In che modo un'agenzia di contenuti ha sostituito tutti gli strumenti di creazione di contenuti e gestione dei progetti con Narrato Workspace: case study

Sfondo e il problema

Profilo dell'agenzia di contenuti:

L'agenzia serve una clientela globale con migliaia di clienti nel suo portafoglio. Offrono servizi di creazione di contenuti per siti Web, blog, social media e altri canali editoriali interni ed esterni per le aziende.

Il problema:

L'agenzia crea e fornisce migliaia di contenuti ai propri clienti ogni mese. Per gestire la creazione di contenuti su questa scala, utilizzavano sia software standard che personalizzati per mettere insieme il loro processo. Il loro stack software includeva i soliti sospetti più alcuni software personalizzati, ovvero documenti e fogli Google insieme a documenti e fogli offline, Google Drive e Dropbox, un software di gestione dei progetti, e-mail, Slack, Grammarly, Copyscape e pochi altri. Come previsto, il processo del contenuto era sparso e frammentato, causando errori di processo evitabili, inefficienze, ridondanza del processo e troppo tempo dedicato alla gestione delle operazioni sul contenuto.

Questo è quando hanno deciso di provare Narrato Workspace.

In che modo Narrato Workspace ha trasformato le loro operazioni sui contenuti?

Narrato Workspace è un software integrato per la creazione di contenuti e la gestione del flusso di lavoro. È progettato per aiutare i team dei contenuti a vedere attraverso l'intero processo di creazione dei contenuti dall'inizio alla fine, dall'ideazione e pianificazione dei contenuti fino alla creazione, collaborazione e pubblicazione dei contenuti. È anche un ottimo software di gestione del team con diversi ruoli utente flessibili e funzionalità di gestione dei pagamenti degli scrittori freelance.

L'agenzia di contenuti ha iniziato a utilizzare Narrato Workspace per pianificare, assegnare, creare e fornire contenuti per tutti i suoi clienti. Hanno ridotto lo stack software per la gestione delle operazioni sui contenuti a Narrato Workspace e Slack.

Sono stati così gentili da condividere con noi il loro flusso di lavoro. Ecco come eseguono le operazioni sui contenuti utilizzando Narrato Workspace.

Inserimento di nuovi clienti e fornitura di contenuti

Inizialmente, l'agenzia ha spostato alcuni clienti e tutti i loro team di contenuti interni in Narrato. Una volta che hanno semplificato il processo di contenuto per questi clienti, hanno aggiunto tutto il resto e hanno iniziato a fornire il lavoro tramite Narrato. Hanno mappato un progetto Narrato su un cliente e hanno concesso al team del cliente l'accesso al progetto. L'agenzia aggiunge sempre clienti sotto il ruolo di cliente per fornire solo contenuti pronti per la revisione. (Solo gli stati delle attività "Inviato al cliente", "Completato" e "Pubblicato" sono visibili ai client, a meno che l'attività non sia assegnata a un membro del client.)

Ogni volta che viene acquisito un nuovo cliente, l'agenzia crea un nuovo progetto dedicato al cliente. Quindi inviano gli inviti al team del cliente con il ruolo "Cliente" e danno loro l'accesso al progetto. A ogni progetto viene inoltre assegnato un Project Manager dal team dell'agenzia che si occupa della pianificazione dei contenuti, della creazione di attività e dell'assegnazione delle attività agli scrittori.

I clienti dell'agenzia sono stati molto soddisfatti della nuova dashboard organizzata, che ha avuto un impatto positivo sull'attività dell'agenzia di contenuti. I clienti condividono feedback, richiedono modifiche e approvano il lavoro sulla piattaforma. Ciò consente di risparmiare sia all'agenzia che ai suoi clienti un sacco di tempo e fatica, che originariamente erano destinati all'invio di documenti o collegamenti via e-mail avanti e indietro.

Organizzazione di progetti e utilizzo di repository e modelli di linee guida

Per ogni progetto, l'agenzia di contenuti segue un sistema di cartelle mensile. Quindi creano sottocartelle in base alle categorie di contenuto o ai sottoprogetti su cui stanno lavorando per il cliente. Le attività di contenuto si trovano in queste sottocartelle.

L'agenzia salva tutte le linee guida e le risorse del progetto riutilizzabili nel repository delle linee guida su Workspace e le collega alle attività di contenuto come richiesto. Avere un unico posto dove andare per tutti i riassunti dei contenuti, le linee guida e le risorse del marchio e la possibilità di collegarli a più attività ha avuto un grande impatto. Fa risparmiare tempo al team dei contenuti dell'agenzia e ha ridotto la messaggistica ridondante.

I gestori dei contenuti utilizzano anche ampiamente i modelli di contenuto per ottenere input strutturati dai loro autori. Ciò garantisce l'aderenza alle specifiche del progetto e ha ridotto gli errori e le revisioni dei contenuti non necessari.

Assegnazione di attività sui contenuti e monitoraggio dei progressi

Prima di passare a Workspace, l'agenzia assegnava il lavoro agli scrittori che utilizzavano Slack mentre le linee guida del progetto dovevano essere consultate sulla loro dashboard interna. Ma con Narrato Workspace, ora possono assegnare facilmente creatori di contenuti e redattori al lavoro sulla piattaforma con tutte le linee guida allegate alle attività.

Gli stati e l'automazione del flusso di lavoro delle attività hanno semplificato il monitoraggio del lavoro sui contenuti e il processo più snello. Non devono più preoccuparsi di perdere file o cercarli in Dropbox (il software che utilizzavano in precedenza per raccogliere il lavoro degli autori).

Per tenere sotto controllo lo stato di avanzamento dei progetti, l'agenzia utilizza il calendario dei contenuti e la bacheca Kanban. Li aiuta anche a tenere traccia di progetti ricorrenti come blog e gestione dei social media.

Creazione di contenuti con un potente editor di contenuti

I creatori di contenuti e i gestori dell'agenzia adorano l'editor di contenuti di Narrato per la creazione di contenuti. Offre ottimi suggerimenti per l'ottimizzazione dei contenuti ed è personalizzabile per qualsiasi modello di contenuto. Ad esempio, le attività del blog dell'agenzia utilizzano modelli di blog, mentre le newsletter e le attività di copia del sito Web vengono adattate ad altri modelli più adatti.

L'editor di contenuti combina la potenza di Google Docs con Grammarly ed è molto amato dal loro team di contenuti. L'editor fornisce suggerimenti per il miglioramento del contenuto agli scrittori su grammatica, struttura dell'articolo e verbosità. Questi suggerimenti si stanno rivelando molto utili per migliorare la qualità dei contenuti creati dall'agenzia. Il controllo del plagio con l'editor aiuta il team di controllo qualità a garantire che ogni contenuto sia originale. Le funzionalità di collaborazione come commenti in linea, assegnazione di attività, stati del flusso di lavoro delle attività, linee guida sulle attività, messaggistica, collegamenti a contenuti pubblici e altro assicurano che il loro team sia costantemente sincronizzato tra loro.

Con la ricerca di immagini e gli strumenti grafici integrati, i loro creatori di contenuti sono in grado di consolidare tutto il loro lavoro su un'unica piattaforma.

Nel complesso, citando in giudizio Narrato, l'agenzia ha ottenuto vantaggi significativi in ​​termini di riduzione degli errori di processo e di contenuto.

Utilizzo di modelli di contenuto per coerenza

L'agenzia di contenuti si occupa spesso di progetti che seguono una struttura comune per molti dei contenuti. Per questo, la possibilità di creare modelli su Narrato Workspace ha dato loro un maggiore controllo sul proprio lavoro.

Stanno creando modelli per i progetti secondo necessità. Quando necessario, applicano questi modelli a una o più attività di contenuto dal menu Azioni nell'editor. Ad esempio, hanno un modello generale per i post del blog (come mostrato sopra), modelli separati per i post sui social media e così via.

Sono in grado di specificare il conteggio delle parole o dei caratteri per ogni sezione di un contenuto come il titolo, il corpo, la meta descrizione, ecc. L'agenzia ha scoperto che questo sta dando ai suoi autori molta più chiarezza su ciò che ci si aspetta da ogni contenuto pezzo, riducendo avanti e indietro sul contenuto.

Collaborare sui contenuti

Finora l'agenzia ha utilizzato strumenti come Dropbox e Google Docs per condividere i contenuti internamente, tra autori ed editori. Tutte le comunicazioni interne relative a un particolare progetto avvenivano solitamente solo su Slack. Non esisteva una piattaforma comune in cui gli editori potessero lasciare commenti sul lavoro o i creatori di contenuti potessero avanzare le loro domande. Un sacco di avanti e indietro e il passaggio da un'app all'altra durante il processo di creazione dei contenuti lo hanno reso inefficiente e dispendioso in termini di tempo.

Ma con Narrato Workspace, l'agenzia sta godendo di una collaborazione molto migliore tra i loro team. Le funzioni di commento in linea, messaggistica delle attività e aggiornamento dello stato delle attività consentono agli editori di lasciare commenti su un contenuto per gli autori. Ciò ha consolidato la comunicazione del loro team e dei clienti su Narrato, che ha portato molta efficienza al flusso di lavoro.

L'agenzia ha ritenuto conveniente anche la collaborazione con partner di contenuti al di fuori dell'area di lavoro. Per i partner che non sono sulla piattaforma, possono semplicemente inviare il link condivisibile pubblicamente al contenuto e ottenere i loro input.

Pubblicazione di contenuti su siti WordPress

L'agenzia di contenuti ha diversi progetti di blog in cui è necessario pubblicare contenuti direttamente sui siti WordPress dei clienti. Narrato Workspace ha semplificato la pubblicazione di contenuti sui siti WordPress direttamente dalla piattaforma con l'integrazione di pubblicazione di WordPress. Sono anche in grado di copiare il contenuto come HTML dall'editor di Workspace, che è stato utile per i progetti di sviluppo di siti Web dei clienti.

Scrittrice freelance gestione e pagamenti

L'agenzia di contenuti lavora con numerosi scrittori freelance e part-time e li paga mensilmente. In precedenza questo sforzo veniva gestito utilizzando fogli ed e-mail. Ora usano Narrato per gestire i loro scrittori freelance, accettare i loro lavori per il pagamento e pagare i loro scrittori in tempo con i rapporti sui pagamenti su Narrato. Questa automazione ha liberato un sacco di tempo e fatica che i gestori dei contenuti dell'agenzia hanno dovuto investire nella gestione di questa contabilità.

L'impatto trasformativo di Narrato sulle operazioni sui contenuti

Narrato è stato un nuovo cambiamento nell'approccio dell'agenzia alla creazione e alla spedizione di contenuti ed è stato ampiamente apprezzato sia dai clienti che dal team dei contenuti. Ha determinato il tanto necessario consolidamento del loro processo di creazione dei contenuti e ha migliorato la visibilità e il controllo dei processi come mai prima d'ora.

Ecco i principali vantaggi che l'agenzia ha realizzato:

• Gli strumenti multipli utilizzati per la creazione di contenuti, la distribuzione, la collaborazione e la gestione dei progetti sono ora sostituiti e consolidati su un'unica piattaforma
• La velocità e l'efficienza della creazione e della spedizione dei contenuti sono migliorate drasticamente
• È stata osservata una riduzione di quasi l'80% degli errori di processo e di contenuto
• La qualità dei contenuti è notevolmente migliorata: la misurano in funzione delle richieste di revisione e della fidelizzazione dei clienti
• Le interazioni tra clienti e team sono consolidate, più tracciabili e molto semplificate

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