Come tenere traccia delle spese

Sei bravo con i soldi o sembra che ti sfugga dalle dita?

Assegni un lavoro a ogni dollaro che guadagni o segui semplicemente il flusso quando si tratta di gestione del denaro?

Sei tu a controllare le tue finanze o loro controllano te?

Non devi rispondere ad alta voce: se scegli almeno una di queste ultime opzioni, continua a leggere.

In questo articolo impareremo cos'è il monitoraggio delle spese, perché dovresti farlo e ti offriremo alcune risorse che possono aiutarti a riprendere il controllo delle tue finanze, sia personali che aziendali.

Che cos'è il monitoraggio delle spese?

Se non sei sicuro di dove vada esattamente la tua busta paga (e perché vada così velocemente) o stai mirando a prendere il volante delle tue finanze aziendali, tenere traccia delle tue spese può venire in tuo soccorso. In poche parole, il monitoraggio delle spese è un metodo di budgeting per tenere traccia di tutte le spese per un periodo di tempo ed evitare di andare fuori strada nel budget.

Per evitare spese eccessive o addirittura insufficienti, è necessario fare una distinzione tra i processi di prenotazione e pubblicazione (ne parleremo meglio nella sezione Categorizza le tue spese in questo post del blog):

• La prenotazione sta per la registrazione delle spese
• La registrazione è l'atto di "assegnare spese a un conto specifico" o collocare le spese nella giusta categoria

In questo blog, parliamo molto del monitoraggio del tempo e di come ti aiuta a prendere coscienza di come trascorri il tuo tempo e se devi implementare alcuni cambiamenti nella tua pianificazione. Allo stesso modo, il monitoraggio delle spese ti aiuta ad avere una chiara panoramica di dove vanno a finire i tuoi soldi, quali spese puoi tagliare e ti aiuta a creare un buon budget settimanale o mensile.

Monitoraggio delle spese come individuo

Potresti pensare che le spese minori come prendere una bottiglia d'acqua o una tazza di caffè da portare via sembrino irrilevanti, ma quando accumuli tutte quelle spese mensilmente, la somma che ottieni non sembra più irrilevante. Provalo tu stesso: il prezzo medio per una tazza di caffè negli Stati Uniti (senza latte e mancia) è di circa $ 2,70. Diciamo che acquisti una tazza di caffè 20 giorni al mese: $ 2,70 moltiplicato per 20 è $ 54 al mese per "solo" una tazza di caffè di tanto in tanto. E muori al pensiero che bevi la moka ogni mattina!

Monitoraggio delle spese per le aziende

Le aziende a volte non sono consapevoli delle enormi quantità di denaro che danno per pagare le commissioni e le tariffe delle carte di credito (per non parlare dei tassi di interesse e dei debiti dovuti ai ritardi nei pagamenti). Come per le tazze di caffè, sembrano irrilevanti quando le guardi separatamente, ma una volta accumulate possono causare gravi mal di testa agli imprenditori.

Le spese minori sembrano innocue solo perché non le guardiamo nel loro insieme, un costo aggregato. Pertanto, le spese, minori o maggiori, dovrebbero essere annotate e monitorate per rimanere al passo con le nostre finanze e sviluppare migliori capacità di gestione del denaro.

6 motivi per cui dovresti tenere traccia delle tue spese

Un meticoloso monitoraggio delle spese può portare con sé un'ampia gamma di vantaggi. Se sei un piccolo imprenditore, tenere traccia delle tue spese (forniture per ufficio, utenze, stipendi, abbonamenti, chilometraggio, ecc.) ti aiuta a gestire la tua attività in modo fluido ed efficiente. Lo stesso vale per gli individui. Quando sei a conoscenza di spese come cibo, bollette, rate del mutuo, intrattenimento, tasse e spese simili, svilupperai migliori capacità di gestione del denaro.

Oltre a gestire meglio il tuo flusso di cassa, ridurre la tua responsabilità fiscale e assicurarti che la tua attività funzioni senza intoppi, abbiamo elencato 6 motivi aggiuntivi per cui il monitoraggio delle spese è importante.

1. Ti mette al controllo delle tue finanze

Come disse Francis Bacon, "Il denaro è un buon servitore, ma un cattivo padrone".

Sebbene "basta seguire il flusso " non sia un brutto motto da avere, non può essere applicato alla gestione del denaro (almeno non se vuoi mantenerlo). Devi controllare i tuoi soldi invece di lasciare che i tuoi soldi ti controllino. Tenere traccia delle tue spese ti aiuterà a rimanere in cima al tuo budget e a non spendere troppo o sprecare denaro per cose che non ti servono.

2. Ti mantiene concentrato sui tuoi obiettivi finanziari

Avere il controllo delle tue finanze ti rende più concentrato e più sicuro quando si tratta di raggiungere i tuoi obiettivi finanziari. Il monitoraggio delle spese ti assicurerà di essere sulla strada giusta e di puntare i soldi verso le tue priorità, che si tratti di estinguere debiti, risparmiare per una casa o investire in una nuova impresa commerciale. Avere un obiettivo finanziario a lungo termine renderà il monitoraggio delle spese più sopportabile e persino gioioso, a seconda del tuo obiettivo.

3. Rivela problemi di spesa

Il primo passo per risolvere un problema è sapere qual è il problema.

Quando inizi a monitorare le tue spese, puoi vedere se hai delle cattive abitudini di spesa (nessun giudizio, lo facciamo tutti) o una categoria di budget che devi rivalutare.

Ti farà anche recuperare le spese personali di cui ti sei dimenticato, come abbonamenti mensili non necessari per una rivista che non leggi davvero o un servizio di streaming che usi a malapena. Lo stesso vale per le spese aziendali. Le forniture per ufficio sono necessarie ma possono costare una fortuna soprattutto se non ne controlli il rifornimento. Assegna ad alcune persone della tua azienda il compito di acquistare forniture per ufficio e fare stime dettagliate e rapporti su di esse.

Quando tieni traccia delle tue spese, vedi dove vanno a finire i tuoi soldi e metti fine alle abitudini di spesa dispendiose.

4. Semplifica le previsioni aziendali

Se gestisci un'impresa, devi assicurarti che le spese aziendali siano regolarmente monitorate e giustificate. Il monitoraggio delle spese semplifica le previsioni aziendali, poiché puoi fare ipotesi più plausibili in base a tutti i dati che hai raccolto.

Inoltre, faciliterà il calcolo della redditività della tua attività. Pertanto, puoi facilmente vedere se stai facendo soldi e quanto, attrarre più investitori, mantenere felici i tuoi dipendenti e finanziare le tue spese quotidiane.

5. Ti aiuta a rispettare il tuo budget e a ridurre le spese impulsive

Il monitoraggio delle spese ti informa di quanto hai già speso e di quanto puoi spendere in più in ciascuna categoria di budget. Essere consapevoli della quantità di denaro che hai in ogni momento può aiutarti a ridurre i costi inutili.

Inoltre, ti motiverà a spendere i tuoi soldi consapevolmente, invece che in modo impulsivo e sconsiderato. Sapere che dovrai scrivere che hai sprecato i tuoi sudati soldi per qualcosa di banale (quei nuovi paio di stivali che non hai ancora indossato) ti farà pensare due volte se hai davvero bisogno di quella cosa. Quindi, la prossima volta che sperimenti una rapida dose di dopamina mentre sei fuori a fare shopping, fatti una domanda: "Ne ho davvero bisogno?"

6. Ti aiuta a risolvere i problemi in tempo

Quando tieni traccia delle tue spese, sai quanti soldi hai in ogni momento. Ciò significa che se una certa somma di denaro scompare dal tuo conto bancario, te ne accorgerai. Quando si tratta di scoprire se il tuo account è stato compromesso, è meglio saperlo prima piuttosto che dopo. In questo modo potrai adottare le misure necessarie per risolvere il problema il prima possibile.

Le frodi non sono l'unico problema che può verificarsi: possono verificarsi costi imprevisti in qualsiasi momento. Quando hai il controllo delle tue finanze, non sono un grosso problema come potrebbero esserlo se stessi facendo freestyle la tua gestione mensile del denaro.

Come tenere traccia delle spese?

Indipendentemente dal fatto che tu sia un piccolo imprenditore o un individuo, per bilanciare i conti e rimanere entro il budget, devi sviluppare un efficiente sistema di monitoraggio delle spese che faccia il lavoro per te. Non esiste un modo rigorosamente "fisso" o "definito" su come esattamente dovresti tenere d'occhio le tue spese. Tuttavia, abbiamo accuratamente selezionato 5 passaggi universali che puoi intraprendere per monitorare le tue spese in modo efficiente, che tu sia un individuo o un piccolo imprenditore.

Passaggio 1: classifica le tue spese

Quando inizi a classificare le tue spese, ottieni una migliore comprensione delle tue finanze. Pertanto, vogliamo presentarti un metodo di categorizzazione apparentemente antiquato ma abbastanza efficace: il budget della busta.

Questo metodo ti aiuta a determinare in anticipo quanti soldi puoi spendere in ciascuna categoria di spesa: cibo, servizi pubblici, forniture per ufficio, intrattenimento, ecc. Quando fai attentamente le stime di budget per ciascuna categoria, inseriscile in una busta reale. In questo modo, avrai una visione chiara di quanti soldi sono a tua disposizione ed eviterai spese eccessive. Inoltre, se preferisci un modo più moderno per classificare le tue spese, opta per uno strumento tecnologico che funzioni secondo lo stesso principio. Classificare le tue spese ti aiuterà a gestire il tuo budget in modo più saggio, o anche a costruire il tuo conto di risparmio (se ti rimane del denaro in una determinata busta, puoi aggiungerlo ai tuoi risparmi).

Per quanto riguarda un'azienda, forse il metodo della busta per classificare le tue spese non è il più conveniente. Al contrario, trova un software di contabilità che organizzerà automaticamente le tue spese in categorie per una migliore comprensione delle tendenze nel tempo.

Comunque sia, posizionare le spese in diverse categorie ti aiuta ad avere una visione olistica delle tue spese e rompe le cattive abitudini di spesa.

Passaggio 2: monitora regolarmente le tue spese

Idealmente, dovresti tenere traccia delle tue spese non appena le fai. Tutte le spese devono essere contabilizzate e registrate senza ulteriori ritardi. Devi sviluppare un'abitudine regolare per registrare quelle spese poiché la sciatteria mentre lo fai non gioverà a te né al tuo budget.

Detto questo, puoi impostare promemoria giornalieri o settimanali per costruire migliori abitudini di budgeting e non trascurare mai più una spesa.

In qualità di imprenditore, tenere traccia dell'orario di lavoro dei dipendenti manualmente sembra terribilmente inefficiente. Al contrario, utilizza un software di monitoraggio del tempo che terrà traccia del tempo dei tuoi dipendenti (fatturabile o non fatturabile) e registrerà automaticamente tali ore in un foglio presenze online. L'impostazione di promemoria e il monitoraggio del tempo tuo o dei tuoi dipendenti può aiutarti a monitorare le tue spese in modo organizzato. In questo modo, non dimenticherai mai di pagare le bollette, ad esempio, o di pagare i tuoi dipendenti in tempo.

Passaggio 3: mantenere una traccia cartacea completa

Con questo, non intendiamo che dovresti accumulare dozzine di carte nei cassetti. Per cominciare, quando gestisci le spese personali, raccogli tutti i documenti finanziari e altri documenti preziosi che giacciono in casa. Quindi, organizzali in una cartella di file per categorie come ricevute, documenti fiscali, certificati, garanzie, polizze, ecc. Se non preferisci una cartella di file tradizionale, puoi optare per la tecnologia di cloud computing e archiviare i tuoi documenti digitalmente.

Le piccole imprese devono disporre di un sistema di conservazione dei registri funzionante per organizzare le fatture, gli estratti conto bancari, i registri delle buste paga e altre spese relative all'azienda per essere in grado di soddisfare i requisiti IRS di conseguenza.

Indipendentemente dal metodo scelto, classificare e archiviare i tuoi documenti preziosi è essenziale per tenere traccia delle tue spese di conseguenza. Non sai mai quando avrai bisogno della ricevuta del telefono che hai acquistato di recente (fai consigliare da un esperto nell'acquisto di merci difettose e, con successo, restituendole).

Passaggio 4: conservare una nota spese mensile

Ora che hai registrato le tue spese (a mano o digitalmente), è una cosa saggia analizzarle e rivederle mensilmente. In questo modo, puoi vedere dove sono finiti i tuoi soldi, valutare se è necessario apportare modifiche o modificare le tue abitudini di spesa.

Detto questo, puoi tenere traccia e annotare tutto (se preferisci la gestione dei rapporti più tradizionale) o optare per un'app di budgeting che farà il lavoro automaticamente esportando i dati in rapporti PDF, CSV o Excel.

Gli imprenditori possono anche esportare i report digitalmente (farlo a mano nell'era digitale sarebbe noioso), ma anche analizzare il loro bilancio, il flusso di cassa, i profitti o le potenziali perdite alla fine di ogni mese. In questo modo, possono avere un'idea del loro patrimonio netto, attività, passività o forse rimanere preparati per spese impreviste.

Possiamo concludere che questo passaggio è fondamentale per rispettare il budget familiare o mantenere un'attività di successo (o anche raggiungere determinati obiettivi finanziari). Tenere registri e analizzare le tue spese mensilmente può sicuramente portarti tranquillità.

Passaggio 5: trova uno strumento adatto per il monitoraggio delle spese

Non esiste un modo perfetto per registrare le tue spese. Mentre alcune persone si sentono a proprio agio nell'usare un semplice libro mastro spese o un registro degli assegni in cui annotano gli acquisti a mano, altri preferiscono app di budgeting ricche di funzionalità per tenere traccia del denaro in movimento. È possibile utilizzare software di contabilità o software per fogli di calcolo sia per scopi personali che aziendali. Trova il tuo "stile" e ciò che funziona meglio per te: a te la scelta.

In questa sezione, tuttavia, vogliamo presentarti 8 app di monitoraggio delle spese che abbiamo attentamente esaminato e provato noi stessi. Non solo queste app fanno risparmiare tempo, ma si applicano anche a famiglie e aziende. Iniziamo.

Orologio

Clockify ti consente di monitorare e registrare facilmente le spese unitarie della tua famiglia o dei tuoi dipendenti come ore, chilometraggio, giorni, spese relative al progetto, commissioni fisse come stipendi, straordinari, rimborsi, ecc. Se le tue spese hanno un'unità, il l'importo verrà calcolato automaticamente e puoi anche modificare il prezzo unitario nelle impostazioni.

Inoltre, allega una ricevuta ai fini contabili e scegli tra varie opzioni di salvataggio (.png, .pdf, ecc.) con dimensioni del file fino a 5 MB.

Ecco come appare la creazione di spese in Clockify:

Non preoccuparti se non riesci a trovare una categoria di spesa di cui hai bisogno nel menu a tendina. In Clockify, puoi personalizzare le categorie di spesa che diventano immediatamente disponibili durante la registrazione delle spese. Modifica o archivia le categorie di spesa a tuo piacimento senza influire sulle spese esistenti. Clockify offre agli amministratori la possibilità di vedere, modificare o aggiungere nuove spese per altre persone, o addirittura bloccare l'aggiunta o la modifica delle spese per le date di passaggio.

La funzione di monitoraggio delle spese in Clockify consente inoltre di creare:

• Fatture

Crea fatture personalizzate e scegli l'intervallo di date e come desideri visualizzarle (per progetto, utente, categoria, ecc.). Modificali in seguito senza influire sulle spese monitorate. Tieni presente che solo le spese fatturabili non fatturate vengono importate nelle fatture.

• Rapporti

Successivamente, crea rapporti di intervallo predefiniti (da questo mese, quest'anno, ecc.) o rapporti personalizzati o filtrali in base a qualsiasi criterio come utente, categoria, stato. Infine, esportali in file CSV o Excel.

• Modelli

Utilizza i modelli di note spese gratuite per richiedere il rimborso delle spese aziendali. Sono disponibili vari modelli per cose come spese di viaggio di lavoro, spese di progetto, spese per pranzi di lavoro con i clienti o alloggio durante i viaggi di lavoro.

Panoramica di Clockify:

Crea facilmente categorie di spesa personalizzate,

Calcola automaticamente le spese per unità,

Crea fatture personalizzate,

Crea report predefiniti o personalizzati,

Offre modelli di note spese gratuiti,

Adatto a privati, team, aziende.

Costoso

Expensify è uno strumento utilizzato per automatizzare la gestione delle spese e il monitoraggio delle ricevute.

Expensify crea note spese in movimento, rendendolo un'ottima scelta per coloro che viaggiano frequentemente per affari. Un'altra caratteristica straordinaria è che puoi scansionare/scattare foto delle ricevute e l'app leggerà automaticamente la ricevuta e registrerà i dati mentre organizza le spese per categorie allo stesso tempo.

Inoltre, puoi collegare il tuo conto bancario a Expensify per importare automaticamente le spese o collegarlo al tuo GPS per calcolare facilmente le spese chilometriche.

Infine, Expensify genera e invia automaticamente le note spese per la condivisione o il download.

Panoramica di Costoso:

Scansiona e registra automaticamente i dati di spesa,

Esporta report automaticamente,

Sincronizza con un conto bancario o GPS per tenere traccia delle spese chilometriche,

Sicuro da usare poiché è protetto da standard di sicurezza di livello mondiale,

Adatto per le imprese.

Intuit-Quickbook

Intuit Quickbooks è uno strumento di contabilità intelligente per le piccole imprese in crescita. Quando ti iscrivi, devi rispondere a un paio di domande, in modo che il sito possa soddisfare il tuo specifico tipo di attività. Quickbooks ti aiuta a rimanere organizzato con la sua interfaccia intuitiva. Scansiona le tue ricevute e allegale alle spese aziendali o tieni traccia del tuo chilometraggio rendendo la registrazione delle miglia un gioco da ragazzi.

QuickBooks Self-Employed è una straordinaria funzionalità aggiuntiva se sei (come suggerisce il nome dell'app) lavoratori autonomi, poiché puoi facilmente separare le spese aziendali e personali mentre monitori e gestisci entrambe in modo efficiente. Inoltre, stima le tue tasse e si sincronizza con il software di preparazione delle tasse TurboTax per facilitare il processo di tassazione.

Panoramica di Intuit Quickbooks:

Acquisisce e scansiona le ricevute,

Categorizza e organizza le spese automaticamente,

Distingue gli affari dalle spese personali,

Ti ricorda le scadenze delle tasse,

Adatto a privati ​​e aziende.  

Intuit-Menta

Continuando con l'app preferita da tutti di Intuit: Mint è uno strumento di finanza personale. Questa potente app ti consente di:

• Collega tutti i tuoi conti (conti correnti o di risparmio, carte di credito, prestiti, investimenti, mutui, ecc.) e mostra le transazioni su tutti i conti collegati,
• Ricevi una notifica se i costi di abbonamento aumentano o quando le bollette sono scadute,
• Crea un budget personalizzato,
• Tieni traccia delle spese per categorie,
• Monitora il tuo punteggio di credito.

Tutto ciò è racchiuso in un'interfaccia intuitiva disponibile per tutti. La menta è ottima per mantenere un budget familiare e migliorare le tue abitudini di spesa con obiettivi personalizzati come risparmiare per una casa, prepararsi per il futuro, ecc.

Panoramica di Intuit Mint:

Organizza il tuo budget e controlla il tuo flusso di cassa in modo snello,

Monitora le scadenze delle fatture,

Incoraggia il risparmio,

Interfaccia facile da usare,

Modella il tuo budget in base alle tue spese,

Adatto per uso personale, lavoratori autonomi.

YNAB

YNAB sta per You Need A Budget - e lo fai davvero. Se non sei sicuro di come crearne uno, questa app pluripremiata potrebbe essere la tua tazza di tè. La loro strategia ha quattro regole:

1. A ogni dollaro dovrebbe essere assegnato un "lavoro" / uno scopo anche prima di essere speso.
2. Suddividi le tue spese grandi e meno frequenti (ad esempio i regali di Natale) in parti più piccole che puoi pagare mensilmente.
3. Pensa al futuro: se alla fine del mese ti rimangono, ad esempio, $ 50 nella categoria delle bollette, lascialo per le bollette in arrivo. In questo modo, costruisci il tuo budget per pagare le bollette in modo da non lasciare il tuo account in scoperto.
4. Sii propositivo con le tue spese e vivi entro i tuoi mezzi.

YNAB utilizza il sistema di budgeting a base zero che ti propone di assegnare l'intero reddito mensile alle categorie di spesa fino a quando non ti rimangono $ 0 sul tuo account. Le funzionalità dell'app includono il monitoraggio della spesa, l'esportazione flessibile dei dati, il passaggio da più budget e la sincronizzazione con più dispositivi e un gran numero di banche.

Panoramica YNAB:

Ti aiuta a dare priorità alle tue spese,

Ottimo per gestire le bollette e raggiungere obiettivi finanziari,

Adotta un approccio lungimirante nella gestione delle tue finanze,

Adatto per uso personale.

Wally

Wally è un'app per gestire le tue finanze personali e forse anche le tue faccende secondarie. Puoi tenere traccia delle tue spese, manualmente o scattando foto delle ricevute, e classificarle.

Mirano ad aiutarti a risparmiare, così puoi:

• Tieni traccia delle tue entrate e guarda i tuoi risparmi previsti per ogni mese,
• Budget adatto alle tue esigenze,
• Tieni traccia dei tuoi progressi,
• Rimani responsabile con gli aggiornamenti in tempo reale, tra le molte altre funzionalità.

Panoramica di Wally:

Promuove le abitudini di risparmio fissando obiettivi di risparmio (acquisto di una nuova auto, ristrutturazione di una casa, ecc.),

sincronizzazione banca,

Tiene d'occhio il tuo budget,

Fornisce ai suoi utenti una visione olistica delle loro finanze e spese,

Adatto per uso personale.

Capitale personale

Personal Capital è considerata l'app di budgeting numero uno dalla stessa rivista Forbes. Oltre a tenere traccia delle spese e del flusso di cassa, si distingue dalle altre app grazie ai suoi eccezionali strumenti di risparmio, al sistema di consulenza, all'analisi degli investimenti e altro ancora. Crea il tuo piano pensionistico collegando i tuoi account a questa app e seguendo la sua meticolosa analisi e i consigli sugli obiettivi. Oppure, usa il loro strumento di controllo degli investimenti che ti mostra come riequilibrare i tuoi investimenti per ottenere risultati finanziari migliori. Hanno anche i loro consulenti di capitale che puoi contattare per discutere del tuo portafoglio.

Panoramica del capitale personale:

Ottimo per gestire il tuo patrimonio netto,

Fornisce consigli pratici sui tuoi investimenti,

Grafici di analisi incredibili,

Aiuta a sviluppare strategie di investimento e raggiungere obiettivi finanziari a lungo termine,

Adatto per investitori, pianificazione di un fondo pensione.

PocketGuard

PocketGuard è un'altra app di budgeting che si è guadagnata una posizione invidiabile nell'elenco delle migliori app di budgeting di Forbes. Gli amanti dei fogli di calcolo apprezzeranno l'utilizzo di questa app poiché, tra le altre opzioni, puoi anche esportare le tue transazioni in Excel. Non devi preoccuparti dei problemi di sicurezza perché questa app è protetta con dati biometrici e un codice PIN. PocketGuard offre una visione olistica delle finanze e delle spese utilizzando un grafico a torta che consente di personalizzare le note spese.

PocketGuard "protegge" la tua tasca come suggerisce il nome stesso. Ti dà una visione chiara di quanti soldi hai dopo aver pagato tutte le bollette e altre spese. Se, ad esempio, paghi le bollette mensili, PocketGuard ti avviserà del tuo saldo attuale e ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi di risparmio.

Hanno un fantastico blog in cui puoi scoprire suggerimenti e trucchi pratici su come gestire meglio i tuoi soldi, evitare debiti, rispettare il budget e altro ancora.

Panoramica di PocketGuard:

Ti impedisce di spendere troppo,

Aiuta a fissare obiettivi di risparmio a lungo termine,

Adatto per uso personale.

Conclusione

Il monitoraggio delle spese è una pratica utile sia che tu debba farlo per la tua attività o che tu stia solo cercando di portare le tue finanze personali al livello successivo. Ti dà il controllo delle tue finanze, ti mantiene concentrato sui tuoi obiettivi finanziari, rivela problemi di spesa, semplifica le previsioni aziendali e ti aiuta a rispettare il tuo budget e risolvere eventuali problemi che potrebbero verificarsi il più rapidamente possibile.