Come creare una politica PTO (+ modello di politica PTO)

Se sei un imprenditore, puoi attrarre candidati di valore e di talento offrendo loro stipendi competitivi. Ma, a parte la motivazione finanziaria, molte persone apprezzeranno ugualmente un'interessante politica di PTO. Quando ci pensi, avere abbastanza tempo libero per goderci la vita al di fuori del lavoro è ciò che tutti desideriamo. Quindi, come datore di lavoro, hai questa straordinaria opportunità di fornire al tuo personale un formato PTO adatto a loro.

In questo articolo, ti forniremo alcuni consigli pratici su come creare una polizza PTO. Prima di farlo, ti guideremo attraverso le basi della politica della PTO e della PTO, come i diversi tipi di politiche e il modo in cui le leggi regolano questa materia.

Cosa sono le politiche PTO e PTO?

Il tempo libero retribuito (PTO) è il tempo che i dipendenti trascorrono senza lavorare, ma vengono comunque pagati per queste ore. PTO è un termine generico che include:

• vacanza,
• giorni personali,
• congedo per malattia,
• lutto,
• dovere di giuria,
• congedo di maternità e paternità, e
• volontariato.

Pertanto, i dipendenti possono prendersi una pausa non solo per le ferie, ma anche per altri scopi, come il congedo di maternità o l'incarico di giuria.

Cosa regola la politica della presa di forza?

Ora, la politica della PTO regola:

• Il numero totale di giorni che i lavoratori ricevono ogni anno.
• Indipendentemente dal fatto che i dipendenti ricevano giorni dalla presa di forza come un'unica somma forfettaria o che possano accumulare giorni liberi . L'accantonamento consente ai lavoratori di guadagnare la propria PTO nel tempo. I ratei dipenderanno dagli anni di servizio dei dipendenti. I lavoratori possono utilizzare il congedo maturato prima che scada, che può essere alla fine di un anno solare o all'anno di anniversario del lavoro.
• Se i dipendenti devono seguire il saldo inutilizzato di rollover o la politica "usalo o perdilo ". Con il saldo inutilizzato di rollover, i datori di lavoro consentono ai propri lavoratori di aggiungere giorni non utilizzati al saldo dell'anno successivo. Ad esempio, se un dipendente ha 15 giorni di PTO all'anno e utilizza solo 10 giorni, sarà in grado di trasferire questi 5 giorni di PTO all'anno successivo. D'altra parte, la politica usalo o perdilo significa che i lavoratori devono utilizzare tutti i giorni della presa di forza che ottengono all'anno. In caso contrario, perdono questi giorni liberi.

Inoltre, la politica della presa di forza dovrebbe indicare chi è responsabile dell'approvazione dei permessi, come le risorse umane, i supervisori o chiunque altro. Inoltre, i dipendenti dovrebbero sapere quando richiedere il congedo poiché dovrebbe esserci una quantità di tempo richiesta prima di prendere giorni di ferie. Ad esempio, i lavoratori devono presentare le loro richieste due settimane prima di andare in vacanza.

Vale la pena notare che le politiche della PTO non sono le stesse per i lavoratori salariati e orari. Ad esempio, i dipendenti orari non ottengono la presa di forza illimitata perché hanno diritto alla retribuzione degli straordinari. Al contrario, i dipendenti stipendiati non possono ricevere gli straordinari.

Tre tipi di politiche PTO

Se sei un datore di lavoro, assicurati che esistano diversi tipi di polizza PTO:

1. presa di forza tradizionale,
2. presa di forza flessibile e
3. presa di forza illimitata.

Presa di forza tradizionale

Quando le aziende optano per la tradizionale politica della PTO, creano diverse categorie specifiche per i giorni liberi, come ferie, congedo per malattia e giorni personali. In questo modo, i dipendenti devono scegliere una categoria particolare quando richiedono il loro tempo libero.

Per i lavoratori, il vantaggio principale delle regole tradizionali della presa di forza è che il numero di giorni della presa di forza aumenta quanto più i dipendenti lavorano più a lungo in un'azienda. Pertanto, il turnover dei dipendenti sarà ridotto, il che è vantaggioso per i datori di lavoro.

Tuttavia, lo svantaggio principale è che i lavoratori potrebbero sentirsi come se avessero opzioni limitate per prendersi dei giorni di ferie. Quindi, per evitare che i loro saldi salgano, i lavoratori potrebbero segnalare i loro giorni di ferie in modo errato.

• In che caso i datori di lavoro dovrebbero utilizzare la tradizionale politica della PTO?

In situazioni in cui i datori di lavoro vogliono sapere esattamente come i dipendenti utilizzano il loro tempo libero (in quali occasioni).

Presa di forza flessibile

PTO flessibile (la banca PTO) è un unico pool di giorni PTO. I dipendenti hanno una somma fissa del loro tempo libero e possono utilizzare questi giorni a loro piacimento. Quindi, non ci sono categorie distinte come ferie, dovere di giuria o congedo per malattia.

La presa di forza flessibile offre ai dipendenti la libertà di organizzare i propri giorni liberi come desiderano. Ad esempio, i genitori che lavorano possono usare il loro tempo libero per sostenere i propri figli in alcuni eventi sportivi.

Ma lo svantaggio principale qui è che può essere difficile per i datori di lavoro fissare un limite annuale di giorni PTO per i dipendenti.

• In che caso i datori di lavoro dovrebbero utilizzare la politica flessibile della presa di forza?

In situazioni in cui i datori di lavoro cercano un modo per gestire facilmente l'amministrazione.

Presa di forza illimitata

Con la politica PTO illimitata, i dipendenti possono prendersi tutto il tempo libero che desiderano, a condizione che i loro manager approvino questi giorni di riposo. In generale, le aziende utilizzano ancora raramente questo tipo di regola della presa di forza. Ecco perché le aziende che optano per questo formato PTO attirano molti dipendenti di talento.

Tuttavia, il problema principale con la politica della PTO illimitata è che alcuni sondaggi mostrano che la PTO illimitata è solitamente sottoutilizzata. Questo perché i lavoratori hanno difficoltà a scegliere il numero appropriato di giorni liberi.

• In che caso i datori di lavoro dovrebbero utilizzare la polizza PTO illimitata?

La politica illimitata funziona bene quando i datori di lavoro vogliono tenere d'occhio le finanze dell'azienda. Nelle aziende in cui i dipendenti hanno una presa di forza illimitata, i lavoratori non possono accumulare giorni di ferie. Pertanto, quando un dipendente lascia l'azienda, il datore di lavoro non è obbligato a pagare le ferie.

Quanta presa di forza offre la maggior parte delle aziende?

Ora, indipendentemente dal tipo di polizza PTO scelta dalle società, il numero medio di giorni che i dipendenti ricevono all'anno può variare da 13 a 26, secondo l'indagine SHRM. Parlando di polizze tradizionali che separano le categorie di PTO, i numeri medi sono:

• Da 8 a 22 giorni per le vacanze,
• dalle 7 alle 19 per i giorni di malattia e,
• 4 giorni personali per i dipendenti a tempo pieno.

È importante notare che questi giorni dipendono dalla durata del servizio dei dipendenti.

Come è regolata dalla legge la PTO?

I datori di lavoro sono tenuti a concedere ai propri lavoratori un congedo retribuito? Bene, la risposta può variare perché i livelli federale e statale regolano diversamente questo problema.

Secondo la FLSA, i datori di lavoro non sono obbligati a pagare i propri dipendenti per il tempo non lavorato (vacanze, giornate personali, ferie). Benefici come questo dipendono dall'accordo tra il datore di lavoro e il lavoratore.

A livello statale, le normative PTO sono diverse da stato a stato. Le leggi statali regolano alcune questioni, come cosa succede con le ferie non utilizzate e se i datori di lavoro sono obbligati a pagare i lavoratori. Inoltre, la politica usalo o perdilo è illegale in determinati stati. Al contrario, in alcuni stati, come Washington, i datori di lavoro sono tenuti a fornire ai lavoratori un congedo per malattia retribuito. Ecco l'elenco degli stati e maggiori dettagli sui regolamenti sui congedi per malattia.

Pertanto, i datori di lavoro devono prestare molta attenzione alle leggi federali e statali quando creano una politica PTO.

Come si può stipulare una polizza di ferie retribuite?

Ora che conosci le parti più significative delle politiche PTO, ecco alcuni suggerimenti per creare la politica PTO che funziona per la tua azienda.

Decidere il numero appropriato di giorni PTO

Se scegli la politica PTO tradizionale o flessibile per la tua azienda, pensa al numero appropriato di giorni PTO che darai ai tuoi dipendenti. Come prendi questa decisione? Puoi fare qualche ricerca per scoprire come altre aziende nel tuo settore e area geografica affrontano questo problema.

Ad esempio, alcuni studi mostrano che i dipendenti che lavorano nel settore no profit/fondazioni hanno in media 17,5 giorni di ferie retribuite all'anno. I lavoratori del governo e dell'industria militare hanno in media 17,3 giorni di ferie all'anno.

Parlando di vari stati, la PTO media per i proprietari di piccole imprese negli stati nord-orientali (New York, New Hampshire, Maine) è di 11,4 giorni all'anno. La California e altri stati occidentali consentono 9,4 giorni di PTO, mentre gli stati del sud e del Midwest hanno una media di 8,5 giorni all'anno.

Vale anche la pena notare che, con le regole della PTO adeguate, puoi assicurarti che i tuoi migliori dipendenti non lascino l'azienda. Ecco come: premiare i lavoratori con più tempo libero più a lungo lavorano nella tua azienda. In questo modo, anche i dipendenti si sentiranno più apprezzati per i loro sforzi.

Decidi l'opzione di rollover

Quando si crea la politica della presa di forza, è fondamentale scegliere se consentire ai dipendenti l'opzione di rollover o la politica di utilizzo o perdita.

Innanzitutto, ricorda di controllare le normative del tuo stato sull'opzione di rollover perché alcuni stati impongono un piano di rollover per la PTO. Se questo è il caso nella tua posizione, assicurati di annotare maggiori dettagli su questo argomento. Successivamente, i dipendenti hanno la possibilità di riportare i giorni PTO non utilizzati nel prossimo anniversario di lavoro o anno solare? Scegli un'opzione e aggiungila alla tua polizza PTO.

Poi di nuovo, se si opta per la politica usalo o perdilo, includi tali informazioni nella tua politica PTO. Inoltre, puoi ricordare di tanto in tanto ai tuoi dipendenti di prendersi i loro giorni liberi ed evitare di perdere il loro prezioso tempo libero.

Impostare il processo di approvazione della PTO

Dopo aver determinato il numero di giorni che i lavoratori possono utilizzare e altre opzioni inestimabili, assicurati di impostare alcune regole di base per richiedere il tempo libero.

In primo luogo, i dipendenti devono conoscere una scadenza per presentare la richiesta di permesso. Ad esempio, se i lavoratori vogliono prendersi più di 5 giorni, dovranno chiedere un permesso con due settimane di anticipo. Quando si prendono meno giorni di ferie, i dipendenti possono richiedere una pausa due giorni prima di utilizzarla.

Ora, queste regole si applicano a qualsiasi tipo di presa di forza, ma concentriamoci in particolare sui giorni di malattia. Lavorare in aziende come hotel e ristoranti di solito significa lavorare a turni. Tali ambienti di lavoro richiedono un lavoro dinamico, quindi avere meno dipendenti in un turno può essere piuttosto problematico. Per prevenire queste situazioni, i datori di lavoro dovrebbero fissare una scadenza realistica per la chiamata in malattia. Così, sarà più facile trovare lavoratori che faranno il turno di qualcuno.

Inoltre, la politica della presa di forza dovrebbe indicare chi è incaricato di approvare i giorni di ferie. A seconda del numero di dipendenti nella tua azienda, questo può essere un dipartimento delle risorse umane, un manager o un datore di lavoro.

Consenti ai tuoi dipendenti di controllare il saldo e la maturazione della PTO

In qualità di datore di lavoro o manager, è logico tenere traccia del tempo libero della tua squadra. Tuttavia, per aumentare la fiducia tra te e il tuo team, assicurati di consentire ai tuoi dipendenti di controllare il loro equilibrio PTO.

Se utilizzi un software per la richiesta e l'approvazione della PTO, concedi ai tuoi dipendenti l'accesso per rivedere il loro tempo libero. Ad esempio, puoi provare Clockify, il tempo libero e il tracker delle ferie, per questo scopo. Qui, un dipendente può vedere la sua cronologia del saldo, che mostra le richieste di permesso e le modifiche all'accantonamento, come nello screenshot qui sotto.

In questo esempio, possiamo vedere un saldo ferie. Pertanto, ogni volta che l'utente invia una richiesta di permesso, questa azione verrà aggiunta all'elenco. Inoltre, quando i gestori o gli amministratori approvano o rifiutano le richieste, la cronologia del saldo includerà anche queste azioni.

Assicurati che la tua polizza segua tutte le leggi e i regolamenti

Abbiamo già parlato di come i diversi stati abbiano regolamenti diversi quando si tratta di politica del PTO. Quindi, prima di condividere la tua politica PTO con i dipendenti, prenditi del tempo per esplorare le leggi e i regolamenti federali, statali e locali. Questo è il modo migliore per garantire che la tua polizza sia conforme a tutte le leggi.

Inoltre, se la tua azienda impiega lavoratori in più di una giurisdizione, controlla se esistono variazioni tra le diverse aree di autorità.

Includi la tua politica della presa di forza in un manuale del dipendente

Le informazioni preziose dovrebbero essere sempre condivise. Quindi, non lasciare i tuoi dipendenti all'oscuro quando si tratta di regole PTO. Invece, aggiungi la tua politica PTO a un manuale del dipendente. Ogni volta che i nuovi dipendenti iniziano a lavorare nella tua azienda, avranno tutti i dettagli che devono sapere sui permessi retribuiti.

Inoltre, fai sapere ai tuoi dipendenti che possono venire da te se hanno domande sulla loro presa di forza.

Un modello di politica della presa di forza

Per aiutarti a creare una politica PTO adatta alla tua attività, abbiamo creato un modello di politica PTO. Nello screenshot qui sotto, puoi vedere una parte di questo modello, che puoi scaricare al link qui sotto.

Scarica il modello di politica della presa di forza

Ecco le categorie chiave che questo modello include:

1. Introduzione: in breve, qui spieghi cos'è la PTO e quando i dipendenti possono iniziare a utilizzare i propri giorni di riposo. Inoltre, puoi aggiungere il tipo di polizza (tradizionale, flessibile o illimitata).
2. Criteri di maturazione e rollover : spiega chi ha diritto a guadagnare i giorni PTO e quando i dipendenti possono iniziare a utilizzare il tempo maturato. Dovresti anche includere un programma di competenza. Inoltre, chiarire se i lavoratori sono autorizzati a riportare i giorni della presa di forza non utilizzati. In tal caso, se i dipendenti devono trasferire i giorni non utilizzati nel calendario o nell'anno di anniversario del lavoro successivo. Chiarire se ci sono differenze tra dipendenti part-time e full-time.
3. Congedo per malattia: poiché il congedo per malattia è obbligatorio in alcuni stati, è qui che puoi inserire quei dati, a seconda della posizione della tua azienda.
4. Richieste e approvazioni PTO : chiarisci semplicemente come i dipendenti possono richiedere permessi e chi approva i giorni PTO.
5. Cessazione: quando un dipendente lascia l'azienda, cosa succede con i giorni PTO inutilizzati maturati? Assicurati di spiegare in questa sezione.

Conclusione

Quando crei una politica PTO, avrai diverse decisioni da prendere:

• Innanzitutto, dovrai capire se desideri fornire ai tuoi dipendenti il ​​formato PTO tradizionale, flessibile o illimitato.
• Quindi, dovrai pensare se vuoi consentire ai tuoi dipendenti di accumulare il loro tempo libero o se riceveranno una somma all'inizio dell'anno.
• Dovrai anche scegliere se fornire ai dipendenti la possibilità di riportare i giorni liberi non utilizzati o se devono utilizzare tutti i giorni della presa di forza entro la fine dell'anno.

Inoltre, è fondamentale seguire le leggi e i regolamenti poiché la politica della presa di forza deve essere conforme a tutti i livelli di legge.

Dopo aver creato la tua politica PTO, assicurati di includerla in un manuale del dipendente. Infine, incoraggia i tuoi dipendenti a contattarti in caso di domande o dubbi sulla loro presa di forza.