コンテンツエージェンシーがすべてのコンテンツ作成およびプロジェクト管理ツールをNarratoワークスペースに置き換えた方法：ケーススタディ

公開: 2021-09-03

背景と問題

コンテンツエージェンシープロファイル：

代理店は、ポートフォリオに数千の顧客を抱える世界中の顧客にサービスを提供しています。これらは、Webサイト、ブログ、ソーシャルメディア、およびその他の企業向けの内部および外部のパブリッシングチャネル向けのコンテンツ作成サービスを提供します。

問題：

代理店は毎月何千ものコンテンツを作成してクライアントに配信しています。この規模でコンテンツの作成を処理するために、彼らは既製のソフトウェアとカスタムソフトウェアの両方を使用してプロセスをまとめていました。彼らのソフトウェアスタックには、通常の容疑者に加えて、いくつかのカスタムソフトウェアが含まれていました。つまり、オフラインのドキュメントとシートに加えてGoogleドキュメントとシート、GoogleドライブとDropbox、プロジェクト管理ソフトウェア、メール、Slack、Grammarly、Copyscapeなどです。予想どおり、コンテンツプロセスは分散して断片化されていたため、回避可能なプロセスエラー、非効率性、プロセスの冗長性、およびコンテンツ操作の管理に多くの時間が費やされていました。

これは、彼らがNarratoWorkspaceを試してみることにしたときです。

Narrato Workspaceはコンテンツ操作をどのように変革しましたか？

Narrato Workspaceは、統合されたコンテンツ作成およびワークフロー管理ソフトウェアです。これは、コンテンツチームが、コンテンツのアイデアから始まり、コンテンツの作成、コラボレーション、公開に至るまで、コンテンツ作成プロセス全体を最初から最後まで確認できるように設計されています。また、いくつかの柔軟なユーザーロールとフリーランスのライターの支払い管理機能を備えた優れたチーム管理ソフトウェアです。

コンテンツエージェンシーは、Narrato Workspaceを使用して、すべてのクライアントのコンテンツを計画、割り当て、作成、および配信し始めました。彼らは、コンテンツ操作を管理するためのソフトウェアスタックをNarratoWorkspaceとSlackに減らしました。

彼らは親切にも彼らのワークフローを私たちと共有してくれました。 NarratoWorkspaceを使用してコンテンツ操作を実行する方法は次のとおりです。

新しいクライアントのオンボーディングとコンテンツ作業の配信

最初に、代理店は少数のクライアントとそのすべての内部コンテンツチームをナラートに移動しました。これらのクライアントのコンテンツプロセスをスムーズにした後、残りのすべてを追加し、Narratoを介して作業を提供し始めました。彼らは1つのNarratoプロジェクトを1つのクライアントにマッピングし、クライアントチームにプロジェクトへのアクセスを許可しました。代理店は常にクライアントの役割でクライアントを追加し、レビューの準備ができているコンテンツのみを配信します。（タスクがクライアントメンバーに割り当てられていない限り、タスクステータス「Sentto Client」、「Complete」、および「Published」のみがクライアントに表示されます。）

新しいクライアントを獲得するたびに、代理店はクライアント専用の新しいプロジェクトを作成します。次に、「クライアント」の役割でクライアントチームの招待状を送信し、プロジェクトへのアクセスを許可します。すべてのプロジェクトには、コンテンツの計画、タスクの作成、およびライターへのタスクの割り当てを担当するエージェンシーチームからのプロジェクトマネージャーも割り当てられます。

エージェンシーのクライアントは、コンテンツエージェンシーのビジネスにプラスの影響を与えた新しい組織化されたダッシュボードに非常に満足しています。クライアントはフィードバックを共有し、変更を要求し、プラットフォームでの作業を承認します。これにより、代理店とそのクライアントの両方が、元々ドキュメントやリンクをメールでやり取りするために費やしていた時間と労力を大幅に節約できます。

プロジェクトを整理し、ガイドラインリポジトリとテンプレートを使用する

プロジェクトごとに、コンテンツエージェンシーは月ごとのフォルダシステムに従います。次に、クライアントのために作業しているコンテンツカテゴリまたはサブプロジェクトに基づいてサブフォルダを作成します。コンテンツタスクはこれらのサブフォルダーにあります。

代理店は、再利用可能なすべてのプロジェクトガイドラインとアセットをWorkspaceのガイドラインリポジトリに保存し、必要に応じてそれらをコンテンツタスクにリンクします。すべてのコンテンツブリーフ、ガイドライン、およびブランドアセットを単一の場所に配置し、それらを複数のタスクにリンクする機能は、大きな影響を与えました。代理店のコンテンツチームの時間を節約し、冗長なメッセージングを削減しました。

コンテンツマネージャーはまた、コンテンツテンプレートを広範囲に使用して、ライターから構造化された入力を取得します。これにより、プロジェクトの仕様を確実に順守し、不要なコンテンツのエラーやレビューを減らすことができます。

コンテンツタスクの割り当てと進行状況の追跡

Workspaceに移行する前は、代理店はSlackを使用してライターに作業を割り当てていましたが、プロジェクトのガイドラインには内部ダッシュボードでアクセスする必要がありました。しかし、Narrato Workspaceを使用すると、タスクにすべてのガイドラインを添付して、プラットフォーム上で作業するコンテンツ作成者と編集者を簡単に割り当てることができます。

タスクワークフローのステータスと自動化により、コンテンツの追跡が容易になり、プロセスがより合理化されました。 Dropbox（ライターから作業を収集するために以前に使用したソフトウェア）でファイルが見つからないことやファイルを探すことを心配する必要がなくなりました。

プロジェクトの進捗状況を把握するために、代理店はコンテンツカレンダーとかんばんボードを使用します。また、ブログやソーシャルメディア管理などの定期的なプロジェクトを追跡するのにも役立ちます。

強力なコンテンツエディタでコンテンツを作成する

エージェンシーのコンテンツクリエーターとマネージャーは、コンテンツを作成するためのNarratoのコンテンツエディターを気に入っています。優れたコンテンツ最適化の提案を提供し、任意のコンテンツテンプレートにカスタマイズできます。たとえば、代理店のブログタスクはブログテンプレートを使用しますが、ニュースレターやWebサイトのコピータスクは他のより適切なテンプレートに適合します。

コンテンツエディタは、GoogleドキュメントのパワーとGrammarlyを組み合わせており、コンテンツチームから非常に愛されています。エディターは、文法、記事の構造、および冗長性について、ライターにコンテンツ改善の提案を提供します。これらの提案は、代理店が作成するコンテンツの品質を向上させるのに非常に役立つことが証明されています。編集者による盗用チェックは、品質管理チームが各コンテンツがオリジナルであることを確認するのに役立ちます。インラインでのコメント、タスクの割り当て、タスクのワークフローステータス、タスクのガイドライン、メッセージング、パブリックコンテンツリンクなどのコラボレーション機能により、チームは常に相互に同期しています。

統合された画像検索およびグラフィックツールを使用して、コンテンツ作成者はすべての作業を単一のプラットフォームに統合できます。

全体として、代理店はNarratoを訴えることにより、プロセスエラーとコンテンツエラーの両方を削減するという点で大きなメリットを実現しました。

一貫性のためのコンテンツテンプレートの使用

コンテンツエージェンシーは、多くの場合、いくつかのコンテンツに共通の構造に従うプロジェクトを扱います。このため、Narrato Workspaceでテンプレートを作成する機能により、作業をより細かく制御できるようになりました。

彼らは必要に応じてプロジェクトのテンプレートを作成しています。必要に応じて、これらのテンプレートをエディターの[アクション]メニューから1つまたは複数のコンテンツタスクに適用します。たとえば、ブログ投稿用の一般的なテンプレート（上記のように）、ソーシャルメディア投稿用の個別のテンプレートなどがあります。

タイトル、本文、メタディスクリプションなど、コンテンツの各セクションの単語数や文字数を指定できます。代理店は、これにより、すべてのコンテンツに何が期待されるかをライターがより明確にできることを発見しました。ピース、コンテンツの前後を減らします。

コンテンツでのコラボレーション

これまで、エージェンシーはDropboxやGoogle Docsなどのツールを使用して、ライターと編集者の間でコンテンツを社内で共有してきました。特定のプロジェクトに関連するすべての内部コミュニケーションは、通常、Slackだけで行われていました。編集者が作品にコメントを残したり、コンテンツ作成者がクエリを提出したりできる一般的なプラットフォームはありませんでした。コンテンツ作成プロセス中にアプリを何度も行ったり来たりすることで、非効率的で非常に時間がかかりました。

しかし、Narrato Workspaceを使用すると、代理店はチーム間のコラボレーションを大幅に向上させることができます。インラインコメント、タスクメッセージング、およびタスクステータスの更新機能により、編集者はライターのコンテンツにコメントを残すことができます。これにより、チームとクライアントのコミュニケーションがNarratoに統合され、ワークフローが大幅に効率化されました。

代理店は、ワークスペース外のコンテンツパートナーとのコラボレーションも便利であると考えています。プラットフォームを使用していないパートナーの場合は、公開されている共有可能なリンクをコンテンツに送信して、入力を取得するだけです。

WordPressサイトでのコンテンツの公開

コンテンツエージェンシーには、クライアントのWordPressサイトに直接コンテンツを公開する必要があるいくつかのブログプロジェクトがあります。 Narrato Workspaceは、WordPress公開統合により、プラットフォームから直接WordPressサイトにコンテンツを公開することを容易にしました。また、ワークスペースエディタからコンテンツをHTMLとしてコピーすることもできます。これは、クライアントのWebサイト開発プロジェクトに役立ちます。

フリーランスのライターの管理と支払い

コンテンツエージェンシーは、多くのフリーランスおよびパートタイムのライターと協力し、毎月支払いを行っています。以前は、この取り組みはシートと電子メールを使用して管理されていました。現在、彼らはナラートを使用してフリーランスのライターを管理し、支払いのために仕事を受け入れ、ナラートの支払いレポートで時間通りにライターに支払います。この自動化により、代理店のコンテンツ管理者がこの会計の管理に投資しなければならなかった多くの時間と労力が解放されました。

Narratoがコンテンツ運用に与える変革の影響

Narratoは、コンテンツの作成と配信に対する代理店のアプローチを新たに変更したものであり、クライアントとコンテンツチームの両方から広く評価されています。これにより、コンテンツ作成プロセスの待望の統合が実現し、これまでにないほどプロセスの可視性と制御が向上しました。

代理店が実現した主なメリットは次のとおりです。

コンテンツの作成、配信、コラボレーション、およびプロジェクト管理に使用される複数のツールが、単一のプラットフォームに置き換えられ、統合されました。
コンテンツの作成と配信の速度と効率が大幅に向上しました
プロセスおよびコンテンツエラーのほぼ80％の削減が観察されました
コンテンツの品質は著しく向上しました–彼らはそれを改訂要求と顧客維持の関数として測定します
クライアントとチームのやり取りが統合され、追跡可能になり、大幅に簡素化されます

コンテンツエージェンシーのためのナラートワークスペース

あなたがコンテンツエージェンシーであり、そのような変革の結果を探しているなら、私たちに連絡してください。また、個別のオンボーディングとコンサルティングを無料で提供しています。 Narrato Workspaceの詳細については、こちらをご覧ください。