Как контент-агентство заменило все инструменты для создания контента и управления проектами на рабочее пространство Narrato: пример из практики

Предыстория и проблема

Профиль контент-агентства:

Агентство обслуживает глобальную клиентуру с тысячами клиентов в своем портфолио. Они предлагают услуги по созданию контента для веб-сайтов, блогов, социальных сетей и других внутренних и внешних каналов публикации для компаний.

Проблема:

Агентство ежемесячно создает и доставляет своим клиентам тысячи единиц контента. Чтобы справиться с созданием контента в таком масштабе, они использовали как готовое, так и специальное программное обеспечение, чтобы собрать воедино свой процесс. Их программный стек включал в себя обычные подозреваемые плюс некоторое специальное программное обеспечение, а именно документы и листы Google, а также автономные документы и листы, Google Drive и Dropbox, программное обеспечение для управления проектами, электронную почту, Slack, Grammarly, Copyscape и некоторые другие. Как и ожидалось, процесс работы с контентом был разбросан и фрагментирован, что приводило к предотвратимым ошибкам процесса, неэффективности, избыточности процессов и слишком большому количеству времени, затрачиваемому на управление операциями с контентом.

Именно тогда они решили попробовать Narrato Workspace.

Как Narrato Workspace изменила их работу с контентом?

Narrato Workspace — это интегрированное программное обеспечение для создания контента и управления рабочими процессами. Он разработан, чтобы помочь командам по контенту увидеть весь процесс создания контента от начала до конца, начиная с идеи и планирования контента до создания контента, совместной работы и публикации. Это также отличное программное обеспечение для управления командой с несколькими гибкими ролями пользователей и функциями управления платежами для внештатных авторов.

Контент-агентство начало использовать Narrato Workspace для планирования, назначения, создания и доставки контента для всех своих клиентов. Они сократили свой программный стек для управления операциями с контентом до Narrato Workspace и Slack.

Они были достаточно любезны, чтобы поделиться с нами своим рабочим процессом. Вот как они выполняют свои операции с контентом с помощью Narrato Workspace.

Привлечение новых клиентов и работа с контентом

Для начала агентство перевело нескольких клиентов и все их внутренние контент-команды в Narrato. Как только они наладили процесс контента для этих клиентов, они добавили все остальное и начали выполнять работу через Narrato. Они сопоставили один проект Narrato с одним клиентом и предоставили клиентской команде доступ к проекту. Агентство всегда добавляет клиентов под ролью клиента, чтобы предоставить только готовый к просмотру контент. (Только статусы задачи «Отправлено клиенту», «Завершено» и «Опубликовано» видны клиентам, если только задача не назначена участнику клиента.)

Каждый раз, когда приобретается новый клиент, агентство создает новый проект, посвященный клиенту. Затем они отправляют клиентской команде приглашения под ролью «Клиент» и предоставляют им доступ к проекту. Каждому проекту также назначается менеджер проекта из команды агентства, который отвечает за планирование контента, создание задач и назначение задач писателям.

Клиенты агентства были очень довольны новой организованной информационной панелью, которая положительно повлияла на бизнес контент-агентства. Клиенты делятся отзывами, запрашивают изменения и одобряют работу на платформе. Это экономит как агентству, так и их клиентам массу времени и усилий, которые изначально уходили на отправку документов или ссылок по электронной почте туда и обратно.

Организация проектов и использование репозитория рекомендаций и шаблонов

Для каждого проекта контент-агентство следует месячной системе папок. Затем они создают подпапки на основе категорий контента или подпроектов, над которыми они работают для клиента. Задачи контента находятся в этих подпапках.

Агентство сохраняет все повторно используемые руководства и активы проекта в репозитории руководящих указаний в Workspace и при необходимости связывает их с задачами по работе с контентом. Большое влияние оказало наличие единого места для доступа ко всем кратким описаниям контента, руководствам и активам бренда, а также возможность связать их с несколькими задачами. Это экономит время отдела контента агентства и сокращает количество избыточных сообщений.

Контент-менеджеры также широко используют шаблоны контента, чтобы получать структурированный ввод от своих авторов. Это обеспечивает соблюдение спецификаций проекта и снижает количество ненужных ошибок и отзывов.

Назначение задач контента и отслеживание прогресса

Перед переходом на Workspace агентство назначало работу писателям с помощью Slack, в то время как руководство по проекту должно было быть доступно на их внутренней панели инструментов. Но с помощью Narrato Workspace они теперь могут легко назначать создателей контента и редакторов для работы на платформе со всеми рекомендациями, прикрепленными к задачам.

Статусы и автоматизация рабочего процесса задач упростили отслеживание работы с контентом и упростили процесс. Им больше не нужно беспокоиться о пропавших файлах или искать их в Dropbox (программа, которую они использовали ранее для сбора работ от писателей).

Чтобы следить за ходом проектов, агентство использует Календарь контента и Доску Канбан. Это также помогает им отслеживать повторяющиеся проекты, такие как блоги и управление социальными сетями.

Создание контента с помощью мощного редактора контента

Создатели контента и менеджеры агентства любят редактора контента Narrato за создание контента. Он дает отличные предложения по оптимизации контента и настраивается для любого шаблона контента. Например, задачи блога агентства используют шаблоны блога, а задачи рассылки новостей и копирования веб-сайтов адаптированы к другим, более подходящим шаблонам.

Редактор контента сочетает в себе возможности Google Docs с Grammarly и очень любим их командой по контенту. Редактор предоставляет авторам предложения по улучшению содержания в отношении грамматики, структуры статьи и многословия. Эти предложения оказываются очень полезными для улучшения качества контента, создаваемого агентством. Проверка на плагиат с редактором помогает их команде контроля качества гарантировать, что каждая часть контента является оригинальной. Функции совместной работы, такие как комментирование в режиме реального времени, назначение задач, статусы рабочего процесса задач, рекомендации по задачам, обмен сообщениями, общедоступные ссылки на контент и другие, обеспечивают постоянную синхронизацию их команды друг с другом.

Благодаря интегрированным инструментам поиска изображений и графики создатели контента могут объединить всю свою работу на одной платформе.

В целом, подав в суд на Наррато, агентство добилось значительных преимуществ с точки зрения сокращения ошибок как в процессе, так и в содержании.

Использование шаблонов контента для согласованности

Контент-агентство часто имеет дело с проектами, которые имеют общую структуру для нескольких частей контента. Для этого возможность создавать шаблоны в Narrato Workspace дала им больший контроль над своей работой.

Они создают шаблоны для проектов по мере необходимости. При необходимости они применяют эти шаблоны к одной или нескольким задачам содержимого из меню «Действия» в редакторе. Например, у них есть общий шаблон для сообщений в блогах (как показано выше), отдельные шаблоны для сообщений в социальных сетях и так далее.

Они могут указать количество слов или символов для каждого раздела контента, такого как заголовок, тело, метаописание и т. д. Агентство обнаружило, что это дает их авторам гораздо больше ясности в отношении того, что ожидается от каждого контента. часть, сокращение вперед и назад по содержанию.

Совместная работа над контентом

До сих пор агентство использовало такие инструменты, как Dropbox и Google Docs, для внутреннего обмена контентом между их авторами и редакторами. Вся внутренняя коммуникация, связанная с конкретным проектом, обычно происходила только в Slack. Не было общей платформы, где редакторы могли оставлять комментарии к работе, а создатели контента могли задавать свои вопросы. Многочисленные переходы и переключение между приложениями в процессе создания контента делали его неэффективным и отнимающим много времени.

Но благодаря Narrato Workspace агентство стало намного лучше сотрудничать между своими командами. Встроенные комментарии, обмен сообщениями о задачах и функции обновления статуса задачи позволяют редакторам оставлять комментарии к части контента для авторов. Это объединило их команду и общение с клиентами в Narrato, что значительно повысило эффективность рабочего процесса.

Агентство также сочло удобным сотрудничество с партнерами по контенту за пределами Workspace. Для партнеров, которые не находятся на платформе, они могут просто отправить общедоступную ссылку на контент и получить свой вклад.

Публикация контента на сайтах WordPress

У контент-агентства есть несколько блог-проектов, в которых им нужно публиковать контент непосредственно на сайтах WordPress клиентов. Narrato Workspace упростила им публикацию контента на сайтах WordPress непосредственно с платформы благодаря интеграции публикации WordPress. Они также могут копировать контент в виде HTML из редактора Workspace, что было полезно для проектов клиентов по разработке веб-сайтов.

Управление внештатным писателем и оплата

Контент-агентство работает с рядом внештатных и частично занятых писателей и платит им ежемесячно. Ранее эта работа управлялась с помощью таблиц и электронных писем. Теперь они используют Narrato для управления своими внештатными писателями, принимают их работу за оплату и вовремя платят своим писателям с отчетами об оплате на Narrato. Эта автоматизация высвободила кучу времени и усилий, которые контент-менеджеры агентства должны были вложить в ведение этого учета.

Трансформационное влияние Narrato на операции с контентом

Narrato стал свежим изменением в подходе агентства к созданию и доставке контента и получил широкое признание как их клиентов, так и команды по контенту. Это привело к столь необходимой консолидации их процесса создания контента и улучшенной видимости и контролю процесса, как никогда раньше .

Вот основные преимущества, которые реализовало агентство:

• Несколько инструментов, используемых для создания контента, доставки, совместной работы и управления проектами, теперь заменены и объединены на одной платформе.
• Скорость и эффективность создания и доставки контента резко возросла.
• Наблюдается почти 80-процентное сокращение ошибок процесса и содержания.
• Качество контента заметно улучшилось — они измеряют его как функцию запросов на доработку и удержания клиентов.
• Взаимодействие клиента и команды консолидировано, более отслеживаемо и значительно упрощено

Narrato WorkSpace для контент-агентств

Если вы контент-агентство и ищете такие революционные результаты, свяжитесь с нами. Мы также предлагаем индивидуальную адаптацию и бесплатные консультации. Узнайте больше о рабочем пространстве Narrato здесь.