Como uma agência de conteúdo substituiu todas as ferramentas de criação de conteúdo e gerenciamento de projetos pelo Narrato Workspace: estudo de caso

Antecedentes e o problema

Perfil da agência de conteúdo:

A agência atende clientela global com milhares de clientes em seu portfólio. Eles oferecem serviços de criação de conteúdo para sites, blogs, mídias sociais e outros canais de publicação internos e externos para empresas.

O problema:

A agência cria e entrega milhares de peças de conteúdo para seus clientes todos os meses. Para lidar com a criação de conteúdo nessa escala, eles estavam usando softwares prontos e personalizados para montar seu processo. Sua pilha de software incluía os suspeitos de sempre, além de alguns softwares personalizados – ou seja, documentos e planilhas do Google, além de documentos e planilhas offline, Google Drive e Dropbox, um software de gerenciamento de projetos, e-mail, Slack, Grammarly, Copyscape e alguns outros. Como esperado, o processo de conteúdo foi disperso e fragmentado, causando erros de processo evitáveis, ineficiências, redundâncias de processo e muito tempo gasto no gerenciamento das operações de conteúdo.

Foi quando eles decidiram dar uma chance ao Narrato Workspace.

Como o Narrato Workspace transformou suas operações de conteúdo?

O Narrato Workspace é um software integrado de criação de conteúdo e gerenciamento de fluxo de trabalho. Ele foi projetado para ajudar as equipes de conteúdo a ver todo o processo de criação de conteúdo do início ao fim, começando com a idealização do conteúdo e o planejamento até a criação, colaboração e publicação de conteúdo. Também é um ótimo software de gerenciamento de equipe com várias funções de usuário flexíveis e recursos de gerenciamento de pagamentos para escritores freelance.

A agência de conteúdo começou a usar o Narrato Workspace para planejar, atribuir, criar e entregar conteúdo para todos os seus clientes. Eles reduziram sua pilha de software para gerenciar operações de conteúdo para Narrato Workspace e Slack.

Eles tiveram a gentileza de compartilhar seu fluxo de trabalho conosco. Veja como eles executam suas operações de conteúdo usando o Narrato Workspace.

Integração de novos clientes e entrega de trabalho de conteúdo

No início, a agência transferiu alguns clientes e todas as suas equipes internas de conteúdo para o Narrato. Depois de suavizar o processo de conteúdo para esses clientes, eles adicionaram todo o resto e começaram a entregar o trabalho por meio do Narrato. Eles mapearam um projeto do Narrato para um cliente e deram à equipe do cliente acesso ao projeto. A agência sempre adiciona clientes na função de cliente para fornecer apenas conteúdo pronto para revisão. (Somente os status de tarefa “Enviado ao cliente”, “Concluído” e “Publicado” são visíveis para os clientes, a menos que a tarefa seja atribuída a um membro do cliente.)

Cada vez que um novo cliente é adquirido, a agência cria um novo projeto dedicado ao cliente. Em seguida, eles enviam convites para a equipe do cliente na função "Cliente" e concedem acesso ao projeto. Cada projeto também recebe um gerente de projeto da equipe da agência que é responsável pelo planejamento de conteúdo, criação de tarefas e atribuição de tarefas aos redatores.

Os clientes da agência ficaram muito satisfeitos com o novo dashboard organizado, que impactou positivamente os negócios da agência de conteúdo. Os clientes compartilham feedback, solicitam alterações e aprovam o trabalho na plataforma. Isso economiza muito tempo e esforço para a agência e seus clientes, que originalmente eram enviados para documentos ou links por e-mail.

Organizando Projetos e usando o repositório de Diretrizes e Modelos

Para cada projeto, a agência de conteúdo segue um sistema de pastas mensais. Em seguida, eles criam subpastas com base nas categorias de conteúdo ou subprojetos em que estão trabalhando para o cliente. As tarefas de conteúdo ficam nessas subpastas.

A agência salva todas as diretrizes e ativos do projeto reutilizáveis ​​no repositório Diretrizes no Workspace e os vincula a tarefas de conteúdo conforme necessário. Ter um único local para acessar todos os resumos de conteúdo, diretrizes e ativos da marca, e a capacidade de vinculá-los a várias tarefas, causou um grande impacto. Ele economiza o tempo da equipe de conteúdo da agência e reduz as mensagens redundantes.

Os gerentes de conteúdo também usam modelos de conteúdo extensivamente para obter informações estruturadas de seus redatores. Isso garante a aderência às especificações do projeto e reduz erros e revisões de conteúdo desnecessários.

Atribuir tarefas de conteúdo e acompanhar o progresso

Antes de fazer a transição para o Workspace, a agência atribuía trabalho aos escritores usando o Slack, enquanto as diretrizes do projeto precisavam ser acessadas em seu painel interno. Mas com o Narrato Workspace, eles agora podem atribuir facilmente aos criadores de conteúdo e editores o trabalho na plataforma com todas as diretrizes anexadas às tarefas.

Os status e a automação do fluxo de trabalho da tarefa tornaram o rastreamento do trabalho de conteúdo mais fácil e o processo mais simplificado. Eles não precisam mais se preocupar com arquivos perdidos ou procurá-los no Dropbox (o software que eles usavam anteriormente para coletar trabalhos de escritores).

Para acompanhar o andamento dos projetos, a agência utiliza o Calendário de Conteúdo e o Quadro Kanban. Também os ajuda a acompanhar projetos recorrentes, como blogs e gerenciamento de mídia social.

Criando conteúdo com um poderoso editor de conteúdo

Os criadores e gerentes de conteúdo da agência adoram o editor de conteúdo do Narrato para criar conteúdo. Ele oferece ótimas sugestões de otimização de conteúdo e é personalizável para qualquer modelo de conteúdo. Por exemplo, as tarefas de blog da agência usam modelos de blog, enquanto as tarefas de boletins informativos e de cópia do site são adaptadas a outros modelos mais adequados.

O editor de conteúdo combina o poder do Google Docs com o Grammarly e é muito amado por sua equipe de conteúdo. O editor fornece sugestões de melhoria de conteúdo para os escritores sobre gramática, estrutura do artigo e palavreado. Essas sugestões estão se mostrando muito úteis para melhorar a qualidade do conteúdo que a agência cria. A verificação de plágio com o editor ajuda sua equipe de controle de qualidade a garantir que cada parte do conteúdo seja original. Os recursos de colaboração, como comentários in-line, atribuição de tarefas, status do fluxo de trabalho das tarefas, diretrizes sobre tarefas, mensagens, links de conteúdo público e outros garantem que sua equipe esteja constantemente sincronizada.

Com as ferramentas integradas de busca de imagens e gráficos, seus criadores de conteúdo podem consolidar todo o seu trabalho em uma única plataforma.

No geral, a agência obteve benefícios significativos em termos de redução de erros de processo e de conteúdo ao processar a Narrato.

Usando modelos de conteúdo para consistência

A agência de conteúdo geralmente lida com projetos que seguem uma estrutura comum para várias peças de conteúdo. Para isso, a capacidade de criar modelos no Narrato Workspace deu a eles mais controle sobre seu trabalho.

Eles estão criando modelos para os Projetos conforme necessário. Sempre que necessário, eles aplicam esses modelos a uma ou várias tarefas de conteúdo do menu Ações no editor. Por exemplo, eles têm um modelo geral para postagens de blog (como mostrado acima), modelos separados para postagens de mídia social e assim por diante.

Eles podem especificar a contagem de palavras ou de caracteres para cada seção de um conteúdo, como o título, o corpo, a meta descrição etc. A agência descobriu que isso está dando aos escritores muito mais clareza sobre o que é esperado de cada conteúdo peça, reduzindo para frente e para trás no conteúdo.

Colaborando no conteúdo

Até agora, a agência vinha usando ferramentas como Dropbox e Google Docs para compartilhar conteúdo internamente, entre seus redatores e editores. Toda comunicação interna relacionada a um projeto específico geralmente acontecia apenas no Slack. Não havia uma plataforma comum onde os editores pudessem deixar comentários sobre o trabalho ou os criadores de conteúdo pudessem apresentar suas dúvidas. Muitas idas e vindas e alternância entre aplicativos durante o processo de criação de conteúdo o tornaram ineficiente e bastante demorado.

Mas com o Narrato Workspace, a agência está desfrutando de uma colaboração muito melhor entre suas equipes. Os recursos de comentários em linha, mensagens de tarefas e atualização de status de tarefas permitem que os editores deixem comentários em um conteúdo para os redatores. Isso consolidou a comunicação da equipe e do cliente no Narrato, o que trouxe muita eficiência ao fluxo de trabalho.

A agência também considerou conveniente a colaboração com parceiros de conteúdo fora do Workspace. Para parceiros que não estão na plataforma, eles podem simplesmente enviar o link compartilhável publicamente para o conteúdo e obter suas contribuições.

Publicando conteúdo em sites WordPress

A agência de conteúdo tem vários projetos de blog onde eles precisam publicar conteúdo diretamente nos sites WordPress dos clientes. O Narrato Workspace facilitou a publicação de conteúdo em sites WordPress diretamente da plataforma com a integração de publicação do WordPress. Eles também podem copiar conteúdo como HTML do editor Workspace, o que tem sido útil para projetos de desenvolvimento de sites de clientes.

Gerenciamento e pagamentos de redator freelancer

A agência de conteúdo trabalha com vários escritores freelance e em meio período e os paga mensalmente. Anteriormente, esse esforço era gerenciado usando planilhas e e-mails. Agora, eles usam o Narrato para gerenciar seus redatores freelance, aceitar seus trabalhos para pagamento e pagar seus redatores em dia com relatórios de pagamento no Narrato. Essa automação liberou muito tempo e esforço que os gerentes de conteúdo da agência tiveram que investir no gerenciamento dessa contabilidade.

O impacto transformacional do Narrato nas operações de conteúdo

O Narrato foi uma nova mudança na abordagem da agência para criar e enviar conteúdo e foi amplamente apreciado por seus clientes e pela equipe de conteúdo. Ele trouxe a tão necessária consolidação de seu processo de criação de conteúdo e melhorou a visibilidade e o controle do processo como nunca antes .

Aqui estão os principais benefícios que a agência percebeu:

• Várias ferramentas usadas para criação, entrega, colaboração e gerenciamento de projetos de conteúdo agora são substituídas e consolidadas em uma única plataforma
• A velocidade e a eficiência da criação e envio de conteúdo melhoraram drasticamente
• Foi observada uma redução de quase 80% nos erros de processo e conteúdo
• A qualidade do conteúdo melhorou visivelmente – eles medem em função de solicitações de revisão e retenção de clientes
• As interações entre cliente e equipe são consolidadas, mais rastreáveis ​​e muito simplificadas

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