内容代理如何用 Narrato Workspace 替换所有内容创建和项目管理工具：案例研究

背景和问题

内容代理简介：

该机构为全球客户提供服务，其投资组合中有数千名客户。 他们为网站、博客、社交媒体以及公司的其他内部和外部发布渠道提供内容创建服务。

问题：

该机构每个月都会为其客户创建和交付数千个内容片段。 为了处理这种规模的内容创建，他们使用现成的和定制的软件来整合他们的流程。 他们的软件堆栈包括常见的软件和一些自定义软件——即 Google 文档和表格以及离线文档和表格、Google Drive 和 Dropbox、项目管理软件、电子邮件、Slack、Grammarly、Copyscape 和其他一些软件。 正如预期的那样，内容流程是分散和分散的，导致可避免的流程错误、效率低下、流程冗余以及花费太多时间来管理内容操作。

这是他们决定试一试 Narrato Workspace 的原因。

Narrato Workspace 如何改变他们的内容运营？

Narrato Workspace 是一个集成的内容创建和工作流管理软件。 它旨在帮助内容团队从头到尾了解整个内容创建过程，从内容构思和规划到内容创建、协作和发布。 它也是一款出色的团队管理软件，具有多种灵活的用户角色和自由撰稿人的支付管理功能。

内容代理机构开始使用 Narrato Workspace 为其所有客户规划、分配、创建和交付内容。 他们将用于管理内容操作的软件堆栈减少到 Narrato Workspace 和 Slack。

他们很乐意与我们分享他们的工作流程。 以下是他们使用 Narrato Workspace 运行内容操作的方式。

入职新客户并交付内容工作

一开始，该机构将一些客户及其所有内部内容团队转移到了 Narrato。 一旦他们为这些客户理顺了内容流程，他们就会添加所有其他内容并开始通过 Narrato 交付工作。 他们将一个Narrato 项目映射到一个客户，并让客户团队访问该项目。 该机构始终将客户添加到客户角色下，以仅提供可供审核的内容。 （只有任务状态“已发送给客户”、“完成”和“已发布”对客户可见，除非任务已分配给客户成员。）

每次获得新客户时，该机构都会创建一个专门针对该客户的新项目。 然后，他们以“客户”角色向客户团队发送邀请，并授予他们项目访问权限。 每个项目还从代理团队分配了一名项目经理，负责内容规划、创建任务和分配任务给作者。

该机构的客户对新的有组织的仪表板非常满意，这对内容机构的业务产生了积极影响。 客户在平台上分享反馈、请求更改和批准工作。 这为代理机构及其客户节省了大量的时间和精力，这些时间和精力最初用于通过电子邮件发送文档或来回链接。

组织项目和使用指南存储库和模板

对于每个项目，内容代理都遵循按月分类的文件夹系统。 然后，他们根据他们正在为客户处理的内容类别或子项目创建子文件夹。 内容任务位于这些子文件夹中。

该机构将所有可重复使用的项目指南和资产保存在 Workspace 的指南存储库中，并根据需要将它们链接到内容任务。 为所有内容简介、指南和品牌资产提供一个单一的位置，并且能够将它们链接到多个任务，这已经产生了巨大的影响。 它节省了该机构的内容团队时间，并减少了多余的消息传递。

内容管理者还广泛使用内容模板来从作者那里获取结构化输入。 这可确保遵守项目规范并减少不必要的内容错误和审查。

分配内容任务和跟踪进度

在过渡到 Workspace 之前，该机构使用 Slack 将工作分配给作家，而必须在其内部仪表板上访问项目指南。 但有了 Narrato Workspace，他们现在可以轻松地分配平台上的内容创建者和编辑人员的工作，并附上任务的所有指导方针。

任务工作流状态和自动化使内容工作的跟踪更加容易，流程更加简化。 他们不再需要担心丢失文件或在 Dropbox（他们之前用于收集作家作品的软件）中寻找文件。

为了密切关注项目的进展，该机构使用了内容日历和看板。 它还可以帮助他们跟踪博客和社交媒体管理等重复项目。

使用功能强大的内容编辑器创建内容

该机构的内容创建者和管理者喜欢 Narrato 的内容编辑器来创建内容。 它提供了很好的内容优化建议，并且可以针对任何内容模板进行定制。 例如，该机构的博客任务使用博客模板，而新闻通讯和网站复制任务则适应其他更合适的模板。

内容编辑器将 Google Docs 的强大功能与 Grammarly 相结合，深受其内容团队的喜爱。 编辑为作者提供语法、文章结构、冗长等方面的内容改进建议。 事实证明，这些建议对于提高该机构创建的内容的质量非常有帮助。 与编辑的抄袭检查有助于他们的质量控制团队确保每条内容都是原创的。 在线评论、任务分配、任务的工作流状态、任务指南、消息传递、公共内容链接等协作功能可确保他们的团队始终保持同步。

借助集成的图像搜索和图形工具，他们的内容创建者能够将他们的所有工作整合到一个平台上。

总体而言，该机构通过起诉 Narrato 在减少流程和内容错误方面实现了显着收益。

使用内容模板保持一致性

内容代理通常处理的项目遵循几个内容片段的共同结构。 为此，在 Narrato Workspace 上创建模板的能力使他们能够更好地控制自己的工作。

他们正在根据需要为项目创建模板。 每当需要时，他们会从编辑器的“操作”菜单将这些模板应用于一项或多项内容任务。 例如，他们有一个博客帖子的通用模板（如上所示），社交媒体帖子的单独模板等等。

他们能够为内容片段的每个部分（如标题、正文、元描述等）指定字数或字符数。该机构发现，这让他们的作者更清楚地了解每个内容的预期内容片，减少来回的内容。

内容合作

到目前为止，该机构一直在使用 Dropbox 和 Google Docs 等工具在其作家和编辑之间在内部共享内容。 与特定项目相关的所有内部沟通通常仅在 Slack 上进行。 没有共同的平台让编辑可以对作品发表评论或内容创建者可以提出他们的疑问。 在内容创建过程中，应用程序之间的大量来回切换使其效率低下且非常耗时。

但有了 Narrato Workspace，该机构在他们的团队之间享受到了更好的协作。 在线评论、任务消息传递和任务状态更新功能允许编辑为作者留下对内容片段的评论。 这巩固了他们的团队和客户在 Narrato 上的沟通，从而为工作流程带来了很多效率。

该机构发现与 Workspace 之外的内容合作伙伴的合作也很方便。 对于不在平台上的合作伙伴，他们可以简单地发送内容的公开共享链接并获取他们的输入。

在 WordPress 网站上发布内容

内容代理有几个博客项目，他们需要直接在客户的 WordPress 网站上发布内容。 Narrato Workspace 通过 WordPress 发布集成让他们更容易直接从平台将内容发布到 WordPress 站点。 他们还能够从 Workspace 编辑器中将内容复制为 HTML，这对于客户的网站开发项目非常有用。

自由作家管理和支付

内容代理机构与许多自由撰稿人和兼职作家合作，并按月向他们付款。 早些时候，这项工作是使用表格和电子邮件进行管理的。 现在，他们使用 Narrato 来管理他们的自由撰稿人，接受他们的工作以获得报酬，并通过 Narrato 上的付款报告按时向他们的作家付款。 这种自动化已经释放了大量的时间和精力，机构内容经理必须投入到管理这种会计上。

Narrato 对内容运营的变革性影响

Narrato 是该机构创建和发布内容的方式的一个新变化，并得到了他们的客户和内容团队的广泛赞赏。 它带来了他们内容创建流程急需的整合，并以前所未有的方式改进了流程可见性和控制。

以下是该机构已实现的主要好处：

• 用于内容创建、交付、协作和项目管理的多种工具现在被一个平台取代并整合到一个平台上
• 创建和发布内容的速度和效率已大大提高
• 已观察到过程和内容错误减少了近 80%
• 内容质量显着提高——他们将其作为修订请求和客户保留的函数来衡量
• 客户和团队互动得到整合、更可追溯且大大简化

内容代理机构的 Narrato 工作区

如果您是内容代理机构并正在寻找这样的转型成果，请与我们联系。 我们还免费提供个性化的入职和咨询服务。 在此处了解有关 Narrato 工作区的更多信息。