的な調査を行いました、そして私たちはあなたのために相互に有益なビジネスオファーを持っていると信じています。」;

「15分間の電話での会話に興味があり、経費をどれだけ削減できるかを確認しますか？」

• 会議後にフォローアップをリクエストする

信頼を築き続け、クライアントとの関係を前進させるには、クライアントと連絡を取り合う必要があります。

「私たちは数日以内にあなたに返事をし、あなたが持っているかもしれないすべての質問に答え、そしておそらく別の短い約束を手配するでしょう。」

正式なアポイントメントリクエストレターのフォーマット方法

いくつかの一般的なルールを順守している場合、クライアントとの約束のために効率的で洗練されたリクエストレターを書くことは簡単な作業になる可能性があります。 では、良い約束の手紙はどのように見えるのでしょうか？ それを輝かせるために何を追加する必要がありますか？

• ブランドの空白を使用する

ブランドの空白は、あなたの会社が確立され、専門的であることを受信者に示します。 それは顔のない会社からの手紙/電子メールよりも多くの信頼を刺激します。

• 送信者の情報を追加する

この情報は、手紙の出所を示しています（ABC社のMike Bradshawなど）。 ページの右上隅に名前と住所を入力します。 電子メールで会議をリクエストする場合は、この部分をスキップできます。 受信者があなたのメールを開く可能性があることを確認するには、次の質問に答えてください。 [email protected]から連絡する人、または[email protected]のようなブランド化されていない電子メールアドレスを使用する人？」

• 日にち

特に返信をリクエストする場合は、レターヘッドに日付を記載することが重要です。 物理的な手紙ではなく、電子メールを送信する場合は、この部分をスキップすることもできます。

• 到着時の通知

手紙が個人的なものである場合は、「個人」または「機密」と書くことでそのことを示すことができます。 すべて大文字で入力します。

• 適切なフォントを使用する

アポイントメントレターに使用するのに最も適切なフォントとフォントサイズは何ですか？ メッセージは読みやすく、明確である必要があることに注意してください。 受信者があなたの手紙を読むために目を細めたりズームインしたりする必要がないように、十分に大きいフォントを優先します。 メッセージが長くなりすぎる可能性があるため、大きすぎるフォントサイズを選択しないでください。 理想的には、テキストは1ページにうまく収まる必要があります。 推奨されるフォントは、Arial、Times New Roman、Verdana、Cambria、Calibri、およびCourierNewです。 見出しには14ポイントまたは16ポイントのフォントサイズを選択し、文字全体には10ポイントまたは12ポイントのフォントサイズを選択します。 すべて大文字で書くことは避けてください。 これにより、メッセージが読みにくくなり、失礼に聞こえる場合があります。

• テキストをブロックでフォーマットします

ビジネスレターを書くときは、テキスト全体を左揃えにして、シングルスペース行を使用することをお勧めします。 段落の間にダブルスペースを使用します。

• 署名を追加する

電子メールは、ビジネスコミュニケーションの公式チャネルの1つと見なされています。 公式ブランクに予約依頼書を作成した場合でも、メールで送信し、書類を添付することを検討してください。

単純な「DennisKraft、ABC会社」、「よろしくお願いします」、「誠意をこめて」で予約リクエストの手紙/メールを閉じることは避けてください。 代わりに、電子メールの署名など​​、より専門的なエンディングを選択してください。 うまく設計された署名はあなたの電子メールをより個人的にし、あなたの専門知識を強調します。 署名には、名前、役職、連絡先情報が含まれている必要があります。 リンクを使用して追加の召喚状を追加し、招待を受け入れることもできます。 理想的なプロの電子メール署名のこれらの例を確認してください。

良い約束のリクエストレターを書くためのヒント

• クライアントに関する調査情報

クライアントに予約リクエストレターを書くことになると、あなたが誰に書いているのかを知ることが重要です。 したがって、エンゲージメントを開始する前に、次の質問に答えてみてください。「見込み客のビジネスまたは業界は何ですか？」、「この業界の人々は何に苦労していますか？」、「クライアントはソーシャルメディアで何について話しているのですか？」等

• リクエストレターを書く理由を明確に述べてください

クライアントとの約束のリクエストレターを書くときは、なぜこのミーティングをリクエストするのかを説明してください。 あなたが欲しいものについてあまり話さないでください。 代わりに、受信者に集中し、受信者があなたとの会話から得られるメリットを強調します。

• 短くしてください

あなたの手紙は簡潔で要領を得たものでなければなりません。 あなたがまだこのクライアントを知らず、あなたの製品やサービスを紹介するために彼/彼女との最初のミーティングをスケジュールしたい場合は、最初の手紙にすべての詳細を与えようとしないでください。 利益を与えて、彼/彼女が興味を持っているかどうか調べてください。 答えが「はい」の場合は、詳細を入力してください。

• 短い文を使用する

短くて読みやすい文章を、25〜30語以内で書いてください。 俗語やあまりにも多くの用語の使用は避けてください。

• 動詞を非表示のCTAとして使用する（召喚状）

手紙には常に行動の要請を含めてください。 「質問への回答を得るために、お願いします…」、「5〜10分の簡単な電話で話し合いをスケジュールしましょう[ここに顧客の問題点を追加してください]。」

• フレンドリーでありながらプロフェッショナルであり続ける

誰に耳を傾ける可能性が高いか、大学の講師が退屈なスピーチをしているのか、メディアの人が生き生きと物語を語っているのかを考えてみてください。 もっと会話をする人の話を聞くことを選択したと思います。 ビジネスライティングでは、過度にフォーマルであってはなりません。 あなたの口調を会話的でありながらプロフェッショナルに保つようにしてください。 次に、これら2つの例を比較してみましょう。 どれが一番好きですか？

「メールには1〜3営業日以内に返信があります。」

「1〜3日以内にメールに返信します。」

2番目の文はより非公式で個人的に聞こえます。 また、良い会話には質問が含まれることを忘れないでください。 彼らはあなたが彼/彼女と会話しているようにあなたの受信者を感じさせることができます。

• 連絡先情報を追加する

あなたに返事をするオプションをあなたのつながりに提供することは重要です。 もちろん、次のように書くこともできます。「ご不明な点がございましたら、[電話番号を追加]までご連絡いただくか、[メールアドレスを追加]までメールでお問い合わせください。」 ただし、連絡先情報、ソーシャルメディアリンク、さらには写真を含む電子メール署名を追加することを選択した場合、電子メールはよりプロフェッショナルに見えます。

• 二重-文法を確認してください

クライアントとのミーティングアポイントメントの適切なリクエストレターには、適切な口調だけでなく、強力な文法も必要です。 間違いなく、ビジネス通信で完璧な文法を達成するための最も安全な方法は、すべてのルールを学び、それらを定期的に実践することです。 さらに、Grammarly、Ginger、WhiteSmokeなどの文法チェックツールを使用する必要がある場合があります。 彼らはあなたの間違いを強調し、訂正を提案します。

• 便利なドキュメントを添付する

パンフレットやサンプルなどを手紙やメールに追加することをお勧めします。 これらの添付ファイルに言及することを忘れないでください。 「添付」という言葉は電子メールに適していますが、「同封」は物理的なメールに使用されます。 ただし、「添付ファイルを見つけてください」や「同封してください」などのフレーズは、息苦しくて古風に聞こえるかもしれません。 代替案はありますか？ はい！

以下のフレーズは、より自然で非公式に聞こえますね。

「私はあなたのために会社のパンフレットを添付しました。」

「添付のスケッチをご覧ください。」

「詳細については、同封のレポートを参照してください。」

複数の人のための予約リクエストレターの書き方

複数の受信者にビジネス用の電子メールまたは手紙を送信する場合は、それらの関係を考慮してください。 受信者がお互いを知っている場合は、名前のアルファベット順にアドレスを指定できます（3人未満の場合）。 受取人の住所セクションと敬礼の行には、必ずすべての個人の名前を含めてください。 まず、最初の個人の名前と住所を書きます。 次の行に、番地、市区町村、都道府県などを追加します。以下に、2番目の個人の名前と住所を追加します。

予約リクエストメールの書き方

クライアントへの手紙を要求する約束を書く前に、例を見るのは常に素晴らしい考えです。 以下は、予約を依頼するためのサンプルリクエストメールです。

宛先： [email protected]

件名：会議：ABCソフトウェアのカスタム機能のレビュー

親愛なるマーティン博士、

私はABC社の事業開発マネージャーです。 昨年12月にシカゴで開催されたRSNAカンファレンスで、CEOのコッホ氏がお会いしました。 私たちが同意したように、私たちのチームはあなたのクリニックのために私たちのソフトウェアの特別なバージョンを準備しました。 3月21日から25日までの間に、私たちのオフィスでコッホさんと私と30分ほど会うことはできますか？

また、添付のレポートもご覧ください。 今、あなたの要件に合っていますか？

ご連絡をお待ちしております。

[ここに連絡先データを含むプロの電子メール署名を追加してください]

例からわかるように、クライアントとの約束を求める手紙には次のようなものがあります。

• トピックを紹介する関連する件名
• 丁寧なオープニング（例：「DearDr.Martin」）
• 会議の明確な理由とメリット（「お客様が要求したソフトウェアバージョンを用意しました。」）
• 提案された日付に加えて、クライアントが都合の良い時間を提供するためのオプション
• 会議の推定期間
• クライアントにとって重要な改善を示すレポート
• 丁寧な締めくくり（「ご連絡をお待ちしております。」）
• プロの電子メール署名

アポイントメントレターで避けるべき間違い

人々は彼らの約束の要求の手紙を書くときにしばしばいくつかの間違いを犯します。 避けるべきいくつかの禁止事項は次のとおりです。

• 書きすぎないでください。 手紙/メールの長さは1ページを超えてはならないことに注意してください。
• 受信者の名前のつづりを間違えないでください。 言うまでもなく、正しく書いたかどうかを再確認する必要があります。
• スペルミスのある単語やタイプミスでいっぱいの文字を送信しないでください。 これは専門家ではありません。 良い印象を与えたい場合は、必ず各手紙と電子メールを校正してください。
• 自分に集中しすぎないでください。 予約リクエストのメールを書くときは、クライアントがあなたに時間を割く必要がある理由と、クライアントがこの会議から何を得ることができるかを説明することが重要です。
• 非常に小さな会議ウィンドウを提供しないでください。 クライアントが選択できるように、丸1日または数日かかるようにしてください。
• 焦ってはいけません。 場合によっては、応答を得るためにクライアントと複数回連絡を取る必要があります。 ただし、フォローアップを送信する前に、辛抱強く、少なくとも1営業日待ってください。

結論

多くの場合、予約要求書は、人が見込み客と最初に連絡するものです。 したがって、良い第一印象を与えるために、手紙の調子を正しくすることが重要になります。 すでにあなたを知っている誰かと約束をして、答えに「はい」を得ることができることも同様に重要です。

クライアントとの約束を要求するための成功した手紙を書くために、次のことを覚えておいてください：

• 招待者に価値を提供する
• 会議の内容を明確に説明するか、簡単な議事録を含めます
• 特定の時間を求める（15〜20分など）
• 受信者にとって便利なものにします（招待者が選択できるようにスケジュールに複数の可用性を提供することにより）
• 受信者があなたに会うのにかかる時間を本当に感謝していることを示してください。