內容代理如何用 Narrato Workspace 替換所有內容創建和項目管理工具：案例研究

背景和問題

內容代理簡介：

該機構為全球客戶提供服務，其投資組合中有數千名客戶。 他們為網站、博客、社交媒體以及公司的其他內部和外部發布渠道提供內容創建服務。

問題：

該機構每個月都會為其客戶創建和交付數千個內容片段。 為了處理這種規模的內容創建，他們使用現成的和定制的軟件來整合他們的流程。 他們的軟件堆棧包括常見的軟件和一些自定義軟件——即 Google 文檔和表格以及離線文檔和表格、Google Drive 和 Dropbox、項目管理軟件、電子郵件、Slack、Grammarly、Copyscape 和其他一些軟件。 正如預期的那樣，內容流程是分散和分散的，導致可避免的流程錯誤、效率低下、流程冗餘以及花費太多時間來管理內容操作。

這是他們決定試一試 Narrato Workspace 的原因。

Narrato Workspace 如何改變他們的內容運營？

Narrato Workspace 是一個集成的內容創建和工作流管理軟件。 它旨在幫助內容團隊從頭到尾了解整個內容創建過程，從內容構思和規劃到內容創建、協作和發布。 它也是一款出色的團隊管理軟件，具有多種靈活的用戶角色和自由撰稿人的支付管理功能。

內容代理機構開始使用 Narrato Workspace 為其所有客戶規劃、分配、創建和交付內容。 他們將用於管理內容操作的軟件堆棧減少到 Narrato Workspace 和 Slack。

他們很樂意與我們分享他們的工作流程。 以下是他們使用 Narrato Workspace 運行內容操作的方式。

入職新客戶並交付內容工作

一開始，該機構將一些客戶及其所有內部內容團隊轉移到了 Narrato。 一旦他們為這些客戶理順了內容流程，他們就會添加所有其他內容並開始通過 Narrato 交付工作。 他們將一個Narrato 項目映射到一個客戶，並讓客戶團隊訪問該項目。 該機構始終將客戶添加到客戶角色下，以僅提供可供審核的內容。 （只有任務狀態“已發送給客戶”、“完成”和“已發布”對客戶可見，除非任務已分配給客戶成員。）

每次獲得新客戶時，該機構都會創建一個專門針對該客戶的新項目。 然後，他們以“客戶”角色向客戶團隊發送邀請，並授予他們項目訪問權限。 每個項目還從代理團隊分配了一名項目經理，負責內容規劃、創建任務和分配任務給作者。

該機構的客戶對新的有組織的儀表板非常滿意，這對內容機構的業務產生了積極影響。 客戶在平台上分享反饋、請求更改和批准工作。 這為代理機構及其客戶節省了大量的時間和精力，這些時間和精力最初用於通過電子郵件發送文檔或來回鏈接。

組織項目和使用指南存儲庫和模板

對於每個項目，內容代理都遵循按月分類的文件夾系統。 然後，他們根據他們正在為客戶處理的內容類別或子項目創建子文件夾。 內容任務位於這些子文件夾中。

該機構將所有可重複使用的項目指南和資產保存在 Workspace 的指南存儲庫中，並根據需要將它們鏈接到內容任務。 為所有內容簡介、指南和品牌資產提供一個單一的位置，並且能夠將它們鏈接到多個任務，這已經產生了巨大的影響。 它節省了該機構的內容團隊時間，並減少了多餘的消息傳遞。

內容管理者還廣泛使用內容模板來從作者那裡獲取結構化輸入。 這可確保遵守項目規範並減少不必要的內容錯誤和審查。

分配內容任務和跟踪進度

在過渡到 Workspace 之前，該機構使用 Slack 將工作分配給作家，而必須在其內部儀表板上訪問項目指南。 但有了 Narrato Workspace，他們現在可以輕鬆地分配平台上的內容創建者和編輯人員的工作，並附上任務的所有指導方針。

任務工作流狀態和自動化使內容工作的跟踪更加容易，流程更加簡化。 他們不再需要擔心丟失文件或在 Dropbox（他們之前用於收集作家作品的軟件）中尋找文件。

為了密切關注項目的進展，該機構使用了內容日曆和看板。 它還可以幫助他們跟踪博客和社交媒體管理等重複項目。

使用功能強大的內容編輯器創建內容

該機構的內容創建者和管理者喜歡 Narrato 的內容編輯器來創建內容。 它提供了很好的內容優化建議，並且可以針對任何內容模板進行定制。 例如，該機構的博客任務使用博客模板，而新聞通訊和網站複製任務則適應其他更合適的模板。

內容編輯器將 Google Docs 的強大功能與 Grammarly 相結合，深受其內容團隊的喜愛。 編輯為作者提供語法、文章結構、冗長等方面的內容改進建議。 事實證明，這些建議對於提高該機構創建的內容的質量非常有幫助。 與編輯的抄襲檢查有助於他們的質量控制團隊確保每條內容都是原創的。 在線評論、任務分配、任務的工作流狀態、任務指南、消息傳遞、公共內容鏈接等協作功能可確保他們的團隊始終保持同步。

借助集成的圖像搜索和圖形工具，他們的內容創建者能夠將他們的所有工作整合到一個平台上。

總體而言，該機構通過起訴 Narrato 在減少流程和內容錯誤方面實現了顯著收益。

使用內容模板保持一致性

內容代理通常處理的項目遵循幾個內容片段的共同結構。 為此，在 Narrato Workspace 上創建模板的能力使他們能夠更好地控制自己的工作。

他們正在根據需要為項目創建模板。 每當需要時，他們會從編輯器的“操作”菜單將這些模板應用於一項或多項內容任務。 例如，他們有一個博客帖子的通用模板（如上所示），社交媒體帖子的單獨模板等等。

他們能夠為內容片段的每個部分（如標題、正文、元描述等）指定字數或字符數。該機構發現，這讓他們的作者更清楚地了解每個內容的預期內容片，減少來回的內容。

內容合作

到目前為止，該機構一直在使用 Dropbox 和 Google Docs 等工具在其作家和編輯之間在內部共享內容。 與特定項目相關的所有內部溝通通常僅在 Slack 上進行。 沒有共同的平台讓編輯可以對作品發表評論或內容創建者可以提出他們的疑問。 在內容創建過程中，應用程序之間的大量來回切換使其效率低下且非常耗時。

但有了 Narrato Workspace，該機構在他們的團隊之間享受到了更好的協作。 在線評論、任務消息傳遞和任務狀態更新功能允許編輯為作者留下對內容片段的評論。 這鞏固了他們的團隊和客戶在 Narrato 上的溝通，從而為工作流程帶來了很多效率。

該機構發現與 Workspace 之外的內容合作夥伴的合作也很方便。 對於不在平台上的合作夥伴，他們可以簡單地發送內容的公開共享鏈接並獲取他們的輸入。

在 WordPress 網站上發佈內容

內容代理有幾個博客項目，他們需要直接在客戶的 WordPress 網站上發佈內容。 Narrato Workspace 通過 WordPress 發布集成讓他們更容易直接從平台將內容髮佈到 WordPress 站點。 他們還能夠從 Workspace 編輯器中將內容複製為 HTML，這對於客戶的網站開發項目非常有用。

自由作家管理和支付

內容代理機構與許多自由撰稿人和兼職作家合作，並按月向他們付款。 早些時候，這項工作是使用表格和電子郵件進行管理的。 現在，他們使用 Narrato 來管理他們的自由撰稿人，接受他們的工作以獲得報酬，並通過 Narrato 上的付款報告按時向他們的作家付款。 這種自動化已經釋放了大量的時間和精力，機構內容經理必須投入到管理這種會計上。

Narrato 對內容運營的變革性影響

Narrato 是該機構創建和發佈內容的方式的一個新變化，並得到了他們的客戶和內容團隊的廣泛讚賞。 它帶來了他們內容創建流程急需的整合，並以前所未有的方式改進了流程可見性和控制。

以下是該機構已實現的主要好處：

• 用於內容創建、交付、協作和項目管理的多種工具現在被一個平台取代並整合到一個平台上
• 創建和發佈內容的速度和效率已大大提高
• 已觀察到過程和內容錯誤減少了近 80%
• 內容質量顯著提高——他們將其作為修訂請求和客戶保留的函數來衡量
• 客戶和團隊互動得到整合、更可追溯且大大簡化

內容代理機構的 Narrato 工作區

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