Comment écrire une lettre de demande de rendez-vous à un client

1. Qu'est-ce qu'une lettre de demande de rendez-vous ?
2. Quand et pourquoi écrire une lettre de demande de rendez-vous ?
3. Que doit contenir votre lettre de demande de rendez-vous ?
4. Comment formater une lettre de demande de rendez-vous officielle
5. Conseils pour rédiger une bonne lettre de demande de rendez-vous
6. Comment rédiger une lettre de demande de rendez-vous pour plusieurs personnes
7. Comment rédiger un e-mail de demande de rendez-vous
8. Les erreurs à éviter dans une lettre de rendez-vous

Outils utiles:
1. Newoldstamp - Marketing par signature électronique
2. Mailchimp - Créateur et expéditeur d'e-mails
3. Reply.io - Contacts personnels par e-mail, appels et tâches
4. RocketLink - Votre linker court de marque
5. Canva et Instasize - Outils en ligne pour créer des designs et éditer des images

Qu'est-ce qu'une lettre de demande de rendez-vous ?

Il s'agit d'une lettre officielle que les gens écrivent pour demander à une personne ou à un groupe de personnes de les rencontrer. Ils peuvent avoir besoin d'organiser des réunions avec un responsable, un superviseur, un client ou un partenaire commercial.

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Quand et pourquoi écrire une lettre de demande de rendez-vous ?

Un e-mail de demande de rendez-vous est généralement écrit pour amener les gens à vous rencontrer pour discuter d'une opportunité commerciale ou d'autres questions importantes.

Que doit contenir votre lettre de demande de rendez-vous ?

• RAISON DE LA RENCONTRE

Que vous connaissiez déjà un client ou que ce soit votre premier e-mail, vous devez inclure une raison après la salutation.

"Nous vous avons parlé au téléphone hier et avons convenu de fournir du shampoing à votre salon" ;

"Nous aimerions vous proposer nos produits de soins capillaires, car…"

• PLACE

Même si vous êtes sûr que le client connaît l'adresse de votre bureau et que vous allez tenir cette rencontre au même endroit, assurez-vous d'indiquer où la rencontre aura lieu.

"Si cela vous semble intéressant, nous pouvons nous rencontrer le 20 juillet à 11 heures dans notre bureau (adresse) et discuter de notre coopération future."

• DATES ET HEURES SUGGÉRÉES

Indiquez la date et l'heure du rendez-vous.

« Est-ce que le lundi 20 juillet à 11h vous convient ? Alternativement, nous sommes disponibles le lundi 20 juillet à 16 h ou le mardi 21 juillet à 10 h.

• DURÉE DE LA RÉUNION

Indiquez à un destinataire la durée de la réunion. Cela démontre que vous êtes sensible à son temps et que vous voulez lui faciliter la tâche pour planifier sa journée.

« Êtes-vous disponible pour un rendez-vous de 15 minutes le 12 mai à 9h30 dans nos locaux » ;

"Nous vous demandons 20 minutes de votre temps pour une brève présentation."

• COMMENT VOTRE CLIENT BÉNÉFICIERA DU RENDEZ-VOUS

Lorsque vous écrivez une lettre de demande de rendez-vous à un client, aidez-le à comprendre les avantages.

"Nous avons effectué des recherches approfondies sur votre entreprise et nous pensons avoir une offre commerciale mutuellement bénéfique pour vous." ;

"Seriez-vous intéressé par une conversation téléphonique de 15 minutes pour voir de combien nous pouvons réduire vos dépenses ?"

• Demander un suivi après la réunion

Pour continuer à instaurer la confiance et à faire avancer votre relation avec les clients, vous devez rester en contact avec eux.

« Nous reviendrons vers vous dans quelques jours pour répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir et pour éventuellement convenir d'un autre court rendez-vous.

Comment formater une lettre de demande de rendez-vous officielle

Rédiger une lettre de demande efficace et raffinée pour un rendez-vous avec un client peut être une tâche facile à suivre lorsque vous respectez certaines règles communes. Alors, à quoi ressemble une bonne lettre de rendez-vous ? Que faut-il ajouter pour le faire briller ?

• UTILISEZ UN BLANC DE MARQUE

Un blanc de marque montre au destinataire que votre entreprise est établie et professionnelle. Il inspire plus confiance qu'une lettre/un e-mail d'une entreprise sans visage.

• AJOUTER LES INFORMATIONS DE L'EXPÉDITEUR

Cette information indique de qui provient la lettre (par exemple, Mike Bradshaw, société ABC). Tapez votre nom et votre adresse dans le coin supérieur droit de la page. Si vous demandez la réunion par e-mail, vous pouvez ignorer cette partie. Pour vous assurer que le destinataire ouvrira potentiellement votre e-mail, répondez-vous à la question : « À quelle entreprise préféreriez-vous répondre ? Celui qui vous contacte depuis [email protected] ou celui qui utilise une adresse e-mail sans marque comme [email protected] ? »

• Date

Il est important de mettre la date sur le papier à en-tête, surtout lorsque vous demandez une réponse. Vous pouvez également ignorer cette partie si vous envoyez un e-mail, pas une lettre physique.

• Avis d'arrivée

Si la lettre est personnelle, vous pouvez l'indiquer en écrivant « PERSONNEL » ou « CONFIDENTIEL ». Tapez tout en majuscules.

• UTILISEZ LES POLICES APPROPRIÉES

Quelles sont les polices et tailles de police les plus appropriées à utiliser pour une lettre de rendez-vous ? Gardez à l'esprit que votre message doit être facile à lire et clair. Privilégiez les polices suffisamment grandes pour que le destinataire n'ait pas à plisser les yeux ou à zoomer pour lire votre lettre. Ne sélectionnez pas une taille de police trop grande car cela peut rendre votre message trop long. Idéalement, votre texte devrait bien tenir sur une seule page. Les polices recommandées sont Arial, Times New Roman, Verdana, Cambria, Calibri et Courier New. Sélectionnez une taille de police de 14 ou 16 points pour les titres et une taille de police de 10 ou 12 points pour la lettre entière. Évitez d'écrire en majuscules. Cela peut rendre votre message difficile à lire et peut sembler impoli.

• Formatez votre texte en blocs

Lors de la rédaction d'une lettre commerciale, il est préférable d'aligner tout le texte à gauche et d'utiliser des lignes à simple interligne. Utilisez un double interligne entre les paragraphes.

• Ajouter une signature

Le courrier électronique est considéré comme l'un des canaux officiels de communication des entreprises. Même si vous avez préparé votre lettre de demande de rendez-vous sur le blanc officiel, pensez à l'envoyer par mail et en y joignant le document.

Évitez de fermer votre lettre/courriel de demande de rendez-vous avec un simple « Dennis Kraft, société ABC », « Cordialement » et « Sincèrement ». Au lieu de cela, choisissez une fin plus professionnelle telle qu'une signature d'e-mail. Une signature bien conçue rendra votre e-mail plus personnel et mettra en valeur votre expertise. Votre signature doit contenir votre nom, votre poste et vos coordonnées. Vous pouvez également ajouter un appel à l'action supplémentaire avec le lien pour accepter votre invitation. Consultez ces exemples de signatures de courrier électronique professionnelles idéales.

Conseils pour rédiger une bonne lettre de demande de rendez-vous

• Rechercher des informations sur votre client

Lorsqu'il s'agit d'écrire une lettre de demande de rendez-vous à un client, il est crucial de savoir à qui vous écrivez. Donc, avant de commencer un engagement, essayez de répondre aux questions suivantes : "Quelle est l'activité ou l'industrie de votre prospect ?", "Quelles sont les difficultés auxquelles les gens de cette industrie sont confrontés ?", "De quoi votre client parle-t-il sur les réseaux sociaux ?", etc.

• INDIQUEZ CLAIREMENT LA RAISON POUR LA RÉDACTION DE LA LETTRE DE DEMANDE

Lorsque vous rédigez une lettre de demande de rendez-vous avec un client, expliquez pourquoi vous demandez cette rencontre. Ne parlez pas trop de ce que vous voulez. Au lieu de cela, concentrez-vous sur le destinataire et mettez en évidence les avantages qu'il peut retirer de la conversation avec vous.

• Soyez bref

Votre lettre doit être brève et aller droit au but. Dans le cas où vous ne connaissez pas encore ce client et que vous souhaitez planifier la première rencontre avec lui pour lui présenter votre produit ou vos services, n'essayez pas de donner tous les détails dans la première lettre. Donnez l'avantage et découvrez s'il est intéressé. Si vous obtenez "oui" pour une réponse, fournissez plus de détails.

• UTILISEZ DES PHRASES COURTES

Rédigez des phrases courtes et faciles à lire, ne dépassant pas 25 à 30 mots. Évitez d'utiliser l'argot et trop de terminologies.

• Utilisez des verbes comme CTA caché (appel à l'action)

Incluez toujours une demande d'action dans votre lettre. "Pour obtenir des réponses à vos questions, s'il vous plaît...", "Planifions un appel rapide de 5 à 10 minutes pour discuter [ajoutez le problème du client ici]."

• SOYEZ AMICAL MAIS RESTEZ PROFESSIONNELS

Pensez à qui vous êtes le plus susceptible d'écouter, un professeur d'université prononçant un discours ennuyeux ou un journaliste qui raconte une histoire avec animation ? Nous supposons que vous choisiriez d'écouter la personne qui parle le plus de manière conversationnelle. Dans l'écriture commerciale, vous ne devriez pas être trop formel. Essayez de garder un ton conversationnel mais professionnel. Comparons maintenant ces deux exemples. Lequel préférez-vous?

"Votre e-mail recevra une réponse dans un délai de 1 à 3 jours ouvrables."

« Je répondrai à votre e-mail dans un délai de 1 à 3 jours. »

La deuxième phrase semble plus informelle et personnelle. N'oubliez pas non plus qu'une bonne conversation comprend des questions. Ils peuvent donner l'impression à votre destinataire que vous discutez avec lui.

• AJOUTEZ VOS COORDONNÉES

Il est crucial de fournir à vos connexions une option pour vous répondre. Bien sûr, vous pouvez écrire quelque chose comme : "Si vous avez des questions, veuillez me contacter à [ajoutez votre numéro de téléphone] ou envoyez-moi un e-mail à [ajoutez votre adresse e-mail]". Mais votre e-mail aura un aspect plus professionnel si vous choisissez d'ajouter une signature d'e-mail avec vos informations de contact, des liens vers les réseaux sociaux et même votre photo.

• VÉRIFIEZ VOTRE GRAMMAIRE

Une lettre de demande appropriée pour un rendez-vous avec un client nécessite non seulement un ton approprié, mais également une grammaire solide. Sans aucun doute, le moyen le plus sûr d'obtenir une grammaire parfaite dans votre correspondance commerciale est d'apprendre toutes les règles et de les pratiquer régulièrement. En outre, vous devrez peut-être utiliser des outils de vérification grammaticale tels que Grammarly, Ginger, White Smoke et autres. Ils mettront en évidence vos erreurs et suggéreront des corrections.

• JOINDRE LES DOCUMENTS UTILES

Vous pouvez ajouter une brochure, des échantillons, etc. à votre lettre/courriel. N'oubliez pas de mentionner ces pièces jointes. Alors que le mot « attaché » convient aux e-mails, « joint » est utilisé pour les e-mails physiques. Cependant, des phrases telles que "Veuillez trouver ci-joint" et "Veuillez trouver ci-joint" peuvent sembler étouffantes et démodées. Existe-t-il des alternatives ? Oui!

Les phrases ci-dessous semblent plus naturelles et informelles, n'est-ce pas ?

"J'ai joint une brochure d'entreprise pour vous."

"Veuillez jeter un coup d'œil aux croquis ci-joints."

"Veuillez vous référer au rapport ci-joint pour plus de détails."

Comment rédiger une lettre de demande de rendez-vous pour plusieurs personnes

Lorsque vous souhaitez adresser un courrier électronique ou une lettre professionnelle à plusieurs destinataires, tenez compte de leurs relations. Si les destinataires se connaissent, vous pouvez les adresser par ordre alphabétique de leur nom de famille (s'il y a moins de trois personnes). Assurez-vous d'inclure les noms de toutes les personnes dans la section d'adresse du destinataire et sur la ligne de salutation. D'abord, écrivez le nom et l'adresse de la première personne. Sur la ligne suivante, ajoutez l'adresse, la ville, l'état, etc. Ci-dessous, ajoutez le nom et l'adresse de la deuxième personne.

Comment rédiger un e-mail de demande de rendez-vous

C'est toujours une excellente idée de regarder des exemples avant d'écrire un rendez-vous demandant une lettre à un client. Vous trouverez ci-dessous un exemple d'e-mail de demande de rendez-vous.

À : [email protected]

Objet : Réunion : Examen des fonctionnalités personnalisées du logiciel ABC

Cher Dr Martin,

Je suis responsable du développement commercial pour la société ABC. Notre PDG, M. Koch, vous a rencontré lors de la conférence RSNA à Chicago en décembre dernier. Comme convenu, notre équipe a préparé une version spéciale de notre logiciel pour votre clinique. Serait-il possible pour vous de rencontrer M. Koch et moi dans notre bureau pendant environ 30 minutes entre le 21 et le 25 mars ?

Veuillez également consulter le rapport ci-joint. Est-ce qu'il répond à vos besoins maintenant?

Nous sommes impatients de vous entendre.

[Ajoutez ici une signature email professionnelle avec vos coordonnées]

Comme nous pouvons le voir sur l'exemple, notre lettre demandant un rendez-vous avec un client a :

• Une ligne d'objet pertinente qui introduit le sujet
• Une ouverture polie (par exemple, "Cher Dr. Martin")
• Une raison claire pour la réunion et un avantage (« Nous avons préparé la version du logiciel que vous avez demandée. »)
• Date suggérée plus une option pour le client d'offrir n'importe quel moment opportun
• Durée estimée de la réunion
• Un rapport qui démontre les améliorations importantes pour le client
• Une conclusion polie ("Nous sommes impatients d'avoir de vos nouvelles.")
• Une signature email professionnelle

Les erreurs à éviter dans une lettre de rendez-vous

Les gens font souvent des erreurs lors de la rédaction de leurs lettres de demande de rendez-vous. Voici quelques choses à ne pas faire que vous devriez éviter :

• N'écrivez pas trop. N'oubliez pas que votre lettre/courriel ne doit pas dépasser une page.
• Ne pas mal orthographier les noms des destinataires. Cela va sans dire que vous devez revérifier si vous les avez correctement écrits.
• N'envoyez pas de lettres pleines de mots mal orthographiés et de fautes de frappe. Ce n'est tout simplement pas professionnel. Assurez-vous de relire chaque lettre et e-mail si vous voulez faire bonne impression.
• Ne vous concentrez pas trop sur vous-même. Lors de la rédaction d'un e-mail de demande de rendez-vous, il est crucial d'expliquer POURQUOI un client devrait vous consacrer du temps et ce qu'il peut retirer de cette réunion.
• N'offrez pas une très petite fenêtre de réunion. Essayez d'avoir une journée entière ou même quelques jours pour un client à choisir.
• Ne soyez pas impatient. Parfois, vous devrez peut-être contacter un client plusieurs fois pour obtenir une réponse. Cependant, soyez patient et prévoyez au moins un jour ouvrable avant d'envoyer un suivi.

Conclusion

Souvent, les lettres de demande de rendez-vous sont le premier contact qu'une personne établit avec un prospect. Par conséquent, il devient essentiel d'avoir le ton de la lettre pour faire une bonne première impression. Il est tout aussi important de pouvoir prendre rendez-vous avec quelqu'un qui vous connaît déjà et d'obtenir un « oui » comme réponse.

Pour rédiger une lettre réussie pour demander un rendez-vous avec un client, n'oubliez pas de :

• Offrir de la valeur à l'invité
• Expliquez clairement le contexte de la réunion ou même incluez un bref ordre du jour
• Demandez un laps de temps particulier (comme 15-20 minutes)
• Rendez-le pratique pour le destinataire (en proposant plusieurs disponibilités dans votre emploi du temps parmi lesquelles les invités peuvent choisir)
• Montrez que vous appréciez vraiment le temps que le destinataire va prendre pour vous rencontrer.