Come scrivere un'e-mail di invito di successo per far scoppiare un grande evento

1. L'anatomia di una lettera di invito
2. Suggerimenti per scrivere un'e-mail di invito
3. 6 Grandi esempi di e-mail di invito

Strumenti utili:
1. Newoldstamp - Marketing delle firme e-mail
2. Mailchimp - Generatore di email e mittente
3. Reply.io: contatti e-mail personali, chiamate e attività
4. Mailtrack: il collegamento e-mail apre il monitoraggio
5. Canva - Strumento online per la creazione di progetti

Gli eventi che si distinguono davvero richiedono una buona strategia di marketing. Una delle strategie più efficaci quando si pianifica una campagna di eventi è scrivere un'e-mail di invito di successo. Se stai cercando ottimi suggerimenti su tali e-mail, allora potresti interrompere la ricerca su Internet perché questa è la fermata perfetta per controllare gli esempi e i suggerimenti su come scrivere un'e-mail di invito di successo per il tuo evento.

L'anatomia di una lettera di invito

La lettera di invito deve ispirare il pubblico a partecipare all'evento e deve includere tutti i dettagli che il partecipante deve conoscere.

La lettera di invito deve contenere un po' di formalità insieme a parole amichevoli che diano una sensazione di professionalità mentre invitano il pubblico. Di seguito sono riportati alcuni dei punti importanti da tenere a mente per creare l'anatomia della lettera di invito:

• Riga dell'oggetto corretta per l'invito e-mail all'evento:

Scegliere una riga dell'oggetto corretta renderà la tua e-mail più attraente per il pubblico di destinazione perché questa è una delle prime cose che un destinatario vede dopo aver ricevuto l'e-mail. L'e-mail di invito per un evento deve contenere una riga dell'oggetto pertinente al corpo dell'e-mail.

Ad esempio, una riga dell'oggetto come "alcune registrazioni rimaste" per un'e-mail che parla di registrazioni appena aperte non è appropriato. Un'e-mail di invito del genere ti fa sembrare decisamente poco professionale come organizzazione ospitante.

• Invito e-mail all'evento di classe:

Un'email di invito di classe è il modo più formale per invitare persone al tuo evento. Questa è l'opzione più comunemente usata per eventi internazionali con una grande varietà di persone tra il pubblico.

È meglio iniziare l'invito all'evento e-mail con i saluti che aggiungeranno un tocco personale alla tua e-mail. L'invito all'evento con un formato di classe raggiungerà molte persone e il saluto personale al tuo pubblico li farà sentire apprezzati dall'idea che tutti sono considerati importanti.

• Introduzione personale:

Dopo aver fornito i saluti all'inizio dell'e-mail, fornire una breve introduzione personale sui dettagli dell'evento. Assicurati che questa parte sia un po' informale ma allo stesso tempo pertinente alle informazioni fornite nel resto dell'e-mail. L'introduzione personale nel messaggio di invito per l'evento potrebbe iniziare qualcosa del genere:

Ehi [Aggiungi il nome del destinatario],

Ci auguriamo che tu stia passando una splendida giornata!

Ti scriviamo questa email per informarti della conferenza online per la quale ti sei registrato. Ci piacerebbe averti con noi e renderlo un successo.

Tuttavia, la scadenza per il pagamento sta arrivando presto e non abbiamo tue notizie. Di seguito i dettagli del pagamento: [includere i dettagli, banner o link]

Grazie in anticipo,

[Nome dell'host o dell'azienda]

Oppure, un altro esempio è:

• Dettagli necessari:

Dopo aver fornito una breve introduzione e descritto brevemente il tuo evento, è il momento di passare direttamente ai dettagli richiesti nel modo più breve possibile. Indicare i dettagli in un formato puntato riduce il tempo per leggere l'e-mail completa mentre si ottengono i dettagli richiesti come la data o l'ora.

Un altro metodo consiste nel rendere questi dati in grassetto per attirare l'attenzione del destinatario sull'evento di invito e-mail. Un'e-mail che farà esplodere un grande evento non deve contenere troppe informazioni in una volta. Prova a dividere queste informazioni in diverse sequenze di email.

• Lo scopo dell'e-mail di invito:

Questa parte dell'e-mail è una versione estesa della riga dell'oggetto. Puoi aggiungerlo nell'introduzione personale o all'inizio del testo dove fornirai i dettagli. Mantienilo breve come una o due frasi al massimo.

Non esagerare, mantienilo un po' ufficiale. Molti scrittori di e-mail o aziende perdono questa parte importante di un'e-mail di invito a un evento che fornisce l'essenza dell'e-mail.

• Proposta di valore:

Dovresti spiegare al tuo pubblico in poche parole perché dovrebbero partecipare a questo evento e cosa ne guadagneranno. Non è necessario fornire tali informazioni in ogni e-mail che invii a un partecipante, ma distribuirle su due o tre e-mail. È possibile aggiungere il collegamento alle informazioni precedenti, se si desidera ricordare i dettagli.

La prima e-mail in cui si chiede ai partecipanti di registrarsi è l'e-mail in cui è necessario fornire le proposte di valore e gli incentivi più significativi. Ma non solo, dovresti tenere qualcosa per sorprenderli all'evento.

• Ora, data e luogo esatti:

Per gli eventi offline, queste tre informazioni sono come aria, acqua e terra. Proprio come questa roba è essenziale per la vita, fornire la data, l'ora e il luogo esatti è l'ancora di salvezza dell'evento. Durante l'invio di un'e-mail di promemoria, alcuni giorni prima dell'evento, fornisci ai tuoi ospiti i dettagli esatti.

Ad esempio per gli eventi online, non è necessario fornire le informazioni sulla posizione. Invece, dovresti includere l'URL della pagina dell'evento insieme al nome utente o alla password, se presenti nell'e-mail. È meglio scrivere l'ora in base all'ora militare per evitare confusione tra la mattina e la sera Oppure puoi indicare il fuso orario e inviare la notifica prima dell'inizio.

• Menziona altri ospiti:

Per suscitare entusiasmo tra gli iscritti e i partecipanti, puoi menzionare i nomi di altri ospiti che parteciperanno allo stesso evento e anche i nomi degli ospiti in arrivo che terranno alcune conferenze. Quando scrivi l'e-mail di invito con i nomi VIP, non dimenticare di aggiungere anche alcuni piccoli dettagli.

• Richiesta di conferma:

Dopo aver menzionato tutti i dettagli necessari, le informazioni esatte e alcuni incentivi, assicurati di chiedere al tuo pubblico di confermare la propria presenza premendo un pulsante presente in fondo/piè di pagina o visitando il sito web.

Inoltre, è importante ricordare di non chiedere conferma troppe volte. Infatti, nella prima email, potresti non fornire i pulsanti "accedi" o "registrati qui". Basta scrivere qualcosa come "La registrazione inizia presto" o "Stai fermo per la registrazione futura". Ciò creerà una maggiore attesa tra i partecipanti.

• In attesa dell'accettazione da parte del lettore:

Se invii un invito all'evento, devi chiedere di inviare una mail di conferma o accettazione entro un certo orario. E infine, sarebbe bello esprimere entusiasmo per l'accettazione del lettore nell'ultima parte dell'anatomia della lettera di invito. Aiuterà a far sentire più appassionato il tuo potenziale iscritto all'evento.

Se vuoi attirare ancora più attenzione sull'evento, sarebbe bello allegare la firma dell'e-mail con il banner a piè di pagina dell'e-mail. Puoi aggiungere il tuo nome, i dettagli di contatto principali e l'indirizzo email nel blocco firma.

Quindi, se hai un evento da pubblicizzare, puoi utilizzare il generatore di firme e-mail NEWOLDSTAMP per scuotere la tua campagna di marketing e semplificarti la vita. Questo servizio aiuta a creare e-mail professionali e visivamente accattivanti in un paio di semplici passaggi.

Suggerimenti per scrivere un'e-mail di invito

Ora, quando hai composto la spina dorsale dell'e-mail di invito, è il momento di improvvisare e scrivere un'e-mail di invito di successo per far scoppiare un grande evento. Abbiamo raccolto alcuni degli ottimi suggerimenti per migliorare lo stile di scrittura, rendere l'e-mail accattivante e aumentare il tasso di apertura dell'e-mail. Ecco alcuni dei suggerimenti da verificare:

• Segregare il pubblico in determinati gruppi in base alla posizione geografica o alla qualifica professionale. Successivamente, durante la scrittura di un invito a un evento e-mail, sarà più facile realizzare la personalizzazione.
• Personalizza la riga dell'oggetto nella lettera di invito in base al tuo pubblico segmentato. Come già affermato, aiuta a raggiungere di più i partecipanti. Naturalmente, invitare individualmente le persone a un evento richiede molto tempo, ma è importante personalizzare ogni email.
• Attira l'attenzione sul tuo evento - come già affermato sopra, aggiungere nell'evento di invito via e-mail un piccolo testo su come le persone trarranno vantaggio da tale evento è una buona idea. Inoltre, puoi dare un senso di urgenza aggiungendo specifiche righe dell'oggetto o esclusività che possono aumentare i tassi di apertura delle email del 20%.
• Un invito via e-mail per l'evento che non contenga incentivi, immagini e offerte nell'evento non risalterà sicuramente agli occhi del destinatario. Le e-mail dell'evento con tali dettagli attireranno sicuramente più destinatari nell'evento.
• Aggiungi il pulsante CTA (Call-to-action) per consentire alle persone di rispondere più facilmente alla tua e-mail di invito per l'evento. Puoi aggiungere un CTA ma non di più perché potrebbe confondere il destinatario e potresti perdere un potenziale partecipante. Inoltre, ricorda "less is more", quindi quando non aggiungi nemmeno un CTA ma il tuo evento è esattamente ciò che la persona stava cercando, il destinatario sarà già ansioso di parteciparvi. Quindi, devi anche prestare maggiore attenzione al giusto pubblico di destinazione.
• Non vuoi che la tua e-mail contenga errori di battitura ed errori grammaticali, tali e-mail faranno tornare il tuo pubblico a quelle. Quindi, ricontrolla tutto il testo inclusa la riga dell'oggetto e il corpo della copia.
• Ultimo ma non meno importante, creare sequenze di follow-up per il tuo evento non è un'idea innovativa. Assicurati di creare sequenze di e-mail pre-scritte per ciascuna delle tue liste di e-mail. Credi, le sequenze di automazione della posta elettronica sono un punto di svolta per ogni azienda.

6 ottimi esempi di e-mail di invito

Comprendiamo che consigliare tutti i suggerimenti di cui sopra è più facile che usarli nella pratica. Potrebbe essere piuttosto difficile trovare le azioni e gli strumenti giusti esatti. Quindi, abbiamo deciso di mostrare alcuni esempi per ispirarti e per aiutarti a padroneggiare il formato. Pertanto, eccoci con i 6 migliori esempi di email di invito:

      1. SumoCon

Questo esempio ha una struttura realizzata professionalmente che aiuta i destinatari a comprendere di cosa tratta l'evento, dove si trova la location e, allo stesso tempo, aiuta a salvare i lettori dal dover fare ipotesi di intorno:

- La dedica dell'evento e il prezzo,

- Gli esperti che insegneranno tattiche,

- Che tipo di vantaggi includono tutte le sessioni,

- Come prenotare i biglietti e molto altro.

Inoltre, l'e-mail dell'evento include l'area dell'intestazione evidenziata, il contenuto del corpo di grandi dimensioni che può sembrare piuttosto opprimente ma mostra tutte le informazioni necessarie. Dà ai partecipanti l'opportunità di esaminare rapidamente la campagna e tutti i dettagli in un unico posto. È bello che abbiano suddiviso l'e-mail in alcuni segmenti più piccoli. Inoltre, è una bella idea creare un'e-mail di invito sotto forma di infografica.

2. Club per la colazione Big Sea

Possiamo trovare qui un ottimo contenuto e design professionale. La struttura e le immagini dell'e-mail di invito sono comode per la lettura e il contenuto è accogliente e attira l'attenzione.

Obbliga semplicemente gli spettatori a procedere imparando la parte restante dell'invito per verificare maggiori dettagli. Si rivolge direttamente ai potenziali partecipanti e mostra che l'evento è estremamente rilevante per chiunque cerchi di far crescere le proprie attività di web design e marketing digitale. L'ospite speciale e la natura invitante fanno sentire l'esclusività attorno all'evento e questo aiuta ad attirare i partecipanti a visitare e discutere le intuizioni eccezionali.

3. Neil Patel

L'invito stesso è meravigliosamente progettato. Puoi vedere un buon uso di CTA che rende il messaggio trasparente e chiaro per i potenziali partecipanti. Mostra quali sono esattamente i prossimi passi. Il pulsante di invito all'azione, così come i collegamenti ai passaggi e alle informazioni successivi, semplificano la risposta degli spettatori.

Fare qui una proposta di valore che mostra brevemente di cosa tratta l'evento e quali sono i vantaggi della visita - aiuta molto in un modo per catturare l'attenzione. Aiuta i lettori a controllare l'ultima parte dell'invito ea convincerli a convertirsi.

4. Lavorare tre

Le immagini, la struttura, i contenuti e il corpo del testo della campagna di eventi social sono leggeri e visivamente accattivanti. Ispira a controllare l'intera posta elettronica e dà un senso di fiducia e autorità negli host. Tali contenuti e design contribuiranno sicuramente a garantire ai lettori che i dettagli che ricevono sono validi e preziosi. Aumenterà l'entusiasmo e incoraggerà a partecipare alla discussione.

Il dove?, quando? e le parti RSVP sono ampiamente utilizzate per informare le persone sui dettagli necessari. Questo aiuta già a comprendere meglio l'evento. Questo mostra anche l'autorità e riduce l'ansia che le persone potrebbero avere riguardo allo scopo che guadagneranno dalla visita.

5. Tornasole dal vivo

Le CTA nell'e-mail di invito sono un piccolo testo con pulsanti e sembrano abbastanza chiare: puoi salvare la data, inviare proposte e ottenere un modello personalizzabile. L'e-mail include il banner sotto forma di infografica e contiene i collegamenti alle informazioni aggiuntive.

Il design e le immagini dell'invito sono individuali e assolutamente in linea con il sito e il marchio dell'azienda. Puoi vedere che l'invito contiene meno dettagli sull'evento rispetto agli altri descritti in questo articolo. Crea semplicemente un senso di curiosità.

6. Cena nascosta

Questo esempio attira sicuramente i partecipanti a fare clic sui collegamenti e prenotare i posti. Il testo CTA utilizzato dal team di marketing nell'invito è eccellente. 'Guarda il menù e prenota i tuoi posti' è estremamente chiaro e dettagliato. Non dà allo spettatore alcun dubbio su cosa sarà dopo aver cliccato sul collegamento.

Inoltre, dopo aver cliccato sul link alla fine dell'email, i potenziali partecipanti arriveranno alla pagina di destinazione dove troveranno maggiori dettagli. Tali metodi consentono ai partecipanti di rispondere rapidamente e prenotare i biglietti con facilità. Aiuta anche ad aumentare le vendite e la partecipazione.

Riepilogo

Tutte le tattiche di cui sopra sono state effettivamente utilizzate e un grande successo è stato ottenuto da varie organizzazioni. Quindi, non leggere per andare avanti, prendi carta e penna per annotare questi punti. Inoltre, puoi utilizzare il NEWOLDSTAMP   servizio e aggiungi subito firme e-mail con il banner al tuo invito.

Inoltre, puoi pubblicizzare il tuo evento sui social media per generare buzz. Successivamente, puoi inviare e-mail a persone interessate all'evento. I social media hanno completamente spazzato via molti metodi di comunicazione, tuttavia, le e-mail rimangono ancora una piattaforma autentica e formale per connettersi con le persone. Quindi, mantieni la calma, vai avanti e crea un'e-mail di invito di successo per organizzare un grande evento.