클라이언트에게 약속 요청 편지를 작성하는 방법

1. 약속요청서란?
2. 언제, 왜 약속 요청서를 작성해야 합니까?
3. 약속 요청서에는 어떤 내용이 포함되어야 합니까?
4. 공식 임명 요청 편지의 형식을 지정하는 방법
5. 좋은 약속 요청서를 작성하는 요령
6. 여러 사람을 위한 약속 요청서 작성 방법
7. 예약 요청 이메일 작성 방법
8. 약속 편지에서 피해야 할 실수

유용한 도구:
1. Newoldstamp - 이메일 서명 마케팅
2. Mailchimp - 이메일 빌더 및 발신자
3. Reply.io - 개인 이메일 지원, 통화 및 작업
4. RocketLink - 브랜드의 짧은 링커
5. Canva 및 Instasize - 디자인 및 이미지 편집을 위한 온라인 도구

약속 요청 편지란 무엇입니까?

그것은 사람들이 개인 또는 개인 그룹에게 만나기를 요청하기 위해 쓰는 공식적인 편지입니다. 그들은 관리자, 감독자, 고객 또는 비즈니스 파트너와의 회의를 주선해야 할 수도 있습니다.

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언제, 왜 약속 요청서를 작성해야 합니까?

약속 요청 이메일은 일반적으로 비즈니스 기회나 기타 중요한 문제에 대해 논의하기 위해 사람들이 귀하와 만나도록 하기 위해 작성됩니다.

약속 요청서에는 어떤 내용이 포함되어야 합니까?

• 회의 이유

고객을 이미 알고 있든, 고객에게 보내는 첫 이메일이든, 인사말 뒤에 이유를 포함해야 합니다.

"어제 전화로 얘기하고 미용실에 샴푸를 공급하기로 합의했습니다.";

"우리는 당신에게 우리의 헤어 케어 제품을 제공하고 싶습니다. 왜냐하면..."

• 장소

고객이 사무실 주소를 알고 있다고 확신하고 같은 장소에서 회의를 개최할 예정인 경우에도 회의가 열리는 장소를 명시해야 합니다.

"흥미롭게 들린다면 7월 20일 오전 11시에 우리 사무실(주소)에서 만나 추가 협력에 대해 논의할 수 있습니다."

• 권장 날짜 및 시간

약속 날짜와 시간을 표시합니다.

“7월 20일 월요일 11시가 괜찮습니까? 또는 7월 20일 월요일 오후 4시 또는 7월 21일 화요일 오전 10시에 가능합니다.”

• 회의 기간

받는 사람에게 회의에 소요되는 시간을 알립니다. 이것은 당신이 그/그녀의 시간에 민감하고 그/그녀가 하루를 쉽게 계획할 수 있도록 하기를 원한다는 것을 나타냅니다.

"5월 12일 오전 9시 30분에 우리 사무실에서 15분 회의에 참석할 수 있습니까?";

"간단한 발표를 위해 20분의 시간을 드리겠습니다."

• 귀하의 클라이언트가 약속을 통해 얻을 수 있는 이점

고객에게 약속 요청서를 작성할 때 고객이 이점을 이해하도록 돕습니다.

"우리는 회사에 대한 포괄적인 조사를 수행했으며 우리는 귀하에게 상호 유익한 비즈니스 제안이 있다고 믿습니다.";

"비용을 얼마나 절감할 수 있는지 알아보기 위해 15분 동안 전화 통화를 하시겠습니까?"

• 회의 후 후속 조치 요청

계속해서 신뢰를 구축하고 고객과의 관계를 발전시키려면 고객과 계속 연락해야 합니다.

“며칠 내로 귀하가 갖고 있는 모든 질문에 답하고 짧은 약속을 다시 잡을 수 있도록 연락드리겠습니다.”

공식 약속 요청 편지의 형식을 지정하는 방법

고객과의 약속을 위해 효율적이고 세련된 요청 편지를 작성하는 것은 몇 가지 일반적인 규칙을 준수할 때 따르기 쉬운 작업이 될 수 있습니다. 그렇다면 좋은 약속 편지는 어떤 모습일까요? 빛나게 하려면 무엇을 추가해야 할까요?

• 브랜드 공백 사용

브랜드 공백은 수령인에게 귀사가 설립되고 전문적임을 나타냅니다. 익명의 회사에서 보낸 편지/이메일보다 더 큰 신뢰를 불러일으킵니다.

• 발신인 정보 추가

이 정보는 편지를 보낸 사람을 나타냅니다(예: Mike Bradshaw, ABC 회사). 페이지의 오른쪽 상단 모서리에 이름과 주소를 입력합니다. 이메일로 회의를 요청하는 경우 이 부분을 건너뛸 수 있습니다. 수신자가 잠재적으로 이메일을 열 수 있도록 하려면 다음 질문에 답하십시오. “회신을 원하는 회사는? [email protected]에서 연락하는 사람입니까 아니면 [email protected]과 같은 브랜드가 없는 이메일 주소를 사용하는 사람입니까?”

• 날짜

특히 응답을 요청할 때 레터헤드에 날짜를 기재하는 것이 중요합니다. 또한 물리적인 편지가 아닌 이메일을 보낼 경우 이 부분을 건너뛸 수 있습니다.

• 도착 시 알림

편지가 개인적인 것이라면 "개인" 또는 "기밀"이라고 기재하여 표시할 수 있습니다. 모두 대문자로 입력합니다.

• 적절한 글꼴 사용

약속 편지에 사용하기에 가장 적절한 글꼴과 글꼴 크기는 무엇입니까? 메시지는 읽기 쉽고 명확해야 합니다. 받는 사람이 당신의 편지를 읽기 위해 곁눈질하거나 확대할 필요가 없도록 충분히 큰 글꼴을 선호하십시오. 너무 큰 글꼴 크기를 선택하면 메시지가 너무 길어질 수 있으므로 선택하지 마십시오. 이상적으로는 텍스트가 한 페이지에 잘 맞아야 합니다. 권장 글꼴은 Arial, Times New Roman, Verdana, Cambria, Calibri 및 Courier New입니다. 제목에 대해 14포인트 또는 16포인트 글꼴 크기를 선택하고 전체 문자에 대해 10포인트 또는 12포인트 글꼴 크기를 선택합니다. 모두 대문자로 작성하지 마십시오. 이것은 당신의 메시지를 읽기 어렵게 만들고 무례하게 들릴 수 있습니다.

• 블록으로 텍스트 서식 지정

비즈니스 레터를 작성할 때 전체 텍스트를 왼쪽으로 정렬하고 한 줄 간격을 사용하는 것이 좋습니다. 단락 사이에 이중 공백을 사용하십시오.

• 서명 추가

이메일은 비즈니스 커뮤니케이션의 공식 채널 중 하나로 간주됩니다. 공석에 임용요청서를 작성했더라도 이메일로 보내고 서류를 첨부하는 것도 고려해 보세요.

간단한 "Dennis Kraft, ABC 회사", "친절한 인사" 및 "진심으로"로 약속 요청 편지/이메일을 닫지 마십시오. 대신 이메일 서명과 같은 보다 전문적인 결말을 선택하십시오. 멋지게 디자인된 서명은 이메일을 더욱 개인화하고 전문 지식을 강조합니다. 서명에는 이름, 직위 및 연락처 정보가 포함되어야 합니다. 초대를 수락하는 링크와 함께 추가 클릭 유도문안을 추가할 수도 있습니다 . 이상적인 전문 이메일 서명의 다음 예를 확인하십시오.

좋은 약속 요청 편지를 작성하는 요령

• 고객에 대한 정보 조사

클라이언트에게 약속 요청 편지를 쓸 때 누구에게 편지를 쓰는지 아는 것이 중요합니다. 따라서 계약을 시작하기 전에 "잠재 고객의 비즈니스 또는 산업은 무엇입니까?", "이 업계의 사람들이 어려움을 겪고 있는 사항은 무엇입니까?", "고객이 소셜 미디어에서 무엇에 대해 이야기하고 있습니까?", 등.

• 요청서를 작성하는 이유를 명확하게 기술하십시오

고객과의 약속에 대한 요청 편지를 작성할 때 이 미팅을 요청하는 이유를 설명하십시오. 원하는 것에 대해 너무 많이 말하지 마십시오. 대신, 받는 사람에게 집중하고 그가 당신과의 대화를 통해 얻을 수 있는 이점을 강조하십시오.

• 짧게 유지

당신의 편지는 짧고 요점이어야 합니다. 이 클라이언트를 아직 알지 못하고 첫 번째 미팅을 통해 제품이나 서비스를 소개하고 싶은 경우 첫 번째 편지에 모든 세부 정보를 제공하려고 하지 마십시오. 혜택을 주고 그/그녀가 관심이 있는지 알아보십시오. 대답이 "예"인 경우 자세한 내용을 제공하십시오.

• 짧은 문장 사용

25-30단어 이내로 짧고 읽기 쉬운 문장을 작성하십시오. 속어와 너무 많은 용어를 사용하지 마십시오.

• 동사를 숨겨진 CTA로 사용(클릭 유도문안)

항상 편지에 조치 요청을 포함시키십시오. "질문에 대한 답변을 얻으려면...", "[여기에 고객의 애로 사항 추가]에 대해 논의하기 위해 5-10분 간의 빠른 통화 일정을 잡겠습니다."

• 친절하되 전문성을 유지하십시오

지루한 연설을 하는 대학 강사 또는 생생한 이야기를 들려주는 미디어 담당자 중 누구의 말을 더 잘 들을지 생각해 보십시오. 우리는 당신이 더 대화적으로 말하는 사람의 말을 듣기로 선택했을 것이라고 생각합니다. 비즈니스 글쓰기에서는 지나치게 형식적이어서는 안 됩니다. 당신의 어조를 대화적이면서도 전문적으로 유지하십시오. 이제 이 두 가지 예를 비교해 보겠습니다. 어느 것이 가장 마음에 드시나요?

"귀하의 이메일은 영업일 기준 1~3일 이내에 답변될 것입니다."

"1~3일 이내에 이메일에 답장해 드리겠습니다."

두 번째 문장은 더 비격식적이고 개인적으로 들립니다. 또한 좋은 대화에는 질문이 포함된다는 점을 기억하십시오. 그들은 받는 사람이 그/그녀와 대화를 하고 있는 것처럼 느끼게 할 수 있습니다.

• 연락처 정보 추가

귀하에게 응답할 수 있는 옵션을 귀하의 연결에 제공하는 것이 중요합니다. 물론 다음과 같이 작성할 수 있습니다. “질문이 있으면 [전화번호 추가]로 연락하거나 [이메일 주소 추가]로 이메일을 보내주십시오.” 그러나 연락처 정보, 소셜 미디어 링크 및 사진과 함께 이메일 서명을 추가하도록 선택하면 이메일이 더 전문적으로 보일 것입니다.

• 문법을 다시 확인하십시오

클라이언트와의 미팅 약속에 대한 적절한 요청서는 적절한 어조뿐만 아니라 강력한 문법이 필요합니다. 의심할 여지 없이, 비즈니스 통신에서 완벽한 문법을 ​​달성하는 가장 안전한 방법은 모든 규칙을 배우고 규칙적으로 연습하는 것입니다. 게다가 Grammarly, Ginger, White Smoke 등과 같은 문법 검사 도구를 사용해야 할 수도 있습니다. 그들은 당신의 실수를 강조하고 수정을 제안할 것입니다.

• 유용한 문서 첨부

편지/이메일에 브로셔, 샘플 등을 추가할 수 있습니다. 이러한 첨부 파일을 언급하는 것을 잊지 마십시오. "첨부"라는 단어는 이메일에 적합하지만 "봉입"은 물리적 메일에 사용됩니다. 그러나 "첨부된 것을 찾으십시오" 및 " 동봉된 것을 찾으십시오"와 같은 문구는 답답하고 구식으로 들릴 수 있습니다. 대안이 있습니까? 예!

아래 문구가 더 자연스럽고 비격식적으로 들리지 않나요?

"회사 브로셔를 첨부했습니다."

"첨부된 스케치를 봐주세요."

“자세한 내용은 동봉된 보고서를 참조하시기 바랍니다.”

여러 사람을 위한 약속 요청 편지를 작성하는 방법

여러 수신자에게 비즈니스 이메일이나 편지를 보내려면 이들의 관계를 고려하십시오. 수신자가 서로를 알고 있는 경우 성을 알파벳순으로 지정할 수 있습니다(3명 미만인 경우). 받는 사람의 주소 섹션과 인사말 라인에 모든 개인의 이름을 포함해야 합니다. 먼저 첫 번째 개인의 이름과 주소를 작성합니다. 다음 줄에 거리 주소, 도시, 주 등을 추가합니다. 아래에 두 번째 개인의 이름과 주소를 추가합니다.

약속 요청 이메일을 작성하는 방법

클라이언트에게 편지를 요청하는 약속을 쓰기 전에 항상 예를 ​​살펴보는 것이 좋습니다. 다음은 약속을 요청하기 위한 샘플 요청 이메일입니다.

받는 사람: [email protected]

제목: 회의: ABC 소프트웨어 사용자 지정 기능 검토

마틴 박사님께,

저는 ABC 회사의 비즈니스 개발 관리자입니다. 당사의 CEO인 Mr. Koch는 지난 12월 시카고에서 열린 RSNA 컨퍼런스에서 귀하를 만났습니다. 동의한 대로 저희 팀은 귀하의 진료소를 위한 특별 버전의 소프트웨어를 준비했습니다. 3월 21-25일 사이에 저희 사무실에서 Mr. Koch와 저를 30분 정도 만날 수 있을까요?

또한 첨부된 보고서를 참고하시기 바랍니다. 지금 귀하의 요구 사항에 적합합니까?

여러분의 의견을 기다립니다.

[여기에 연락처 데이터가 포함된 전문 ​​이메일 서명 추가]

예에서 볼 수 있듯이 고객과의 약속을 요청하는 편지에는 다음과 같은 내용이 있습니다.

• 주제를 소개하는 관련 제목 줄
• 정중한 시작(예: "Dear Dr. Martin")
• 미팅의 명확한 이유와 혜택("요청하신 소프트웨어 버전을 준비했습니다.")
• 제안된 날짜와 고객이 편리한 시간을 제공할 수 있는 옵션
• 회의 예상 시간
• 고객에게 중요한 개선 사항을 보여주는 보고서
• 정중한 마무리("귀하의 의견을 기다립니다.")
• 전문적인 이메일 서명

약속 편지에서 피해야 할 실수

사람들은 약속 요청서를 작성할 때 종종 실수를 합니다. 다음은 피해야 할 몇 가지 DON'T입니다.

• 너무 많이 쓰지 마십시오. 편지/이메일의 길이는 한 페이지를 넘지 않아야 합니다.
• 받는 사람 이름의 철자를 틀리지 마십시오. 정확하게 작성했는지 다시 확인해야 함은 물론입니다.
• 철자가 틀린 단어와 오타가 가득한 편지를 보내지 마십시오. 이것은 비전문적일 뿐입니다. 좋은 인상을 남기고 싶다면 각 편지와 이메일을 반드시 교정하십시오.
• 자신에게 너무 집중하지 마십시오. 약속 요청 이메일을 작성할 때 고객이 왜 당신에게 시간을 할애해야 하고 이 회의에서 무엇을 얻을 수 있는지 설명하는 것이 중요합니다.
• 아주 작은 회의 창을 제공하지 마십시오. 고객이 선택할 수 있도록 하루 종일 또는 며칠을 보내십시오.
• 조급해하지 마십시오. 때로는 응답을 받기 위해 클라이언트와 두 번 이상 연락해야 할 수도 있습니다. 그러나 인내심을 갖고 후속 조치를 보내기 전에 최소한 영업일 기준 1일을 허용하십시오.

결론

종종 약속 요청 편지는 사람이 잠재 고객과 가장 먼저 접촉하는 것입니다. 따라서 좋은 첫인상을 남기기 위해서는 글자의 어조를 올바르게 잡는 것이 중요합니다. 당신을 이미 알고 있는 사람과 약속을 잡고 대답에 대해 "예"를 얻을 수 있는 것도 마찬가지로 중요합니다.

고객과의 약속을 요청하는 성공적인 편지를 작성하려면 다음 사항에 유의하십시오.

• 초대받은 사람에게 가치 제공
• 회의의 맥락을 명확하게 설명하거나 간단한 의제를 포함할 수도 있습니다.
• 특정 시간을 요청하십시오(예: 15-20분).
• 받는 사람이 편리하게 사용할 수 있도록 하십시오(초대받은 사람이 선택할 수 있도록 일정에 여러 개의 가용성을 제공하여).
• 받는 사람이 당신을 만나기 위해 시간을 할애하고 있다는 사실에 진심으로 감사하고 있음을 보여주십시오.