Wie eine Content-Agentur alle Tools zur Inhaltserstellung und zum Projektmanagement durch Narrato Workspace ersetzte: Fallstudie

Hintergrund und das Problem

Profil der Content-Agentur:

Die Agentur bedient eine globale Kundschaft mit Tausenden von Kunden in ihrem Portfolio. Sie bieten Dienstleistungen zur Erstellung von Inhalten für Websites, Blogs, soziale Medien und andere interne und externe Veröffentlichungskanäle für Unternehmen an.

Das Problem:

Die Agentur erstellt und liefert jeden Monat Tausende von Inhalten an ihre Kunden. Um die Erstellung von Inhalten in dieser Größenordnung zu bewältigen, verwendeten sie sowohl Standard- als auch benutzerdefinierte Software, um ihren Prozess zusammenzustellen. Ihr Software-Stack umfasste die üblichen Verdächtigen sowie einige benutzerdefinierte Software – nämlich Google-Dokumente und -Tabellen sowie Offline-Dokumente und -Tabellen, Google Drive und Dropbox, eine Projektmanagement-Software, E-Mail, Slack, Grammarly, Copyscape und einige andere. Wie erwartet war der Inhaltsprozess verstreut und fragmentiert, was zu vermeidbaren Prozessfehlern, Ineffizienzen, Prozessredundanzen und zu viel Zeitaufwand für die Verwaltung der Inhaltsvorgänge führte.

An diesem Punkt entschieden sie sich, Narrato Workspace eine Chance zu geben.

Wie hat Narrato Workspace seine Content-Operationen transformiert?

Narrato Workspace ist eine integrierte Software zur Inhaltserstellung und zum Workflow-Management. Es wurde entwickelt, um Content-Teams dabei zu helfen, ihren gesamten Content-Erstellungsprozess von Anfang bis Ende zu durchschauen, beginnend mit der Content-Idee und -Planung bis hin zur Content-Erstellung, Zusammenarbeit und Veröffentlichung. Es ist auch eine großartige Teammanagement-Software mit mehreren flexiblen Benutzerrollen und Zahlungsverwaltungsfunktionen für freiberufliche Autoren.

Die Content-Agentur begann, Narrato Workspace zu verwenden, um Inhalte für alle ihre Kunden zu planen, zuzuweisen, zu erstellen und bereitzustellen. Sie reduzierten ihren Software-Stack für die Verwaltung von Inhaltsvorgängen auf Narrato Workspace und Slack.

Sie waren so freundlich, ihren Workflow mit uns zu teilen. So führen sie ihre Inhaltsoperationen mit Narrato Workspace aus.

Onboarding neuer Kunden und Bereitstellung von Inhalten

Zu Beginn verlegte die Agentur einige Kunden und alle ihre internen Content-Teams zu Narrato. Nachdem sie den Inhaltsprozess für diese Kunden geglättet hatten, fügten sie den Rest hinzu und begannen, die Arbeit über Narrato zu liefern. Sie ordneten einem Kunden ein Narrato-Projekt zu und gaben dem Kundenteam Zugriff auf das Projekt. Die Agentur fügt Kunden immer unter der Kundenrolle hinzu, um nur Inhalte bereitzustellen, die zur Überprüfung bereit sind. (Nur die Aufgabenstatus „An Kunden gesendet“, „Erledigt“ und „Veröffentlicht“ sind für die Kunden sichtbar, es sei denn, die Aufgabe ist einem Kundenmitglied zugewiesen.)

Jedes Mal, wenn ein neuer Kunde gewonnen wird, erstellt die Agentur ein neues Projekt, das dem Kunden gewidmet ist. Anschließend senden sie dem Kundenteam Einladungen unter der Rolle „Kunde“ und gewähren ihnen Projektzugriff. Jedem Projekt wird außerdem ein Projektmanager aus dem Agenturteam zugewiesen, der für die Inhaltsplanung, das Erstellen von Aufgaben und die Zuweisung von Aufgaben an Autoren verantwortlich ist.

Die Kunden der Agentur waren sehr zufrieden mit dem neu organisierten Dashboard, das sich positiv auf das Geschäft der Content-Agentur ausgewirkt hat. Die Kunden teilen Feedback, fordern Änderungen an und genehmigen die Arbeit auf der Plattform. Dies spart sowohl der Agentur als auch ihren Kunden eine Menge Zeit und Mühe, die ursprünglich für das Hin- und Hersenden von Dokumenten oder Links per E-Mail aufgewendet wurden.

Organisieren von Projekten und Verwenden von Richtlinien-Repository und Vorlagen

Für jedes Projekt folgt die Content-Agentur einem monatlichen Ordnersystem. Anschließend erstellen sie Unterordner basierend auf den Inhaltskategorien oder Teilprojekten, an denen sie für den Kunden arbeiten. Die Inhaltsaufgaben befinden sich in diesen Unterordnern.

Die Agentur speichert alle wiederverwendbaren Projektrichtlinien und Assets im Richtlinien-Repository auf Workspace und verknüpft sie nach Bedarf mit inhaltlichen Aufgaben. Einen einzigen Ort zu haben, an den man sich für alle Inhaltsbeschreibungen, Richtlinien und Markenwerte wenden kann, und die Möglichkeit, sie mit mehreren Aufgaben zu verknüpfen, hat große Wirkung erzielt. Es spart dem Content-Team der Agentur Zeit und reduziert redundantes Messaging.

Die Content-Manager verwenden Content-Vorlagen auch ausgiebig, um strukturierten Input von ihren Autoren zu erhalten. Dadurch wird die Einhaltung von Projektvorgaben sichergestellt und unnötige inhaltliche Fehler und Überprüfungen reduziert.

Content-Aufgaben zuweisen und Fortschritt verfolgen

Vor dem Wechsel zu Workspace wies die Agentur Autoren Arbeiten mit Slack zu, während auf Projektrichtlinien über ihr internes Dashboard zugegriffen werden musste. Aber mit Narrato Workspace können sie Inhaltserstellern und Redakteuren jetzt ganz einfach Arbeiten auf der Plattform zuweisen, wobei alle Richtlinien mit den Aufgaben verknüpft sind.

Der Aufgaben-Workflow-Status und die Automatisierung haben die Nachverfolgung der Inhaltsarbeit einfacher und den Prozess rationalisiert. Sie müssen sich keine Gedanken mehr über fehlende Dateien oder die Suche nach ihnen in Dropbox machen (die Software, die sie früher zum Sammeln von Arbeiten von Autoren verwendet haben).

Um den Projektfortschritt im Auge zu behalten, nutzt die Agentur den Content-Kalender und das Kanban-Board. Es hilft ihnen auch, den Überblick über wiederkehrende Projekte wie Blogs und Social Media Management zu behalten.

Erstellen von Inhalten mit einem leistungsstarken Inhaltseditor

Die Inhaltsersteller und -manager der Agentur lieben den Inhaltseditor von Narrato zum Erstellen von Inhalten. Es gibt großartige Vorschläge zur Inhaltsoptimierung und ist an jede Inhaltsvorlage anpassbar. Beispielsweise verwenden die Blog-Aufgaben der Agentur Blog-Vorlagen, während Newsletter und Website-Kopieraufgaben an andere, besser geeignete Vorlagen angepasst werden.

Der Inhaltseditor kombiniert die Leistungsfähigkeit von Google Docs mit Grammarly und wird von seinem Inhaltsteam sehr geliebt. Der Herausgeber bietet den Autoren Vorschläge zur Verbesserung des Inhalts in Bezug auf Grammatik, Artikelstruktur und Wortreichtum. Diese Vorschläge erweisen sich als sehr hilfreich bei der Verbesserung der Qualität der von der Agentur erstellten Inhalte. Die Plagiatsprüfung mit dem Redakteur hilft deren Qualitätskontrollteam sicherzustellen, dass jeder Inhalt original ist. Die Zusammenarbeitsfunktionen wie Inline-Kommentieren, Zuweisen von Aufgaben, Workflow-Status von Aufgaben, Richtlinien zu Aufgaben, Nachrichten, Links zu öffentlichen Inhalten und mehr stellen sicher, dass ihr Team ständig miteinander synchronisiert ist.

Mit den integrierten Bildsuch- und Grafiktools können die Ersteller von Inhalten ihre gesamte Arbeit auf einer einzigen Plattform konsolidieren.

Insgesamt hat die Agentur durch die Klage gegen Narrato erhebliche Vorteile in Bezug auf die Reduzierung von Prozess- und Inhaltsfehlern erzielt.

Verwendung von Inhaltsvorlagen für Konsistenz

Die Content-Agentur befasst sich häufig mit Projekten, die für mehrere der Content-Stücke einer gemeinsamen Struktur folgen. Dafür hat ihnen die Möglichkeit, Vorlagen in Narrato Workspace zu erstellen, mehr Kontrolle über ihre Arbeit gegeben.

Sie erstellen nach Bedarf Vorlagen für die Projekte. Bei Bedarf wenden sie diese Vorlagen über das Menü „Aktionen“ im Editor auf eine oder mehrere Inhaltsaufgaben an. Zum Beispiel haben sie eine allgemeine Vorlage für Blog-Posts (wie oben gezeigt), separate Vorlagen für Social-Media-Posts und so weiter.

Sie können die Anzahl der Wörter oder Zeichen für jeden Abschnitt eines Inhaltsstücks wie Titel, Textkörper, Meta-Beschreibung usw. angeben. Die Agentur stellte fest, dass dies ihren Autoren viel mehr Klarheit darüber gibt, was von jedem Inhalt erwartet wird Stück, inhaltlich hin und her reduzierend.

Inhaltlich zusammenarbeiten

Bisher hatte die Agentur Tools wie Dropbox und Google Docs verwendet, um Inhalte intern zwischen ihren Autoren und Redakteuren auszutauschen. Die gesamte interne Kommunikation in Bezug auf ein bestimmtes Projekt fand normalerweise allein auf Slack statt. Es gab keine gemeinsame Plattform, auf der Redakteure Kommentare zur Arbeit hinterlassen oder Ersteller von Inhalten ihre Fragen stellen konnten. Viel Hin und Her und Wechseln zwischen Apps während des Content-Erstellungsprozesses machte es ineffizient und ziemlich zeitaufwändig.

Aber mit Narrato Workspace genießt die Agentur eine viel bessere Zusammenarbeit zwischen ihren Teams. Mit den Funktionen für Inline-Kommentierung, Aufgabenbenachrichtigung und Aufgabenstatusaktualisierung können Redakteure Kommentare zu einem Inhaltsteil für Autoren hinterlassen. Dies hat die Team- und Kundenkommunikation auf Narrato konsolidiert, was den Arbeitsablauf erheblich effizienter gemacht hat.

Die Agentur hat die Zusammenarbeit mit Inhaltspartnern außerhalb des Arbeitsbereichs ebenfalls als praktisch empfunden. Partner, die nicht auf der Plattform sind, können einfach den öffentlich teilbaren Link zu den Inhalten senden und ihre Beiträge erhalten.

Veröffentlichen von Inhalten auf WordPress-Sites

Die Content-Agentur hat mehrere Blog-Projekte, bei denen sie Inhalte direkt auf den WordPress-Sites der Kunden veröffentlichen muss. Narrato Workspace hat es ihnen mit der WordPress-Publishing-Integration erleichtert, Inhalte direkt von der Plattform aus auf WordPress-Sites zu veröffentlichen. Sie können auch Inhalte als HTML aus dem Workspace-Editor kopieren, was für Website-Entwicklungsprojekte von Kunden nützlich war.

Verwaltung und Bezahlung freiberuflicher Autoren

Die Content-Agentur arbeitet mit einer Reihe von freiberuflichen und Teilzeitautoren zusammen und bezahlt sie monatlich. Früher wurde dieser Aufwand mithilfe von Blättern und E-Mails verwaltet. Jetzt verwenden sie Narrato, um ihre freiberuflichen Autoren zu verwalten, ihre Jobs gegen Bezahlung anzunehmen und ihre Autoren pünktlich mit Zahlungsberichten auf Narrato zu bezahlen. Diese Automatisierung hat eine Menge Zeit und Mühe freigesetzt, die die Content-Manager der Agentur in die Verwaltung dieser Buchhaltung investieren mussten.

Die transformative Wirkung von Narrato auf die Content-Operationen

Narrato war eine frische Veränderung in der Herangehensweise der Agentur an die Erstellung und den Versand von Inhalten und wurde sowohl von ihren Kunden als auch vom Content-Team sehr geschätzt. Es hat die dringend benötigte Konsolidierung ihres Inhaltserstellungsprozesses und eine verbesserte Prozesstransparenz und -kontrolle wie nie zuvor bewirkt .

Hier sind die wichtigsten Vorteile, die die Agentur realisiert hat:

• Mehrere Tools, die für die Erstellung, Bereitstellung, Zusammenarbeit und das Projektmanagement von Inhalten verwendet werden, werden jetzt durch eine einzige Plattform ersetzt und konsolidiert
• Die Geschwindigkeit und Effizienz beim Erstellen und Versenden von Inhalten hat sich drastisch verbessert
• Fast 80 % weniger Prozess- und Inhaltsfehler wurden beobachtet
• Die Qualität der Inhalte hat sich merklich verbessert – sie messen sie in Abhängigkeit von Änderungswünschen und Kundenbindung
• Kunden- und Teaminteraktionen werden konsolidiert, nachvollziehbarer und stark vereinfacht

Narrato WorkSpace für Inhaltsagenturen

Wenn Sie eine Content-Agentur sind und nach solchen Transformationsergebnissen suchen, kontaktieren Sie uns. Wir bieten auch ein personalisiertes Onboarding und kostenlose Beratung an. Erfahren Sie hier mehr über Narrato Workspace.