Come scrivere una lettera di richiesta commerciale convincente per raggiungere il tuo obiettivo più velocemente

Immagine per gentile concessione di Pinterest

Formato e struttura della lettera di richiesta commerciale

Nel caso in cui non sai come scrivere un'e-mail/lettera di richiesta commerciale, prova il modello RAP.

RAP sta per:

R – un motivo per scrivere;

A – azione richiesta;

P – una chiusura garbata e professionale.

Prima di tutto, indica una ragione per scrivere. Usa frasi come "Questo è per farti sapere che..." o "Sto scrivendo su...". Quindi scrivi dell'azione che vuoi che facciano. Tieni presente che frasi brevi e semplici rendono la tua lettera chiara e facile da leggere. Ad esempio, "Potresti per favore mandarmi...?", "Per favore prenditi cura di...", "Puoi per favore consegnare...?", "Ti sarei grato se potessi mandarmi...". Puoi anche spiegare il motivo della tua richiesta: “Questo mi permetterà di…”, “In questo modo possiamo…”, “Questo ci aiuterà a…”. Quindi termina con una chiusura educata e professionale come "Grazie per la tua attenzione a questa questione", "Grazie per il tuo aiuto", "Non vedo l'ora di avere tue notizie", "Per favore fammi sapere se hai altre domande", ecc. .

Ecco un semplice esempio di lettera di richiesta commerciale:

Gentile Signora Richart,
Le scrivo in merito al nostro incontro di lunedì. (Motivo). Potrebbe inviarmi l'ordine del giorno modificato entro la fine di questa settimana? (Azione)
Grazie per il tuo tempo e aiuto. (Chiusura educata)
Distinti saluti,
Natalie Polly
direttore delle vendite
società ABC

Quindi è così? Sebbene il modello RAP sia eccezionale, è solo una formula di base e ci sono ancora alcune cose cruciali che dovresti considerare se hai bisogno di imparare a scrivere una lettera commerciale per richiedere qualcosa.

# 1 Usa spazi vuoti di marca

Uno spazio vuoto di marca è un altro metodo eccellente per promuovere la tua attività gratuitamente. Può anche influenzare le decisioni dei tuoi destinatari. Inoltre, una lettera scritta su uno spazio vuoto marchiato può ispirare più fiducia di quella su un semplice foglio bianco di un'azienda senza volto.

# 2 Usa i caratteri corretti

La dimensione standard del carattere per una lettera di richiesta commerciale è 12. Il carattere dovrebbe essere Times New Roman, Arial, Calibri, Verdana o Courier New. Evita di usare font artistici. Nel caso in cui la tua lettera abbia una carta intestata, potrebbe avere una dimensione del carattere e uno stile diversi. Parlando di uno stile di carattere, evita di utilizzare stili diversi all'interno di una lettera commerciale. Usa un carattere coerente in tutto il messaggio.

# 3 Il tuo indirizzo

Fornisci le tue informazioni di contatto (indirizzo del mittente) nella prima parte della tua lettera. Queste informazioni sono generalmente incluse su una carta intestata. Per le lettere senza carta intestata, dovresti aggiungere l'indirizzo del mittente. Tuttavia, non scrivere il nome o il titolo del mittente perché sarà incluso nella chiusura della lettera. Scrivi solo il nome della via, la città, lo stato e il codice postale. Usa tutte le lettere maiuscole per il nome del paese.
Per esempio,

via marrone 111,

69115 Heidelberg,

GERMANIA

# 4 Data

Metti la data subito dopo l'indirizzo del mittente. Assicurati di lasciare una riga vuota tra l'indirizzo del mittente e la data. È preferibile utilizzare il giorno in cui è stata completata la lettera di richiesta, piuttosto che la data in cui è stata avviata. Presta attenzione al formato della data. Se la tua azienda target si trova negli Stati Uniti, utilizza il formato della data americano (nell'ordine "mese-giorno-anno", ad es. 22 maggio 2022). Per le società al di fuori degli Stati Uniti, utilizzare il formato alternativo (nell'ordine "giorno-mese-anno", ad es. 22 maggio 2022).

# 5 Indirizzo del destinatario

Quindi lasciare una riga vuota dopo la data e aggiungere le informazioni di contatto del destinatario. Per esempio:

Dott. Robert Hoffman

Radiologische Facharztpraxis

am Marienhaus MVZ GmbH

Via Alstat 25

Mannheim 68159

GERMANIA

# 6 Oggetto in una lettera di richiesta

Sebbene una riga dell'oggetto non sia obbligatoria in una lettera di richiesta commerciale, serve a trasmettere immediatamente al lettore di cosa tratta il messaggio. Dovrebbe essere molto breve e al punto.

Inserisci la riga dell'oggetto tra il saluto e la parte principale della lettera se preferisci l'inglese britannico. Per esempio:

Cara signora Bradshaw,

Oggetto: Ordinanza n. 212/03

Sto scrivendo per quanto riguarda l'ordine di cui sopra, ...

In inglese americano, scrivi la riga dell'oggetto tra l'indirizzo interno e il saluto.

Oggetto: Ordinanza n. 212/03

Cara signora Bradshaw,

Le scrivo in merito all'ordine di cui sopra,...

Per distinguere l'oggetto dal corpo della lettera, puoi usare lettere maiuscole o grassetto, digita "Oggetto:" o "Re:" (se stai rispondendo a una lettera).

# 7 Aggiungi un saluto ufficiale

Sia che invii il tuo messaggio per posta o via e-mail, è essenziale iniziare con un saluto adeguato all'inizio. Per impostare il tono giusto per i tuoi messaggi aziendali, utilizza i seguenti esempi di saluto:

“Caro signor Rivera,”

"Caro signor e signora Rivera,"

"Caro signor Max Lee."

Se conosci bene il destinatario, è accettabile omettere i titoli che vengono utilizzati prima dei cognomi o dei nomi completi e dire: "Caro Max Lee" o "Caro Max".

Se non sei sicuro dello stato civile della donna, evita di usare "Mrs". o "Miss" ma usa "Ms". invece.

A volte può non essere facile determinare il sesso di una persona. Ad esempio, nomi come Robin, Jamie o Cameron possono essere sia maschili che femminili. (Cameron Diaz - una famosa attrice americana; Cameron Crowe - un attore, produttore e sceneggiatore americano). In tali circostanze, puoi provare a cercare su LinkedIn o sul sito Web dell'azienda di una persona. Se la ricerca non ha dato alcun risultato, puoi eliminare il titolo e procedere con il nome completo del destinatario. Ad esempio, "Caro Cameron Diaz".

Se non hai un nome di contatto, usa questi saluti generali:

"Caro signore o signora",

"Per chi è coinvolto,"

"Caro Direttore Marketing."

# 8 Scrivi un riassunto della tua lettera

Questo per riassumere le informazioni che stai inviando. Il riassunto contiene in genere da due a cinque frasi.

tramite GIPHY

# 9 Aggiungi la spiegazione della richiesta

Spiega al destinatario perché stai chiedendo qualcosa e perché il favore è importante.

“Sono un ammiratore del tuo lavoro da anni e rispetto la tua esperienza nel copywriting. Io e il mio team saremmo grati se potessi scrivere un comunicato stampa sulla nostra nuova app. Questo ci consentirà di presentare il prodotto a un pubblico francese e, si spera, di entrare in nuovi mercati".

# 10 Chiusura ufficiale

Un buon modo per terminare una lettera di richiesta o un messaggio di posta elettronica in modo professionale è esprimere il tuo apprezzamento e rispetto. Le frasi di chiusura più comuni sono:

"Cordiali saluti,"

"Distinti saluti,"

"Cordiali saluti,"

"Grazie per la vostra considerazione,"

"Grazie per l'aiuto,"

"Non vedo l'ora di incontrarti presto."

Evita frasi di chiusura come "Ciao", "Ci vediamo più tardi", "Parla con te più tardi", "Con affetto". Sono inadeguati per la corrispondenza commerciale e possono sembrare poco professionali o bruschi.

# 11 Firma

Quando scrivi una lettera cartacea, è opportuno completarla con la tua firma e il tuo nome scritti a mano. Per le e-mail, aggiungi una firma e-mail professionale dopo la chiusura ufficiale per assicurarti che il destinatario sappia chi sei. Gli elementi principali di una corretta firma e-mail aziendale dovrebbero includere il tuo nome completo, titolo, azienda e numero di telefono. Potresti anche voler aggiungere la tua foto, i link al sito web della tua azienda e i profili dei social media.

Fare clic qui per personalizzare una lettera di richiesta commerciale creando firme e-mail professionali

#12 Contenitori (opzionale)

Questa riga serve a dire al destinatario quali altri documenti, come un rapporto, una brochure, un CV e così via, hai allegato alla tua lettera.

all.

Allegati: 3

Contenitori (3)

Suggerimenti per scrivere una lettera di richiesta commerciale

# 1 Fai solo una richiesta nella tua lettera

Se vuoi trattare più di un argomento o richiedere più di un'azione, invia più lettere. Non solo ridurrai il messaggio, ma avrai anche più possibilità che il destinatario gestisca tutte le tue richieste. Se hai ancora bisogno di fare due richieste in una lettera, prova a usare la parola "anche" nella tua seconda richiesta. Per esempio:

“Potresti fornirmi il tuo attuale listino prezzi?

Ti sarei anche grato se mi inviassi alcune informazioni sul tuo programma di riacquisto".

#2 Rendi chiara e concisa la tua lettera di richiesta

Se la tua lettera di richiesta è difficile da scansionare, ha meno possibilità che il destinatario la legga fino alla fine. A nessuno piacciono le frasi e i paragrafi pieni. Se la frase è molto lunga, segmentala in più parti. E quando inizi a presentare un argomento o un'idea diversa, inizia un nuovo paragrafo.

# 3 Usa la lingua ufficiale e il vocabolario commerciale

Per essere in grado di creare una buona e-mail/lettera di richiesta aziendale, è importante essere cortesi, professionali e amichevoli. Usa il vocabolario dell'inglese commerciale, tuttavia, ricorda che non c'è niente di sbagliato nell'usare parole informali nella tua corrispondenza di lavoro.

# 4 Sii specifico e mantieni il punto

Se invii messaggi troppo lunghi e poco chiari, il lettore lavora troppo. E vuoi creare un'immagine professionale positiva, vero? Pertanto, chiarisci all'inizio della lettera cosa stai chiedendo e perché.

# 5 Salva una copia per te

Salva una copia della lettera di richiesta originale per i tuoi file personali. Ciò è particolarmente importante nel caso in cui si tratti di lettere di sollecito.

Come scrivere e inviare una lettera di richiesta via e-mail

Come hai notato, lo stesso approccio di base si applica alle normali lettere ed e-mail. Tuttavia, tieni presente che nelle normali lettere postali, una carta intestata serve a rappresentare l'azienda. Se preferisci comunicare via e-mail, potresti voler sfruttare una firma e-mail professionale che ti aiuterà a connetterti visivamente con il lettore.

Quando dovresti scrivere una lettera di richiesta

Abbiamo preparato alcuni buoni esempi di una lettera di richiesta commerciale per diverse occasioni.

Lettera di richiesta commerciale per un pagamento

Oggetto: Pagamento per il tuo account premium

Caro signor Johnson,

Ti scrivo per ricordarti che, secondo i nostri registri, hai un saldo dovuto che risale al 25 febbraio 2022. La tua fattura di febbraio era di $ 325,00 e non abbiamo ancora ricevuto questo pagamento. Si prega di fare riferimento alla fattura allegata.

Se hai già effettuato un trasferimento, ignora questo avviso. In caso contrario, inviaci l'importo dovuto entro il 10 marzo 2022.

Grazie per la collaborazione. Non vediamo l'ora di lavorare di nuovo con te.

Cordiali saluti,

Ken Davis

Allegato: fattura n. 113

Lettera di richiesta commerciale per informazioni

Oggetto: Compatibilità software con SONY LMD-2735MD

Caro signore o signora,

Mi chiamo Dr. Brandon Dove e sono un dentista certificato in Australia. Ti scrivo per richiedere maggiori informazioni sulla tua soluzione di garanzia della qualità per i monitor dei computer utilizzati per l'interpretazione diagnostica delle radiografie dentali digitali. È compatibile con i display SONY LMD-2735MD? In tal caso, sarei interessato a licenze software per dieci workstation.

Grazie per il vostro aiuto.

Cordiali saluti,

Il dottor Brandon Dove

Lettera di richiesta commerciale per una donazione

Oggetto: Dona ora a Silver Spring Dog Rescue Inc. per aiutare cuccioli e gattini a trovare una nuova casa.

Cara signora Emma Valentine,

Le scrivo per conto di Silver Spring Dog Rescue Inc., dove accogliamo animali che sono stati abbandonati o maltrattati. Nel 2022 abbiamo salvato e ricollocato 189 cani e 67 gatti. Questo è diventato possibile solo grazie alle generose donazioni che abbiamo ricevuto da cittadini di Silver Spring come te. Ci aspettiamo che tu possa aiutarci a raggiungere il nostro obiettivo di raccolta fondi di $ 20.000. La tua donazione aiuterà in modo significativo la nostra organizzazione a continuare a salvare la vita degli animali in tutta Silver Spring.

Ogni sostenitore riceverà una speciale tessera di riconoscimento della donazione.

In caso di domande, contattami all'indirizzo [email protected].

Grazie!

Distinti saluti,

Frank M. Williams

Lettera di richiesta commerciale per partnership

Oggetto: Proposta di partnership commerciale

Caro signor Bork,

Sono Amanda Chapman della compagnia ABC. Ci siamo incontrati a una conferenza d'affari a Berlino nel 2021, dove ho scoperto che la tua organizzazione occupa una delle posizioni leader nel mercato farmaceutico in Germania.

ABC è un fornitore farmaceutico numero uno in Polonia e Romania (si veda l'allegato 1). Collaboriamo con aziende leader come xxx, xxx e xxx. Poiché stiamo cercando un partner affidabile per distribuire i nostri prodotti in Germania, Svizzera e Austria, vorrei proporvi di unire le nostre forze. Sei disponibile per una chiamata di 15 minuti la prossima settimana per discutere i dettagli della potenziale partnership? Inoltre, vedere in allegato la nostra brochure aziendale.

Grazie e cordiali saluti,

Amanda Chapman

Contenitori (2).

Lettera di richiesta commerciale per il feedback di un cliente

Oggetto: Feedback

Caro Jim,

È stato un piacere lavorare con voi in questi mesi. Sono felice di poter lanciare il tuo prodotto in tempo. Oggi, il mio team ha bisogno del tuo aiuto per migliorare la qualità dei servizi forniti. Se hai qualche minuto, ci piacerebbe ricevere il tuo feedback sulla tua esperienza di lavoro con la nostra azienda.

Per lasciare la tua testimonianza, visita il nostro sito Web www.abccompany.com/customertestimonials.

Grazie!

Tim

Lettera di richiesta commerciale per proposta

Caro signor Bing,

Noi di ABC Company siamo lieti di presentare una proposta per aiutare la vostra clinica a ridurre le spese associate alla sostituzione di monitor fuori standard. Abbiamo già aiutato cliniche come xxx, xxx e xxx a installare oltre 500 monitor conformi a un nuovo standard.

Nella proposta commerciale allegata, troverete esempi di lavori che abbiamo svolto quest'anno. Ogni clinica è stata in grado di risparmiare fino al 40% del proprio budget. Inoltre, abbiamo fornito un confronto dettagliato dei nostri monitor con i monitor professionali più diffusi per l'imaging medico.

Non esitare a chiamarci al numero (124) 666-1824 o rispondere a questa e-mail se sei interessato e creeremo un piano individuale adatto alle esigenze e ai requisiti della tua clinica.

Distinti saluti,

Marta Davis

Quando scrivi la tua lettera di richiesta, fai attenzione al formato della lettera di richiesta commerciale. Inoltre, prova a metterti nei panni del destinatario. Leggi il tuo testo più volte per assicurarti che non contenga errori di ortografia e grammatica. Ricontrolla se la tua richiesta ha senso ed è facile da leggere.