종이 작업표보다 디지털의 이점

전 세계적으로 많은 작업이 온라인으로 진행됨에 따라 시간과 작업을 추적하는 관행도 마찬가지입니다. 우리는 특히 짧지만 시간이 지남에 따라 축적되는 프로세스(예: 이메일 지우기)의 실용성과 효율성을 위해 노력합니다. 오늘날 대부분의 회사는 디지털 작업표가 많은 편안함과 사용 편의성을 제공하기 때문에 종이 작업표로 작업하는 것을 상상할 수 없습니다.

여전히 그 효과에 대해 확신이 서지 않는 분들을 위해 디지털 작업표가 가져오는 혜택 목록과 직장 생활을 거꾸로 뒤집을 수 있는 방법을 정리했습니다. 물론 더 나은 방향으로 말이죠.

종이 작업표 및 펀치 카드의 가장 큰 문제

종이 작업표로 인해 비용, 시간 및 에너지가 어떻게 소모되는지 강조하기 위해 예를 들어보겠습니다. 아래 시간표를 살펴보세요.

amherst.edu의 작업표 예

종이 작업표가 나쁘다고 말하려는 것은 아니지만(일부 개인과 회사의 경우 훨씬 더 효과적임), 우리는 디지털화를 매우 지지합니다. 그리고 위의 시간표는 잘 채워져 있지만 실수에 대한 몇 가지 약점이 있습니다.

물론, 디지털 등가물은 고유한 일련의 과제를 제시하지만 시간에 쫓기는 것이 훨씬 더 쉽고 작업표 오류가 더 쉽게 최소화됩니다.

너무 넓은 기간을 다루고 있습니다.

2주 작업표가 드문 일이 아니지만 이와 같이 서면 형식으로 되어 있으면 한 사람의 근무일에 대한 자세한 내용을 볼 수 없습니다. 당신이 얻는 것은 숫자와 몇 가지 기본적인 정보입니다.

이것은 당신이 당신의 존재를 더 강조하는 직업에 있거나 다른 사람들이 당신의 일에 의존하지 않거나 단순히 급여를 계산하기 위해 회계에 작업표를 제공하는 경우 괜찮습니다.

사람의 실수와 착취의 여지가 더 많습니다.

작업표를 손으로 작성하고 가동 중지 시간만 기록하는 경우 문제가 발생할 수 있는 몇 가지 사항이 있습니다.

• 사람의 필체를 읽을 수 없습니다.
• 시간을 반올림하는 방식이 잘못되어 시간 입력이 손상됩니다.
• 그들은 필드를 잘못 작성합니다.
• 급여 계산은 실수를 하기 쉽기 때문에 더 집중해야 합니다.
• 사람은 작업이나 휴식을 기록하는 것을 잊거나 의도적으로 생략할 수 있습니다.

종이 작업표를 사용하면 시스템을 속일 수 있는 방법이 항상 있습니다. 예전 직장에서 근무시간표를 작성하지 않았지만 정문과 뒷문(우리가 쉬는 곳)에 회사 ID 카드 판독기가 있었습니다. 이 카드 판독기는 문을 열 수 있으므로 시스템은 언제 건물에 들어가고 나올지(근무 시작 및 종료, 휴식 시간)를 알 수 있습니다.

말할 필요도 없이 머지 않아 5명의 그룹이 담배를 피우며 휴식을 취하는 모습을 볼 수 있을 것입니다. 한 사람은 “이 휴식은 나에게 달려 있습니다!”라고 말했습니다. 문을 여는 동안 나머지는 ID를 스캔하지도 않았습니다(따라서 휴식 시간이 등록되지 않음). 많은 경우 고용주는 직원의 근무 시간을 추적하는 가장 좋은 방법을 찾기 위해 고군분투합니다.

이야기의 교훈은 다음과 같습니다. 일부 사람들은 규칙을 피할 수 있는 방법을 찾을 것이고, 구식 시간 기록 시스템으로 인해 손실을 입는 동안 훨씬 쉬워집니다.

타 부서 추가 업무

관리자와 팀 리더 에게 종이 작업표는 프로젝트 평가를 수행하거나 팀이 전반적으로 어떻게 지내고 있는지 확인해야 할 때 통과해야 하는 악몽 같은 아카이브가 될 수 있습니다. 그리고 그들이 건물에 들어오고 나간 시간과 같은 기본적인 정보는 별로 도움이 되지 않을 것입니다. 그들에게는 조금 더 세부적인 시간 항목과 종합적인 작업표가 훨씬 더 유용합니다.

회계사의 경우 이 예 와 같은 작업표는 급여를 이미 계산했기 때문에 많은 시간을 절약할 수 있는 것 같습니다. 그러나 회계사가 모든 것이 책에 맞는지 확인하기 위해 다시 수학을 할 것이라고 추측하는 것이 안전합니다. 자체 소프트웨어나 책에 동일한 데이터를 입력하는 것은 말할 것도 없습니다. 이것은 작업을 두 배로 늘리고 불필요하게 증가합니다.

프리랜서 에게 이와 같은 작업표는 해를 끼칩니다. 클라이언트는 종종 프로세스 및 마감일에 대한 일종의 분석을 요구할 것입니다. 프리랜서는 원하는 만큼 정보를 제공할 권리가 있지만 신뢰의 큰 부분은 투명성에 달려 있습니다. 고객에게 프로젝트의 각 부분에서 하루에 얼마나 많은 시간을 할애하는지 보여줄 수 있다는 것은 매우 중요합니다. 그것은 더 나은 이해를 구축하고 요금을 정당화하는 데 도움이됩니다.

문제를 너무 늦게 발견했습니다.

직원이 귀하에게 접근하여 몇 주 동안 팀원과 함께 겪었던 문제에 대해 설명한다고 상상해 보십시오. 그들은 스스로 문제를 해결하고 싶거나 소란을 피우지 않기를 원하여 처음에는 아무 말도 하지 않았습니다. 팀원은 핑계를 대고 형편없는 결과를 내놓는 등 프로젝트에서 계속해서 늦었습니다. 여기에 몇 가지 큰 위험 신호가 있습니다.

1. 문제는 몇 주 동안 거기에 있었고 당신은 그것을 알지 못했습니다.
2. 직원과 대면하기 위해 증거를 수집하려면 수많은 작업표를 살펴봐야 합니다.
3. 마감일이 빨리 다가오는 동안 새 프로젝트를 수동으로 추정해야 합니다.

프리랜서의 경우 문제는 비슷합니다. 클라이언트가 마감일을 뒤로 미루고 싶거나 너무 오래 걸린다고 비난합니다. 따라서 자신을 백업하려면 필요한 정보를 수동으로 검색하고 모든 문서(또는 책)를 살펴보는 데 상당한 시간을 할애해야 합니다. 당신이 모든 것을 계산하기를 바라는 동안 내내.

디지털 작업표와 시간 추적기를 도입하기만 하면 이러한 모든 문제를 방지하고 수익을 10배로 높일 수 있습니다.

디지털 작업표를 사용하는 이유

이 섹션에서는 귀하(또는 귀하의 비즈니스)를 위한 디지털 작업표의 여러 이점에 중점을 둘 것입니다. 그리고 목록이 끝나면 단일 소프트웨어가 얼마나 필수적인지 알게 될 것입니다.

작업표와 시간 항목을 편집할 수 있습니다.

디지털 작업표를 사용하면 각 시간 항목에 대한 설명을 편집할 수 있습니다. 해당 항목과 관련된 작업에 대한 세부 정보를 추가하는 데 적합합니다. 사용된 도구 또는 작업을 할당한 사람 등의 정보

종이 작업표에서도 동일하게 사용할 수 있다고 주장할 수 있지만, 항상 가독성 문제와 사람들이 동료를 대신해 입력하거나 채우는 문제가 있습니다(시간 도용의 위험). 그러나 디지털 시간 추적기와 작업표를 사용하면 이러한 문제에 대한 세 가지 솔루션을 얻을 수 있습니다.

1. 종이에 기록하는 것보다 디지털 방식으로 시간 항목을 삭제하고 수정하는 것이 더 쉽습니다.
2. 각 직원은 고유한 로그인 자격 증명을 가지고 있으므로 서로를 위한 시간을 쓸 수 없으며,
3. 고용주는 소프트웨어 자체에서 편집 옵션을 잠글 수 있습니다. 즉, 직원은 시간 입력을 편집하기 전에 승인을 받아야 하므로 시간 도용을 방지하는 데 좋습니다.

Clockify 에서 시간 입력 편집

또한 별도의 소프트웨어를 설치하고 싶지 않지만 모든 사람의 시간을 깔끔하게 디지털화한 계정을 갖고 싶은 사람들을 위한 작업표 템플릿이 많이 있습니다.

모든 사람과 모든 것에 대한 더 나은 개요

지금은 투명성과 책임성의 시대입니다. 그리고 종이 작업표로는 그렇게 사치스럽지 않습니다.

디지털 작업표를 통해 모든 사람이 실시간으로 무엇을 하고 있는지 확인할 수 있습니다. 특정 직원을 조회하여 가용성을 확인하고 프로젝트 진행 상황을 추적하며 작업 시간이 예상과 얼마나 일치하는지 확인하는 것이 훨씬 쉽습니다.

위의 예에서 어떤 직원이 어떤 프로젝트에서 근무하는지 볼 수 있으며 특정 직원의 작업표를 검색할 수도 있습니다.

프로젝트 견적을 쉽게 파악할 수 있습니다.

모든 프로젝트는 프로젝트 진행에 따라 예산을 할당하는 방법, 무엇을 할 수 있는 팀원, 마감일에 영향을 미치는 작업, 우선 순위가 어떻게 변경되는지 등 모든 측면에 영향을 미치는 시간을 추정해야 합니다.

종이 작업표를 사용하면 프로젝트가 예상을 얼마나 잘 따르고 있는지 추적하는 것이 까다로울 수 있습니다. 정보 처리에 지연이 있으며 모든 것을 처리하는 데 시간이 더 오래 걸리고 부담이 됩니다.

반면에 디지털 시간 기록은 모든 것을 즉각적으로 만듭니다. 이 소프트웨어는 필요한 모든 정보를 최대한 빨리 제공하도록 설계되었습니다. 필요한 정보(예: 시간 및 예산 추정치)를 입력한 후 소프트웨어는 직원이 입력한 모든 시간을 추적하고 이를 추정치와 비교할 수 있습니다.

Clockify 에서 프로젝트 견적 추적하기 .

프로젝트가 진행됨에 따라 진행 상황을 추적하고 앞서 있는지 또는 지연되는지 확인할 수 있는 옵션이 제공됩니다. 그리고 필요할 때마다 몇 분 안에 해당 정보를 제공합니다. 소프트웨어가 모든 무거운 작업을 수행하도록 하면 됩니다.

문제를 더 쉽게 발견할 수 있습니다.

추정치를 언급한 후에는 프로젝트 지연의 주제와 디지털 작업표가 이러한 지연을 방지하는 데 어떻게 도움이 되는지에 대해 논리적으로 설명합니다.

마감 기한이 늦어지는 가장 큰 이유는 다음과 같습니다.

• 동기 부여 또는 생산성 부족;
• 작업 할당 문제;
• 압도 된 직원;
• 부당한 고객 요구 등

작업표를 사용하면 이러한 문제를 거의 모두 피할 수 있다고 생각하십니까?

간단 해.

누군가가 퇴근 시간에 사무실에 들어오고 나간 시간만 표시하는 작업표를 사용하는 대신 실시간 추적을 통해 문제가 발생하는 날 또는 몇 주 전에 문제가 발생하는지 파악할 수 있습니다. 누군가의 작업이 더 오래 걸리거나 필요 이상으로 보류되는 순간, 당신은 그 자리에서 행동하고 근본 원인을 찾을 수 있습니다.

클릭 한 번으로 프로젝트 견적 보고서를 받으면 특정 마감일이 몇 주 전에도 맞추기 어려운지 확인하는 데 도움이 됩니다. 따라서 귀하는 불쾌한 늦은 이메일 및 전화를 받는 대신 고객에게 연락하여 적절하게 알릴 수 있습니다.

더 정확한 시간 기록

디지털 시간 추적기를 사용하면 작업표가 원하는 만큼 상세해집니다.

현대 시간 추적기는 다음 옵션을 제공합니다.

• 시간 항목에 레이블을 지정하여 어떤 유형의 작업을 수행했는지 알 수 있습니다.

(회계, 회의, 개발, 테스트, 프로젝트 브레인스토밍 등)

• 사용하는 다른 앱과 통합

(웹 브라우저, 회계 소프트웨어, 프로젝트 관리 도구 등)

두 계정 모두에서 작성하는 각 항목에는 수행한 작업의 종류를 지정할 수 있는 옵션이 있습니다. 그리고 일반적으로 정보를 한 번만 입력하면 이후의 모든 항목으로 전송됩니다.

정확성과 관련하여 놀라운 이점 중 하나는 온라인 캘린더에서 시간 항목을 직접 생성할 수 있다는 것입니다. 이렇게:

위에서 볼 수 있듯이 디지털 시간 추적기는 캘린더와 함께 작동할 수 있습니다. 둘을 연결하면 목록의 특정 작업에 대한 시간 항목에 수동으로 데이터를 입력할 필요가 없습니다. 위 그림의 "클라이언트 X와의 만남"은 '재생' 버튼을 한 번만 클릭하면 해당 작업에 대한 타이머가 시작되는 것을 보여줍니다. 완료되면 시간 입력이 작업표로 바로 이동합니다.

저것과 같이 쉬운!

인적 오류의 여지가 적고 관련된 모든 사람의 번거로움이 줄어듭니다.

종이 작업표의 또 다른 예를 살펴보겠습니다.

Psychology.illinois.edu의 종이 작업표 예

우리는 이것들이 특정한 목적을 가지고 있다고 언급했습니다. 단순히 급여 계산을 더 쉽게 하기 위해 근무한 시간을 기록하는 것입니다.

그리고 동시에 이것은 (대부분은 아니지만) 일부 사람들이 해당 시간대에 어떤 유형의 작업이 수행되었는지 묻는 필드를 훑어볼 것임을 의미합니다. 또한 감독자는 이 작업표에 신속하게 서명하여 로트를 검토하고 나중을 위해 따로 보관할 수 있습니다. 또한 읽을 수 있는 필기가 필요하고 손상(종이의 얼룩 및 찢어짐 등)을 방지해야 합니다.

디지털 작업표를 사용하면 완료 여부가 직원과 감독자에게 거의 좌우되지 않습니다. 시간 항목은 여전히 ​​채워야 하지만 소프트웨어는 급여 계산, 정보 추출, 보고서 작성, 특정 항목 검색, 모든 사람의 작업 및 직장에서 보낸 시간에 대한 개요 표시 등 나머지 작업을 수행합니다.

보고서는 클릭 한 번으로 가능합니다.

마지막으로 중요한 것은 프로젝트 진행 상황에 대한 보고입니다. 앞에서 언급한 모든 것과 함께 소프트웨어는 원하는 모든 것에 대한 복잡하고 풍부한 데이터 보기를 생성하기에 충분한 정보를 제공하고 있습니다.

• 누가 어떤 작업과 전반적인 작업 위임을 수행했는지;
• 일반적으로 근무한 시간
• 프로젝트 진행 상황, 남은 시간, 예산 및 비용
• 시간을 절약하고 시간을 낭비했습니다.
• 청구 가능 시간과 청구 불가능 시간 등

그리고 고객과의 관계를 위해서는 이와 같은 문서가 매우 중요합니다. 시간 기록 소프트웨어를 사용하면 눈 깜짝할 사이에 디지털 작업표에서 이 모든 정보를 얻을 수 있습니다. 클라이언트가 아침에 가장 먼저 프로젝트에 대한 회의를 원한다고 전화할 때 편리합니다.

결론

디지털 작업표의 장점은 셀 수 없을 정도로 많습니다. 우리는 직장 생활을 더 쉽게 만드는 방법을 보여주기 위해 종이 작업표와 함께 지속되는 것처럼 보이는 몇 가지만 다루었습니다. 인적 오류의 여지가 적고 모든 프로세스의 속도를 높이고 급여 계산 및 프로젝트 추적을 더 쉽게 만듭니다... 그리고 디지털 추적기는 시간이 지날수록 점점 더 좋아지는 것 같습니다. 그렇다면 현대화하고 많은 돈, 시간 및 자원을 절약하는 것이 어떻겠습니까?