كيف استبدلت وكالة المحتوى جميع أدوات إنشاء المحتوى وإدارة المشاريع بمساحة عمل Narrato: دراسة حالة
نشرت: 2021-09-03الخلفية والمشكلة
ملف تعريف وكالة المحتوى:
تخدم الوكالة العملاء العالميين مع آلاف العملاء في محفظتها. يقدمون خدمات إنشاء المحتوى لمواقع الويب والمدونات ووسائل التواصل الاجتماعي وقنوات النشر الداخلية والخارجية الأخرى للشركات.
المشكلة:
تقوم الوكالة بإنشاء وتسليم الآلاف من أجزاء المحتوى لعملائها كل شهر. للتعامل مع إنشاء المحتوى على هذا النطاق ، كانوا يستخدمون كلاً من البرامج الجاهزة والبرامج المخصصة لتجميع عملياتهم معًا. تضمنت مجموعة البرامج الخاصة بهم المشتبه بهم المعتادين بالإضافة إلى بعض البرامج المخصصة - مثل مستندات وأوراق Google جنبًا إلى جنب مع المستندات والأوراق غير المتصلة بالإنترنت ، و Google Drive و Dropbox ، وبرنامج إدارة المشروع ، والبريد الإلكتروني ، و Slack ، و Grammarly ، و Copyscape ، وعدد قليل من البرامج الأخرى. كما هو متوقع ، كانت عملية المحتوى مبعثرة ومجزأة ، مما تسبب في حدوث أخطاء عملية يمكن تجنبها ، وعدم الكفاءة ، وتكرار العمليات ، وقضاء الكثير من الوقت في إدارة عمليات المحتوى.
هذا عندما قرروا إعطاء Narrato Workspace فرصة.
كيف غيرت Narrato Workspace عمليات المحتوى الخاصة بها؟
Narrato Workspace عبارة عن برنامج متكامل لإنشاء المحتوى وإدارة سير العمل. إنه مصمم لمساعدة فرق المحتوى على رؤية عملية إنشاء المحتوى بالكامل من البداية إلى النهاية ، بدءًا من التفكير في المحتوى والتخطيط لإنشاء المحتوى والتعاون والنشر. إنه أيضًا برنامج إدارة فريق رائع مع العديد من أدوار المستخدم المرنة وميزات إدارة الدفع للكتاب المستقلين.
بدأت وكالة المحتوى في استخدام Narrato Workspace لتخطيط وتعيين وإنشاء وتقديم المحتوى لجميع عملائها. قاموا بتخفيض حزمة البرامج الخاصة بهم لإدارة عمليات المحتوى إلى Narrato Workspace و Slack.
لقد كانوا لطفاء بما يكفي لمشاركة سير العمل معنا. إليك كيفية تشغيل عمليات المحتوى الخاصة بهم باستخدام Narrato Workspace.
تأهيل عملاء جدد وتقديم محتوى العمل
في البداية ، نقلت الوكالة عددًا قليلاً من العملاء وجميع فرق المحتوى الداخلية إلى Narrato. بمجرد قيامهم بتسهيل عملية المحتوى لهؤلاء العملاء ، قاموا بإضافة كل الباقي وبدأوا في تسليم العمل من خلال Narrato. قاموا بتعيين مشروع Narrato واحد لعميل واحد ومنح فريق العميل حق الوصول إلى المشروع. تضيف الوكالة دائمًا العملاء تحت دور العميل لتقديم محتوى جاهز للمراجعة فقط. (تكون حالات المهمة فقط "مرسلة إلى العميل" و "كاملة" و "منشورة" مرئية للعملاء ، ما لم يتم تعيين المهمة لعضو عميل.)
في كل مرة يتم فيها الحصول على عميل جديد ، تقوم الوكالة بإنشاء مشروع جديد مخصص للعميل. ثم يرسلون دعوات فريق العميل ضمن دور "العميل" ومنحهم حق الوصول إلى المشروع. يتم أيضًا تعيين مدير مشروع لكل مشروع من فريق الوكالة المسؤول عن تخطيط المحتوى وإنشاء المهام وتعيين المهام للكتاب.
كان عملاء الوكالة سعداء جدًا بلوحة القيادة المنظمة الجديدة ، والتي أثرت بشكل إيجابي على أعمال وكالة المحتوى. يشارك العملاء التعليقات ويطلبون التغييرات ويوافقون على العمل على النظام الأساسي. يوفر هذا كلاً من الوكالة وعملائها الكثير من الوقت والجهد ، والذي ذهب في الأصل إلى إرسال المستندات عبر البريد الإلكتروني أو الروابط ذهابًا وإيابًا.
تنظيم المشاريع واستخدام مستودع وقوالب الإرشادات
لكل مشروع ، تتبع وكالة المحتوى نظام مجلدات على أساس شهري. ثم يقومون بإنشاء مجلدات فرعية بناءً على فئات المحتوى أو المشاريع الفرعية التي يعملون عليها للعميل. تقع مهام المحتوى في هذه المجلدات الفرعية.
تحفظ الوكالة جميع إرشادات وأصول المشروع القابلة لإعادة الاستخدام في مستودع الإرشادات في مساحة العمل وتربطها بمهام المحتوى كما هو مطلوب. إن وجود مكان واحد للذهاب إليه لجميع ملخصات المحتوى والإرشادات وأصول العلامة التجارية ، والقدرة على ربطها بمهام متعددة كان له تأثير كبير. إنه يوفر وقت فريق المحتوى في الوكالة ويقلل من الرسائل الزائدة عن الحاجة.
يستخدم مديرو المحتوى أيضًا قوالب المحتوى على نطاق واسع للحصول على مدخلات منظمة من كتابهم. يضمن هذا الالتزام بمواصفات المشروع ويقلل من أخطاء المحتوى غير الضرورية والمراجعات.
إسناد مهام المحتوى وتتبع التقدم
قبل الانتقال إلى Workspace ، كانت الوكالة تسند العمل للكتاب باستخدام Slack بينما كان لا بد من الوصول إلى إرشادات المشروع على لوحة القيادة الداخلية الخاصة بهم. ولكن مع Narrato Workspace ، يمكنهم الآن بسهولة تعيين منشئي المحتوى والمحررين للعمل على النظام الأساسي مع إرفاق جميع الإرشادات بالمهام.
جعلت حالات سير عمل المهام والأتمتة تتبع عمل المحتوى أسهل والعملية أكثر تبسيطًا. لم يعد عليهم القلق بشأن الملفات المفقودة أو البحث عنها في Dropbox (البرنامج الذي استخدموه سابقًا لجمع الأعمال من الكتاب).
للاحتفاظ بعلامة تبويب حول تقدم المشاريع ، تستخدم الوكالة تقويم المحتوى ولوحة كانبان. كما أنه يساعدهم على تتبع المشاريع المتكررة مثل المدونات وإدارة وسائل التواصل الاجتماعي.
إنشاء محتوى باستخدام محرر محتوى قوي

يحب منشئو ومديرو محتوى الوكالة محرر محتوى Narrato لإنشاء المحتوى. إنه يقدم اقتراحات رائعة لتحسين المحتوى ويمكن تخصيصه لأي قالب محتوى. على سبيل المثال ، تستخدم مهام مدونة الوكالة قوالب المدونة ، بينما يتم تكييف الرسائل الإخبارية ومهام نسخ موقع الويب مع قوالب أخرى أكثر ملاءمة.
يجمع محرر المحتوى بين قوة محرر مستندات Google و Grammarly وهو محبوب للغاية من قبل فريق المحتوى الخاص بهم. يقدم المحرر اقتراحات تحسين المحتوى للكتاب حول القواعد ، وهيكل المقالة ، والصياغة. أثبتت هذه الاقتراحات أنها مفيدة جدًا في تحسين جودة المحتوى الذي تنشئه الوكالة. يساعد فحص الانتحال مع المحرر فريق مراقبة الجودة على التأكد من أن كل جزء من المحتوى أصلي. تضمن ميزات التعاون مثل التعليق المباشر ، وتعيين المهام ، وحالات سير عمل المهام ، والمبادئ التوجيهية الخاصة بالمهام ، والرسائل ، وروابط المحتوى العام ، وغيرها ضمان أن فريقهم متزامن باستمرار مع بعضهم البعض.
باستخدام أدوات البحث والرسومات المدمجة في الصور ، يمكن لمنشئي المحتوى دمج كل أعمالهم في منصة واحدة.
بشكل عام ، حققت الوكالة فوائد كبيرة من حيث الحد من أخطاء العملية والمحتوى من خلال مقاضاة ناراتو.
استخدام قوالب المحتوى لتحقيق التناسق
غالبًا ما تتعامل وكالة المحتوى مع المشاريع التي تتبع هيكلًا مشتركًا للعديد من أجزاء المحتوى. لهذا ، فإن القدرة على إنشاء قوالب على Narrato Workspace منحتهم مزيدًا من التحكم في عملهم.
إنهم يقومون بإنشاء قوالب للمشاريع حسب الحاجة. عند الاقتضاء ، يقومون بتطبيق هذه القوالب على مهمة واحدة أو أكثر من مهام المحتوى من قائمة الإجراءات في المحرر. على سبيل المثال ، لديهم نموذج عام لمنشورات المدونة (كما هو موضح أعلاه) ، وقوالب منفصلة لمشاركات الوسائط الاجتماعية ، وما إلى ذلك.
إنهم قادرون على تحديد عدد الكلمات أو عدد الأحرف لكل قسم من جزء المحتوى مثل العنوان والجسم والوصف التعريفي وما إلى ذلك. وجدت الوكالة أن هذا يمنح كتابها مزيدًا من الوضوح حول ما هو متوقع من كل محتوى قطعة ، مما يقلل ذهابًا وإيابًا على المحتوى.
التعاون في المحتوى
حتى الآن ، كانت الوكالة تستخدم أدوات مثل Dropbox و Google Docs لمشاركة المحتوى داخليًا ، بين كتابها ومحرريها. كانت جميع الاتصالات الداخلية المتعلقة بمشروع معين تحدث عادةً على Slack وحده. لم يكن هناك نظام أساسي مشترك حيث يمكن للمحررين ترك تعليقات على العمل أو يمكن لمنشئي المحتوى طرح استفساراتهم. جعل الكثير من التطبيقات ذهابًا وإيابًا والتبديل بين التطبيقات أثناء عملية إنشاء المحتوى غير فعال ويستغرق وقتًا طويلاً.
ولكن مع Narrato Workspace ، تتمتع الوكالة بتعاون أفضل بكثير بين فرقها. تتيح ميزات التعليق المباشر ورسائل المهام وتحديث حالة المهمة للمحررين ترك تعليقات على جزء من المحتوى للكتاب. وقد أدى ذلك إلى توحيد اتصالات فريقهم والعملاء على Narrato ، مما أدى إلى تحقيق الكثير من الكفاءة لسير العمل.
وجدت الوكالة أن التعاون مع شركاء المحتوى خارج مساحة العمل أمر ملائم أيضًا. بالنسبة للشركاء غير المتواجدين على النظام الأساسي ، يمكنهم ببساطة إرسال الرابط القابل للمشاركة العامة للمحتوى والحصول على مدخلاتهم.
نشر المحتوى على مواقع WordPress
لدى وكالة المحتوى العديد من مشاريع المدونات حيث يحتاجون إلى نشر المحتوى مباشرة على مواقع WordPress للعملاء. سهلت Narrato Workspace عليهم نشر المحتوى إلى مواقع WordPress مباشرةً من النظام الأساسي مع تكامل نشر WordPress. يمكنهم أيضًا نسخ المحتوى بتنسيق HTML من محرر مساحة العمل ، والذي كان مفيدًا لمشاريع تطوير مواقع الويب للعملاء.
إدارة ومدفوعات الكاتب المستقل
تعمل وكالة المحتوى مع عدد من الكتاب المستقلين وغير المتفرغين وتدفع لهم شهريًا. في وقت سابق ، تمت إدارة هذا الجهد باستخدام الأوراق ورسائل البريد الإلكتروني. الآن ، يستخدمون Narrato لإدارة كتابهم المستقلين ، ويقبلون وظائفهم مقابل أجر ، ويدفعون لكتابهم في الوقت المحدد بتقارير الدفع على Narrato. أصدرت هذه الأتمتة مجموعة من الوقت والجهد الذي كان على مديري محتوى الوكالة استثماره في إدارة هذه المحاسبة.
التأثير التحويلي لـ Narrato على عمليات المحتوى
كان Narrato تغييرًا جديدًا في نهج الوكالة لإنشاء المحتوى وشحنه وقد حظي بتقدير كبير من قبل كل من العملاء وفريق المحتوى. لقد أدى إلى التوحيد الذي تمس الحاجة إليه لعملية إنشاء المحتوى وتحسين رؤية العملية والتحكم فيها بشكل لم يسبق له مثيل .
فيما يلي الفوائد الرئيسية التي أدركتها الوكالة:
- يتم الآن استبدال الأدوات المتعددة المستخدمة لإنشاء المحتوى والتسليم والتعاون وإدارة المشروع بواسطة نظام أساسي واحد وتوحيده
- تحسنت سرعة وكفاءة إنشاء المحتوى وشحنه بشكل كبير
- لوحظ انخفاض بنسبة 80٪ تقريبًا في أخطاء العملية والمحتوى
- تحسنت جودة المحتوى بشكل ملحوظ - فهم يقيسونه كدالة لطلبات المراجعة والاحتفاظ بالعملاء
- يتم دمج تفاعلات العملاء والفريق ، ويمكن تتبعها بشكل أكبر ، وتبسيطها كثيرًا
ناراتو WorkSpace لوكالات المحتوى
إذا كنت تمثل وكالة محتوى وتبحث عن مثل هذه النتائج التحويلية ، فتواصل معنا. كما نقدم خدمة الاستشارة والتأهيل الشخصي دون أي تكلفة. اكتشف المزيد حول مساحة عمل ناراتو هنا.