10 vantaggi del software di gestione delle firme e-mail per rendere la vita molto più semplice

Nelle numerose e-mail che hai scambiato, sono sicuro che hai visto firme e-mail almeno una manciata di volte. Probabilmente ti sei chiesto cosa sono e, soprattutto, cosa fanno. Se sei ancora confuso, dovresti sapere che una firma e-mail è un blocco di testo che si trova spesso alla fine della corrispondenza e-mail. Aiuta a plasmare la tua identità aziendale, rappresentare la tua azienda e promuovere i tuoi eventi e siti Web, senza alcuna campagna attiva. Come puoi vedere, è uno strumento davvero utile per chiunque nel settore del marketing.

Che cos'è la gestione delle firme e-mail?
Vantaggi della gestione delle firme e-mail:
1. Uno stile coerente di firma e-mail aziendale
2. Gestione centralizzata delle firme e-mail
3. Crea una firma e-mail per diversi reparti
4. Marketing di firma e-mail facile da usare
5. Implementazione della firma e-mail semplice e sicura
6. Firme e-mail multipiattaforma
7. Conformità legale
8. Scalabilità
9. Nessun servizio di terze parti
10.Preimpostare diversi modelli di firma

Che cos'è la gestione delle firme e-mail?

Può essere abbastanza difficile gestire le firme per ogni singolo dipendente. Inoltre, lasciare che i tuoi dipendenti progettino il proprio segno di posta elettronica potrebbe comportare una scarsa rappresentazione della tua azienda in quanto potrebbero sembrare sciatti o contenere informazioni imprecise. Questo potrebbe andare contro il tuo obiettivo di creare firme pulite e dall'aspetto professionale per il riconoscimento del marchio. Proprio per questo scopo, l'utilizzo del software di gestione delle firme e-mail è l'opzione migliore. Oltre ai vantaggi sopra menzionati, l'utilizzo del software può offrirti 10 vantaggi in più rispetto ad altri modi per creare la firma e-mail.

Vantaggi del software di gestione delle firme e-mail:

Immagine per gentile concessione di Freepik

1. Uno stile coerente di firma e-mail aziendale

Può essere difficile mantenere la coerenza del marchio nel tono, nelle e-mail e nelle promozioni. A volte, le informazioni non sono aggiornate o le dichiarazioni di non responsabilità necessarie non sono presenti o le firme non funzionano per tutti i diversi dipartimenti. Tutto ciò potrebbe dimostrare la mancanza di professionalità della vostra azienda. Pertanto, l'utilizzo del software di gestione delle firme e-mail può eliminare le incongruenze nel marchio e comunicare un senso di legittimità alle persone con cui la tua azienda è in contatto. Il software crea un'immagine unificata e professionale della tua azienda. In questo modo, puoi avere un impatto con le tue firme elettroniche garantendo al contempo la coerenza del marchio.

2. Gestione centralizzata delle firme e-mail

Uno dei maggiori vantaggi dell'utilizzo del software di gestione delle firme e-mail è che puoi gestire tutte le tue firme in un unico posto. Il software unifica le firme e le dichiarazioni di non responsabilità dei dipendenti e ti dà il controllo per gestire centralmente il loro aspetto. Quando sei in grado di gestirli centralmente, puoi creare firme coerenti e standardizzate con informazioni di contatto valide per tutti i tuoi dipendenti. In questo modo, dopo aver creato il design perfetto, puoi semplicemente distribuire e implementare le tue firme nell'intera azienda.

3. Crea firma e-mail per diversi reparti

Il marchio di firma e-mail coerente in tutta l'azienda è fondamentale, ma è altrettanto fondamentale disporre di versioni diverse della firma e-mail aziendale per i diversi dipartimenti all'interno della stessa azienda. Ogni dipartimento ha obiettivi diversi da affrontare e un pubblico diverso a cui rivolgersi. Il miglior software di gestione delle firme e-mail (che può essere abbinato al miglior generatore di firme e-mail per risultati migliori) è versatile e personalizzerebbe le firme per ciascun reparto in base alle proprie esigenze. Nell'esempio, il team di vendita potrebbe includere promozioni e offerte speciali nelle proprie firme mentre il team di supporto tecnico potrebbe includere i propri orari di apertura. Ciò può aumentare la professionalità dell'azienda e i destinatari possono comunicare direttamente al dipartimento competente.

4. Marketing di firma e-mail facile da usare

Il software di gestione delle firme e-mail è un ottimo strumento per l'e-mail marketing nel suo insieme. Questo tipo di marketing prevede l'utilizzo di una firma e-mail con banner, trasformando le firme in campagne di marketing di firma. Un software di firma e-mail combina perfettamente i due per garantire che i tuoi messaggi vengano comunicati in modo efficace senza ripetizioni. Questo vantaggio rende il software molto facile da usare tra diverse aziende in quanto possono eseguire campagne banner senza reintegrare la firma. Inoltre, i banner possono dare risultati impressionanti in quanto sono attraenti, creativi e obbligano i destinatari a rispondere con una reazione. Pertanto, utilizzando il software, le aziende possono condividere in modo efficace notizie, aggiornamenti del blog e inviti utilizzando Call-To-Action nei loro banner e allo stesso tempo marchiarsi con le proprie firme.

5. Implementazione sicura e semplice della firma e-mail

Un generatore di firme e-mail professionale combinato con un efficiente software di gestione delle firme e-mail rende molto semplice mettere in pratica queste firme. Una volta forniti al software il design e le tue preferenze, genera automaticamente la tua firma e te la presenta in un modulo pronto per l'uso. Quando lo distribuisci ai tuoi dipendenti e desideri che lo aggiungano alle loro e-mail, possono semplicemente utilizzare il metodo copia-incolla. Questo semplice metodo sarà sufficiente e i tuoi dipendenti, soprattutto se non sono così esperti di tecnologia, non dovranno passare ore a cercare di imparare codici diversi solo per aggiungere la firma. Inoltre, il tuo team IT probabilmente ti ringrazierà per aver scelto di utilizzare il software invece di assegnare loro l'attività e risparmiare molto tempo.

6. Firme e-mail multipiattaforma

Questo software rende conveniente la presenza delle firme e-mail su più piattaforme e garantisce che vengano visualizzate correttamente su queste piattaforme. Al giorno d'oggi, la maggior parte delle e-mail viene letta su dispositivi mobili, quindi il software regola i pixel per garantire che la firma sia leggibile quando ridimensionata per i dispositivi mobili. Riduce anche le dimensioni delle tue immagini in modo che si carichino più velocemente. Tuttavia, ti consigliamo di testare a fondo il modello di firma e-mail fornito dal software su diversi dispositivi come smartphone, tablet e laptop prima di implementarlo per vedere come appare sulle diverse piattaforme. Questo ti darà anche un'idea di come appare ai destinatari e ti darà la possibilità di apportare modifiche per assicurarti che appaia bene su tutte le piattaforme.

7. Conformità legale

È fondamentale praticare una gestione sana ed etica delle firme e-mail all'interno di un'azienda. Al fine di garantire il rispetto della legge, è necessario applicare dichiarazioni di non responsabilità legali aggiornate o includere intestazioni di riservatezza. I sistemi di posta elettronica non sono così attrezzati per ottenere la piena conformità alle esclusioni di responsabilità, quindi l'utilizzo di un software di gestione della posta elettronica centralizzato può essere una buona idea per la tua azienda. Il software può implementare variazioni delle diverse firme in base al mittente insieme al disclaimer legale conforme richiesto.

8. Scalabilità

Per qualsiasi azienda, in particolare per le grandi imprese, un software di firma e-mail eclissa altri metodi di marketing delle firme e-mail in termini di scalabilità. È facile aumentare il numero di firme a qualsiasi numero utilizzando il software, ma farlo da soli sarebbe un compito arduo. Creare e monitorare centinaia, se non migliaia, di firme e-mail per i tuoi dipendenti non è un'impresa facile. Ecco perché questo software è perfetto per situazioni come questa. Non solo il software richiede meno tempo, ma è anche più metodico e, senza dubbio, più sistematico, con conseguente minor numero di errori.

9. Nessun servizio di terzi

Uno degli aspetti migliori di questo software è che non ci sono terze parti coinvolte. Non c'è alcun onere per il reparto IT, il team di progettazione e nemmeno il team di sviluppo. Tutto è sotto il tuo comando perché hai il pieno controllo dei design e dei modelli e puoi scegliere i colori, il tema e le dimensioni. Il software soddisfa anche i requisiti operativi dell'IT e si aggiorna automaticamente, rendendo abbastanza facile per i professionisti del marketing assumerne il controllo. L'uso del software è il modo migliore per raggiungere i propri obiettivi in ​​merito alla firma senza preoccuparsi di scaricare un lavoro eccessivo su qualcuno o che le firme non risultino come vorresti.

10. Preimpostare diversi modelli di firma

Se stai pensando di utilizzare il software, potresti essere preoccupato di avere opzioni limitate. Ma davvero non è necessario perché puoi facilmente preimpostare diversi modelli di firma sul software. Uno dei modelli potrebbe essere con la foto del dipendente mentre un altro modello potrebbe essere con il logo dell'azienda. In questo modo, il software offre ai tuoi dipendenti una gamma di firme e-mail dinamiche tra cui scegliere e devono semplicemente scegliere il modello che gli piace di più. Con le soluzioni di gestione delle firme e-mail, hai ancora pieno controllo sulla struttura generale.