Vantaggi dei fogli presenze digitali su carta

Con così tanti lavori online a livello globale, lo stesso vale per la pratica di tenere traccia del tempo e del lavoro. Puntiamo alla praticità e all'efficienza, soprattutto con processi brevi ma che si accumulano nel tempo (come svuotare la posta elettronica). Al giorno d'oggi, la maggior parte delle aziende non può immaginare di lavorare con fogli presenze cartacei poiché quelli digitali offrono così tanto comfort e facilità d'uso.

Se sei tra coloro che non sono ancora convinti della loro efficacia, abbiamo compilato un elenco di vantaggi offerti dai fogli presenze digitali e di come possono capovolgere la tua vita lavorativa, in meglio, ovviamente.

I maggiori problemi con i fogli presenze cartacei e le schede perforate

Per evidenziare come le schede attività cartacee possono costarti denaro, tempo ed energia, utilizzeremo un esempio. Dai un'occhiata alla scheda attività qui sotto.

Esempio di scheda attività da amherst.edu

Anche se non stiamo cercando di dire che i fogli presenze cartacei siano cattivi (per alcuni individui e aziende funziona molto meglio), siamo molto favorevoli alla digitalizzazione. E mentre la scheda attività sopra è ben compilata, ci sono diversi punti deboli per gli errori.

Naturalmente, i loro equivalenti digitali presentano le loro serie di sfide, ma sono molto più facili da cogliere nel tempo e gli errori di scheda attività sono più facilmente ridotti al minimo.

Coprono un periodo troppo ampio

Sebbene le schede attività di due settimane non siano rare, quando sono in una forma scritta come questa, non puoi vedere molti dettagli sulla giornata lavorativa di una persona. Quello che ottieni sono numeri e alcune informazioni semplici.

Questo va bene se sei in un lavoro che pone maggiormente l'accento sulla tua presenza, o che gli altri non fanno affidamento sul tuo lavoro, o semplicemente fornisci schede attività alla contabilità per calcolare il tuo libro paga.

C'è più spazio per l'errore umano e lo sfruttamento

Quando le schede attività vengono compilate a mano e si basano esclusivamente sull'annotazione dei tempi morti, ci sono diverse aperture per problemi:

• La calligrafia di una persona è illeggibile;
• Il modo in cui arrotondano il tempo è sbagliato, compromettendo le immissioni di tempo;
• Compilano i campi in modo errato;
• Il calcolo delle buste paga richiede più attenzione, poiché gli errori sono più facili da fare;
• Una persona può dimenticare o omettere di proposito di scrivere un'attività o una pausa.

Con i fogli presenze cartacei, ci sarà sempre un modo per imbrogliare il sistema. In uno dei miei vecchi posti di lavoro, non compilavamo schede attività in quanto tali, ma avevamo lettori di carte d'identità aziendali all'ingresso principale e sul retro (dove facevamo le nostre pause). Questi lettori di carte sbloccherebbero la porta, così il sistema saprebbe quando sei entrato e uscito dall'edificio (iniziato e terminato la tua giornata lavorativa e quando hai fatto delle pause).

Inutile dire che presto potresti vedere gruppi di cinque persone che fanno una pausa fumo, con una che dice: "Questa pausa è su di me!" durante l'apertura della porta, mentre il resto di loro non ha nemmeno scansionato i propri ID (quindi le loro pause non sono state registrate). In molti casi, i datori di lavoro devono lottare per trovare il modo migliore per tenere traccia delle ore dei loro dipendenti.

La morale della storia è: alcune persone troveranno il modo di aggirare le regole e sistemi di cronometraggio obsoleti rendono loro molto più facile, mentre tu subisci le perdite.

Lavoro aggiuntivo per altri reparti

Per i manager e i responsabili dei team , le schede attività cartacee possono essere un archivio da incubo da consultare nei momenti in cui devono effettuare valutazioni di progetti o controllare come stanno andando i loro team in generale. E le informazioni semplici come l'ora in cui sono entrati e sono usciti dall'edificio non aiuteranno molto. Per loro, le voci di tempo con un po' più di dettaglio e schede attività collettive sono molto più utili.

Per i contabili , una scheda attività come quella nel nostro esempio sembra far risparmiare molto tempo, poiché la persona aveva già calcolato il proprio stipendio. Tuttavia, è sicuro indovinare che il contabile ripasserà di nuovo i calcoli, per assicurarsi che tutto sia come da manuale. Per non parlare dell'inserimento degli stessi dati nei propri software o libri. Questo raddoppia solo il lavoro, e inutilmente.

Per i liberi professionisti , una scheda attività come questa funziona a loro danno. I clienti spesso chiedono una sorta di interruzione dei loro processi e scadenze. Mentre il libero professionista ha il diritto di fornire tutte le informazioni che desidera, gran parte della fiducia si basa sulla trasparenza. Essere in grado di mostrare al tuo cliente quanto tempo dedichi ogni giorno a ciascuna parte del suo progetto è inestimabile. Costruisce una migliore comprensione e ti aiuta a giustificare le tue tariffe.

Individui i problemi troppo tardi

Immagina che un dipendente ti si avvicini e ti presenti un problema che ha avuto con il suo compagno di squadra per settimane. All'inizio erano riluttanti a dire qualsiasi cosa, volendo risolvere il problema da soli o non causare scompiglio. Il compagno di squadra era costantemente in ritardo con la sua parte del progetto, inventando scuse e fornendo risultati scadenti. Ci sono diverse grandi bandiere rosse qui:

1. Il problema era lì da settimane e tu non ne eri a conoscenza;
2. Devi esaminare tonnellate di schede attività per raccogliere prove per affrontare il dipendente;
3. Dovrai fare nuove stime di progetto manualmente mentre la scadenza si avvicina rapidamente.

Per i freelance il problema è simile: un cliente desidera posticipare una scadenza o ti accusa di impiegare troppo tempo. Quindi, per sostenere te stesso, dovrai dedicare molto tempo a sfogliare tutti i giornali (o libri), cercando manualmente le informazioni di cui hai bisogno. Per tutto il tempo sperando che tu tenessi il conto di tutto.

Detto questo, semplicemente introducendo un foglio presenze digitale e un tracker del tempo, puoi prevenire tutti questi problemi e ottenere i tuoi resi dieci volte.

Motivi per utilizzare fogli presenze digitali

In questa sezione, ci concentreremo sui molteplici vantaggi dei fogli presenze digitali per te (o per la tua azienda). E alla fine dell'elenco, vedrai quanto può diventare indispensabile un singolo software.

Ti consentono di modificare schede attività e voci di tempo

Con un foglio presenze digitale, è possibile modificare la descrizione di ogni immissione di tempo. Questo è perfetto per aggiungere dettagli sull'attività relativa a quella voce. Informazioni come gli strumenti utilizzati o chi ha assegnato l'attività, ecc.

Mentre si può sostenere che lo stesso sia disponibile su un foglio presenze cartaceo, ci sono sempre problemi di illeggibilità e persone che compilano o compilano per i loro colleghi (rischio di furto di tempo). Ma con un cronometro digitale e un foglio presenze, ottieni tre soluzioni a questi problemi:

1. È più facile eliminare e correggere un'immissione di tempo digitalmente che su carta;
2. Ogni dipendente ha le proprie credenziali di accesso, quindi non possono scrivere tempo l'uno per l'altro e
3. I datori di lavoro possono bloccare l'opzione di modifica nel software stesso. Ciò significa che i dipendenti richiederanno l'approvazione prima di modificare una voce di orario, il che è ottimo per prevenire il furto di tempo.

Modifica dell'immissione dell'ora in Clockify

Ci sono anche numerosi modelli di schede attività per coloro che non vogliono installare un software separato ma amano l'idea di avere un resoconto pulito e digitalizzato dei tempi di tutti.

Migliore panoramica di tutti e di tutto

Questa è l'era della trasparenza e della responsabilità. E con i fogli presenze cartacei, non hai quel lusso.

Le schede attività digitali ti consentono di vedere cosa stanno facendo tutti in tempo reale. È molto più facile cercare un dipendente specifico per vedere la sua disponibilità, tenere traccia dell'avanzamento del progetto e in che misura l'orario di lavoro è in linea con le tue stime.

Nell'esempio sopra, puoi vedere quale dipendente lavora su quale progetto e puoi persino cercare un dipendente specifico nelle schede attività.

Rimarrai facilmente aggiornato sulle stime del progetto

Ogni progetto richiederà di fare stime di tempo che influiranno su ogni suo aspetto: come allocare il budget man mano che il progetto procede, quali compagni di squadra sono disponibili per cosa, quali attività influenzano le scadenze, come cambiano le priorità e altro ancora.

Con le schede attività cartacee, seguire quanto bene il progetto sta seguendo le tue stime può essere complicato. C'è un ritardo nell'elaborazione delle informazioni ed è semplicemente più lungo e più faticoso passare attraverso tutto.

Il cronometraggio digitale, invece, rende tutto istantaneo. Il software è progettato per fornirti tutte le informazioni di cui hai bisogno il più velocemente possibile. Dopo aver inserito le informazioni necessarie, come le stime di tempo e budget in questo caso, il software può tenere traccia di tutte le voci di tempo effettuate dai dipendenti e confrontarle con le tue stime.

Monitoraggio delle stime di progetto in Clockify .

Hai la possibilità di seguire l'avanzamento del progetto mentre avanza e vedere se sei in anticipo o in ritardo. E fornisce tali informazioni quando vuoi, in pochi minuti. È tutta una questione di lasciare che il software faccia tutto il lavoro pesante.

I problemi sono più facili da individuare

Dopo aver menzionato le stime, è logico che ci concentriamo sull'argomento dei ritardi dei progetti e su come le schede attività digitali possono aiutarti a prevenirli.

Alcuni dei principali motivi per le scadenze tardive includono:

• Mancanza di motivazione o produttività;
• Problemi di assegnazione dei compiti;
• Dipendenti sopraffatti;
• Richieste irragionevoli dei clienti, ecc.

Ci crederesti che quasi tutti questi problemi possono essere evitati con l'aiuto delle schede attività?

È semplice.

Invece di utilizzare solo una scheda attività che mostra quando qualcuno è entrato ed è uscito dall'ufficio alla fine della giornata, il monitoraggio in tempo reale ti aiuta a individuare un problema in aumento giorni o addirittura settimane prima. Nel momento in cui il compito di qualcuno richiede più tempo o rimane in attesa più del necessario, puoi agire sul posto e arrivare alla causa principale.

Per non parlare del fatto che avere un rapporto di stima del progetto a portata di clic può aiutarti a vedere se una determinata scadenza sarà difficile da rispettare anche con settimane di anticipo. Così puoi contattare i tuoi clienti e informarli di conseguenza, invece di dover affrontare spiacevoli e-mail e chiamate tardive.

Cronometraggio più accurato

Con un rilevatore di tempo digitale, i tuoi fogli presenze diventeranno dettagliati come desideri.

I moderni tracciatori del tempo ti danno la possibilità di

• Etichettare le voci di tempo, in modo da sapere che tipo di lavoro hai svolto

(contabilità, riunioni, sviluppo, test, brainstorming di progetti, ecc.)

• Integrazione con altre app che usi

(Browser Web, software di contabilità, strumento di gestione dei progetti, ecc.)

Su entrambi gli account, ogni voce che fai ha la possibilità di specificare il tipo di lavoro che hai svolto. E normalmente, tutto ciò che devi fare è inserire le informazioni una volta e verranno trasferite a tutte le tue voci future.

Uno straordinario vantaggio in termini di precisione è la possibilità di creare direttamente una voce di orario dal tuo calendario online. Così:

Come puoi vedere sopra, un misuratore di tempo digitale può lavorare mano nella mano con il tuo calendario. Quando si collegano i due, non è necessario inserire manualmente i dati nella voce dell'ora per quell'attività specifica nell'elenco. La "Riunione con il cliente X" nell'immagine sopra mostra che, con un clic sul pulsante "riproduci", avvii il timer per quell'attività. E quando hai finito, l'immissione del tempo va direttamente al foglio presenze.

Così semplice!

Meno spazio per l'errore umano e meno problemi per tutti i soggetti coinvolti

Diamo un'occhiata a un altro esempio di foglio presenze cartaceo:

Esempio di foglio presenze cartaceo da Psychology.illinois.edu

Abbiamo accennato al fatto che questi hanno uno scopo specifico: semplicemente annotare le ore lavorate per un calcolo più semplice delle buste paga.

E allo stesso tempo, questo significa che alcune (se non la maggior parte) persone scorreranno i campi chiedendo che tipo di attività è stata eseguita in quella fascia oraria. Inoltre, i supervisori potrebbero semplicemente firmare rapidamente queste schede attività per esaminare il lotto e lasciarle da parte per dopo. Richiede anche una grafia leggibile ed evitare danni (come macchie e strappi sulla carta).

Con un foglio presenze digitale, molto poco del suo completamento dipende dai dipendenti e dai supervisori. Mentre le voci di tempo devono ancora essere compilate, il software fa il resto: calcolo del libro paga, estrazione di informazioni, formulazione di report, ricerca di voci specifiche e persino presentare una panoramica delle attività e dei tempi di lavoro di tutti.

I rapporti sono a un clic di distanza

Ultimo, ma non meno importante, il resoconto sullo stato di avanzamento del progetto. Con tutto ciò che è stato menzionato prima, al software vengono fornite informazioni sufficienti per generare una visione complessa e ricca di dati di tutto ciò che potresti desiderare:

• Chi ha lavorato su quale compito e delega generale del compito;
• Ore lavorate in genere;
• Avanzamento del progetto, tempo rimanente, budget e spese;
• Tempo risparmiato e tempo perso;
• Ore fatturabili e non fatturabili e altro ancora.

E per il rapporto con i clienti, documenti come questi sono vitali. Il software di cronometraggio ti consente di ottenere tutte queste informazioni dai tuoi fogli presenze digitali in un batter d'occhio. Il che è utile quando un cliente ti chiama per un incontro sul progetto come prima cosa al mattino.

Conclusione

I vantaggi di avere una scheda attività digitale sono troppi per essere contati. Ne abbiamo trattati solo alcuni che sembrano persistere con schede attività cartacee, nella speranza di illustrare come possono semplificarti la vita lavorativa. C'è meno spazio per l'errore umano, accelerano ogni processo, semplificano il calcolo delle buste paga e il monitoraggio dei progetti... E i tracker digitali sembrano solo migliorare sempre di più con il tempo. Allora perché non modernizzare e risparmiare un sacco di soldi, tempo e risorse?