I modi più efficaci per strutturare le tue firme e-mail per dare un calcio alla tua comunicazione aziendale

1. Perché hai bisogno di una firma e-mail ben strutturata?
2. Cosa scegliere - logo, foto o entrambi - in una firma e-mail
3. Come strutturare le informazioni di contatto in una firma e-mail
4. Quali icone dei social media dovresti aggiungere alla firma?
5. Perché hai bisogno di un disclaimer nella tua firma e-mail?
6. Banner promozionali in una firma e-mail e come utilizzarli
7. Aggiungi pulsanti di invito all'azione
8. Errori da evitare in una firma di posta elettronica
9. Come gestire le firme e-mail per l'intero team?

Che aspetto ha la firma della tua email aziendale? È una semplice approvazione con il tuo nome alla fine o è una dichiarazione ben strutturata del tuo marchio aziendale?

Una firma aziendale può dire molto sul tuo livello di professionalità e sull'azienda che rappresenti. Una firma e-mail ben progettata è un eccellente strumento di marketing per professionisti e titolari di aziende in vari settori. Sia che tu voglia aumentare le vendite, far crescere i tuoi social network, aumentare il traffico del sito web o migliorare il tuo tasso di risposta alle email, un footer email ben congegnato può aiutarti a ottenere tutto questo e molto altro.

In questo articolo, daremo un'occhiata agli ingredienti principali di una firma e-mail di successo e ti mostreremo come strutturarli a vantaggio della tua azienda.

Perché hai bisogno di una firma e-mail ben strutturata?

Avere una firma e-mail HTML professionale ti aiuterà in molti modi. Ecco perché dovresti impegnarti per crearne uno:

• Una firma e-mail rende la tua corrispondenza professionale
• È il tuo biglietto da visita digitale, una fonte delle tue informazioni di contatto
• Aumenta la consapevolezza del tuo marchio
• Aumenta la fiducia nella tua email aziendale
• Genera traffico verso il tuo sito web
• Attira l'attenzione sui tuoi contenuti
• Ti aiuta a promuovere il tuo prodotto o servizio
• Ti consente di ottenere contatti
• Ti permette di entrare in contatto con le persone

In altre parole, una firma e-mail ben strutturata ti aiuterà a raggiungere uno o più dei tuoi obiettivi aziendali, di marketing o di vendita. Ed ecco cosa dovrebbe comprendere: un'immagine (la tua foto o il logo aziendale), le tue informazioni di contatto, le icone dei social media, un disclaimer legale, un banner promozionale. Vediamo ciascuno di questi elementi in profondità.

Cosa scegliere - logo, foto o entrambi - in una firma e-mail

Hai bisogno di alcune immagini di piè di pagina per rendere memorabile il tuo marchio perché una firma di solo testo potrebbe semplicemente sembrare noiosa. Ma che tipo di grafica è meglio usare? Dovrebbe essere un logo aziendale, la tua foto o, forse, entrambi?

La risposta breve: usa entrambi.
La risposta lunga: dipende infatti dalle attività, dalla posizione e dagli obiettivi della tua azienda.

Se rappresenti un marchio personale, dovresti aggiungere una tua foto alla tua firma. Un colpo alla testa con un'espressione facciale amichevole e rilassata sarà una scelta perfetta.

Le persone ricordano le immagini meglio del testo. Tuttavia, coloro che vogliono creare una firma e-mail spesso si chiedono che tipo di immagini siano "professionali" e possano essere incluse nella firma e-mail aziendale.

Ecco alcuni consigli sulla scelta di una foto per la firma.

• Aggiungi la tua foto professionale

L'aggiunta di una foto personale può aumentare la fiducia e aiutarti a costruire una relazione con i clienti. Ma assicurati di utilizzare solo immagini professionali, di alta qualità e non sfocate.  

• Non rendere l'immagine troppo grande

La dimensione dell'immagine dipende dalla larghezza del resto della firma e-mail e da come si adatterà al design esistente. Tuttavia, nel nostro generatore di firme e-mail, consigliamo di utilizzare la dimensione ottimale per loghi e foto con larghezza compresa tra 100 e 300 pixel. Più grande è l'immagine, maggiore è il tempo necessario al destinatario per precaricarla.

• Non utilizzare foto inappropriate

Assicurati di utilizzare un primo piano professionale, preferibilmente realizzato nello stesso stile per ogni membro del team, non un selfie o una foto ritagliata.

Se rappresenti un'azienda, usare la tua foto ha anche alcuni vantaggi: rende più umana la comunicazione aziendale, crea fiducia e ti aiuta a stabilire una connessione con il tuo destinatario.

Un logo aziendale in una firma e-mail per le aziende può aiutare ad aumentare la consapevolezza e il riconoscimento del marchio. Aggiungi il logo se vuoi pubblicizzare meglio il tuo marchio.

Durante il lavoro sul nostro rapporto sull'email marketing sullo stato dell'attività , abbiamo intervistato più di 750 esperti di marketing e imprenditori e abbiamo scoperto che preferiscono un logo aziendale a un colpo alla testa professionale. L'utilizzo del marchio aziendale su tutti i canali di comunicazione rende l'azienda riconoscibile tra tutti gli stakeholder e crea coerenza.

Quindi, la soluzione migliore è utilizzare la tua foto nella tua firma (allineata a sinistra) con un logo aziendale più piccolo (oltre alle informazioni di contatto dell'azienda).

Come strutturare le informazioni di contatto in una firma e-mail

Anche la firma più completa e ottimizzata sembrerà poco professionale se inserisci tutte le tue informazioni senza organizzarle correttamente. Segui i quattro suggerimenti di seguito per mantenere la tua firma ben strutturata.

Limita la quantità di informazioni di contatto. Aggiungi solo i dettagli necessari. Ad esempio, non includere il tuo nome Skype se non lo usi molto.

Disporre le informazioni in modo logico. Utilizza prima il tuo numero di telefono e l'indirizzo web dell'azienda e poi tutti i dettagli aggiuntivi. Assicurati che le tue icone social arrivino alla fine (a meno che i tuoi profili social non siano il modo principale per rimanere in contatto con te).

Usa i divisori. Non iniziare ogni singolo dettaglio di contatto dalla nuova linea. È possibile utilizzare un simbolo di linea verticale per dividere elementi diversi in una riga.

Usa il colore del testo. Sfrutta i colori del tuo marchio per mettere in risalto contenuti specifici. Potrebbe essere il tuo nome o quello della tua azienda o parole come "telefono" o "e-mail".

Tieni presente che un'ottima firma e-mail non deve essere complicata. Più è semplice, meglio è. Dovrebbe fornire informazioni di base su di te.

• Nome

Saresti sorpreso, ma circa il 30% dei piè di pagina delle email non ha nemmeno un nome, il che potrebbe influire negativamente sull'immagine della tua azienda.

• Posizione

È essenziale includere il tuo titolo di lavoro per far sapere ai destinatari con chi hanno a che fare e gestire i loro problemi.

• Nome della ditta

Se rappresenti un'azienda, il piè di pagina dell'e-mail dovrebbe contenere anche il nome della tua azienda.

• Logo della compagnia

Puoi anche utilizzare il tuo logo aziendale, ma assicurati che si adatti al resto dell'estetica del tuo piè di pagina e-mail.

• Sito web dell'azienda

Se disponi di un sito Web e stai cercando modi per portarvi traffico, valuta la possibilità di aggiungere l'URL del sito Web alla firma e-mail aziendale.

• Informazioni sui contatti

Indirizzo e-mail

Alcuni articoli contengono consigli per non includere il tuo indirizzo e-mail poiché i destinatari possono premere "Rispondi" per rispondere al tuo messaggio, ma alcuni client di posta elettronica visualizzano i nomi anziché gli indirizzi e-mail nel campo "Da". E quando una persona inoltra il tuo messaggio, i destinatari vedranno il tuo nome, non l'indirizzo.

Numero di telefono

Evita di usare troppi numeri di telefono. Può essere irritante per il lettore, soprattutto se utilizza dispositivi mobili per leggere la tua e-mail.

Indirizzo

Una firma e-mail di base potrebbe non fornire il tuo indirizzo. Prima di includere l'indirizzo della tua attività, assicurati che non sovraccarichi la tua firma.

Quali icone dei social media dovresti aggiungere alla firma?

Se hai profili social aziendali ben gestiti, dovresti collegarti a loro nella tua firma. Ti aiuterà a indirizzare il traffico verso queste piattaforme e alla fine ad aumentare il tuo numero di follower.

A differenza del sito Web, non puoi semplicemente utilizzare gli URL qui. Renderanno la tua firma troppo disordinata. Aggiungi invece le icone. Occupano pochissimo spazio e puoi organizzarli ordinatamente.

Quindi, quali profili devi includere nella tua firma? Certamente non i tuoi account personali in cui ti connetti con amici e familiari (e condividi le tue opinioni politiche o video di gatti).

Se utilizzi Facebook e Twitter in modo professionale, sentiti libero di collegarti a loro. Puoi, tuttavia, aggiungere il tuo LinkedIn personale. In generale, rimanda i tuoi contatti commerciali ai profili social della tua azienda.

A proposito, puoi creare facilmente una firma e-mail HTML con le icone dei social media con l'aiuto del nostro strumento di generazione delle firme .

Perché hai bisogno di un disclaimer nella tua firma e-mail?

Un disclaimer e-mail (chiamato anche divulgazione e-mail, avviso di riservatezza, piè di pagina o approvazione) è richiesto per un'e-mail aziendale in molti paesi. Per non mettere la tua azienda a rischio di sanzioni, ottieni le informazioni sui requisiti legali nel tuo paese.

Tieni presente che gli esempi di firme e-mail più ben realizzati hanno dichiarazioni di non responsabilità brevi e leggibili.

Tecnicamente, l'aggiunta di un disclaimer per la firma e-mail è spesso un requisito legale, specialmente nell'UE e nel Nord America. Le richieste, tuttavia, possono variare da paese a paese. In genere, dovrai menzionare l'indirizzo registrato, il numero di registrazione e l'autorità di registrazione della società.

Ci sono opinioni diverse sull'opportunità di includere elementi come una dichiarazione di riservatezza nel disclaimer. Potrebbe aiutarti nelle controversie legali nel caso in cui ce ne siano.

Puoi avere un esempio di esonero di responsabilità per la firma e-mail universale per l'intera azienda o crearne di separati per i tuoi dipartimenti. In quest'ultimo caso, puoi scegliere quali informazioni includervi in ​​base alle attività e alle esigenze del dipartimento.

Banner promozionali in una firma e-mail e come utilizzarli

L'aggiunta di un banner promozionale alla tua firma e-mail aiuterà la tua azienda a raggiungere i suoi obiettivi di vendita e marketing. E se hai pensato a quei fastidiosi annunci animati che ti distraevano dai contenuti di molti siti Web, è ora di cambiare idea di banner.

Guarda un esempio di banner di firma e-mail di seguito. Consiste solo in una foto di sfondo, un hashtag e un indirizzo di un sito Web ed è piuttosto minimale.

Se vuoi che il tuo banner funzioni per te (indirizza traffico, genera lead, aumenta le vendite, ecc.), segui i nostri tre suggerimenti relativi ai banner.

1. Rendi accattivanti i banner firmati

Usa immagini vivide, frasi brevi e mirate e i colori del tuo marchio.

2. Mantieni la semplicità.

Il tuo banner non deve essere troppo grande o troppo luminoso per farsi notare. Fai in modo che si allinei con la tua firma e il tuo messaggio.

3. Aggiungi un invito all'azione.

Un chiaro CTA ti aiuterà a raggiungere il tuo obiettivo. Che si tratti di leggere il tuo ultimo articolo o di iscriverti a un webinar, dillo nel tuo banner. Altrimenti, potrebbe essere abbastanza inutile.

I banner nelle firme e-mail sono ottimi per mostrare la tua esperienza e aumentare la tua promozione. Cosa dovresti inserire nel tuo banner?

• Usa parole di avviso
  
  Prendi in considerazione l'utilizzo di parole di avviso che incoraggino gli utenti a fare clic sui tuoi banner. Ad esempio, "Accesso a vita a oltre 1000 corsi video", "Ottieni i nostri modelli di annunci con le migliori prestazioni", "I 3 migliori trucchi per la fotografia di cibo da scoprire".
  
  
• Offri qualcosa di prezioso
  
  Offri alle persone preziosi eBook, elenchi di controllo, video, suggerimenti e istruzioni.
  
  
• Invito i destinatari a un evento
  
  Avvisa le persone del prossimo evento a cui possono partecipare. Inoltre, assicurati di fornire informazioni come: cosa, quando, dove, ecc.
  
  
• Presentare un'offerta di vendita
  
  Potresti anche voler aggiungere banner promozionali al tuo piè di pagina e-mail per promuovere una vendita imminente.
  
  
• Mostra i premi della tua azienda
  
  I banner possono aiutarti a dimostrare la tua esperienza in modo che i tuoi potenziali clienti sappiano che sei qualcuno su cui possono fare affidamento.
  
  
• Fai annunci a livello aziendale
  
  Ogni e-mail inviata internamente dai dipendenti offre l'opportunità di condividere notizie e annunci interni, aggiornamenti di marketing, pratiche di inserimento e così via.
  
  
• Presentare nuovi prodotti
  
  Puoi utilizzare i banner per pubblicizzare i tuoi nuovi prodotti.
  
  
• Congratulazioni ai destinatari con le vacanze
  
  Molte aziende aggiungono banner ai piè di pagina delle e-mail nel periodo natalizio, augurando ai propri lettori buone festività natalizie.

Aggiungi pulsanti di invito all'azione

Quando guardi ottimi esempi di firme, noterai che le CTA in essi contenute sono molto semplici, non troppo invadenti e di solito allineate con il tema del messaggio.

Continua a leggere per vedere diverse idee per sollecitare l'azione dai tuoi lettori di posta elettronica.

• Collega i tuoi profili sui social media ai pulsanti
  
  Condensa lunghi collegamenti ai social media in parole o frasi brevi e facili che portano istantaneamente i destinatari dove devono essere con un clic del mouse.
  
  
• Condividi le tue app AppStore o Google Play con i pulsanti
  
  Consenti a chiunque invii un'e-mail di vedere e scaricare le tue app.
  
  
• Invita i destinatari a registrarsi
  
  Inserendo un invito all'azione con collegamento ipertestuale nel piè di pagina dell'e-mail, puoi trasformare ogni lettore in un abbonato.
  
• Incoraggia le persone a chiamarti
  
  Dì alle persone che sei aperto a comunicare con loro.
  
• Aggiungi pianificatori di appuntamenti
  
  Dai ai destinatari la possibilità di prenotare rapidamente un appuntamento con te.
  
  
• Promuovi la demo del tuo prodotto
  
  Includi un link a un video che mostri il tuo prodotto/servizio o un'offerta per programmare una demo.
  
  
• Consenti ai destinatari di iscriversi al tuo blog
  
  I post del blog ben scritti e ricchi di valore possono essere ciò che convince il destinatario che il prodotto o il servizio che offri è credibile e affidabile. Includere un collegamento a un post del blog nel design del tuo biglietto da visita online può essere un ottimo modo per mostrare la tua esperienza.

Errori da evitare in una firma di posta elettronica

Ora che sai come costruire la tua firma e-mail e quali elementi utilizzare in essa, diamo un'occhiata a cosa NON DOVREBBE fare. Soddisfa i sette errori più comuni nelle firme via e-mail.

• Informazioni di contatto non valide

La tua azienda potrebbe cambiare indirizzo o numero di telefono. Quando succede, assicurati di aver aggiornato le informazioni pertinenti in tutti i tuoi canali di comunicazione, inclusa la tua firma e-mail .

• Usare le immagini come firma

Non utilizzare mai le immagini come firma. Nella migliore delle ipotesi, il tuo destinatario non sarà in grado di chiamare il tuo telefono con un clic o copiare l'indirizzo del tuo sito web. La tua firma verrà mostrata come allegato nello scenario peggiore, il che attiverà il filtro antispam del destinatario. Usa invece HTML.

• Usando troppi colori

Non usare mai troppi colori, poiché distraerebbero il destinatario dal tuo messaggio. In alternativa, la tua firma sembrerà solo poco professionale.

• Aggiunta di citazioni alla firma dell'e-mail aziendale

Le citazioni di ispirazione non servono a nessuno scopo nella corrispondenza commerciale. E se ti riferisci a una citazione in particolare, questo non significa che lo faccia anche il tuo collezionista.

• Utilizzo di immagini di bassa qualità

Ricorda che quasi tutti ora hanno schermi 4K o Retina sui loro telefoni. Assicurati che la tua immagine sia piccola ma di altissima qualità. Provalo su dispositivi desktop e mobili prima di utilizzarlo nelle tue e-mail.

• Utilizzo di diversi tipi di carattere

Una firma con molti caratteri diversi avrà lo stesso aspetto di una con troppi colori. Sarà distratto e amatoriale. Attieniti invece ai tuoi caratteri aziendali.

• Non rendere la tua firma mobile friendly

Con così tante persone che leggono le loro e-mail sui dispositivi mobili in questi giorni, sarebbe imperdonabile non renderlo reattivo. Per assicurarti che la tua firma appaia bene ovunque, usa un generatore di firme e-mail HTML e testalo prima di renderlo attivo.

• Aggiunta di troppe icone social

Il piè di pagina dell'e-mail apparirà ingombra se aggiungi un'icona per ogni rete di social media utilizzata dalla tua organizzazione. Ti consigliamo di includere solo i canali che vengono aggiornati più regolarmente.

• Consenti ai dipendenti di creare firme da soli

Uno dei modi più semplici per danneggiare l'immagine della tua azienda è chiedere ai tuoi dipendenti di essere creativi e progettare da soli i loro sigilli per le e-mail. È certo che non saranno d'accordo su un modello di firma e-mail standardizzato. Addio, coerenza del marchio, ciao, caos!

• Rendere la tua firma troppo lunga

Quando si tratta di scegliere quali informazioni includere, attenersi alla regola "less is more". Tieni presente che i migliori esempi di firme e-mail sono circa cinque righe di testo.

• Ignorando la dimensione della firma e-mail

Se sai quali dispositivi utilizza comunemente il tuo pubblico, sarebbe più facile per te visualizzare la tua firma nel modo giusto. Ad esempio, gli utenti mobili non dovrebbero renderlo più significativo di 320 px (pixel) di larghezza. Per gli utenti desktop, un piè di pagina e-mail con una dimensione di 600 px di larghezza funzionerebbe perfettamente.

Come gestire le firme e-mail per l'intero team?

Che tu sia un libero professionista, una piccola impresa o una grande organizzazione, il design della tua firma dovrebbe riflettere gli standard professionali della tua azienda. E mentre nel caso di liberi professionisti e piccoli team, può essere abbastanza facile creare firme coerenti e perfettamente con marchio, la creazione e la gestione di più piè di pagina e-mail per un gran numero di dipendenti può diventare un'attività complessa. Quali sono le cose da considerare?

Usa un modello di firma e-mail per tutto il team

La coerenza è una priorità numero uno per il tuo modello di firma e-mail. Firme incoerenti danno l'impressione di caos e mancanza di professionalità.

Crea firme diverse per reparti diversi

Quindi hai deciso di impostare firme e-mail in tutta l'azienda e hai capito che devono essere coerenti per rappresentare il tuo marchio nella migliore luce possibile. È giusto. Tuttavia, ciò non significa che i diversi dipartimenti non possano includere informazioni aggiuntive. Ad esempio, è più probabile che il tuo team di marketing abbia bisogno di collegamenti ai social media nelle proprie firme rispetto ai dipendenti che gestiscono le finanze.

Crea campagne di marketing nelle tue firme e-mail

Usa il tuo piè di pagina e-mail per supportare le tue campagne di marketing. Ad esempio, aggiungi collegamenti ai social media, collegamenti ai contenuti più recenti, collegamenti a webinar o eventi a cui parteciperai e un collegamento per l'iscrizione alla newsletter.

Utilizzare il software di gestione delle firme e-mail

Per essere sicuro che la tua firma venga visualizzata correttamente su vari dispositivi e client di posta elettronica, utilizza generatori di firme e-mail a pagamento o gratuiti . Offre diversi modelli e un buon supporto tecnico, creato da designer professionisti e compatibile con quasi tutti i client di posta elettronica. Inoltre, puoi creare più firme più velocemente perché puoi creare un master sign e quindi caricare un file con i dati di contatto e il sistema lavorerà sulle firme da solo.

Conclusione

Per apparire professionale nella tua comunicazione aziendale, metti sempre una firma alla fine della tua email. Quando ne crei uno, tieni a mente la struttura necessaria. A parte il tuo nome e i dettagli di contatto aziendali, assicurati di utilizzare le immagini. Tutto sommato, le persone sono esseri visivi. Scegli una tua foto amichevole per personalizzare i tuoi messaggi e stabilire una connessione di fiducia con i tuoi destinatari. Includi le icone dei social media se hai profili aziendali. Inoltre, non dimenticare un disclaimer legalmente richiesto con i dettagli di registrazione della tua azienda. Aggiungi un banner dall'aspetto gradevole per aiutare la tua azienda a raggiungere i suoi KPI. Disponi tutti questi componenti in modo logico e tieni traccia dei tuoi progressi.