Bagaimana Agensi Konten Mengganti Semua Pembuatan Konten dan Alat Manajemen Proyek dengan Ruang Kerja Narrato: Studi Kasus

Latar Belakang dan Masalah

Profil Agensi Konten:

Agensi ini melayani klien global dengan ribuan pelanggan dalam portofolionya. Mereka menawarkan layanan pembuatan konten untuk situs web, blog, media sosial, dan saluran penerbitan internal dan eksternal lainnya untuk perusahaan.

Masalah:

Agensi membuat dan mengirimkan ribuan konten ke kliennya setiap bulan. Untuk menangani pembuatan konten pada skala ini, mereka menggunakan perangkat lunak siap pakai dan khusus untuk menyatukan proses mereka. Tumpukan perangkat lunak mereka termasuk tersangka biasa ditambah beberapa perangkat lunak khusus – yaitu Google dokumen dan lembar bersama dengan dokumen dan lembar offline, Google Drive dan Dropbox, perangkat lunak manajemen proyek, email, Slack, Grammarly, Copyscape, dan beberapa lainnya. Seperti yang diharapkan, proses konten tersebar dan terfragmentasi, menyebabkan kesalahan proses yang dapat dihindari, inefisiensi, redundansi proses, dan terlalu banyak waktu yang dihabiskan untuk mengelola operasi konten.

Saat itulah mereka memutuskan untuk mencoba Narrato Workspace.

Bagaimana Narrato Workspace mengubah operasi konten mereka?

Narrato Workspace adalah pembuatan konten terintegrasi dan perangkat lunak manajemen alur kerja. Ini dirancang untuk membantu tim konten melihat seluruh proses pembuatan konten mereka dari awal hingga akhir, dimulai dengan ide konten dan perencanaan hingga pembuatan konten, kolaborasi, dan penerbitan. Ini juga merupakan perangkat lunak manajemen tim yang hebat dengan beberapa peran pengguna yang fleksibel dan fitur manajemen pembayaran penulis lepas.

Agensi konten mulai menggunakan Narrato Workspace untuk merencanakan, menetapkan, membuat, dan mengirimkan konten untuk semua klien mereka. Mereka mengurangi tumpukan perangkat lunak mereka untuk mengelola operasi konten ke Narrato Workspace dan Slack.

Mereka cukup baik untuk berbagi alur kerja mereka dengan kami. Inilah cara mereka menjalankan operasi konten mereka menggunakan Narrato Workspace.

Orientasi klien baru dan pengiriman konten bekerja

Mulai dari, agensi memindahkan beberapa klien dan semua tim konten internal mereka ke Narrato. Begitu mereka memuluskan proses konten untuk klien ini, mereka menambahkan sisanya dan mulai mengirimkan pekerjaan melalui Narrato. Mereka memetakan satu proyek Narrato ke satu klien dan memberi tim klien akses ke proyek tersebut. Agensi selalu menambahkan klien di bawah peran klien untuk mengirimkan hanya konten yang siap untuk ditinjau. (Hanya status tugas “Terkirim ke Klien”, “Selesai”, dan “Dipublikasikan” yang dapat dilihat oleh klien, kecuali jika tugas tersebut ditetapkan ke anggota klien.)

Setiap kali klien baru diperoleh, agensi membuat proyek baru yang didedikasikan untuk klien. Mereka kemudian mengirim undangan tim klien di bawah peran "Klien" dan memberi mereka akses proyek. Setiap proyek juga memiliki Manajer Proyek dari tim agensi yang bertanggung jawab atas perencanaan konten, pembuatan tugas, dan pemberian tugas kepada penulis.

Klien agensi sangat senang dengan dasbor baru yang terorganisir, yang berdampak positif pada bisnis agensi konten. Klien berbagi umpan balik, meminta perubahan, dan menyetujui pekerjaan di platform. Ini menghemat banyak waktu dan tenaga bagi agensi dan klien mereka, yang awalnya digunakan untuk mengirim dokumen atau tautan melalui email bolak-balik.

Mengatur Proyek dan menggunakan repositori Pedoman dan Template

Untuk setiap proyek, agensi konten mengikuti sistem folder bulanan. Mereka kemudian membuat subfolder berdasarkan kategori konten atau subproyek yang sedang mereka kerjakan untuk klien. Tugas konten berada di subfolder ini.

Agensi menyimpan semua pedoman dan aset proyek yang dapat digunakan kembali di repositori Pedoman di Workspace dan menautkannya ke tugas konten sesuai kebutuhan. Memiliki satu tempat untuk dikunjungi untuk semua ringkasan konten, pedoman, dan aset merek, dan kemampuan untuk menautkannya ke banyak tugas telah membuat dampak besar. Ini menghemat waktu tim konten agensi dan telah mengurangi pengiriman pesan yang berlebihan.

Pengelola konten juga menggunakan templat konten secara ekstensif untuk mendapatkan masukan terstruktur dari penulis mereka. Ini memastikan kepatuhan terhadap spesifikasi proyek dan telah mengurangi kesalahan dan ulasan konten yang tidak perlu.

Menetapkan tugas konten dan melacak kemajuan

Sebelum beralih ke Workspace, agensi menugaskan pekerjaan kepada penulis menggunakan Slack sementara pedoman proyek harus diakses di dasbor internal mereka. Tetapi dengan Narrato Workspace, mereka sekarang dapat dengan mudah menugaskan pembuat konten dan editor bekerja di platform dengan semua pedoman yang melekat pada tugas.

Status alur kerja tugas dan otomatisasi telah membuat pelacakan konten bekerja lebih mudah dan proses lebih efisien. Mereka tidak perlu lagi khawatir kehilangan file atau mencarinya di Dropbox (perangkat lunak yang mereka gunakan sebelumnya untuk mengumpulkan karya dari penulis).

Untuk mengawasi kemajuan proyek, agensi menggunakan Kalender Konten dan Papan Kanban. Ini juga membantu mereka melacak proyek berulang seperti blog dan manajemen media sosial.

Membuat konten dengan editor konten yang kuat

Pembuat konten dan manajer agensi menyukai editor konten Narrato karena membuat konten. Ini memberikan saran pengoptimalan konten yang bagus dan dapat disesuaikan dengan templat konten apa pun. Misalnya, tugas blog agensi menggunakan templat blog, sementara buletin dan tugas penyalinan situs web disesuaikan dengan templat lain yang lebih cocok.

Editor konten menggabungkan kekuatan Google Documents dengan Grammarly dan sangat disukai oleh tim konten mereka. Editor memberikan saran perbaikan konten kepada penulis tentang tata bahasa, struktur artikel, dan kata-kata. Saran-saran ini terbukti sangat membantu dalam meningkatkan kualitas konten yang dibuat oleh agensi. Pemeriksaan plagiarisme dengan editor membantu tim kontrol kualitas mereka untuk memastikan bahwa setiap konten asli. Fitur kolaborasi seperti berkomentar sebaris, menetapkan tugas, status alur kerja tugas, pedoman tugas, perpesanan, tautan konten publik, dan lainnya memastikan tim mereka selalu sinkron satu sama lain.

Dengan alat pencarian gambar dan grafik terintegrasi, pembuat konten mereka dapat menggabungkan semua pekerjaan mereka pada satu platform.

Secara keseluruhan, agensi telah menyadari manfaat yang signifikan dalam hal pengurangan kesalahan proses dan konten dengan menggugat Narrato.

Menggunakan templat konten untuk konsistensi

Agensi konten sering berurusan dengan proyek yang mengikuti struktur umum untuk beberapa bagian konten. Untuk ini, kemampuan untuk membuat template di Narrato Workspace telah memberi mereka kontrol lebih besar atas pekerjaan mereka.

Mereka membuat template untuk Proyek sesuai kebutuhan. Kapan pun diperlukan, mereka menerapkan templat ini ke satu atau banyak tugas konten dari menu Tindakan pada editor. Misalnya, mereka memiliki template umum untuk posting blog (seperti yang ditunjukkan di atas), template terpisah untuk posting media sosial, dan sebagainya.

Mereka dapat menentukan jumlah kata atau jumlah karakter untuk setiap bagian dari konten seperti judul, isi, deskripsi meta, dll. Agensi menemukan bahwa ini memberi penulis mereka lebih banyak kejelasan tentang apa yang diharapkan dari setiap konten sepotong, mengurangi bolak-balik pada konten.

Berkolaborasi dalam konten

Sejauh ini agensi telah menggunakan alat seperti Dropbox dan Google Docs untuk berbagi konten secara internal, antara penulis dan editor mereka. Semua komunikasi internal yang terkait dengan proyek tertentu biasanya terjadi di Slack saja. Tidak ada platform umum di mana editor dapat meninggalkan komentar pada karya atau pembuat konten dapat mengajukan pertanyaan mereka. Banyak bolak-balik dan beralih antar aplikasi selama proses pembuatan konten membuatnya tidak efisien dan cukup memakan waktu.

Tetapi dengan Narrato Workspace, agensi menikmati kolaborasi yang jauh lebih baik antara tim mereka. Fitur komentar sebaris, pesan tugas, dan pembaruan status tugas memungkinkan editor meninggalkan komentar pada konten untuk penulis. Ini telah mengkonsolidasikan tim mereka dan komunikasi klien di Narrato, yang telah membawa banyak efisiensi ke alur kerja.

Agensi telah menemukan kolaborasi dengan mitra konten di luar Ruang Kerja juga nyaman. Untuk mitra yang tidak berada di platform, mereka cukup mengirim tautan yang dapat dibagikan secara publik ke konten dan mendapatkan masukan mereka.

Menerbitkan konten di situs WordPress

Agensi konten memiliki beberapa proyek blog di mana mereka perlu mempublikasikan konten langsung di situs WordPress klien. Narrato Workspace telah mempermudah mereka untuk mempublikasikan konten ke situs WordPress langsung dari platform dengan integrasi penerbitan WordPress. Mereka juga dapat menyalin konten sebagai HTML dari editor Workspace, yang telah berguna untuk proyek pengembangan situs web klien.

Manajemen dan pembayaran penulis lepas

Agensi konten bekerja dengan sejumlah penulis lepas dan paruh waktu dan membayar mereka setiap bulan. Sebelumnya upaya ini dikelola menggunakan lembar dan email. Sekarang, mereka menggunakan Narrato untuk mengelola penulis lepas mereka, menerima pekerjaan mereka untuk pembayaran, dan membayar penulis mereka tepat waktu dengan laporan pembayaran di Narrato. Otomatisasi ini telah melepaskan banyak waktu dan upaya yang harus diinvestasikan oleh manajer konten agensi dalam mengelola akuntansi ini.

Dampak transformasional Narrato pada operasi konten

Narrato adalah perubahan baru dalam pendekatan agensi untuk membuat dan mengirimkan konten dan telah diapresiasi secara luas baik oleh klien mereka maupun tim konten. Ini telah menghasilkan konsolidasi yang sangat dibutuhkan dari proses pembuatan konten mereka dan meningkatkan visibilitas dan kontrol proses yang belum pernah ada sebelumnya .

Berikut adalah manfaat utama yang telah disadari oleh agensi:

• Berbagai alat yang digunakan untuk pembuatan konten, pengiriman, kolaborasi, dan manajemen proyek kini digantikan oleh dan dikonsolidasikan pada satu platform
• Kecepatan dan efisiensi pembuatan dan pengiriman konten telah meningkat secara drastis
• Hampir 80% pengurangan dalam proses dan kesalahan konten telah diamati
• Kualitas konten telah meningkat secara nyata – mereka mengukurnya sebagai fungsi dari permintaan revisi dan retensi klien
• Interaksi klien dan tim dikonsolidasikan, lebih dapat dilacak, dan lebih disederhanakan

Ruang Kerja Narrato untuk Agensi Konten

Jika Anda adalah agen konten dan mencari hasil transformasi seperti itu, hubungi kami. Kami juga menawarkan orientasi dan konsultasi yang dipersonalisasi tanpa biaya. Cari tahu lebih lanjut tentang Ruang Kerja Narrato di sini.