Comment rédiger un e-mail d'invitation réussi pour organiser un grand événement

1. L'anatomie d'une lettre d'invitation
2. Conseils pour rédiger un e-mail d'invitation
3. 6 excellents exemples d'e-mail d'invitation

Outils utiles:
1. Newoldstamp - Marketing par signature électronique
2. Mailchimp - Créateur et expéditeur d'e-mails
3. Reply.io - Contacts personnels par e-mail, appels et tâches
4. Mailtrack - Le lien e-mail ouvre le suivi
5. Canva - Outil en ligne pour créer des designs

Les événements qui se démarquent vraiment nécessitent une bonne stratégie marketing. L'une des stratégies les plus efficaces lors de la planification d'une campagne événementielle consiste à rédiger un e-mail d'invitation réussi. Si vous recherchez de bons conseils sur ces e-mails, vous pouvez arrêter de chercher sur Internet, car c'est l'arrêt idéal pour consulter les exemples et les conseils sur la manière de rédiger un e-mail d'invitation réussi pour votre événement.

L'anatomie d'une lettre d'invitation

La lettre d'invitation doit inspirer votre public à assister à l'événement et doit inclure tous les détails que le participant doit connaître.

La lettre d'invitation doit contenir un peu de formalité ainsi que des formulations amicales qui donnent un sentiment de professionnalisme tout en invitant votre public. Voici quelques-uns des points importants que vous devez garder à l'esprit pour créer l'anatomie de la lettre d'invitation :

• Ligne d'objet appropriée pour votre invitation par e-mail à l'événement :

Choisir une ligne d'objet appropriée rendra votre e-mail plus attrayant pour le public cible, car c'est l'une des premières choses qu'un destinataire voit lorsqu'il reçoit l'e-mail. L'e-mail d'invitation à un événement doit contenir une ligne d'objet pertinente par rapport au corps de l'e-mail.

Par exemple, une ligne d'objet comme "quelques inscriptions restantes" pour un e-mail qui parle d'inscriptions qui viennent d'être ouvertes n'est pas appropriée. Un tel e-mail d'invitation vous fait paraître carrément non professionnel en tant qu'organisation hôte.

• Invitation par e-mail à un événement chic :

Un e-mail d'invitation élégant est le moyen le plus formel d'inviter des personnes à votre événement. C'est l'option la plus couramment utilisée pour les événements internationaux avec une grande variété de personnes parmi le public.

Il est préférable de commencer votre invitation à un événement par e-mail avec des salutations qui ajouteront une touche personnelle à votre e-mail. L'invitation à l'événement avec un format élégant atteindra de nombreuses personnes et les salutations personnelles à votre public les feront se sentir chéris par l'idée que tout le monde est considéré comme important.

• Présentation personnelle :

Après avoir présenté les salutations au début de l'e-mail, fournissez une courte introduction personnelle sur les détails de l'événement. Assurez-vous que cette partie est un peu informelle mais en même temps pertinente par rapport aux informations fournies dans le reste de l'e-mail. L'introduction personnelle dans le message d'invitation à l'événement pourrait commencer quelque chose comme ceci :

Hey [Ajoutez le nom du destinataire],

Nous espérons que vous passez une merveilleuse journée !

Nous vous écrivons cet e-mail pour vous informer de la conférence en ligne à laquelle vous vous êtes inscrit. Nous aimerions vous avoir avec nous et en faire un succès.

Cependant, la date limite de paiement arrive bientôt et nous n'avons pas eu de vos nouvelles. Voici les détails du paiement : [inclure les détails, la bannière ou le lien]

Merci d'avance,

[Nom de l'hôte ou de l'entreprise]

Ou, un autre exemple est:

• Détails nécessaires :

Une fois que vous avez fourni une brève introduction et décrit brièvement votre événement, il est temps d'entrer directement dans les détails requis de la manière la plus courte possible. Le fait de pointer les détails dans un format à puces réduit le temps de lecture de l'e-mail complet tout en obtenant les détails requis comme la date ou l'heure.

Une autre méthode consiste à mettre ces données en gras pour attirer l'attention du destinataire sur l'événement d'invitation par e-mail. Un e-mail qui déclenchera un grand événement ne doit pas contenir trop d'informations à la fois. Essayez de diviser ces informations en plusieurs séquences d'e-mails.

• Le but de l'e-mail d'invitation :

Cette partie de l'e-mail est une version étendue de la ligne d'objet. Vous pouvez l'ajouter sur l'introduction personnelle ou au début du texte où vous donnerez des détails. Soyez bref comme une ou deux phrases maximum.

N'exagérez pas là-dessus, gardez-le un peu officiel. De nombreux rédacteurs d'e-mails ou entreprises manquent cette partie importante d'un e-mail d'invitation à un événement qui fournit l'essence de l'e-mail.

• Proposition de valeur:

Vous devez expliquer à votre public en quelques mots pourquoi il devrait assister à cet événement et ce qu'il en retirera. Vous n'avez pas besoin de fournir ces informations dans chaque e-mail que vous envoyez à un participant, mais de les répartir sur deux ou trois e-mails. Vous pouvez ajouter le lien vers les informations précédentes, si vous souhaitez rappeler les détails.

Le premier e-mail lorsque vous demandez à vos participants de s'inscrire est l'e-mail où vous devez fournir les propositions de valeur et les incitations les plus importantes. Mais pas tous, vous devriez garder quelque chose pour les surprendre lors de l'événement.

• Heure exacte, date et lieu :

Pour les événements hors ligne, ces trois éléments d'information sont comme l'air, l'eau et la terre. À quel point ces choses sont essentielles à la vie, fournir la date, l'heure et le lieu exacts est la bouée de sauvetage de l'événement. Lors de l'envoi d'un e-mail de rappel, quelques jours avant l'événement, fournissez à vos invités les détails exacts.

Par exemple, pour les événements en ligne, vous n'avez pas besoin de fournir les informations sur l'emplacement. Au lieu de cela, vous devez inclure l'URL de la page de l'événement avec le nom d'utilisateur ou le mot de passe, le cas échéant, dans l'e-mail. Il est préférable d'écrire l'heure selon les horaires militaires pour éviter toute confusion entre am et pm Ou, vous pouvez indiquer le fuseau horaire et envoyer la notification avant le départ.

• Mentionnez d'autres invités :

Afin de susciter l'enthousiasme parmi les inscrits et les participants, vous pouvez mentionner les noms de certains autres invités qui assisteront au même événement et aussi, les noms des invités venant en sens inverse qui vont donner des conférences. Lors de la rédaction de l'e-mail d'invitation avec les noms VIP, n'oubliez pas d'ajouter également quelques petits détails.

• Demande de confirmation:

Après avoir mentionné tous les détails nécessaires, les informations exactes et certaines incitations, assurez-vous de demander à votre public de confirmer sa présence en appuyant sur un bouton fourni à la fin/au pied de page ou en visitant le site Web.

De plus, il est important de se rappeler de ne pas demander de confirmation trop de fois. En fait, dans le premier e-mail, vous ne pouvez pas fournir les boutons "se connecter" ou "s'inscrire ici". Écrivez simplement quelque chose comme « L'inscription commence bientôt » ou « Rester serré pour une future inscription ». Cela créera une plus grande anticipation parmi les participants.

• En attente de l'acceptation du lecteur :

Si vous envoyez une invitation à l'événement, vous devez demander à envoyer par e-mail une confirmation ou une acceptation dans un certain délai. Et enfin, il serait bien d'exprimer son enthousiasme pour l'acceptation du lecteur dans la dernière partie de l'anatomie de la lettre d'invitation. Cela aidera à rendre votre inscrit potentiel plus passionné par l'événement.

Si vous souhaitez attirer encore plus l'attention sur l'événement, il serait bien de joindre la signature de l'e-mail avec la bannière au bas de l'e-mail. Vous pouvez ajouter votre nom, vos coordonnées principales et l'adresse e-mail dans le bloc de signature.

Ainsi, si vous avez un événement à annoncer, vous pouvez utiliser le générateur de signature d'e-mail NEWOLDSTAMP pour faire basculer votre campagne marketing et vous simplifier la vie. Ce service permet de créer des e-mails professionnels et visuellement attrayants en quelques étapes simples.

Conseils pour rédiger un e-mail d'invitation

Maintenant que vous avez composé l'épine dorsale de l'e-mail d'invitation, il est temps d'improviser et de rédiger un e-mail d'invitation réussi pour déclencher un grand événement. Nous avons rassemblé quelques-uns des bons conseils pour améliorer le style d'écriture, rendre l'e-mail captivant et augmenter le taux d'ouverture de l'e-mail. Voici quelques-uns des conseils à vérifier :

• Séparez le public en certains groupes selon la situation géographique ou selon leur qualification professionnelle. Par la suite, lors de la rédaction d'une invitation à un événement par e-mail, il sera plus facile d'accomplir la personnalisation.
• Personnalisez votre ligne d'objet dans la lettre d'invitation en fonction de votre public segmenté. Comme déjà indiqué, cela aide à atteindre davantage les participants. Bien sûr, inviter individuellement des personnes à un événement prend beaucoup de temps, mais il est important de personnaliser chaque e-mail.
• Attirez l'attention sur votre événement - comme déjà indiqué ci-dessus, ajouter dans votre événement d'invitation par e-mail un petit texte sur la façon dont les gens bénéficieront d'un tel événement est une bonne idée. De plus, vous pouvez donner un sens à l'urgence en ajoutant des lignes d'objet spécifiques ou une exclusivité qui peuvent augmenter les taux d'ouverture des e-mails de 20 %.
• Une invitation par e-mail pour un événement qui ne contient pas d'incitations, d'images et d'offres pour l'événement ne se démarquera certainement pas aux yeux du destinataire. Les e-mails d'événement avec de tels détails attireront certainement plus de destinataires dans l'événement.
• Ajoutez le bouton CTA (Call-to-action) pour permettre aux gens de répondre plus facilement à votre e-mail d'invitation à l'événement. Vous pouvez ajouter un CTA mais pas plus car cela pourrait confondre le destinataire et vous pouvez perdre un participant potentiel. N'oubliez pas non plus que "moins c'est plus", donc lorsque vous n'ajoutez même pas de CTA mais que votre événement correspond exactement à ce que la personne recherchait, le destinataire sera déjà impatient d'y assister. Donc, vous devez également accorder plus d'attention au bon public cible.
• Vous ne voulez pas que votre e-mail contienne des fautes de frappe et de grammaire, de tels e-mails feront reculer votre public. Alors, revérifiez tout le texte, y compris la ligne d'objet et le corps du texte.
• Enfin, créer des séquences de suivi pour votre événement n'est pas une idée innovante. Assurez-vous de créer des séquences d'e-mails pré-écrites pour chacune de vos listes de diffusion. Croyez-moi, les séquences d'automatisation des e-mails changent la donne pour toutes les entreprises.

6 excellents exemples d'e-mail d'invitation

Nous comprenons qu'il est plus facile de conseiller tous les conseils ci-dessus que de les utiliser dans la pratique. Il peut être assez difficile de trouver exactement les bonnes actions et les bons outils. Nous avons donc décidé de vous montrer quelques exemples pour vous inspirer et vous aider à maîtriser le format. Par conséquent, nous voici avec les 6 meilleurs exemples d'e-mail d'invitation :

      1. Sumo Con

Cet exemple a une structure professionnelle qui aide les destinataires à comprendre en quoi consiste l'événement, où se trouve l'emplacement et en même temps, il aide à éviter aux lecteurs d'avoir à faire l'hypothèse d'environ :

- La dédicace de l'événement et le prix,

- Les experts qui vont enseigner la tactique,

- Quel type de prestations incluent toutes les séances,

- Comment réserver les billets et bien plus encore.

De plus, l'e-mail d'événement comprend la zone d'en-tête en surbrillance, le contenu volumineux qui peut sembler assez écrasant, mais qui affiche toutes les informations nécessaires. Il donne aux participants l'occasion d'examiner rapidement la campagne et tous les détails en un seul endroit. C'est bien qu'ils aient divisé l'e-mail en quelques segments plus petits. De plus, c'est une bonne idée de créer un e-mail d'invitation sous la forme d'une infographie.

2. Club de petit-déjeuner Big Sea

Nous pouvons trouver ici un contenu et un design excellents et professionnels. La structure et les images de l'e-mail d'invitation sont agréables à lire et le contenu est accueillant et attire l'attention.

Cela oblige simplement les téléspectateurs à continuer à apprendre le reste de l'invitation pour consulter plus de détails. Il s'adresse directement aux participants potentiels et montre que l'événement est extrêmement pertinent pour quiconque cherche à développer ses activités de conception Web et de marketing numérique. L'invité spécial et l'invitation-nature font sentir l'exclusivité autour de l'événement et aident à attirer les participants pour visiter et discuter des idées exceptionnelles.

3. Neil Patel

L'invitation elle-même est merveilleusement conçue. Vous pouvez voir une belle utilisation du CTA qui rend le message transparent et clair pour les participants potentiels. Il montre quelles sont exactement les prochaines étapes. Le bouton d'appel à l'action, ainsi que les liens vers les prochaines étapes et informations, permettent aux téléspectateurs de répondre plus facilement.

Faire une proposition de valeur ici qui montre brièvement en quoi consiste l'événement et quels sont les avantages de la visite - très utile pour attirer l'attention. Cela aide à amener les lecteurs à vérifier la dernière partie de l'invitation et à les persuader de se convertir.

4. Travailler trois

L'imagerie, la structure ainsi que le contenu et le corps du texte de la campagne de l'événement social semblent légers et visuellement attrayants. Cela incite à vérifier l'intégralité de l'e-mail et donne un sentiment de confiance et d'autorité aux hôtes. Un tel contenu et une telle conception contribueront certainement à assurer aux lecteurs que les détails qu'ils reçoivent sont valides et précieux. Cela augmentera l'excitation et encouragera à participer à la discussion.

Le Où ?, Quand ? et les parties RSVP sont grandement utilisées pour informer les gens des détails nécessaires. Cela permet déjà de mieux appréhender l'événement. Cela montre également l'autorité et réduit l'anxiété que les gens peuvent avoir autour du but qu'ils tireront de la visite.

5. Tournesol en direct

Les CTA dans l'e-mail d'invitation sont de petits textes avec des boutons et semblent assez clairs - vous pouvez enregistrer la date, soumettre des propositions et obtenir un modèle personnalisable. L'e-mail comprend la bannière sous la forme d'une infographie et contient des liens vers des informations supplémentaires.

La conception et l'imagerie de l'invitation sont individuelles et parfaitement en ligne avec le site et la marque de l'entreprise. Vous pouvez voir que l'invitation contient moins de détails sur l'événement que les autres décrites dans cet article. Cela crée simplement un sentiment de curiosité.

6. Dîner caché

Cet exemple incite définitivement les participants à cliquer sur les liens et à réserver les places. Le texte CTA utilisé par l'équipe marketing dans l'invitation est excellent. "Consultez le menu et réservez vos places" est extrêmement clair et détaillé. Cela donne au spectateur aucun doute sur ce qui va se passer après avoir cliqué sur le lien.

De plus, après avoir cliqué sur le lien à la fin de l'e-mail, les participants potentiels accéderont à la page d'accueil où ils trouveront plus de détails. Ces méthodes permettent aux participants de confirmer leur présence rapidement et de réserver facilement les billets. Cela contribue également à augmenter les ventes et la fréquentation.

Sommaire

Toutes les tactiques susmentionnées ont effectivement été utilisées et un grand succès a été obtenu par diverses organisations. Alors, ne lisez pas pour avancer, prenez un stylo et du papier pour noter ces points. De plus, vous pouvez utiliser le NEWOLDSTAMP   service et ajoutez immédiatement des signatures électroniques avec la bannière à votre invitation.

De plus, vous pouvez annoncer votre événement sur les réseaux sociaux pour générer du buzz. Plus tard, vous pourrez envoyer des e-mails aux personnes intéressées par l'événement. Les médias sociaux ont complètement balayé de nombreuses méthodes de communication, cependant, les e-mails restent une plate-forme authentique et formelle pour se connecter avec les gens. Alors, restez calme, allez-y et créez un e-mail d'invitation réussi pour organiser un grand événement.