Bir İçerik Ajansı Tüm İçerik Oluşturma ve Proje Yönetim Araçlarını Narrato Workspace ile Nasıl Değiştirdi: Vaka Çalışması

Arka Plan ve Sorun

İçerik Ajansı Profili:

Ajans, portföyündeki binlerce müşterisi ile global müşterilere hizmet vermektedir. Şirketler için web siteleri, bloglar, sosyal medya ve diğer dahili ve harici yayın kanalları için içerik oluşturma hizmetleri sunarlar.

Sorun:

Ajans, her ay binlerce içerik parçası oluşturur ve müşterilerine sunar. Bu ölçekte içerik oluşturmayı halletmek için, süreçlerini bir araya getirmek için hem kullanıma hazır hem de özel yazılımlar kullanıyorlardı. Yazılım yığınları olağan şüphelileri ve bazı özel yazılımları içeriyordu - yani çevrimdışı belgeler ve sayfalarla birlikte Google belgeleri ve sayfaları, Google Drive ve Dropbox, bir proje yönetim yazılımı, e-posta, Slack, Grammarly, Copyscape ve diğerleri. Beklendiği gibi, içerik süreci dağınık ve parçalıydı, bu da önlenebilir süreç hatalarına, verimsizliklere, süreç fazlalıklarına ve içerik operasyonlarını yönetmek için çok fazla zaman harcanmasına neden oluyordu.

Bu, Narrato Workspace'e bir şans vermeye karar verdikleri zamandır.

Narrato Workspace içerik operasyonlarını nasıl dönüştürdü?

Narrato Workspace, entegre bir içerik oluşturma ve iş akışı yönetimi yazılımıdır. İçerik ekiplerinin içerik oluşturma ve planlamadan içerik oluşturma, işbirliği ve yayınlamaya kadar tüm içerik oluşturma süreçlerini baştan sona görmelerine yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Aynı zamanda, çeşitli esnek kullanıcı rolleri ve serbest yazarların ödeme yönetimi özelliklerine sahip harika bir ekip yönetimi yazılımıdır.

İçerik ajansı, tüm müşterileri için içerik planlamak, atamak, oluşturmak ve sunmak için Narrato Workspace'i kullanmaya başladı. İçerik işlemlerini yönetmek için yazılım yığınlarını Narrato Workspace ve Slack'e indirdiler.

İş akışlarını bizimle paylaşma nezaketini gösterdiler. Narrato Workspace'i kullanarak içerik işlemlerini şu şekilde yürütürler.

Yeni müşteriler edinme ve içerik çalışması sunma

Başlangıç ​​olarak, ajans birkaç müşteriyi ve tüm dahili içerik ekiplerini Narrato'ya taşıdı. Bu müşteriler için içerik sürecini düzelttikten sonra geri kalan her şeyi eklediler ve Narrato aracılığıyla işi teslim etmeye başladılar. Bir Narrato projesini bir müşteriyle eşlediler ve müşteri ekibine projeye erişim izni verdiler. Ajans, yalnızca incelemeye hazır içerik sunmak için müşterileri her zaman müşteri rolü altına ekler. (Görev bir müşteri üyesine atanmadıkça, yalnızca "Müşteriye Gönderildi", "Tamamlandı" ve "Yayınlandı" görev durumları istemciler tarafından görülebilir.)

Her yeni müşteri edinildiğinde, ajans müşteriye özel yeni bir proje oluşturur. Daha sonra müşteri ekibine "Müşteri" rolü altında davetiyeler gönderir ve onlara proje erişimi verir. Ayrıca her projeye, ajans ekibinden içerik planlama, görev oluşturma ve yazarlara görev atamadan sorumlu bir Proje Yöneticisi atanır.

Ajansın müşterileri, içerik ajansının işini olumlu yönde etkileyen yeni organize gösterge tablosundan çok memnun kaldılar. Müşteriler geri bildirimleri paylaşır, değişiklik talep eder ve platformdaki çalışmaları onaylar. Bu, hem ajansa hem de müşterilerine, başlangıçta belgeleri veya bağlantıları e-postayla göndermek için harcanan bir ton zaman ve çabadan tasarruf sağlar.

Projeleri Düzenleme ve Yönergeler deposunu ve Şablonları kullanma

İçerik ajansı her proje için aylık bir klasör sistemini takip eder. Ardından, istemci için üzerinde çalıştıkları içerik kategorilerine veya alt projelere dayalı olarak alt klasörler oluştururlar. İçerik görevleri bu alt klasörlerde bulunur.

Ajans, tüm yeniden kullanılabilir proje yönergelerini ve varlıklarını Workspace'teki Yönergeler deposuna kaydeder ve bunları gerektiği gibi içerik görevlerine bağlar. Tüm içerik özetleri, yönergeler ve marka varlıkları için gidilecek tek bir yere sahip olmak ve bunları birden fazla göreve bağlayabilme yeteneği büyük bir etki yarattı. Ajansın içerik ekibine zaman kazandırır ve gereksiz mesajlaşmayı azaltır.

İçerik yöneticileri, yazarlarından yapılandırılmış girdi almak için içerik şablonlarını da yoğun bir şekilde kullanır. Bu, proje spesifikasyonlarına uyulmasını sağlar ve gereksiz içerik hatalarını ve incelemeleri azaltır.

İçerik görevleri atama ve ilerlemeyi izleme

Ajans, Workspace'e geçmeden önce, Slack kullanan yazarlara iş atadı ve proje yönergelerine dahili kontrol panellerinden erişilmesi gerekiyordu. Ancak Narrato Workspace ile, artık görevlere eklenmiş tüm yönergelerle platformda içerik oluşturucuları ve editörleri kolayca atayabilirler.

Görev iş akışı durumları ve otomasyon, içerik çalışmasının izlenmesini kolaylaştırdı ve süreci daha akıcı hale getirdi. Artık Dropbox'ta (daha önce yazarlardan çalışma toplamak için kullandıkları yazılım) eksik dosyalar veya onları arama konusunda endişelenmeleri gerekmiyor.

Ajans, projelerin ilerleme durumunu takip etmek için İçerik Takvimi ve Kanban Kurulu'nu kullanır. Ayrıca bloglar ve sosyal medya yönetimi gibi yinelenen projeleri takip etmelerine yardımcı olur.

Güçlü bir içerik düzenleyiciyle içerik oluşturma

Ajansın içerik yaratıcıları ve yöneticileri, içerik oluşturmak için Narrato'nun içerik düzenleyicisini seviyor. Harika içerik optimizasyonu önerileri sunar ve herhangi bir içerik şablonuna göre özelleştirilebilir. Örneğin, ajansın blog görevleri blog şablonlarını kullanırken haber bültenleri ve web sitesi kopyalama görevleri diğer daha uygun şablonlara uyarlanır.

İçerik düzenleyici, Google Dokümanlar'ın gücünü Grammarly ile birleştirir ve içerik ekipleri tarafından çok sevilir. Editör, yazarlara dilbilgisi, makale yapısı ve kelimeler hakkında içerik geliştirme önerileri sunar. Bu öneriler, ajansın oluşturduğu içeriğin kalitesini iyileştirmede çok yardımcı oluyor. Editörle yapılan intihal kontrolü, kalite kontrol ekibinin her bir içeriğin orijinal olduğundan emin olmasına yardımcı olur. Yerinde yorum yapma, görevlerin atanması, görevlerin iş akışı durumları, görevlere ilişkin yönergeler, mesajlaşma, genel içerik bağlantıları ve diğerleri gibi işbirliği özellikleri, ekiplerinin sürekli olarak birbirleriyle senkronize olmasını sağlar.

Entegre görsel arama ve grafik araçlarıyla içerik oluşturucuları tüm çalışmalarını tek bir platformda birleştirebilir.

Genel olarak, ajans Narrato'yu dava ederek hem süreç hem de içerik hatalarında azalma açısından önemli faydalar elde etti.

Tutarlılık için içerik şablonlarını kullanma

İçerik ajansı, çoğu zaman içerik parçalarının birkaçı için ortak bir yapıyı takip eden projelerle ilgilenir. Bunun için Narrato Workspace'te şablon oluşturma yeteneği, onlara çalışmaları üzerinde daha fazla kontrol sağladı.

Gerektiğinde Projeler için şablonlar oluşturuyorlar. Gerektiğinde, bu şablonları düzenleyicideki Eylemler menüsünden bir veya daha fazla içerik görevine uygularlar. Örneğin, blog gönderileri için genel bir şablona (yukarıda gösterildiği gibi), sosyal medya gönderileri için ayrı şablonlara vb. sahiptirler.

Başlık, gövde, meta açıklama vb. gibi bir içerik parçasının her bölümü için kelime sayısını veya karakter sayısını belirleyebilirler. Ajans, bunun yazarlarına her içerikten ne beklendiği konusunda çok daha fazla netlik sağladığını tespit etti. parça, içerik üzerinde ileri geri azaltarak.

içerik üzerinde işbirliği

Ajans şimdiye kadar yazarları ve editörleri arasında içeriği dahili olarak paylaşmak için Dropbox ve Google Dokümanlar gibi araçlar kullanıyordu. Belirli bir projeyle ilgili tüm iç iletişim genellikle yalnızca Slack'te oluyordu. Editörlerin eser hakkında yorum bırakabileceği veya içerik oluşturucuların sorgularını iletebileceği ortak bir platform yoktu. İçerik oluşturma sürecinde çok fazla ileri geri ve uygulamalar arasında geçiş yapmak, onu verimsiz ve oldukça zaman alıcı hale getirdi.

Ancak Narrato Workspace ile ajans, ekipleri arasında çok daha iyi bir işbirliğinin keyfini çıkarıyor. Hat içi yorum yapma, görev mesajlaşma ve görev durumu güncelleme özellikleri, editörlerin yazarlar için bir içerik parçasına yorum bırakmasına olanak tanır. Bu, iş akışına çok fazla verimlilik getiren Narrato'daki ekip ve müşteri iletişimini pekiştirdi.

Ajans, Workspace dışındaki içerik ortaklarıyla da işbirliğini uygun buldu. Platformda olmayan ortaklar, içeriğe genel olarak paylaşılabilir bağlantıyı gönderebilir ve girdilerini alabilirler.

WordPress sitelerinde içerik yayınlama

İçerik ajansının, içeriği doğrudan müşterilerin WordPress sitelerinde yayınlamaları gereken birkaç blog projesi vardır. Narrato Workspace, WordPress yayınlama entegrasyonu ile doğrudan platformdan WordPress sitelerine içerik yayınlamalarını kolaylaştırdı. Ayrıca, müşterilerin web sitesi geliştirme projeleri için yararlı olan Workspace düzenleyicisinden içeriği HTML olarak kopyalayabilirler.

Serbest yazar yönetimi ve ödemeler

İçerik ajansı, bir dizi serbest ve yarı zamanlı yazarla çalışır ve onlara aylık ödeme yapar. Daha önce bu çaba, sayfalar ve e-postalar kullanılarak yönetiliyordu. Artık serbest yazarlarını yönetmek, işlerini ödeme için kabul etmek ve Narrato'daki ödeme raporlarıyla yazarlarına zamanında ödeme yapmak için Narrato'yu kullanıyorlar. Bu otomasyon, ajans içerik yöneticilerinin bu muhasebeyi yönetmek için yatırım yapması gereken bir sürü zaman ve çabayı serbest bıraktı.

Narrato'nun içerik işlemleri üzerindeki dönüştürücü etkisi

Narrato, ajansın içerik oluşturma ve gönderme yaklaşımında yeni bir değişiklikti ve hem müşterileri hem de içerik ekibi tarafından büyük beğeni topladı. İçerik oluşturma süreçlerinin çok ihtiyaç duyulan konsolidasyonunu ve daha önce hiç olmadığı kadar iyileştirilmiş süreç görünürlüğünü ve kontrolünü sağladı.

Ajansın gerçekleştirdiği temel faydalar şunlardır:

• İçerik oluşturma, teslim etme, işbirliği ve proje yönetimi için kullanılan birden çok aracın yerini artık tek bir platformda topluyor ve birleştiriyor.
• İçerik oluşturma ve gönderme hızı ve verimliliği büyük ölçüde iyileştirildi
• Süreç ve içerik hatalarında %80'e yakın azalma gözlemlendi
• İçerik kalitesi gözle görülür şekilde iyileşti - bunu revizyon isteklerinin ve müşteriyi elde tutmanın bir işlevi olarak ölçüyorlar
• Müşteri ve ekip etkileşimleri birleştirildi, daha izlenebilir hale getirildi ve çok daha basitleştirildi

İçerik Ajansları için Narrato WorkSpace

Bir içerik ajansı iseniz ve bu tür dönüşümsel sonuçlar arıyorsanız, bizimle iletişime geçin. Ayrıca ücretsiz olarak kişiselleştirilmiş işe alım ve danışmanlık sunuyoruz. Narrato Çalışma Alanı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz.