Cum o agenție de conținut a înlocuit toate instrumentele de creare de conținut și management de proiect cu Narrato Workspace: studiu de caz

Context și problema

Profil agenție de conținut:

Agenția deservește o clientelă globală cu mii de clienți în portofoliu. Oferă servicii de creare de conținut pentru site-uri web, bloguri, rețele sociale și alte canale de publicare interne și externe pentru companii.

Problema:

Agenția creează și livrează mii de conținut clienților săi în fiecare lună. Pentru a gestiona crearea de conținut la această scară, ei foloseau atât software de la raft, cât și software personalizat pentru a-și organiza procesul. Stiva lor de software includea suspecții obișnuiți plus niște software personalizat - și anume documente și foi Google împreună cu documente și foi offline, Google Drive și Dropbox, un software de management de proiect, e-mail, Slack, Grammarly, Copyscape și câteva altele. După cum era de așteptat, procesul de conținut a fost împrăștiat și fragmentat, provocând erori de proces evitabile, ineficiențe, redundanțe de proces și prea mult timp petrecut cu gestionarea operațiunilor de conținut.

Acesta este momentul în care au decis să ofere o șansă Narrato Workspace.

Cum și-a transformat Narrato Workspace operațiunile de conținut?

Narrato Workspace este un software integrat pentru crearea de conținut și gestionarea fluxului de lucru. Este conceput pentru a ajuta echipele de conținut să-și vadă întregul proces de creare a conținutului de la început până la sfârșit, începând cu idearea și planificarea conținutului până la crearea, colaborarea și publicarea conținutului. Este, de asemenea, un software excelent de gestionare a echipelor, cu mai multe roluri flexibile de utilizator și funcții de gestionare a plăților pentru scriitori independenți.

Agenția de conținut a început să folosească Narrato Workspace pentru a planifica, atribui, crea și livra conținut pentru toți clienții lor. Și-au redus stiva de software pentru gestionarea operațiunilor de conținut la Narrato Workspace și Slack.

Au fost destul de amabili să ne împărtășească fluxul de lucru. Iată cum își desfășoară operațiunile de conținut folosind Narrato Workspace.

Incorporarea de noi clienți și furnizarea de conținut

La început, agenția a mutat câțiva clienți și toate echipele lor interne de conținut în Narrato. Odată ce au netezit procesul de conținut pentru acești clienți, au adăugat tot restul și au început să furnizeze lucrări prin Narrato. Ei au mapat un proiect Narrato la un client și au oferit echipei client acces la proiect. Agenția adaugă întotdeauna clienți în rolul de client pentru a livra numai conținut gata de revizuire. (Numai stările sarcinii „Trimis către client”, „Terminat” și „Publicat” sunt vizibile clienților, cu excepția cazului în care sarcina este atribuită unui membru client.)

De fiecare dată când este achiziționat un nou client, agenția creează un nou proiect dedicat clientului. Apoi trimit invitații echipei client sub rolul „Client” și le oferă acces la proiect. Fiecărui proiect i se atribuie, de asemenea, un manager de proiect din echipa agenției, care se ocupă de planificarea conținutului, crearea sarcinilor și atribuirea de sarcini scriitorilor.

Clienții agenției au fost foarte mulțumiți de noul tablou de bord organizat, care a avut un impact pozitiv asupra afacerii agenției de conținut. Clienții împărtășesc feedback, solicită modificări și aprobă munca pe platformă. Acest lucru economisește atât agenției, cât și clienților lor o mulțime de timp și efort, care au fost inițial în trimiterea prin e-mail a documentelor sau a linkurilor înainte și înapoi.

Organizarea proiectelor și utilizarea depozitului de linii directoare și a șabloanelor

Pentru fiecare proiect, agenția de conținut urmează un sistem de dosare lunar. Apoi creează subdosare pe baza categoriilor de conținut sau a subproiectelor la care lucrează pentru client. Sarcinile de conținut se află în aceste subdosare.

Agenția salvează toate instrucțiunile și activele reutilizabile ale proiectelor în depozitul Ghidurilor din Workspace și le leagă la sarcinile de conținut, după cum este necesar. A avea un singur loc unde să mergi pentru toate rezumatele de conținut, liniile directoare și activele mărcii, precum și capacitatea de a le lega la mai multe sarcini a avut un impact mare. Economisește timpul echipei de conținut a agenției și a redus mesajele redundante.

De asemenea, managerii de conținut folosesc extensiv șabloane de conținut pentru a obține informații structurate de la scriitorii lor. Acest lucru asigură respectarea specificațiilor proiectului și a redus erorile de conținut și recenziile inutile.

Atribuirea sarcinilor de conținut și urmărirea progresului

Înainte de a trece la Workspace, agenția atribuia munca scriitorilor care foloseau Slack, în timp ce liniile directoare ale proiectului trebuiau accesate pe tabloul de bord intern. Dar, cu Narrato Workspace, acum pot atribui cu ușurință creatorii de conținut și editorii care lucrează pe platformă, cu toate liniile directoare atașate sarcinilor.

Starea fluxului de lucru și automatizarea sarcinilor au făcut ca urmărirea conținutului să funcționeze mai ușor și procesul să fie mai eficient. Nu mai trebuie să-și facă griji cu privire la lipsa fișierelor sau la vânătoarea lor în Dropbox (software-ul pe care l-au folosit mai devreme pentru a colecta lucrări de la scriitori).

Pentru a urmări progresul proiectelor, agenția folosește Calendarul de conținut și panoul Kanban. De asemenea, îi ajută să țină evidența proiectelor recurente, cum ar fi blogurile și gestionarea rețelelor sociale.

Crearea de conținut cu un editor de conținut puternic

Creatorii de conținut și managerii agenției iubesc editorul de conținut Narrato pentru crearea de conținut. Oferă sugestii grozave de optimizare a conținutului și este personalizabil pentru orice șablon de conținut. De exemplu, sarcinile de blog ale agenției folosesc șabloane de blog, în timp ce buletinele informative și sarcinile de copiere a site-ului web sunt adaptate la alte șabloane mai potrivite.

Editorul de conținut combină puterea Google Docs cu Grammarly și este foarte iubit de echipa de conținut. Editorul oferă scriitorilor sugestii de îmbunătățire a conținutului despre gramatică, structura articolului și cuvinte. Aceste sugestii se dovedesc a fi foarte utile în îmbunătățirea calității conținutului creat de agenție. Verificarea plagiatului cu editorul ajută echipa de control al calității să se asigure că fiecare conținut este original. Caracteristicile de colaborare cum ar fi comentarea în linie, alocarea sarcinilor, stările fluxului de lucru ale sarcinilor, liniile directoare privind sarcinile, mesageria, linkurile de conținut public și altele asigură că echipa lor este în mod constant sincronizată una cu cealaltă.

Cu instrumentele integrate de căutare a imaginilor și grafică, creatorii lor de conținut pot să-și consolideze toată munca pe o singură platformă.

În general, agenția a obținut beneficii semnificative în ceea ce privește reducerea erorilor de proces și de conținut, dând în judecată Narrato.

Utilizarea șabloanelor de conținut pentru consecvență

Agenția de conținut se ocupă adesea de proiecte care urmează o structură comună pentru mai multe piese de conținut. Pentru aceasta, capacitatea de a crea șabloane pe Narrato Workspace le-a oferit un control mai mare asupra muncii lor.

Ei creează șabloane pentru proiecte după cum este necesar. Ori de câte ori este necesar, ei aplică aceste șabloane la una sau mai multe activități de conținut din meniul Acțiuni din editor. De exemplu, au un șablon general pentru postările de pe blog (după cum se arată mai sus), șabloane separate pentru postările pe rețelele sociale și așa mai departe.

Ei sunt capabili să specifice numărul de cuvinte sau numărul de caractere pentru fiecare secțiune a unei piese de conținut, cum ar fi titlul, corpul, meta-descrierea etc. Agenția a descoperit că acest lucru le oferă scriitorilor mult mai multă claritate cu privire la ceea ce se așteaptă de la fiecare conținut. piesă, reducând înainte și înapoi conținutul.

Colaborarea la conținut

Până acum, agenția a folosit instrumente precum Dropbox și Google Docs pentru a partaja conținut intern, între scriitorii și editorii lor. Toată comunicarea internă legată de un anumit proiect avea loc de obicei numai pe Slack. Nu a existat o platformă comună în care editorii să poată lăsa comentarii asupra lucrării sau creatorii de conținut să își poată transmite întrebările. O mulțime de dus-întors și comutarea între aplicații în timpul procesului de creare a conținutului a făcut-o ineficientă și consumatoare de timp.

Dar cu Narrato Workspace, agenția se bucură de o colaborare mult mai bună între echipele lor. Funcțiile de comentare în linie, mesagerie și actualizare a stării sarcinii permit editorilor să lase comentarii asupra unui conținut pentru scriitori. Acest lucru a consolidat comunicarea cu echipa și cu clienții pe Narrato, ceea ce a adus multă eficiență fluxului de lucru.

Agenția a considerat că colaborarea cu parteneri de conținut din afara spațiului de lucru este convenabilă. Pentru partenerii care nu sunt pe platformă, ei pot pur și simplu să trimită linkul care poate fi partajat public către conținut și să-și obțină contribuțiile.

Publicarea conținutului pe site-uri WordPress

Agenția de conținut are mai multe proiecte de blog în care trebuie să publice conținut direct pe site-urile WordPress ale clienților. Narrato Workspace le-a făcut mai ușor să publice conținut pe site-uri WordPress direct de pe platformă cu integrarea de publicare WordPress. De asemenea, pot copia conținutul ca HTML din editorul Workspace, care a fost util pentru proiectele de dezvoltare de site-uri web ale clienților.

Gestionarea și plățile scriitorilor independenți

Agenția de conținut lucrează cu un număr de scriitori independenți și cu normă parțială și îi plătește lunar. Anterior, acest efort a fost gestionat folosind foi și e-mailuri. Acum, folosesc Narrato pentru a-și gestiona scriitorii independenți, pentru a-și accepta joburile pentru plată și pentru a-și plăti scriitorii la timp cu rapoarte de plată pe Narrato. Această automatizare a eliberat o grămadă de timp și efort pe care managerii de conținut al agenției au trebuit să le investească în gestionarea acestei contabilități.

Impactul transformațional al Narrato asupra operațiunilor de conținut

Narrato a reprezentat o nouă schimbare în abordarea agenției în ceea ce privește crearea și livrarea conținutului și a fost apreciată pe scară largă atât de clienții lor, cât și de echipa de conținut. A dus la consolidarea atât de necesară a procesului lor de creare a conținutului și a îmbunătățit vizibilitatea și controlul procesului ca niciodată .

Iată principalele beneficii pe care le-a realizat agenția:

• Mai multe instrumente utilizate pentru crearea de conținut, livrarea, colaborarea și managementul proiectelor sunt acum înlocuite și consolidate pe o singură platformă
• Viteza și eficiența creării și expedierii conținutului s-au îmbunătățit drastic
• S-a observat o reducere de aproape 80% a erorilor de proces și de conținut
• Calitatea conținutului s-a îmbunătățit considerabil – o măsoară în funcție de solicitările de revizuire și de păstrarea clienților
• Interacțiunile dintre clienți și echipe sunt consolidate, mai urmăribile și mult simplificate

Narrato WorkSpace pentru agenții de conținut

Dacă sunteți o agenție de conținut și căutați astfel de rezultate de transformare, luați legătura cu noi. Oferim, de asemenea, onboarding personalizat și consultanță fără costuri. Aflați mai multe despre Narrato Workspace aici.