Cómo escribir un correo electrónico de invitación exitoso para organizar un gran evento

1. La anatomía de una carta de invitación
2. Consejos para escribir un correo electrónico de invitación
3. 6 excelentes ejemplos de correo electrónico de invitación

Herramientas útiles:
1. Newoldstamp - Marketing de firma de correo electrónico
2. Mailchimp: generador y remitente de correo electrónico
3. Reply.io: divulgación de correo electrónico personal, llamadas y tareas
4. Mailtrack: el enlace del correo electrónico abre el seguimiento
5. Canva - Herramienta online para hacer diseños

Los eventos que realmente se destacan requieren una buena estrategia de marketing. Una de las estrategias más efectivas al planificar una campaña de eventos es escribir un correo electrónico de invitación exitoso. Si ha estado buscando buenos consejos sobre este tipo de correos electrónicos, entonces puede dejar de buscar en Internet porque esta es la parada perfecta para consultar los ejemplos y consejos sobre cómo escribir un correo electrónico de invitación exitoso para su evento.

La anatomía de una carta de invitación

La carta de invitación debe inspirar a tu audiencia a asistir al evento y debe incluir todos los detalles que el asistente necesita saber.

La carta de invitación debe contener un poco de formalidad junto con una redacción amigable que brinde una sensación de profesionalismo al invitar a su audiencia. Los siguientes son algunos de los puntos importantes que debe tener en cuenta para crear la anatomía de la carta de invitación:

• Línea de asunto adecuada para la invitación por correo electrónico de su evento:

Elegir una línea de asunto adecuada hará que su correo electrónico sea más atractivo para el público objetivo porque es una de las primeras cosas que ve un destinatario al recibir el correo electrónico. El correo de invitación para un evento debe contener una línea de asunto relevante para el cuerpo del correo electrónico.

Por ejemplo, una línea de asunto como "quedan algunos registros" para un correo electrónico que habla de registros que recién se están abriendo no es apropiado. Un correo electrónico de invitación de este tipo lo hace parecer francamente poco profesional como organización anfitriona.

• Invitación por correo electrónico a un evento con clase:

Un elegante correo electrónico de invitación es la forma más formal de invitar a la gente a su evento. Esta es la opción más utilizada para eventos internacionales con una gran variedad de personas entre la audiencia.

Es mejor comenzar su invitación al evento por correo electrónico con saludos que agregarán un toque personal a su correo electrónico. La invitación al evento con un formato elegante llegará a muchas personas y el saludo personal a su audiencia hará que se sientan atesorados por la idea de que todos son importantes.

• Introducción personal:

Después de proporcionar saludos al comienzo del correo electrónico, proporcione una breve introducción personal sobre los detalles del evento. Asegúrese de que esta parte sea un poco informal pero al mismo tiempo relevante para la información proporcionada en el resto del correo electrónico. La introducción personal en el mensaje de invitación para el evento podría comenzar así:

Oye [añade el nombre del destinatario],

¡Esperamos que estés teniendo un día maravilloso!

Le escribimos este correo electrónico para informarle sobre la conferencia en línea para la que se registró. Nos encantaría tenerte con nosotros y que sea un éxito.

Sin embargo, la fecha límite de pago se acerca y no hemos tenido noticias tuyas. Los siguientes son los detalles de pago: [incluir los detalles, banner o enlace]

Gracias por adelantado,

[Nombre del anfitrión o empresa]

O, otro ejemplo es:

• Detalles necesarios:

Una vez que haya proporcionado una breve introducción y descrito su evento brevemente, es hora de pasar directamente a los detalles requeridos de la manera más breve posible. Señalar los detalles en un formato con viñetas reduce el tiempo para leer el correo electrónico completo y obtener los detalles requeridos, como la fecha o la hora.

Otro método es poner esos datos en negrita para atraer la atención del destinatario al evento de invitación por correo electrónico. Un correo electrónico que reventará un gran evento no debe contener demasiada información a la vez. Trate de dividir esta información en varias secuencias de correo electrónico.

• El propósito del correo electrónico de invitación:

Esta parte del correo electrónico es una versión extendida de la línea de asunto. Puede agregar esto en la presentación personal o al comienzo del texto donde dará detalles. Manténgalo breve como una o dos oraciones como máximo.

No exageres, mantenlo un poco oficial. Muchos escritores de correos electrónicos o empresas pasan por alto esta parte importante de un correo electrónico de invitación a un evento que proporciona la esencia del correo electrónico.

• Propuesta de valor:

Debe explicar a su audiencia en pocas palabras por qué deben asistir a este evento y qué obtendrán de él. No es necesario que proporcione dicha información en cada correo electrónico que envíe a un asistente, sino que la distribuya en dos o tres correos electrónicos. Puedes añadir el enlace a la información anterior, si quieres recordar los detalles.

El primer correo electrónico cuando solicita a sus participantes que se registren es el correo electrónico en el que debe proporcionar las propuestas de valor e incentivos más significativos. Pero no todos, debes guardar algo para sorprenderlos en el evento.

• Hora exacta, fecha y lugar:

Para eventos fuera de línea, estas tres piezas de información son como el aire, el agua y la tierra. Cómo estas cosas son esenciales para la vida, proporcionar la fecha, la hora y el lugar exactos es la línea de vida del evento. Mientras envía un correo electrónico de recordatorio, unos días antes del evento, proporcione a sus invitados los detalles exactos.

Por ejemplo, para eventos en línea, no necesita proporcionar información sobre la ubicación. En su lugar, debe incluir la URL de la página del evento junto con el nombre de usuario o la contraseña, si se proporciona alguna en el correo electrónico. Es mejor escribir la hora según el horario militar para evitar confusiones entre am y pm O bien, puede indicar la zona horaria y enviar la notificación antes del inicio.

• Menciona a otros invitados:

Para generar entusiasmo entre los inscritos y asistentes, puede mencionar los nombres de algunos otros invitados que asistirán al mismo evento y también, los nombres de los próximos invitados que darán algunas conferencias. Al escribir el correo electrónico de invitación con nombres VIP, no olvide agregar también algunos pequeños detalles.

• Solicitud de confirmacion:

Después de mencionar todos los detalles necesarios, la información exacta y algunos incentivos, asegúrese de pedirle a su audiencia que confirme su asistencia presionando un botón al final/pie de página o visitando el sitio web.

Además, es importante recordar no pedir confirmación demasiadas veces. De hecho, en el primer correo electrónico, no puede proporcionar los botones "iniciar sesión" o "regístrate aquí". Simplemente escriba algo como "El registro comienza pronto" o "Estén atentos para el registro futuro". Esto creará una mayor expectación entre los asistentes.

• Esperando la aceptación del lector:

Si envía una invitación al evento, debe solicitar el envío por correo electrónico de una confirmación o aceptación en un momento determinado. Y por último, sería bueno expresar el entusiasmo por la aceptación del lector en la última parte de la anatomía de la carta de invitación. Ayudará a que su posible inscrito se sienta más apasionado por el evento.

Si desea atraer aún más la atención sobre el evento, sería bueno adjuntar la firma del correo electrónico con el banner en el pie de página del correo electrónico. Puede agregar su nombre, detalles de contacto principales y la dirección de correo electrónico en el bloque de firma.

Entonces, si tiene un evento para anunciar, puede usar el generador de firmas de correo electrónico NEWOLDSTAMP para impulsar su campaña de marketing y facilitarle la vida. Este servicio ayuda a crear correos electrónicos profesionales y visualmente atractivos en un par de pasos simples.

Consejos para escribir un correo electrónico de invitación

Ahora, cuando haya compuesto la columna vertebral de la invitación por correo electrónico, es hora de improvisar y escribir un correo electrónico de invitación exitoso para estallar un gran evento. Hemos reunido algunos de los mejores consejos para mejorar el estilo de escritura, hacer que el correo electrónico sea cautivador y aumentar la tasa de apertura del correo electrónico. Estos son algunos de los consejos para comprobar:

• Separe a la audiencia en ciertos grupos según la ubicación geográfica o según su calificación profesional. A partir de entonces, al escribir una invitación a un evento por correo electrónico, será más fácil lograr la personalización.
• Personaliza tu línea de asunto en la carta de invitación de acuerdo a tu audiencia segmentada. Como ya se dijo, ayuda a llegar más a los asistentes. Por supuesto, invitar personas individualmente a un evento lleva mucho tiempo, pero es importante personalizar cada correo electrónico.
• Llame la atención sobre su evento: como ya se indicó anteriormente, agregar en su evento de invitación por correo electrónico un pequeño texto sobre cómo se beneficiará la gente de dicho evento es una buena idea. Además, puede dar un sentido de urgencia agregando líneas de asunto específicas o exclusividad que pueden aumentar las tasas de apertura de correo electrónico en un 20%.
• Una invitación por correo electrónico para un evento que no contenga incentivos, imágenes y ofertas en el evento definitivamente no se destacará a los ojos del destinatario. Los correos electrónicos del evento con tales detalles definitivamente atraerán a más destinatarios al evento.
• Agregue el botón CTA (Llamado a la acción) para que las personas respondan más fácilmente a su correo de invitación para el evento. Puede agregar una llamada a la acción, pero no más, ya que podría confundir al destinatario y perder un posible asistente. Además, recuerda que "menos es más", de modo que cuando ni siquiera agregues un CTA pero tu evento sea exactamente lo que la persona ha estado buscando, entonces el destinatario ya estará ansioso por asistir. Por lo tanto, también debe prestar más atención al público objetivo correcto.
• No desea que su correo electrónico tenga errores tipográficos y gramaticales, tales correos electrónicos harán que su audiencia retroceda. Por lo tanto, verifique dos veces todo el texto, incluida la línea de asunto y el cuerpo del texto.
• Por último, pero no menos importante, crear secuencias de seguimiento para su evento no es una idea innovadora. Asegúrese de crear secuencias de correo electrónico escritas previamente para cada una de sus listas de correo electrónico. Cree, las secuencias de automatización de correo electrónico cambian las reglas del juego para todas las empresas.

6 excelentes ejemplos de correo electrónico de invitación

Entendemos que aconsejar todos los consejos anteriores es más fácil que usarlos en la práctica. Puede ser bastante difícil encontrar las acciones y herramientas exactas correctas. Entonces, decidimos mostrar algunos ejemplos para inspirarte y ayudarte a dominar el formato. Por eso, aquí estamos con los 6 mejores ejemplos de email de invitación:

      1. SumoCon

Este ejemplo tiene una estructura hecha profesionalmente que ayuda a los destinatarios a comprender de qué se trata el evento, dónde está la ubicación y, al mismo tiempo, ayuda a evitar que los lectores tengan que hacer la hipótesis de alrededor:

- La dedicación del evento y el precio,

- Los expertos que van a enseñar tácticas,

- Qué tipo de beneficios incluyen todas las sesiones,

- Cómo reservar las entradas y mucho más.

Además, el correo electrónico del evento incluye el área de encabezado resaltada, el contenido del cuerpo grande que puede parecer bastante abrumador pero muestra toda la información necesaria. Brinda a los participantes la oportunidad de examinar rápidamente la campaña y todos los detalles en un solo lugar. Es bueno que hayan dividido el correo electrónico en algunos segmentos más pequeños. Además, es una idea encantadora hacer un correo electrónico de invitación en forma de infografía.

2. Club de desayuno Big Sea

Podemos encontrar aquí un gran y profesional contenido y diseño. La estructura del correo electrónico de invitación y las imágenes son cómodas para leer y el contenido es acogedor y llama la atención.

Simplemente obliga a los espectadores a seguir leyendo el resto de la invitación para ver más detalles. Se dirige directamente a los asistentes potenciales y muestra que el evento es extremadamente relevante para cualquiera que busque hacer crecer sus negocios de diseño web y marketing digital. El invitado especial y la naturaleza de la invitación hacen sentir la exclusividad en torno al evento y eso ayuda a atraer a los participantes para que visiten y discutan las ideas excepcionales.

3. Neil Patel

La invitación en sí está maravillosamente diseñada. Puede ver un buen uso de CTA que hace que el mensaje sea transparente y claro para los asistentes potenciales. Muestra cuáles son exactamente los siguientes pasos. El botón de llamado a la acción, así como los enlaces a los siguientes pasos e información, facilitan que los espectadores confirmen su asistencia.

Hacer una propuesta de valor aquí que muestre brevemente de qué se trata el evento y cuáles son las ventajas de visitarlo, muy útil para captar la atención. Es útil hacer que los lectores revisen la última parte de la invitación y persuadirlos para que se conviertan.

4. Trabajando tres

Las imágenes, la estructura, así como el contenido y el cuerpo del texto de la campaña del evento social se ven livianos y visualmente atractivos. Inspira revisar todo el correo electrónico y da una sensación de confianza y autoridad en los anfitriones. Tal contenido y diseño definitivamente ayudarán a asegurar a los lectores que los detalles que reciben son válidos y valiosos. Aumentará la emoción y animará a participar en la discusión.

¿Dónde?, ¿Cuándo? y las partes de RSVP se utilizan mucho para informar a las personas sobre los detalles necesarios. Eso ya ayuda a comprender mejor el evento. Esto también muestra la autoridad y reduce la ansiedad que las personas pueden tener en torno al propósito que obtendrán de la visita.

5. Tornasol en vivo

Los CTA en el correo electrónico de invitación son texto pequeño con botones y se ven bastante claros: puede guardar la fecha, enviar propuestas y obtener una plantilla personalizable. El correo electrónico incluye el banner en forma de infografía y tiene enlaces a la información adicional.

El diseño y las imágenes de la invitación son individuales y absolutamente acordes con el sitio y la marca de la empresa. Puedes ver que la invitación tiene menos detalles sobre el evento que las otras descritas en este artículo. Simplemente crea una sensación de curiosidad.

6. Cena oculta

Este ejemplo definitivamente atrae a los participantes a hacer clic en los enlaces y reservar los asientos. El texto de CTA que usa el equipo de marketing en la invitación es excelente. 'Ver el menú y reservar sus asientos' es extremadamente claro y detallado. No le da al espectador ninguna duda de lo que va a ser después de hacer clic en el enlace.

Además, después de hacer clic en el enlace al final del correo electrónico, los posibles participantes accederán a la página de destino donde encontrarán más detalles. Dichos métodos permiten a los asistentes confirmar su asistencia rápidamente y reservar las entradas con facilidad. También ayuda a impulsar las ventas y la asistencia.

Resumen

Todas las tácticas mencionadas anteriormente se han utilizado y varias organizaciones han logrado un gran éxito. Entonces, simplemente no lea para seguir adelante, tome un lápiz y papel para anotar estos puntos. Además, puede utilizar el NUEVO SELLO ANTIGUO   servicio y agregue firmas de correo electrónico con el banner a su invitación de inmediato.

Además, puede anunciar su evento en las redes sociales para generar entusiasmo. Más tarde, puede enviar correos electrónicos a las personas interesadas en el evento. Las redes sociales han eliminado por completo muchos métodos de comunicación, sin embargo, los correos electrónicos siguen siendo una plataforma auténtica y formal para conectarse con las personas. Entonces, mantenga la calma, continúe y cree un correo electrónico de invitación exitoso para organizar un gran evento.