วิธีที่ Content Agency แทนที่เครื่องมือสร้างเนื้อหาและการจัดการโครงการทั้งหมดด้วย Narrato Workspace: กรณีศึกษา

ความเป็นมาและปัญหา

โปรไฟล์หน่วยงานเนื้อหา:

เอเจนซี่ให้บริการลูกค้าทั่วโลกโดยมีลูกค้าหลายพันรายในพอร์ตโฟลิโอ พวกเขาเสนอบริการสร้างเนื้อหาสำหรับเว็บไซต์ บล็อก โซเชียลมีเดีย และช่องทางการเผยแพร่ภายในและภายนอกอื่นๆ สำหรับบริษัท

ปัญหา:

เอเจนซี่สร้างและส่งมอบเนื้อหาหลายพันชิ้นให้กับลูกค้าทุกเดือน เพื่อจัดการกับการสร้างเนื้อหาในระดับนี้ พวกเขาใช้ทั้งซอฟต์แวร์ที่มีจำหน่ายทั่วไปและซอฟต์แวร์ที่กำหนดเองเพื่อรวมกระบวนการเข้าด้วยกัน สแต็คซอฟต์แวร์ของพวกเขารวมถึงผู้ต้องสงสัยตามปกติรวมถึงซอฟต์แวร์ที่กำหนดเอง – ได้แก่ Google เอกสารและชีตพร้อมกับเอกสารและชีตออฟไลน์, Google Drive และ Dropbox, ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ, อีเมล, Slack, Grammarly, Copyscape และอื่น ๆ อีกสองสามรายการ ตามที่คาดไว้ กระบวนการเนื้อหากระจัดกระจายและกระจัดกระจาย ทำให้เกิดข้อผิดพลาดของกระบวนการที่หลีกเลี่ยงได้ ความไร้ประสิทธิภาพ ความซ้ำซ้อนของกระบวนการ และเวลามากเกินไปในการจัดการการดำเนินการด้านเนื้อหา

นี่คือตอนที่พวกเขาตัดสินใจลองใช้ Narrato Workspace

Narrato Workspace เปลี่ยนแปลงการดำเนินการด้านเนื้อหาอย่างไร

Narrato Workspace คือซอฟต์แวร์สร้างเนื้อหาและการจัดการเวิร์กโฟลว์แบบบูรณาการ ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้ทีมเนื้อหาสามารถเห็นกระบวนการสร้างเนื้อหาทั้งหมดตั้งแต่ต้นจนจบ เริ่มต้นด้วยแนวคิดเนื้อหาและการวางแผนไปจนถึงการสร้างเนื้อหา การทำงานร่วมกันและการเผยแพร่ นอกจากนี้ยังเป็นซอฟต์แวร์การจัดการทีมที่ยอดเยี่ยมด้วยบทบาทผู้ใช้ที่ยืดหยุ่นหลายประการและคุณสมบัติการจัดการการชำระเงินของนักเขียนอิสระ

เอเจนซี่เนื้อหาเริ่มใช้ Narrato Workspace เพื่อวางแผน มอบหมาย สร้าง และส่งมอบเนื้อหาให้กับลูกค้าทั้งหมด พวกเขาลดสแต็กซอฟต์แวร์เพื่อจัดการการดำเนินการด้านเนื้อหาไปยัง Narrato Workspace และ Slack

พวกเขาใจดีพอที่จะแบ่งปันขั้นตอนการทำงานกับเรา นี่คือวิธีการดำเนินการด้านเนื้อหาโดยใช้ Narrato Workspace

ต้อนรับลูกค้าใหม่และส่งมอบงานเนื้อหา

เริ่มแรก เอเจนซี่ได้ย้ายลูกค้าสองสามรายและทีมเนื้อหาภายในทั้งหมดไปยัง Narrato เมื่อพวกเขาทำให้กระบวนการเนื้อหาสำหรับลูกค้าเหล่านี้ราบรื่นขึ้น พวกเขาได้เพิ่มส่วนที่เหลือทั้งหมดและเริ่มส่งมอบงานผ่าน Narrato พวกเขาจับคู่โปรเจ็กต์ Narrato หนึ่ง โปรเจ็กต์กับลูกค้า หนึ่ง ราย และให้สิทธิ์ทีมลูกค้าเข้าถึงโปรเจ็กต์ เอเจนซี่จะเพิ่มลูกค้าภายใต้บทบาทลูกค้าเสมอเพื่อส่งเฉพาะเนื้อหาที่พร้อมสำหรับการตรวจสอบ (เฉพาะสถานะงาน “ส่งไปยังไคลเอนต์”, “เสร็จสมบูรณ์” และ “เผยแพร่แล้ว” เท่านั้นที่จะแสดงต่อลูกค้า เว้นแต่งานจะถูกมอบหมายให้กับสมาชิกลูกค้า)

ทุกครั้งที่ได้ลูกค้าใหม่ เอเจนซี่จะสร้างโครงการใหม่สำหรับลูกค้าโดยเฉพาะ จากนั้นพวกเขาจะส่งคำเชิญทีมลูกค้าภายใต้บทบาท "ลูกค้า" และให้สิทธิ์เข้าถึงโครงการ ทุกโครงการยังได้รับมอบหมายให้เป็นผู้จัดการโครงการจากทีมเอเจนซี่ที่รับผิดชอบการวางแผนเนื้อหา การสร้างงาน และการมอบหมายงานให้กับนักเขียน

ลูกค้าของเอเจนซีพอใจมากกับแดชบอร์ดที่จัดระเบียบใหม่ ซึ่งส่งผลกระทบในทางบวกต่อธุรกิจของเอเจนซี่เนื้อหา ลูกค้าแบ่งปันความคิดเห็น ขอเปลี่ยนแปลง และอนุมัติงานบนแพลตฟอร์ม วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลาและความพยายามของทั้งเอเจนซี่และลูกค้าของพวกเขา ซึ่งเดิมทีจะใช้ในการส่งอีเมลเอกสารหรือลิงก์ไปมา

การจัดระเบียบโครงการและการใช้ที่เก็บแนวทางและแม่แบบ

สำหรับแต่ละโปรเจ็กต์ หน่วยงานด้านเนื้อหาจะใช้ระบบโฟลเดอร์แบบเดือน จากนั้นพวกเขาสร้างโฟลเดอร์ย่อยตามหมวดหมู่เนื้อหาหรือโครงการย่อยที่พวกเขากำลังทำงานอยู่สำหรับลูกค้า งานเนื้อหาจะอยู่ในโฟลเดอร์ย่อยเหล่านี้

เอเจนซี่จะบันทึกแนวทางและทรัพย์สินของโครงการที่ใช้ซ้ำได้ทั้งหมดในที่เก็บ Guidelines บน Workspace และเชื่อมโยงไปยังงานเนื้อหาตามความจำเป็น การมีที่เดียวสำหรับสรุปเนื้อหา แนวทางปฏิบัติ และทรัพย์สินของแบรนด์ทั้งหมด และความสามารถในการเชื่อมโยงไปยังงานต่างๆ ได้สร้างผลกระทบอย่างมาก ช่วยประหยัดเวลาทีมเนื้อหาของเอเจนซีและลดการส่งข้อความซ้ำซ้อน

ผู้จัดการเนื้อหายังใช้เทมเพลตเนื้อหาอย่างกว้างขวางเพื่อรับข้อมูลที่มีโครงสร้างจากผู้เขียน ซึ่งช่วยให้มั่นใจถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนดของโครงการ และลดข้อผิดพลาดและการตรวจทานเนื้อหาที่ไม่จำเป็น

มอบหมายงานเนื้อหาและติดตามความคืบหน้า

ก่อนที่จะเปลี่ยนไปใช้ Workspace เอเจนซีได้มอบหมายงานให้กับนักเขียนโดยใช้ Slack ขณะที่ต้องเข้าถึงหลักเกณฑ์ของโครงการในแดชบอร์ดภายใน แต่ด้วย Narrato Workspace พวกเขาสามารถมอบหมายงานผู้สร้างเนื้อหาและผู้แก้ไขบนแพลตฟอร์มได้อย่างง่ายดายพร้อมแนวทางทั้งหมดที่แนบมากับงาน

สถานะเวิร์กโฟลว์งานและระบบอัตโนมัติทำให้การติดตามเนื้อหาทำงานได้ง่ายขึ้นและกระบวนการมีความคล่องตัวมากขึ้น พวกเขาไม่ต้องกังวลกับไฟล์ที่หายไปหรือค้นหาใน Dropbox อีกต่อไป (ซอฟต์แวร์ที่พวกเขาใช้ก่อนหน้านี้ในการรวบรวมงานจากผู้เขียน)

เพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการ หน่วยงานจะใช้ปฏิทินเนื้อหาและ Kanban Board นอกจากนี้ยังช่วยติดตามโครงการที่เกิดซ้ำ เช่น บล็อกและการจัดการโซเชียลมีเดีย

การสร้างเนื้อหาด้วยเครื่องมือแก้ไขเนื้อหาที่ทรงพลัง

ผู้สร้างและผู้จัดการเนื้อหาของหน่วยงานชอบตัวแก้ไขเนื้อหาของ Narrato สำหรับการสร้างเนื้อหา มันให้คำแนะนำในการเพิ่มประสิทธิภาพเนื้อหาที่ยอดเยี่ยมและปรับแต่งได้สำหรับเทมเพลตเนื้อหาใดๆ ตัวอย่างเช่น งานบล็อกของเอเจนซีใช้เทมเพลตบล็อก ในขณะที่จดหมายข่าวและงานคัดลอกเว็บไซต์จะปรับให้เข้ากับเทมเพลตอื่นๆ ที่เหมาะสมกว่า

เครื่องมือแก้ไขเนื้อหาผสมผสานพลังของ Google เอกสารกับ Grammarly และเป็นที่ชื่นชอบของทีมเนื้อหา บรรณาธิการให้คำแนะนำในการปรับปรุงเนื้อหาแก่ผู้เขียนเกี่ยวกับไวยากรณ์ โครงสร้างบทความ และการใช้คำ คำแนะนำเหล่านี้พิสูจน์แล้วว่ามีประโยชน์มากในการปรับปรุงคุณภาพของเนื้อหาที่เอเจนซีสร้างขึ้น การตรวจสอบการลอกเลียนแบบกับบรรณาธิการช่วยทีมควบคุมคุณภาพเพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหาแต่ละชิ้นเป็นต้นฉบับ คุณลักษณะการทำงานร่วมกัน เช่น การแสดงความคิดเห็นในบรรทัด การมอบหมายงาน สถานะเวิร์กโฟลว์ของงาน แนวทางเกี่ยวกับงาน การส่งข้อความ ลิงก์เนื้อหาสาธารณะ และอื่นๆ ช่วยให้มั่นใจว่าทีมของพวกเขาซิงค์กันอยู่ตลอดเวลา

ด้วยเครื่องมือการค้นหารูปภาพและกราฟิกที่ผสานรวม ผู้สร้างเนื้อหาสามารถรวมงานทั้งหมดของพวกเขาไว้ในแพลตฟอร์มเดียว

โดยรวมแล้ว หน่วยงานได้ตระหนักถึงประโยชน์ที่สำคัญในแง่ของการลดข้อผิดพลาดทั้งกระบวนการและเนื้อหาโดยการฟ้องร้อง Narrato

การใช้เทมเพลตเนื้อหาเพื่อความสอดคล้อง

หน่วยงานด้านเนื้อหามักเกี่ยวข้องกับโครงการที่เป็นไปตามโครงสร้างร่วมกันสำหรับเนื้อหาหลายส่วน ด้วยเหตุนี้ ความสามารถในการสร้างเทมเพลตบน Narrato Workspace ช่วยให้พวกเขาควบคุมงานได้มากขึ้น

พวกเขากำลังสร้างเทมเพลตสำหรับโครงการตามต้องการ เมื่อใดก็ตามที่จำเป็น พวกเขาจะใช้เทมเพลตเหล่านี้กับงานเนื้อหา หนึ่ง งานหรือหลายงานจากเมนูการดำเนินการในโปรแกรมแก้ไข ตัวอย่างเช่น พวกเขามีเทมเพลตทั่วไปสำหรับโพสต์ในบล็อก (ดังที่แสดงด้านบน) เทมเพลตแยกต่างหากสำหรับโพสต์ในโซเชียลมีเดีย และอื่นๆ

พวกเขาสามารถระบุจำนวนคำหรือจำนวนอักขระสำหรับแต่ละส่วนของเนื้อหา เช่น ชื่อ เนื้อหา คำอธิบายเมตา ฯลฯ หน่วยงานพบว่าสิ่งนี้ทำให้ผู้เขียนมีความชัดเจนมากขึ้นในสิ่งที่คาดหวังจากทุกเนื้อหา ชิ้นลดกลับไปมาในเนื้อหา

การทำงานร่วมกันในเนื้อหา

จนถึงตอนนี้ หน่วยงานได้ใช้เครื่องมือเช่น Dropbox และ Google Docs เพื่อแบ่งปันเนื้อหาภายในระหว่างผู้เขียนและบรรณาธิการ การสื่อสารภายในทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการหนึ่งๆ มักเกิดขึ้นบน Slack เพียงอย่างเดียว ไม่มีแพลตฟอร์มทั่วไปที่บรรณาธิการสามารถแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับงานหรือผู้สร้างเนื้อหาสามารถนำเสนอคำถามของพวกเขาได้ การสลับไปมาระหว่างแอพจำนวนมากในระหว่างกระบวนการสร้างเนื้อหาทำให้ไม่มีประสิทธิภาพและใช้เวลานานมาก

แต่ด้วย Narrato Workspace เอเจนซี่สนุกกับการทำงานร่วมกันระหว่างทีมได้ดีขึ้นมาก คุณลักษณะการแสดงความคิดเห็นแบบอินไลน์ การส่งข้อความงาน และการอัปเดตสถานะงานช่วยให้ผู้แก้ไขสามารถแสดงความคิดเห็นในส่วนเนื้อหาสำหรับผู้เขียนได้ ได้รวมการสื่อสารของทีมและลูกค้าใน Narrato ซึ่งนำ ประสิทธิภาพ มาสู่เวิร์กโฟลว์อย่างมาก

หน่วยงานพบว่าการทำงานร่วมกับพันธมิตรด้านเนื้อหา ภายนอก Workspace นั้นสะดวกเช่นกัน สำหรับพันธมิตรที่ไม่ได้อยู่ในแพลตฟอร์ม พวกเขาสามารถส่งลิงก์ที่แชร์แบบสาธารณะไปยังเนื้อหาและรับข้อมูลของพวกเขาได้

การเผยแพร่เนื้อหาบนเว็บไซต์ WordPress

หน่วยงานเนื้อหามีโครงการบล็อกหลายโครงการที่พวกเขาจำเป็นต้องเผยแพร่เนื้อหาโดยตรงบนไซต์ WordPress ของลูกค้า Narrato Workspace ช่วยให้พวกเขาเผยแพร่เนื้อหาไปยังไซต์ WordPress ได้โดยตรงจากแพลตฟอร์มด้วยการผสานรวมการเผยแพร่ WordPress ได้ง่ายขึ้น พวกเขายังสามารถคัดลอกเนื้อหาเป็น HTML จากตัวแก้ไขพื้นที่ทำงาน ซึ่งมีประโยชน์สำหรับโครงการพัฒนาเว็บไซต์ของลูกค้า

การจัดการนักเขียนอิสระและ การชำระเงิน

หน่วยงานด้านเนื้อหาทำงานร่วมกับนักเขียนอิสระและพาร์ทไทม์จำนวนหนึ่ง และจ่ายเงินเป็นรายเดือน ก่อนหน้านี้ความพยายามนี้ได้รับการจัดการโดยใช้แผ่นงานและอีเมล ตอนนี้พวกเขาใช้ Narrato เพื่อจัดการนักเขียนอิสระ รับงานเพื่อรับเงิน และจ่ายเงินให้นักเขียนตรงเวลาด้วยรายงานการชำระเงินใน Narrato ระบบอัตโนมัตินี้ได้ปล่อยเวลาและความพยายามมากมายที่ผู้จัดการเนื้อหาของเอเจนซี่ต้องลงทุนในการจัดการบัญชีนี้

ผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงของ Narrato ต่อการดำเนินการด้านเนื้อหา

Narrato เป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งใหม่ในแนวทางของเอเจนซีในการสร้างและจัดส่งเนื้อหา และได้รับความชื่นชมอย่างกว้างขวางทั้งจากลูกค้าและทีมเนื้อหา ทำให้เกิดการรวมกระบวนการสร้างเนื้อหา ที่จำเป็นมาก และปรับปรุงการมองเห็นและการควบคุมกระบวนการอย่าง ที่ไม่เคยมีมาก่อน

นี่คือประโยชน์หลักที่หน่วยงานได้รับ:

• เครื่องมือหลายอย่างที่ใช้สำหรับการสร้างเนื้อหา การส่งมอบ การทำงานร่วมกัน และการจัดการโครงการถูกแทนที่ด้วยและรวมไว้ในแพลตฟอร์มเดียว
• ความเร็วและประสิทธิภาพของการสร้างและจัดส่งเนื้อหาได้รับการปรับปรุงอย่างมาก
• พบข้อผิดพลาดในกระบวนการและเนื้อหาลดลงเกือบ 80%
• คุณภาพของเนื้อหาดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด โดยวัดว่าเป็นหน้าที่ของคำขอแก้ไขและการรักษาลูกค้า
• การโต้ตอบกับลูกค้าและทีมถูกรวมเข้าด้วยกัน ตรวจสอบย้อนกลับได้มากขึ้น และง่ายขึ้นมาก

Narrato WorkSpace สำหรับหน่วยงานด้านเนื้อหา

หากคุณเป็นหน่วยงานด้านเนื้อหาและกำลังมองหาผลลัพธ์การเปลี่ยนแปลงดังกล่าว โปรดติดต่อเรา เรายังเสนอการเริ่มต้นใช้งานและการให้คำปรึกษาส่วนบุคคลโดยไม่มีค่าใช้จ่าย เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Narrato Workspace ที่นี่