10 najlepszych programów do pomiaru czasu i rozliczeń dla biznesu i freelancerów

Rozliczenia i fakturowanie mogą być szczególnie stresującym etapem realizacji projektów, zwłaszcza jeśli chodzi o relacje między firmą a klientem. Wszyscy chcemy zapewnić uczciwą wycenę i prostą usługę, która buduje zaufanie.

Na szczęście dla nas w tym momencie w grę wchodzi oprogramowanie do pomiaru czasu i rozliczeń. Możemy śledzić nasze rozliczane godziny i dostarczać klientom przejrzyste raporty.

W tym artykule pokrótce wyjaśniono, jak działa rozliczenie i przedstawiono kluczowe funkcje, na które należy zwrócić uwagę, a także wymieniono 10 najlepszych programów do rozliczania czasu i rozliczeń dla freelancerów i innych rodzajów firm.

Co to jest czas i rozliczenia?

Niezależnie od tego, czy jesteś freelancerem, właścicielem małej firmy, czy prezesem rozwijającego się startupu, wszyscy chcemy mieć wgląd w nasz czas pracy. Aby nasz biznes przetrwał i prosperował, zawsze powinniśmy wiedzieć, ile czasu spędzamy w pracy, ile można go rozliczyć, a docelowo należy go zaprezentować naszym klientom.

Istnieją dwa rodzaje rozliczeń:

1. Stawka ryczałtowa – zatrudniana przez firmy/przedsiębiorstwa, które pobierają stałą stawkę za projekt, niezależnie od tego, ile czasu poświęcono na jego realizację;
2. Stawka godzinowa – zatrudniana przez firmy i osoby fizyczne, które pobierają opłatę za czas poświęcony na każdy nowy projekt.

Ci, którzy mają tendencję do wystawiania rachunków za godzinę, to zazwyczaj projektanci, niezależni pisarze, programiści, księgowi, prawnicy itp.

A jeśli tak jak oni, korzystasz z rozliczania godzinowego, będziesz potrzebować oprogramowania do śledzenia czasu i rozliczeń. Ale skąd będziesz wiedzieć, co wybrać?

Poniższa sekcja powinna pomóc Ci określić, jaki rodzaj aplikacji do śledzenia czasu i rozliczeń najlepiej sprawdzi się w przypadku Twoich konkretnych potrzeb.

Niezbędne funkcje na każdy czas i oprogramowanie rozliczeniowe

Gdy zaczniesz szukać aplikacji lub programu do rozliczania czasu i rozliczeń, na pewno natkniesz się na ścianę: która z nich będzie dla Ciebie najlepsza?

Chociaż śledzenie czasu będzie się różnić w różnych branżach, istnieje kilka kluczowych pól, które należy sprawdzić, aby uzyskać najlepszy stosunek jakości do ceny. W następnej sekcji chcielibyśmy podać więcej informacji. Gdybyśmy mieli tylko wymienić tuzin aplikacji i pozwolić Ci decydować na podstawie prób i błędów, zmarnowałbyś dużo czasu, a my tak naprawdę nie wykonywalibyśmy swojej pracy. Postanowiliśmy więc podzielić każdą aplikację według tego, co musi mieć, aby pomóc Ci zrozumieć, które rozwiązanie jest dla Ciebie najlepsze.

Oprogramowanie do dobrej zabawy i rozliczeń powinno mieć następujące kluczowe cechy:

1. Przypisanie zadań (również przypisanie projektu/klienta)
2. Śledzenie czasu – godziny rozliczane i nierozliczane
3. Raporty rozliczeniowe
4. Tworzenie faktury
5. Wersja mobilna
6. Przystępne ceny

Zobaczmy teraz, dlaczego każda z tych funkcji jest tak ważna.

1. Przypisanie zadania

Wybrane oprogramowanie powinno umożliwiać podział projektu na zadania, planowanie ich i śledzenie czasu dla każdego z nich.

Ponieważ nie wszystko, co zrobisz, będzie rozliczane, chcesz mieć możliwość rozróżnienia między pracą, którą możesz naliczyć, a tą, której nie możesz (niezwiązana z projektem lub klientem – odpowiadanie na e-maile, tworzenie faktur itp.)

Po drugie, jeśli zarządzasz zespołem, będziesz chciał mieć możliwość ustawiania różnych stawek dla każdego członka zespołu, przydzielania im zadań i projektów.

2. Śledzenie czasu

Po przypisaniu zadań oprogramowanie powinno umożliwić śledzenie godzin spędzonych nad projektem. Jeśli ma możliwość oznaczenia zadania jako płatnego lub niepłatnego, tym lepiej. Pomoże to tylko w tworzeniu raportów końcowych.

Co więcej, będziesz potrzebować opcji śledzenia tych godzin w wielu projektach lub klientach. W końcu bardzo niewielu z nas ma jeden projekt na raz i nie jest łatwo śledzić je wszystkie jednocześnie. Teraz bardziej niż kiedykolwiek śledzenie czasu ma kluczowe znaczenie. Szacuje się, że tylko w Stanach Zjednoczonych firmy straciły 37 miliardów dolarów na bezproduktywnych spotkaniach.

3. Raporty rozliczeniowe

Jedynym celem śledzenia czasu i rozliczeń jest umożliwienie uczciwego naliczania opłat za Twój czas. Raporty rozliczeniowe pomagają tworzyć dokładne faktury i zapewniają pełną przejrzystość dla klientów.

Każde oprogramowanie do fakturowania w czasie będzie miało możliwość stworzenia raportu rozliczeniowego na koniec projektu. Dzięki rozliczanym i nierozliczanym czasom wyświetlanym za pomocą wykresu lub arkusza kalkulacyjnego znacznie łatwiej będzie utworzyć fakturę i uzyskać dodatkowy wgląd w przepływ pracy.

W przypadku, gdy klient próbuje uniknąć płacenia lub ma problem z opłatą, możesz użyć raportów, aby zakwestionować jego argumenty. Pomyśl o raportach rozliczeniowych jako o sieci bezpieczeństwa w skrajnych przypadkach.

4. Tworzenie faktury

Po utworzeniu raportu rozliczeniowego znacznie łatwiej będzie Ci sporządzać fakturę.

Nie każde narzędzie online będzie zawierało fakturowanie, a wiele z tych firm zajmujących się oprogramowaniem decyduje się na współpracę z usługami takimi jak PayPal, Payoneer lub Venmo.

5. Stabilna wersja mobilna

Ty i Twój zespół (jeśli z nim współpracujesz) uzyskacie jak najwięcej z oprogramowania, jeśli będzie ono oferować również wersję mobilną. Aplikacje mobilne mają zazwyczaj znacznie prostszy interfejs i są bardziej dostępne ze względu na ograniczenia smartfonów.

Na przykład w aplikacji mobilnej Clockify osoba może wybrać swoje zadanie i uruchomić śledzenie czasu, dotykając przycisku na ekranie. Po zakończeniu wystarczy dotknąć go ponownie, aby zatrzymać śledzenie. Łatwe, prawda? I właśnie dlatego tak wielu właścicieli firm, a także freelancerów, woli mieć aplikację mobilną towarzyszącą oprogramowaniu komputerowemu.

Biorąc pod uwagę, jak spędzamy około 88% czasu na telefonie w aplikacjach (pozostałe 12% przegląda Internet), nic dziwnego, że wygodniej jest mieć większość naszych przepływów pracy pod kontrolą.

6. Musi być odpowiednio wyceniony

To naturalne, że będziesz chciał jak najwięcej „za swoje pieniądze”.

Jeśli chodzi o wybór najlepszego oprogramowania dla Twojej firmy, będziesz chciał znaleźć takie, które oferują przynajmniej bezpłatne wersje próbne.

Te sześć funkcji może stworzyć lub zepsuć oprogramowanie czasowe i rozliczeniowe. Teraz, gdy wiesz trochę więcej, spójrzmy na 10 programów do rozliczania czasu i rozliczeń i zobaczmy, jak radzą sobie z wyżej wymienionymi funkcjami.

Najlepsze oprogramowanie do pomiaru czasu i rozliczeń

Mając na uwadze wszystkie kluczowe funkcje, oto nasze najlepsze opcje najlepszego oprogramowania obejmującego zarówno czas, jak i rozliczenia. Dołączone oprogramowanie do śledzenia czasu i fakturowania to:

• Zegarować
• Przełącz ścieżkę
• Paymo
• Bill4Time
• Orzechówka
• HoneyBook
• Housecall Pro
• CzasLinx
• Faktura Zoho
• Świeże Książki

1. Zegary

Clockify to oprogramowanie do rozliczania czasu i rozliczeń, które ma mocne uderzenie. Pozwala śledzić postęp projektu i rozliczanie zadań od początku do końca. Niezależnie od tego, czy jesteś freelancerem, małą firmą czy przedsiębiorstwem, Clockify myśli o Twoich potrzebach na wszystkich frontach.

2. Włącz ścieżkę

TogglTrack to dobrze znane oprogramowanie do śledzenia czasu pracy, które oferuje również zarządzanie płacami i monitorowanie aktywności pracowników. Jest bardziej skoncentrowany na stronie produktywności, pomagając zidentyfikować zmarnowany czas, a także wszelkie możliwości poprawy.

3. Paymo

Paymo to przede wszystkim narzędzie do zarządzania projektami, które jest rozwiązaniem wielu małych i średnich firm, które mają problemy z utrzymywaniem śledzenia projektów i rozliczeń w jednym miejscu. To dobry czas i oprogramowanie rozliczeniowe dla freelancerów ze względu na darmową wersję, podczas gdy zespoły będą musiały wybrać jeden z płatnych planów.

4. Bill4Time

Bill4Time to oprogramowanie idealne dla prawników i wszystkich profesjonalistów, którzy potrzebują bardziej szczegółowych faktur i wydatków. Oprócz posiadania wszystkich funkcji narzędzi do regularnego śledzenia czasu, Bill4Time oferuje księgowość zaufania, portal klienta, zarządzanie sprawami, szczegółowe raporty i wiele więcej.

5. Skrzynka do orzechów

Kolejne narzędzie do zarządzania projektami na liście, Nutcache , zostało stworzone z myślą o freelancerach i małych zespołach. Ma bardzo intuicyjny interfejs i oferuje zintegrowaną funkcję fakturowania, której celem jest naliczanie opłat na podstawie projektu. Możesz również z wyprzedzeniem tworzyć prognozy budżetu projektu.

6. HoneyBook

HoneyBook to świetne oprogramowanie do rozliczania projektów dla branż opartych na usługach.

Najczęściej znajdziesz freelancerów i przedsiębiorców z branży kreatywnej (fotografów, muzyków, stylistów, wizażystów itp.) ręczących za tę aplikację, ponieważ jest szybka, łatwa i rzeczowa. HoneyBook jest przeznaczony dla osób fizycznych i właścicieli małych firm, którzy chcą uniknąć zbytniego myślenia o biurokracji, ponieważ zawiera wiele potrzebnych gotowych zasobów.

Aplikacja oferuje szablony faktur, śledzenie czasu, szablony umów i niektóre funkcje zarządzania zespołem — jeśli chcesz jeszcze bardziej usprawnić przepływ pracy.

7. Housecall Pro

Housecall Pro to wschodzący faworyt wśród oprogramowania rozliczanego za godziny.

Jest popularny jako oprogramowanie do wysyłania usług i inne branże usługowe, ponieważ oferuje takie funkcje, jak zlecenia pracy, cykliczne fakturowanie, planowanie i zarządzanie usługami w terenie. Housecall Pro to wieloaspektowe narzędzie skierowane do średnich i dużych firm.

8. TimeLinx

Timelinx to narzędzie opracowane, aby pomóc w zarządzaniu projektami i usługami. Oprócz śledzenia czasu i rozliczania, oferuje również zarządzanie zespołem, CRM, zarządzanie projektami, integracje księgowe, analizę biznesową i wiele więcej. Dzięki tak rozbudowanej liście funkcji jest to idealne oprogramowanie do śledzenia czasu i faktur dla większych firm i przedsiębiorstw.

9. Faktura Zoho

W ramach swojego pakietu oprogramowania w chmurze Zoho oferuje inne narzędzie o nazwie Zoho Invoice. Jest to rozwiązanie do śledzenia czasu i fakturowania online. Jego intuicyjny zestaw narzędzi podkreśla potrzebę uproszczenia procesu fakturowania. Oferuje konfigurowalne szablony, szacunki i śledzenie wydatków, które okazują się lepsze dla freelancerów i małych firm niż dla większych firm.

10. Świeże Książki

Freshbooks to oprogramowanie stworzone specjalnie dla osób samozatrudnionych. Oferuje szeroką gamę opcji płatności dla klientów, zarządzania projektami i funkcji współpracy. Jest to kompleksowe narzędzie dla małych firm, które potrzebują tylko trochę więcej szczegółów na fakturach (przypomnienia o płatnościach, podsumowania podatkowe, raporty wydatków itp.).

To tylko dziesięć z najlepszych dostępnych obecnie programów do śledzenia czasu i fakturowania. I pomimo wykonywania tej samej pracy, oferują zupełnie inne doświadczenie.

Podsumowując

Wybór najlepszego oprogramowania do obsługi czasu i rozliczeń będzie zależeć głównie od potrzeb Twojej firmy. Będzie to zależeć od wielkości Twojej firmy, liczby klientów oraz tego, co jest priorytetem podczas wystawiania faktur i rozliczeń. Biorąc to pod uwagę, ci, którzy nadal nie są pewni oprogramowania, które najbardziej im odpowiada, dobrą zasadą jest zakup takiego, który jest przystępny cenowo, z największą liczbą funkcji. A po chwili dowiesz się, czy jest coś więcej, czego potrzebujesz od oprogramowania rozliczanego za godziny.