Jak agencja treści zastąpiła wszystkie narzędzia do tworzenia treści i zarządzania projektami przez Narrato Workspace: studium przypadku

Tło i problem

Profil agencji treści:

Agencja obsługuje globalną klientelę, mając w swoim portfolio tysiące klientów. Oferują usługi tworzenia treści dla stron internetowych, blogów, mediów społecznościowych oraz innych wewnętrznych i zewnętrznych kanałów publikacji dla firm.

Problem:

Agencja co miesiąc tworzy i dostarcza swoim klientom tysiące treści. Aby obsłużyć tworzenie treści na taką skalę, do połączenia procesu używali zarówno gotowego, jak i niestandardowego oprogramowania. Ich stos oprogramowania zawierał zwykłych podejrzanych oraz niektóre niestandardowe oprogramowanie – a mianowicie dokumenty i arkusze Google wraz z dokumentami i arkuszami offline, Dysk Google i Dropbox, oprogramowanie do zarządzania projektami, e-mail, Slack, Grammarly, Copyscape i kilka innych. Zgodnie z oczekiwaniami proces treści był rozproszony i podzielony, powodując możliwe do uniknięcia błędy procesu, nieefektywność, nadmiarowość procesów i zbyt dużo czasu spędzanego na zarządzaniu operacjami treści.

Właśnie wtedy postanowili spróbować Narrato Workspace.

Jak Narrato Workspace przekształciło ich operacje dotyczące treści?

Narrato Workspace to zintegrowane oprogramowanie do tworzenia treści i zarządzania przepływem pracy. Został zaprojektowany, aby pomóc zespołom zajmującym się treścią przejrzeć cały proces tworzenia treści od początku do końca, począwszy od tworzenia treści i planowania, po tworzenie treści, współpracę i publikowanie. Jest to również świetne oprogramowanie do zarządzania zespołem z kilkoma elastycznymi rolami użytkowników i funkcjami zarządzania płatnościami dla niezależnych autorów.

Agencja treści zaczęła wykorzystywać Narrato Workspace do planowania, przypisywania, tworzenia i dostarczania treści dla wszystkich swoich klientów. Zredukowali swój stos oprogramowania do zarządzania operacjami zawartości do Narrato Workspace i Slack.

Byli na tyle mili, że podzielili się z nami swoim przepływem pracy. Oto, jak prowadzą swoje operacje na zawartości za pomocą Narrato Workspace.

Wdrażanie nowych klientów i dostarczanie treści

Początkowo agencja przeniosła kilku klientów i wszystkie ich wewnętrzne zespoły ds. treści do Narrato. Po wygładzeniu procesu tworzenia treści dla tych klientów dodali całą resztę i zaczęli dostarczać pracę za pośrednictwem Narrato. Przypisali jeden projekt Narrato do jednego klienta i dali zespołowi klienta dostęp do projektu. Agencja zawsze dodaje klientów w roli klienta, aby dostarczać tylko treści gotowe do sprawdzenia. (Tylko statusy zadań „Wysłane do klienta”, „Ukończone” i „Opublikowane” są widoczne dla klientów, chyba że zadanie jest przypisane do członka klienta).

Za każdym razem, gdy pozyskujemy nowego klienta, agencja tworzy nowy projekt dedykowany klientowi. Następnie wysyłają zaproszenia do zespołu klienta w ramach roli „Klient” i dają im dostęp do projektu. Do każdego projektu przypisany jest również Project Manager z zespołu agencji, który zajmuje się planowaniem treści, tworzeniem zadań i przydzielaniem zadań pisarzom.

Klienci agencji byli bardzo zadowoleni z nowego, zorganizowanego dashboardu, który pozytywnie wpłynął na biznes content agencji. Klienci dzielą się opiniami, żądają zmian i zatwierdzają pracę na platformie. Oszczędza to zarówno agencji, jak i jej klientom mnóstwo czasu i wysiłku, które pierwotnie szły na przesyłanie dokumentów lub linków w tę iz powrotem.

Organizowanie projektów i korzystanie z repozytorium wytycznych i szablonów

W przypadku każdego projektu agencja treści stosuje miesięczny system folderów. Następnie tworzą podfoldery na podstawie kategorii treści lub podprojektów, nad którymi pracują dla klienta. Zadania zawartości znajdują się w tych podfolderach.

Agencja zapisuje wszystkie wytyczne i zasoby projektowe wielokrotnego użytku w repozytorium wytycznych w Workspace i łączy je z zadaniami dotyczącymi treści zgodnie z wymaganiami. Posiadanie jednego miejsca, w którym można znaleźć wszystkie informacje o treści, wytyczne i zasoby marki, a także możliwość łączenia ich z wieloma zadaniami, wywarło duży wpływ. Oszczędza to czas zespołu ds. treści agencji i ogranicza zbędne przesyłanie wiadomości.

Menedżerowie treści również intensywnie korzystają z szablonów treści, aby uzyskać ustrukturyzowane dane wejściowe od swoich autorów. Zapewnia to zgodność ze specyfikacjami projektu i ogranicza niepotrzebne błędy treści i recenzje.

Przypisywanie zadań treści i śledzenie postępów

Przed przejściem na Workspace agencja przypisywała pracę pisarzom za pomocą Slacka, podczas gdy wytyczne projektowe musiały być dostępne na ich wewnętrznym pulpicie nawigacyjnym. Ale dzięki Narrato Workspace mogą teraz łatwo przypisywać pracę twórców treści i redaktorów na platformie ze wszystkimi wytycznymi dołączonymi do zadań.

Statusy i automatyzacja przepływu zadań ułatwiły śledzenie pracy nad treścią i usprawniły proces. Nie muszą się już martwić o brakujące pliki lub polowanie na nie w Dropbox (oprogramowaniu, którego używali wcześniej do zbierania prac od pisarzy).

Aby mieć zakładkę na temat postępów projektów, agencja korzysta z Kalendarza Treści i Tablicy Kanban. Pomaga im również śledzić powtarzające się projekty, takie jak blogi i zarządzanie mediami społecznościowymi.

Tworzenie treści za pomocą potężnego edytora treści

Twórcy i menedżerowie treści agencji uwielbiają edytor treści Narrato do tworzenia treści. Daje świetne sugestie dotyczące optymalizacji treści i można go dostosować do dowolnego szablonu treści. Na przykład zadania związane z blogiem agencji wykorzystują szablony blogów, podczas gdy zadania dotyczące biuletynów i kopiowania stron internetowych są dostosowywane do innych, bardziej odpowiednich szablonów.

Edytor treści łączy w sobie moc Dokumentów Google z Grammarly i jest bardzo lubiany przez ich zespół ds. treści. Edytor dostarcza autorom sugestii dotyczących ulepszeń treści dotyczących gramatyki, struktury artykułu i przegadania. Te sugestie okazują się bardzo pomocne w poprawie jakości tworzonych przez agencję treści. Kontrola plagiatu z redaktorem pomaga zespołowi kontroli jakości upewnić się, że każdy element treści jest oryginalny. Funkcje współpracy, takie jak komentowanie w linii, przypisywanie zadań, statusy przepływu zadań, wytyczne dotyczące zadań, wiadomości, łącza do treści publicznych i inne zapewniają, że ich zespół jest ze sobą stale zsynchronizowany.

Dzięki zintegrowanym narzędziom do wyszukiwania obrazów i grafiki, ich twórcy treści są w stanie skonsolidować całą swoją pracę na jednej platformie.

Ogólnie rzecz biorąc, agencja odnotowała znaczne korzyści w zakresie ograniczenia błędów zarówno procesowych, jak i merytorycznych, pozywając Narrato.

Używanie szablonów treści dla spójności

Agencja treści często zajmuje się projektami, które mają wspólną strukturę dla kilku elementów treści. W tym celu możliwość tworzenia szablonów w Narrato Workspace dała im większą kontrolę nad swoją pracą.

W razie potrzeby tworzą szablony dla projektów. W razie potrzeby stosują te szablony do jednego lub wielu zadań dotyczących zawartości z menu Akcje w edytorze. Na przykład mają ogólny szablon postów na blogu (jak pokazano powyżej), oddzielne szablony postów w mediach społecznościowych i tak dalej.

Są w stanie określić liczbę słów lub liczbę znaków dla każdej sekcji treści, takiej jak tytuł, treść, opis meta itp. Agencja stwierdziła, że ​​zapewnia to ich autorom znacznie większą jasność w kwestii tego, czego oczekuje się od każdej treści kawałek, zmniejszając w tę i z powrotem zawartość.

Współpraca nad treścią

Do tej pory agencja korzystała z narzędzi takich jak Dropbox i Google Docs do wewnętrznego udostępniania treści między autorami a redaktorami. Cała wewnętrzna komunikacja związana z konkretnym projektem odbywała się zwykle na samym Slacku. Nie istniała wspólna platforma, na której redaktorzy mogliby zostawiać komentarze na temat pracy, a twórcy treści mogli zgłaszać swoje zapytania. Wiele ruchów tam iz powrotem oraz przełączanie się między aplikacjami podczas procesu tworzenia treści sprawiło, że było to nieefektywne i dość czasochłonne.

Ale dzięki Narrato Workspace agencja cieszy się znacznie lepszą współpracą między swoimi zespołami. Funkcje komentowania w wierszu, wiadomości o zadaniach i aktualizacji statusu zadań umożliwiają redaktorom pozostawianie komentarzy do treści dla autorów. To skonsolidowało ich zespół i komunikację z klientami w Narrato, co wniosło dużą wydajność do przepływu pracy.

Agencja uznała również za wygodną współpracę z partnerami ds. treści spoza Workspace. W przypadku partnerów, którzy nie są na platformie, mogą po prostu wysłać publicznie dostępny link do treści i uzyskać swoje dane wejściowe.

Publikowanie treści na stronach WordPress

Agencja treści ma kilka projektów blogów, w których muszą publikować treści bezpośrednio na stronach WordPress klientów. Narrato Workspace ułatwił im publikowanie treści w witrynach WordPress bezpośrednio z platformy dzięki integracji publikowania WordPress. Mogą również kopiować treści w formacie HTML z edytora Workspace, co jest przydatne w projektach tworzenia stron internetowych klientów.

Zarządzanie i płatności niezależnych pisarzy

Agencja treści współpracuje z wieloma niezależnymi i niepełnoetatowymi pisarzami i płaci im co miesiąc. Wcześniej ten wysiłek był zarządzany za pomocą arkuszy i e-maili. Teraz używają Narrato do zarządzania niezależnymi pisarzami, akceptują ich pracę za wynagrodzeniem i płacą swoim pisarzom na czas dzięki raportom o płatnościach w Narrato. Ta automatyzacja uwolniła mnóstwo czasu i wysiłku, który menedżerowie ds. treści agencji musieli zainwestować w zarządzanie tą księgowością.

Transformacyjny wpływ Narrato na działanie treści

Narrato było nową zmianą w podejściu agencji do tworzenia i dostarczania treści i zostało docenione zarówno przez klientów, jak i zespół ds. treści. Doprowadziło to do bardzo potrzebnej konsolidacji procesu tworzenia treści oraz poprawy widoczności i kontroli procesu, jak nigdy dotąd .

Oto kluczowe korzyści, jakie zrealizowała agencja:

• Wiele narzędzi używanych do tworzenia treści, dostarczania, współpracy i zarządzania projektami zostało zastąpionych i skonsolidowanych na jednej platformie
• Drastycznie poprawiła się szybkość i wydajność tworzenia i wysyłania treści
• Zaobserwowano prawie 80% redukcję błędów procesu i treści
• Jakość treści wyraźnie się poprawiła – mierzą ją jako funkcję próśb o zmianę i utrzymania klienta
• Interakcje z klientem i zespołem są skonsolidowane, bardziej identyfikowalne i znacznie uproszczone

Narrato WorkSpace dla agencji treści

Jeśli jesteś agencją contentową i szukasz takich przełomowych rezultatów, skontaktuj się z nami. Oferujemy również bezpłatne spersonalizowane onboarding i konsultacje. Dowiedz się więcej o Narrato Workspace tutaj.