Cómo una agencia de contenido reemplazó todas las herramientas de creación de contenido y administración de proyectos con Narrato Workspace: estudio de caso

Antecedentes y el problema

Perfil de la agencia de contenido:

La agencia atiende a una clientela global con miles de clientes en su cartera. Ofrecen servicios de creación de contenido para sitios web, blogs, redes sociales y otros canales de publicación internos y externos para empresas.

El problema:

La agencia crea y entrega miles de piezas de contenido a sus clientes cada mes. Para manejar la creación de contenido a esta escala, estaban usando software estándar y personalizado para armar su proceso. Su pila de software incluía los sospechosos habituales más algún software personalizado, a saber, documentos y hojas de Google junto con documentos y hojas sin conexión, Google Drive y Dropbox, un software de gestión de proyectos, correo electrónico, Slack, Grammarly, Copyscape y algunos otros. Como era de esperar, el proceso de contenido estaba disperso y fragmentado, lo que provocaba errores de proceso evitables, ineficiencias, redundancias de procesos y demasiado tiempo dedicado a administrar las operaciones de contenido.

Fue entonces cuando decidieron darle una oportunidad a Narrato Workspace.

¿Cómo Narrato Workspace transformó sus operaciones de contenido?

Narrato Workspace es un software integrado de creación de contenido y gestión de flujo de trabajo. Está diseñado para ayudar a los equipos de contenido a ver todo el proceso de creación de contenido de principio a fin, comenzando con la ideación y la planificación del contenido hasta la creación, colaboración y publicación del contenido. También es un excelente software de administración de equipos con varios roles de usuario flexibles y funciones de administración de pagos de escritores independientes.

La agencia de contenido comenzó a usar Narrato Workspace para planificar, asignar, crear y entregar contenido para todos sus clientes. Redujeron su pila de software para administrar las operaciones de contenido a Narrato Workspace y Slack.

Tuvieron la amabilidad de compartir su flujo de trabajo con nosotros. Así es como ejecutan sus operaciones de contenido usando Narrato Workspace.

Incorporación de nuevos clientes y entrega de trabajo de contenido

Al principio, la agencia trasladó algunos clientes y todos sus equipos de contenido interno a Narrato. Una vez que suavizaron el proceso de contenido para estos clientes, agregaron todo el resto y comenzaron a entregar el trabajo a través de Narrato. Asignaron un proyecto de Narrato a un cliente y dieron acceso al proyecto al equipo del cliente. La agencia siempre agrega clientes bajo el rol de cliente para entregar solo contenido listo para revisión. (Solo los estados de tareas "Enviado al cliente", "Completado" y "Publicado" son visibles para los clientes, a menos que la tarea esté asignada a un miembro del cliente).

Cada vez que se adquiere un nuevo cliente, la agencia crea un nuevo proyecto dedicado al cliente. Luego envían invitaciones al equipo del cliente bajo el rol de "Cliente" y les dan acceso al proyecto. A cada proyecto también se le asigna un Project Manager del equipo de la agencia que está a cargo de la planificación del contenido, la creación de tareas y la asignación de tareas a los escritores.

Los clientes de la agencia están muy contentos con el nuevo tablero organizado, que ha impactado positivamente en el negocio de la agencia de contenido. Los clientes comparten comentarios, solicitan cambios y aprueban el trabajo en la plataforma. Esto ahorra tanto a la agencia como a sus clientes una tonelada de tiempo y esfuerzo, que originalmente se dedicaba a enviar documentos o enlaces por correo electrónico de un lado a otro.

Organizar proyectos y utilizar el repositorio y las plantillas de directrices

Para cada proyecto, la agencia de contenido sigue un sistema de carpetas mensuales. Luego crean subcarpetas basadas en las categorías de contenido o subproyectos en los que están trabajando para el cliente. Las tareas de contenido se encuentran en estas subcarpetas.

La agencia guarda todos los activos y las pautas del proyecto reutilizables en el repositorio de Pautas en Workspace y los vincula a las tareas de contenido según sea necesario. Tener un único lugar al que acudir para todos los resúmenes de contenido, pautas y activos de marca, y la capacidad de vincularlos a múltiples tareas ha tenido un gran impacto. Le ahorra tiempo al equipo de contenido de la agencia y ha reducido los mensajes redundantes.

Los administradores de contenido también usan plantillas de contenido de manera extensiva para obtener información estructurada de sus escritores. Esto garantiza el cumplimiento de las especificaciones del proyecto y ha reducido los errores y revisiones de contenido innecesarios.

Asignación de tareas de contenido y seguimiento del progreso

Antes de realizar la transición a Workspace, la agencia asignaba trabajo a los escritores que usaban Slack, mientras que las pautas del proyecto debían consultarse en su tablero interno. Pero con Narrato Workspace, ahora pueden asignar fácilmente el trabajo de los creadores y editores de contenido en la plataforma con todas las pautas adjuntas a las tareas.

La automatización y los estados del flujo de trabajo de las tareas han facilitado el seguimiento del trabajo de contenido y simplificado el proceso. Ya no tienen que preocuparse por perder archivos o buscarlos en Dropbox (el software que usaban antes para recopilar el trabajo de los escritores).

Para controlar el progreso de los proyectos, la agencia utiliza el Calendario de contenido y el Tablero Kanban. También les ayuda a realizar un seguimiento de proyectos recurrentes como blogs y gestión de redes sociales.

Creación de contenido con un potente editor de contenido

Los creadores y gerentes de contenido de la agencia adoran el editor de contenido de Narrato para crear contenido. Brinda excelentes sugerencias de optimización de contenido y se puede personalizar para cualquier plantilla de contenido. Por ejemplo, las tareas del blog de la agencia utilizan plantillas de blog, mientras que las tareas de redacción de boletines y sitios web se adaptan a otras plantillas más adecuadas.

El editor de contenido combina el poder de Google Docs con Grammarly y es muy apreciado por su equipo de contenido. El editor proporciona sugerencias de mejora de contenido a los escritores sobre gramática, estructura del artículo y palabrería. Estas sugerencias están demostrando ser muy útiles para mejorar la calidad del contenido que crea la agencia. La verificación de plagio con el editor ayuda a su equipo de control de calidad a garantizar que cada contenido sea original. Las características de colaboración como comentar en línea, asignar tareas, estados de flujo de trabajo de tareas, pautas sobre tareas, mensajes, enlaces de contenido público y otros aseguran que su equipo esté constantemente sincronizado entre sí.

Con las herramientas integradas de búsqueda de imágenes y gráficos, sus creadores de contenido pueden consolidar todo su trabajo en una sola plataforma.

En general, la agencia ha obtenido beneficios significativos en términos de reducción de errores de proceso y contenido al demandar a Narrato.

Uso de plantillas de contenido para mantener la coherencia

La agencia de contenido a menudo se ocupa de proyectos que siguen una estructura común para varias de las piezas de contenido. Para ello, la capacidad de crear plantillas en Narrato Workspace les ha dado más control sobre su trabajo.

Están creando plantillas para los Proyectos según sea necesario. Siempre que sea necesario, aplican estas plantillas a una o varias tareas de contenido desde el menú Acciones del editor. Por ejemplo, tienen una plantilla general para publicaciones de blog (como se muestra arriba), plantillas separadas para publicaciones en redes sociales, etc.

Pueden especificar el número de palabras o de caracteres para cada sección de una pieza de contenido, como el título, el cuerpo, la meta descripción, etc. La agencia descubrió que esto les da a sus escritores mucha más claridad sobre lo que se espera de cada contenido. pieza, reduciendo el contenido de ida y vuelta.

Colaborando en el contenido

Hasta ahora, la agencia había estado usando herramientas como Dropbox y Google Docs para compartir contenido internamente, entre sus escritores y editores. Toda la comunicación interna relacionada con un proyecto en particular generalmente se realizaba solo en Slack. No había una plataforma común donde los editores pudieran dejar comentarios sobre el trabajo o los creadores de contenido pudieran plantear sus consultas. Una gran cantidad de idas y venidas y cambios entre aplicaciones durante el proceso de creación de contenido lo hicieron ineficiente y bastante lento.

Pero con Narrato Workspace, la agencia disfruta de una colaboración mucho mejor entre sus equipos. Las funciones de comentarios en línea, mensajes de tareas y actualización de estado de tareas permiten a los editores dejar comentarios en una pieza de contenido para los escritores. Esto ha consolidado la comunicación entre su equipo y sus clientes en Narrato, lo que ha aportado mucha eficiencia al flujo de trabajo.

La agencia también ha descubierto que la colaboración con socios de contenido fuera del espacio de trabajo es conveniente. Para los socios que no están en la plataforma, simplemente pueden enviar el enlace para compartir públicamente al contenido y obtener sus aportes.

Publicación de contenido en sitios de WordPress

La agencia de contenido tiene varios proyectos de blogs en los que necesitan publicar contenido directamente en los sitios de WordPress de los clientes. Narrato Workspace les ha facilitado la publicación de contenido en sitios de WordPress directamente desde la plataforma con la integración de publicación de WordPress. También pueden copiar contenido como HTML desde el editor Workspace, lo que ha sido útil para los proyectos de desarrollo de sitios web de los clientes.

Gestión y pagos de escritores autónomos

La agencia de contenido trabaja con varios escritores independientes y de medio tiempo y les paga mensualmente. Anteriormente, este esfuerzo se gestionaba mediante hojas y correos electrónicos. Ahora, usan Narrato para administrar a sus escritores independientes, aceptar sus trabajos por pago y pagar a sus escritores a tiempo con informes de pago en Narrato. Esta automatización ha liberado mucho tiempo y esfuerzo que los administradores de contenido de la agencia tuvieron que invertir para administrar esta contabilidad.

El impacto transformador de Narrato en las operaciones de contenido

Narrato fue un nuevo cambio en el enfoque de la agencia para crear y enviar contenido y ha sido muy apreciado tanto por sus clientes como por el equipo de contenido. Ha provocado la tan necesaria consolidación de su proceso de creación de contenido y ha mejorado la visibilidad y el control del proceso como nunca antes .

Estos son los beneficios clave que la agencia ha obtenido:

• Las múltiples herramientas utilizadas para la creación, entrega, colaboración y gestión de proyectos de contenido ahora se reemplazan y consolidan en una sola plataforma
• La velocidad y la eficiencia de la creación y el envío de contenido han mejorado drásticamente
• Se ha observado una reducción de casi el 80 % en los errores de proceso y contenido.
• La calidad del contenido ha mejorado notablemente: la miden en función de las solicitudes de revisión y la retención de clientes.
• Las interacciones entre el cliente y el equipo se consolidan, son más rastreables y se simplifican mucho

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