วิธีการเขียนจดหมายขอนัดหมายให้กับลูกค้า

1. จดหมายขอนัดหมายคืออะไร?
2. คุณควรเขียนจดหมายขอนัดหมายเมื่อใดและทำไม
3. จดหมายขอนัดหมายของคุณควรมีอะไรบ้าง?
4. วิธีการจัดรูปแบบหนังสือขอนัดหมายอย่างเป็นทางการ
5. เคล็ดลับการเขียนจดหมายขอนัดพบที่ดี
6. วิธีเขียนจดหมายขอนัดหมายสำหรับหลายคน
7. วิธีเขียนอีเมลขอนัดหมาย
8. ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยงในจดหมายนัดหมาย

เครื่องมือที่มีประโยชน์:
1. Newoldstamp - การตลาดลายเซ็นอีเมล
2. Mailchimp - ตัวสร้างและผู้ส่งอีเมล
3. Reply.io - การเข้าถึงอีเมล การโทร และงานส่วนตัว
4. RocketLink - ตัวเชื่อมโยงสั้นที่มีแบรนด์ของคุณ
5. Canva และ Instasize - เครื่องมือออนไลน์สำหรับการออกแบบและแก้ไขภาพ

จดหมายขอนัดหมายคืออะไร?

เป็นจดหมายทางการที่ผู้คนเขียนเพื่อขอให้บุคคลหรือกลุ่มบุคคลพบปะกับพวกเขา พวกเขาอาจต้องจัดการประชุมกับผู้จัดการ หัวหน้างาน ลูกค้า หรือหุ้นส่วนทางธุรกิจ

ได้รับความอนุเคราะห์จาก template.net

คุณควรเขียนจดหมายขอนัดหมายเมื่อใดและทำไม

โดยทั่วไป อีเมลคำขอนัดหมายจะเขียนขึ้นเพื่อให้ผู้คนมาพบคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับโอกาสทางธุรกิจหรือประเด็นสำคัญอื่นๆ

จดหมายขอนัดหมายของคุณควรมีอะไรบ้าง?

• เหตุผลในการประชุม

ไม่ว่าคุณจะรู้จักลูกค้ารายใดอยู่แล้ว หรือเป็นอีเมลฉบับแรกที่ส่งถึงลูกค้า คุณควรระบุเหตุผลหลังคำทักทาย

“เราคุยกับคุณทางโทรศัพท์เมื่อวานนี้และตกลงที่จะจัดหาแชมพูให้ร้านทำผมของคุณ”;

“เราขอเสนอผลิตภัณฑ์ดูแลเส้นผมของเราให้คุณ เพราะ…”

• สถานที่

แม้ว่าคุณจะแน่ใจว่าลูกค้าทราบที่อยู่สำนักงานของคุณและคุณจะจัดการประชุมนี้ในที่เดียวกัน ให้แน่ใจว่าคุณระบุว่าจะจัดการประชุมที่ใด

“หากฟังดูน่าสนใจสำหรับคุณ เราสามารถพบกันในวันที่ 20 กรกฎาคม เวลา 11.00 น. ที่สำนักงานของเรา (ที่อยู่) และหารือเกี่ยวกับความร่วมมือเพิ่มเติมของเรา”

• วันที่และเวลาที่แนะนำ

ระบุวันและเวลาที่นัดหมาย

“วันจันทร์ที่ 20 กรกฎาคม เวลา 11 โมงเหมาะกับคุณไหม? หรือเราจะพร้อมให้บริการในวันจันทร์ที่ 20 กรกฎาคม เวลา 16.00 น. หรือวันอังคารที่ 21 กรกฎาคม เวลา 10.00 น.”

• ระยะเวลาการประชุม

บอกผู้รับว่าการประชุมจะใช้เวลานานแค่ไหน นี่แสดงให้เห็นว่าคุณอ่อนไหวต่อเวลาของเขา/เธอ และต้องการให้เขา/เธอวางแผนวันนี้ได้ง่าย

“คุณว่างสำหรับการประชุม 15 นาทีในวันที่ 12 พฤษภาคม เวลา 9:30 น. ในสำนักงานของเราไหม”;

“เราขอเวลาของคุณ 20 นาทีสำหรับการนำเสนอสั้นๆ”

• ลูกค้าของคุณจะได้รับประโยชน์จากการนัดหมายอย่างไร

เมื่อเขียนจดหมายขอนัดพบลูกค้า โปรดช่วยให้เขา/เธอเข้าใจถึงประโยชน์ที่ได้รับ

“เราได้ทำการวิจัยอย่างครอบคลุมเกี่ยวกับบริษัทของคุณ และเราเชื่อว่าเรามีข้อเสนอทางธุรกิจที่เป็นประโยชน์ร่วมกันสำหรับคุณ”;

“คุณสนใจจะคุยโทรศัพท์สัก 15 นาทีเพื่อดูว่าเราจะลดค่าใช้จ่ายของคุณได้มากแค่ไหน”

• ขอติดตามผลหลังการประชุม

เพื่อสร้างความไว้วางใจและขับเคลื่อนความสัมพันธ์ของคุณกับลูกค้าต่อไป คุณต้องติดต่อกับพวกเขา

“เราจะติดต่อกลับภายในสองสามวันเพื่อตอบคำถามทั้งหมดที่คุณอาจมีและอาจนัดหมายเวลาสั้นๆ อีกครั้ง”

วิธีการจัดรูปแบบหนังสือขอนัดหมายอย่างเป็นทางการ

การเขียนจดหมายขอนัดหมายกับลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพและขัดเกลาสามารถเป็นงานที่ง่ายต่อการปฏิบัติตามเมื่อคุณปฏิบัติตามกฎทั่วไปบางประการ จดหมายนัดหมายที่ดีมีลักษณะอย่างไร? คุณควรเพิ่มอะไรเพื่อให้มันเปล่งประกาย?

• ใช้ช่องว่างที่มีตราสินค้า

ช่องว่างที่มีตราสินค้าแสดงผู้รับที่บริษัทของคุณก่อตั้งขึ้นและมีความเป็นมืออาชีพ เป็นแรงบันดาลใจให้เกิดความไว้วางใจมากกว่าจดหมาย/อีเมลจากบริษัทที่ไม่มีตัวตน

• เพิ่มข้อมูลของผู้ส่ง

ข้อมูลนี้ระบุว่าจดหมายมาจากไหน (เช่น Mike Bradshaw บริษัท ABC) พิมพ์ชื่อและที่อยู่ของคุณที่มุมบนขวาของหน้า หากคุณร้องขอการประชุมทางอีเมล คุณสามารถข้ามส่วนนี้ เพื่อให้แน่ใจว่าผู้รับจะเปิดอีเมลของคุณได้ ให้ตอบคำถามกับตัวเองว่า “บริษัทไหนที่คุณอยากจะตอบกลับ? ผู้ที่ใช้ติดต่อคุณจาก [email protected] หรือผู้ที่ใช้ที่อยู่อีเมลที่ไม่มีแบรนด์ เช่น [email protected]”

• วันที่

สิ่งสำคัญคือต้องใส่วันที่ไว้บนหัวจดหมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณขอคำตอบ คุณสามารถข้ามส่วนนี้ไปได้หากคุณส่งอีเมล ไม่ใช่จดหมายจริง

• ประกาศเมื่อเดินทางมาถึง

หากจดหมายนั้นเป็นจดหมายส่วนบุคคล คุณสามารถระบุได้โดยการเขียนว่า "ส่วนบุคคล" หรือ "เป็นความลับ" พิมพ์ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด

• ใช้แบบอักษรที่เหมาะสม

ฟอนต์และขนาดฟอนต์ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับจดหมายนัดหมายคืออะไร? โปรดทราบว่าข้อความของคุณควรอ่านและชัดเจนได้ง่าย เลือกใช้แบบอักษรที่ใหญ่เพียงพอเพื่อให้ผู้รับไม่ต้องเหล่หรือซูมเข้าเพื่ออ่านจดหมายของคุณ อย่าเลือกขนาดตัวอักษรที่ใหญ่เกินไปเพราะอาจทำให้ข้อความของคุณยาวเกินไป ตามหลักการแล้ว ข้อความของคุณควรพอดีกับหน้าเดียว แบบอักษรที่แนะนำ ได้แก่ Arial, Times New Roman, Verdana, Cambria, Calibri และ Courier New เลือกขนาดฟอนต์ 14 หรือ 16 จุดสำหรับหัวเรื่อง และขนาดฟอนต์ 10 หรือ 12 จุดสำหรับทั้งตัวอักษร หลีกเลี่ยงการเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด วิธีนี้จะทำให้ข้อความของคุณอ่านยากและอาจฟังดูไม่สุภาพ

• จัดรูปแบบข้อความของคุณในบล็อก

เมื่อเขียนจดหมายธุรกิจ ควรจัดข้อความทั้งหมดให้ชิดซ้ายและใช้บรรทัดเว้นบรรทัดเดียว ใช้ช่องว่างสองครั้งระหว่างย่อหน้า

• เพิ่มลายเซ็น

อีเมลถือเป็นช่องทางการหนึ่งสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจ แม้ว่าคุณจะเตรียมจดหมายขอนัดหมายไว้บนช่องว่างอย่างเป็นทางการแล้ว ให้พิจารณาส่งทางอีเมลและแนบเอกสารมาด้วย

หลีกเลี่ยงการปิดจดหมาย/อีเมลขอนัดหมายด้วยคำว่า “เดนนิส คราฟท์ บริษัทเอบีซี” “ขอแสดงความนับถือ” และ “ขอแสดงความนับถือ” ให้เลือกตอนจบที่เป็นมืออาชีพมากกว่า เช่น ลายเซ็นอีเมล ลายเซ็นที่ออกแบบมาอย่างดีจะทำให้อีเมลของคุณมีความเป็นส่วนตัวมากขึ้นและเน้นถึงความเชี่ยวชาญของคุณ ลายเซ็นของคุณควรมีชื่อ ตำแหน่ง และข้อมูลติดต่อของคุณ คุณยังสามารถเพิ่มคำกระตุ้นการตัดสินใจเพิ่มเติม ด้วยลิงก์เพื่อตอบรับคำเชิญของคุณ ตรวจสอบตัวอย่าง ลายเซ็นอีเมลระดับมืออาชีพ ในอุดมคติเหล่านี้

เคล็ดลับการเขียนจดหมายขอนัดพบที่ดี

• ค้นคว้าข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าของคุณ

เมื่อพูดถึงการเขียนจดหมายขอนัดพบลูกค้า สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าคุณกำลังเขียนถึงใคร ดังนั้น ก่อนที่คุณจะเริ่มการมีส่วนร่วม ให้พยายามตอบคำถามต่อไปนี้: “ธุรกิจหรืออุตสาหกรรมของผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าของคุณคืออะไร”, “สิ่งที่ผู้คนในอุตสาหกรรมนี้กำลังประสบปัญหาอยู่คืออะไร”, “ลูกค้าของคุณกำลังพูดถึงอะไรบนโซเชียลมีเดีย”, ฯลฯ

• ระบุเหตุผลในการเขียนจดหมายคำขอให้ชัดเจน

เมื่อเขียนจดหมายขอนัดหมายกับลูกค้า ให้อธิบายว่าเหตุใดคุณจึงขอให้มีการประชุมครั้งนี้ อย่าพูดมากเกินไปเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการ ให้มุ่งความสนใจไปที่ผู้รับและเน้นย้ำถึงประโยชน์ที่เขา/เธอจะได้รับจากการสนทนากับคุณ

• สั้นๆนะ

จดหมายของคุณควรสั้นและตรงประเด็น ในกรณีที่คุณยังไม่รู้จักลูกค้ารายนี้และต้องการกำหนดเวลาการประชุมครั้งแรกกับเขา/เธอเพื่อแนะนำผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ อย่าพยายามให้รายละเอียดทั้งหมดในจดหมายฉบับแรก ให้ประโยชน์และค้นหาว่าเขา/เธอสนใจหรือไม่ หากคุณได้รับคำตอบว่า "ใช่" โปรดระบุรายละเอียดเพิ่มเติม

• ใช้ประโยคสั้น ๆ

เขียนประโยคที่สั้นและอ่านง่าย ไม่เกิน 25-30 คำ หลีกเลี่ยงการใช้คำสแลงและศัพท์เฉพาะมากเกินไป

• ใช้กริยาเป็น CTA ที่ซ่อนอยู่ (คำกระตุ้นการตัดสินใจ)

ใส่คำขอให้ดำเนินการในจดหมายของคุณเสมอ “หากต้องการคำตอบสำหรับคำถามของคุณ โปรด…” “มากำหนดเวลาการโทรด่วน 5-10 นาทีเพื่อหารือเกี่ยวกับ [เพิ่มจุดปวดของลูกค้าที่นี่]”

• เป็นมิตรแต่ยังคงความเป็นมืออาชีพ

คิดว่าคุณมีแนวโน้มที่จะฟังใครมากกว่า อาจารย์มหาวิทยาลัยที่พูดสุนทรพจน์ที่น่าเบื่อ หรือคนสื่อที่เล่าเรื่องอย่างมีชีวิตชีวา? เราเดาว่าคุณจะเลือกฟังคนที่พูดเชิงสนทนามากกว่า ในการเขียนเชิงธุรกิจ คุณไม่ควรเป็นทางการมากเกินไป พยายามใช้น้ำเสียงในการพูดคุยแต่มีความเป็นมืออาชีพ ทีนี้ลองเปรียบเทียบสองตัวอย่างนี้ คุณชอบอันไหนมากที่สุด?

“อีเมลของคุณจะได้รับคำตอบภายใน 1-3 วันทำการ”

“ฉันจะตอบอีเมลของคุณภายใน 1-3 วัน”

ประโยคที่สองฟังดูเป็นทางการและเป็นส่วนตัวมากกว่า พึงระลึกไว้เสมอว่าการสนทนาที่ดีนั้นรวมถึงคำถามด้วย พวกเขาสามารถทำให้ผู้รับของคุณรู้สึกเหมือนกำลังสนทนากับเขา/เธอ

• เพิ่มข้อมูลการติดต่อของคุณ

สิ่งสำคัญคือต้องให้ตัวเลือกแก่คนรู้จักของคุณในการตอบกลับ แน่นอน คุณสามารถเขียนบางสิ่งเช่น: “หากคุณมีคำถามใดๆ โปรดติดต่อฉันที่ [เพิ่มหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ] หรือส่งอีเมลถึงฉันที่ [เพิ่มที่อยู่อีเมลของคุณ]” แต่อีเมลของคุณจะดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น หากคุณเลือกที่จะเพิ่มลายเซ็นอีเมลพร้อมข้อมูลติดต่อ ลิงก์โซเชียลมีเดีย และแม้แต่รูปภาพของคุณ

• ตรวจสอบไวยากรณ์ของคุณสองครั้ง

จดหมายขอนัดประชุมกับลูกค้าต้องไม่ใช้น้ำเสียงที่เหมาะสมเท่านั้น แต่ยังต้องใช้ไวยากรณ์ที่เข้มข้นด้วย ไม่ต้องสงสัยเลยว่าวิธีที่ปลอดภัยที่สุดในการบรรลุไวยากรณ์ที่สมบูรณ์แบบในการโต้ตอบทางธุรกิจของคุณคือการเรียนรู้กฎทั้งหมดและฝึกฝนอย่างสม่ำเสมอ นอกจากนี้ คุณอาจต้องใช้เครื่องมือตรวจสอบไวยากรณ์ เช่น Grammarly, Ginger, White Smoke และอื่นๆ พวกเขาจะเน้นข้อผิดพลาดของคุณและแนะนำการแก้ไข

• แนบเอกสารที่เป็นประโยชน์

คุณอาจต้องการเพิ่มโบรชัวร์ ตัวอย่าง ฯลฯ ในจดหมาย/อีเมลของคุณ อย่าลืมพูดถึงสิ่งที่แนบมาเหล่านี้ แม้ว่าคำว่า "แนบ" จะเหมาะสำหรับอีเมล แต่คำว่า "แนบ" ใช้สำหรับอีเมลจริง อย่างไรก็ตาม วลีเช่น "Please find attachment" และ "Please find enclosed" อาจฟังดูน่าเบื่อและล้าสมัย มีทางเลือกอื่นหรือไม่? ใช่!

วลีด้านล่างฟังดูเป็นธรรมชาติและไม่เป็นทางการมากกว่าใช่ไหม

“ฉันได้แนบโบรชัวร์บริษัทมาให้คุณแล้ว”

“โปรดดูภาพวาดที่แนบมาด้วย”

“โปรดดูรายงานที่แนบมาสำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม”

วิธีเขียนจดหมายขอนัดหมายสำหรับหลายคน

เมื่อคุณต้องการระบุอีเมลธุรกิจหรือจดหมายถึงผู้รับหลายราย ให้พิจารณาถึงความสัมพันธ์ของพวกเขา หากผู้รับรู้จักกัน คุณสามารถเรียกพวกเขาตามลำดับตัวอักษรโดยใช้นามสกุล (หากมีน้อยกว่าสามคน) อย่าลืมใส่ชื่อของบุคคลทั้งหมดในส่วนที่อยู่ของผู้รับและบรรทัดคำทักทาย ขั้นแรกให้เขียนชื่อและที่อยู่ของบุคคลแรก ในบรรทัดถัดไป ให้เพิ่มที่อยู่ เมือง รัฐ ฯลฯ ด้านล่างให้เพิ่มชื่อและที่อยู่ของบุคคลที่สอง

วิธีเขียนอีเมลขอนัดหมาย

คุณควรดูตัวอย่างก่อนเขียนนัดหมายเพื่อขอจดหมายถึงลูกค้าเป็นความคิดที่ดี ด้านล่างนี้คือตัวอย่างอีเมลขอการนัดหมาย

ถึง: [email protected]

เรื่อง: การประชุม: การตรวจสอบคุณสมบัติที่กำหนดเองของซอฟต์แวร์ ABC

เรียน ดร.มาร์ติน

ฉันเป็นผู้จัดการฝ่ายพัฒนาธุรกิจของบริษัท ABC Mr. Koch CEO ของเราพบคุณในการประชุม RSNA ที่ชิคาโกเมื่อเดือนธันวาคมปีที่แล้ว ตามที่เราตกลงกัน ทีมงานของเราได้เตรียมซอฟต์แวร์เวอร์ชันพิเศษสำหรับคลินิกของคุณ เป็นไปได้ไหมที่คุณจะได้พบกับคุณคอชและฉันในสำนักงานของเราประมาณ 30 นาทีในช่วงระหว่างวันที่ 21-25 มีนาคม

นอกจากนี้ โปรดดูรายงานที่แนบมาด้วย ตอนนี้เหมาะกับความต้องการของคุณหรือไม่?

เรารอคอยที่จะได้ยินจากคุณ

[เพิ่มลายเซ็นอีเมลแบบมืออาชีพพร้อมข้อมูลติดต่อของคุณที่นี่]

ดังที่เราเห็นจากตัวอย่าง จดหมายขอนัดกับลูกค้ามี:

• หัวเรื่องที่เกี่ยวข้องที่แนะนำหัวข้อ
• การเปิดอย่างสุภาพ (เช่น “Dear Dr. Martin”)
• เหตุผลที่ชัดเจนสำหรับการประชุมและผลประโยชน์ (“เราเตรียมซอฟต์แวร์เวอร์ชันที่คุณขอ”)
• วันที่แนะนำพร้อมตัวเลือกให้ลูกค้าเสนอเวลาที่สะดวก
• ระยะเวลาการประชุมโดยประมาณ
• รายงานที่แสดงให้เห็นถึงการปรับปรุงที่สำคัญสำหรับลูกค้า
• การปิดอย่างสุภาพ (“เรารอคอยที่จะได้ยินจากคุณ”)
• ลายเซ็นอีเมลแบบมืออาชีพ

ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยงในจดหมายนัดหมาย

ผู้คนมักทำผิดพลาดในการเขียนจดหมายขอนัดหมาย ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณไม่ควรหลีกเลี่ยง:

• อย่าเขียนมากเกินไป จำไว้ว่าจดหมาย/อีเมลของคุณไม่ควรยาวเกินหนึ่งหน้า
• อย่าสะกดชื่อผู้รับผิด ที่ไปโดยไม่บอกว่าคุณต้องตรวจสอบอีกครั้งว่าคุณเขียนถูกต้องหรือไม่
• อย่าส่งจดหมายที่เต็มไปด้วยคำที่สะกดผิดและการพิมพ์ผิด นี่เป็นเพียงไม่เป็นมืออาชีพ อย่าลืมตรวจทานจดหมายและอีเมลแต่ละฉบับ หากคุณต้องการสร้างความประทับใจ
• อย่าโฟกัสตัวเองมากเกินไป เมื่อเขียนอีเมลขอนัดหมาย จำเป็นต้องอธิบายว่าทำไมลูกค้าควรอุทิศเวลาให้กับคุณและสิ่งที่เขา/เธอจะได้รับจากการประชุมครั้งนี้เป็นสิ่งสำคัญ
• อย่าเสนอหน้าต่างการประชุมที่มีขนาดเล็กมาก พยายามมีเวลาทั้งวันหรือสองสามวันให้ลูกค้าเลือก
• อย่าใจร้อน บางครั้งคุณอาจต้องติดต่อกับลูกค้ามากกว่าหนึ่งครั้งเพื่อรับคำตอบ อย่างไรก็ตาม โปรดอดทนรอและเผื่อเวลาไว้อย่างน้อยหนึ่งวันทำการก่อนที่คุณจะส่งการติดตามผล

บทสรุป

บ่อยครั้งที่จดหมายขอนัดหมายเป็นการติดต่อครั้งแรกที่บุคคลทำกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องปรับโทนเสียงของจดหมายเพื่อสร้างความประทับใจแรกพบที่ดี การนัดหมายกับคนรู้จักคุณแล้วได้รับคำตอบว่า "ใช่" ก็สำคัญไม่แพ้กัน

ในการเขียนจดหมายเพื่อขอนัดหมายกับลูกค้าที่ประสบความสำเร็จ โปรดจำไว้ว่า:

• เสนอมูลค่าให้ผู้ได้รับเชิญ
• อธิบายบริบทของการประชุมให้ชัดเจน หรือแม้แต่ใส่วาระการประชุมสั้นๆ
• ขอเวลาเฉพาะ (เช่น 15-20 นาที)
• ทำให้ผู้รับสะดวก (โดยเสนอห้องว่างหลายรายการในกำหนดการของคุณเพื่อให้ผู้ได้รับเชิญเลือกจาก)
• แสดงว่าคุณซาบซึ้งจริง ๆ กับเวลาที่ผู้รับจะไปพบกับคุณ