Comment une agence de contenu a remplacé tous les outils de création de contenu et de gestion de projet par Narrato Workspace : étude de cas

Contexte et problème

Profil de l'agence de contenu :

L'agence sert une clientèle mondiale avec des milliers de clients dans son portefeuille. Ils offrent des services de création de contenu pour les sites Web, les blogs, les médias sociaux et d'autres canaux de publication internes et externes pour les entreprises.

Le problème:

L'agence crée et livre des milliers de contenus à ses clients chaque mois. Pour gérer la création de contenu à cette échelle, ils utilisaient à la fois des logiciels prêts à l'emploi et personnalisés pour assembler leur processus. Leur pile de logiciels comprenait les suspects habituels ainsi que des logiciels personnalisés, à savoir Google docs et feuilles ainsi que des documents et feuilles hors ligne, Google Drive et Dropbox, un logiciel de gestion de projet, e-mail, Slack, Grammarly, Copyscape et quelques autres. Comme prévu, le processus de contenu était dispersé et fragmenté, entraînant des erreurs de processus évitables, des inefficacités, des redondances de processus et trop de temps consacré à la gestion des opérations de contenu.

C'est à ce moment-là qu'ils ont décidé de donner une chance à Narrato Workspace.

Comment Narrato Workspace a transformé ses opérations de contenu ?

Narrato Workspace est un logiciel intégré de création de contenu et de gestion de flux de travail. Il est conçu pour aider les équipes de contenu à suivre l'ensemble de leur processus de création de contenu du début à la fin, en commençant par l'idéation et la planification du contenu jusqu'à la création, la collaboration et la publication de contenu. C'est également un excellent logiciel de gestion d'équipe avec plusieurs rôles d'utilisateur flexibles et des fonctionnalités de gestion des paiements des rédacteurs indépendants.

L'agence de contenu a commencé à utiliser Narrato Workspace pour planifier, attribuer, créer et diffuser du contenu pour tous ses clients. Ils ont réduit leur pile logicielle pour gérer les opérations de contenu à Narrato Workspace et Slack.

Ils ont eu la gentillesse de partager leur flux de travail avec nous. Voici comment ils exécutent leurs opérations de contenu à l'aide de Narrato Workspace.

Intégration de nouveaux clients et livraison de contenu

Au départ, l'agence a déplacé quelques clients et toutes leurs équipes de contenu internes vers Narrato. Une fois qu'ils ont lissé le processus de contenu pour ces clients, ils ont ajouté tout le reste et ont commencé à livrer le travail via Narrato. Ils ont mappé un projet Narrato sur un client et ont donné à l'équipe du client l'accès au projet. L'agence ajoute toujours des clients sous le rôle de client pour ne fournir que du contenu prêt à être révisé. (Seuls les statuts de tâche « Envoyé au client », « Terminé » et « Publié » sont visibles pour les clients, sauf si la tâche est attribuée à un membre du client.)

A chaque fois qu'un nouveau client est acquis, l'agence crée un nouveau projet dédié au client. Ils envoient ensuite des invitations à l'équipe du client sous le rôle « Client » et leur donnent accès au projet. Chaque projet se voit également attribuer un chef de projet de l'équipe de l'agence qui est en charge de la planification du contenu, de la création des tâches et de l'attribution des tâches aux rédacteurs.

Les clients de l'agence ont été très satisfaits du nouveau tableau de bord organisé, qui a eu un impact positif sur l'activité de l'agence de contenu. Les clients partagent leurs commentaires, demandent des modifications et approuvent le travail sur la plateforme. Cela permet à l'agence et à ses clients d'économiser une tonne de temps et d'efforts, qui étaient à l'origine consacrés à l'envoi de documents ou de liens par e-mail.

Organisation des projets et utilisation du référentiel et des modèles de directives

Pour chaque projet, l'agence de contenu suit un système de dossiers par mois. Ils créent ensuite des sous-dossiers en fonction des catégories de contenu ou des sous-projets sur lesquels ils travaillent pour le client. Les tâches de contenu se trouvent dans ces sous-dossiers.

L'agence enregistre toutes les directives et actifs de projet réutilisables dans le référentiel des directives sur Workspace et les relie aux tâches de contenu selon les besoins. Avoir un seul endroit où aller pour tous les briefs de contenu, les directives et les actifs de la marque, et la possibilité de les lier à plusieurs tâches a eu un impact important. Cela fait gagner du temps à l'équipe de contenu de l'agence et réduit les messages redondants.

Les gestionnaires de contenu utilisent également largement les modèles de contenu pour obtenir des commentaires structurés de leurs rédacteurs. Cela garantit le respect des spécifications du projet et réduit les erreurs de contenu et les révisions inutiles.

Attribuer des tâches de contenu et suivre les progrès

Avant de passer à Workspace, l'agence attribuait du travail aux rédacteurs utilisant Slack, tandis que les directives de projet devaient être consultées sur leur tableau de bord interne. Mais avec Narrato Workspace, ils peuvent désormais facilement affecter des créateurs de contenu et des éditeurs de travail sur la plate-forme avec toutes les directives attachées aux tâches.

Les statuts et l'automatisation du flux de travail des tâches ont facilité le suivi du travail de contenu et rationalisé le processus. Ils n'ont plus à se soucier des fichiers manquants ou à les rechercher dans Dropbox (le logiciel qu'ils utilisaient auparavant pour collecter le travail des écrivains).

Pour garder un œil sur l'avancement des projets, l'agence utilise le calendrier de contenu et le tableau Kanban. Cela les aide également à suivre les projets récurrents tels que les blogs et la gestion des médias sociaux.

Créer du contenu avec un puissant éditeur de contenu

Les créateurs et gestionnaires de contenu de l'agence adorent l'éditeur de contenu de Narrato pour créer du contenu. Il donne d'excellentes suggestions d'optimisation de contenu et est personnalisable pour n'importe quel modèle de contenu. Par exemple, les tâches de blog de l'agence utilisent des modèles de blog, tandis que les newsletters et les tâches de copie de site Web sont adaptées à d'autres modèles plus appropriés.

L'éditeur de contenu combine la puissance de Google Docs avec Grammarly et est très apprécié par leur équipe de contenu. L'éditeur fournit des suggestions d'amélioration du contenu aux rédacteurs concernant la grammaire, la structure de l'article et la verbosité. Ces suggestions s'avèrent très utiles pour améliorer la qualité du contenu créé par l'agence. La vérification du plagiat avec l'éditeur aide son équipe de contrôle qualité à s'assurer que chaque élément de contenu est original. Les fonctionnalités de collaboration telles que les commentaires en ligne, l'attribution de tâches, les statuts de flux de travail des tâches, les directives sur les tâches, la messagerie, les liens de contenu public et autres garantissent que leur équipe est constamment synchronisée les unes avec les autres.

Grâce aux outils intégrés de recherche d'images et de graphisme, leurs créateurs de contenu sont en mesure de consolider tout leur travail sur une seule plateforme.

Dans l'ensemble, l'agence a réalisé des avantages significatifs en termes de réduction des erreurs de processus et de contenu en poursuivant Narrato.

Utilisation de modèles de contenu pour la cohérence

L'agence de contenu traite souvent des projets qui suivent une structure commune pour plusieurs éléments de contenu. Pour cela, la possibilité de créer des modèles sur Narrato Workspace leur a donné plus de contrôle sur leur travail.

Ils créent des modèles pour les projets selon les besoins. Chaque fois que nécessaire, ils appliquent ces modèles à une ou plusieurs tâches de contenu à partir du menu Actions de l'éditeur. Par exemple, ils ont un modèle général pour les articles de blog (comme indiqué ci-dessus), des modèles distincts pour les publications sur les réseaux sociaux, etc.

Ils sont en mesure de spécifier le nombre de mots ou le nombre de caractères pour chaque section d'un élément de contenu comme le titre, le corps, la méta description, etc. L'agence a constaté que cela donne à leurs rédacteurs beaucoup plus de clarté sur ce qui est attendu de chaque contenu. pièce, réduisant les allers-retours sur le contenu.

Collaborer sur le contenu

Jusqu'à présent, l'agence utilisait des outils tels que Dropbox et Google Docs pour partager du contenu en interne, entre leurs rédacteurs et leurs éditeurs. Toutes les communications internes liées à un projet particulier se produisaient généralement sur Slack uniquement. Il n'y avait pas de plate-forme commune où les éditeurs pouvaient laisser des commentaires sur le travail ou les créateurs de contenu pouvaient poser leurs questions. De nombreux allers-retours et basculements entre les applications pendant le processus de création de contenu l'ont rendu inefficace et chronophage.

Mais avec Narrato Workspace, l'agence profite d'une bien meilleure collaboration entre ses équipes. Les fonctionnalités de commentaires en ligne, de messagerie des tâches et de mise à jour de l'état des tâches permettent aux éditeurs de laisser des commentaires sur un élément de contenu pour les rédacteurs. Cela a consolidé leur équipe et la communication client sur Narrato, ce qui a apporté beaucoup d'efficacité au flux de travail.

L'agence a trouvé que la collaboration avec des partenaires de contenu en dehors de l'espace de travail était également pratique. Pour les partenaires qui ne sont pas sur la plate-forme, ils peuvent simplement envoyer le lien partageable publiquement vers le contenu et obtenir leurs commentaires.

Publier du contenu sur des sites WordPress

L'agence de contenu a plusieurs projets de blog où elle doit publier du contenu directement sur les sites WordPress des clients. Narrato Workspace leur a facilité la publication de contenu sur des sites WordPress directement à partir de la plate-forme grâce à l'intégration de la publication WordPress. Ils sont également capables de copier du contenu au format HTML à partir de l'éditeur d'espace de travail, ce qui s'est avéré utile pour les projets de développement de sites Web de clients.

Gestion et paiements des rédacteurs indépendants

L'agence de contenu travaille avec un certain nombre d'écrivains indépendants et à temps partiel et les paie mensuellement. Auparavant, cet effort était géré à l'aide de feuilles et d'e-mails. Désormais, ils utilisent Narrato pour gérer leurs rédacteurs indépendants, accepter leurs travaux contre paiement et payer leurs rédacteurs à temps avec des rapports de paiement sur Narrato. Cette automatisation a libéré beaucoup de temps et d'efforts que les gestionnaires de contenu de l'agence ont dû investir dans la gestion de cette comptabilité.

L'impact transformationnel de Narrato sur les opérations de contenu

Narrato a été un nouveau changement dans l'approche de l'agence en matière de création et de diffusion de contenu et a été largement apprécié à la fois par leurs clients et l'équipe de contenu. Cela a entraîné la consolidation indispensable de leur processus de création de contenu et amélioré la visibilité et le contrôle des processus comme jamais auparavant .

Voici les principaux avantages que l'agence a réalisés :

• Plusieurs outils utilisés pour la création de contenu, la livraison, la collaboration et la gestion de projet sont désormais remplacés et consolidés sur une seule plateforme
• La vitesse et l'efficacité de la création et de l'envoi de contenu se sont considérablement améliorées
• Une réduction de près de 80 % des erreurs de processus et de contenu a été observée
• La qualité du contenu s'est sensiblement améliorée - ils la mesurent en fonction des demandes de révision et de la fidélisation des clients
• Les interactions entre le client et l'équipe sont consolidées, plus traçables et beaucoup plus simplifiées

Narrato WorkSpace pour les agences de contenu

Si vous êtes une agence de contenu et recherchez de tels résultats transformationnels, contactez-nous. Nous proposons également une intégration et une consultation personnalisées sans frais. En savoir plus sur Narrato Workspace ici.