Come scrivere un'e-mail di cancellazione dell'evento?

1. Che cos'è un'e-mail di cancellazione di un evento?
2. Quando dovresti scrivere una lettera di annullamento dell'evento?
3. Perché è necessario scrivere una lettera di annullamento dell'evento?
4. Passo dopo passo: come scrivere un'e-mail di annullamento dell'evento

Strumenti utili:
1. Newoldstamp - Marketing delle firme e-mail
2. Mailchimp - Generatore di email e mittente
3. Reply.io: contatti e-mail personali, chiamate e attività
4. Mailtrack: il collegamento e-mail apre il monitoraggio
5. Canva - Strumento online per la creazione di progetti

Hai una situazione in cui devi cancellare un evento dopo che le persone si sono registrate? Stai cercando di trovare il modo giusto per farlo? Bene, sei nel posto giusto. Ti aiuteremo a scrivere l'email giusta per cancellare il tuo evento che non danneggerà il tuo pubblico.

Questo articolo fornirà tutte le informazioni sull'importanza dell'e-mail di annullamento dell'evento. Spiegheremo anche come scrivere l' e-mail di cancellazione per un evento passo dopo passo. Quindi, stai forte e continua a leggere!

Che cos'è un'e-mail di cancellazione di un evento?

Scrivere un'e-mail di annullamento di un evento può essere un compito difficile se non conosci le tattiche di scrittura. Un'e-mail che informa il pubblico dell'annullamento dell'evento è chiamata e-mail di annullamento dell'evento. Idealmente, dovrebbe essere inviato almeno alcune settimane o mesi prima. Potrebbe contenere informazioni sul prossimo evento. Inoltre, molte organizzazioni hanno ammesso che le e-mail di annullamento sono una delle cose difficili da scrivere perché stai distruggendo i sogni di molti partecipanti di parteciparvi.

L'annullamento di un evento potrebbe costarti alcuni dei tuoi partecipanti che avevano anticipato questo evento. Pertanto, è importante trovare gli accordi giusti nell'e-mail e far loro sapere che sei davvero dispiaciuto per questo e, se possibile, fornire incentivi per il prossimo evento come un piccolo sconto o qualcosa di simile.

Contenuti importanti in un'e-mail di annullamento dell'evento:

• Motivi rilevanti per la cancellazione,
• Dettagli dell'evento perché è stato annullato,
• Ulteriori passaggi che devono essere presi da un partecipante,
• Rimborsi, se necessario.

Quando dovresti scrivere una lettera di annullamento dell'evento?

Le e-mail di annullamento devono essere inviate ai partecipanti prima che si verifichi un evento. È necessario indicare dove avrebbe dovuto svolgersi l'evento, scrivere la data, l'ora e il luogo. Inoltre, devi includere i dettagli sulla cancellazione e a causa delle circostanze inevitabili che è stata chiusa. Dovrebbe essere inviato il prima possibile prima dell'evento in modo da dare tempo ai partecipanti per cambiare i loro programmi.

Inoltre, se ci sono speculazioni sulla cancellazione, non inviare l'e-mail. Si consiglia di informare i dichiaranti solo dopo che è stata presa la decisione finale. Ma non annullare un evento solo pochi giorni prima del giorno dell'evento. Questo può essere visto dai partecipanti come non professionalità o host disorganizzati.

Devi anche considerare il fatto che alcuni partecipanti provengono da altri paesi per conferenze o seminari internazionali e hanno prenotazioni di voli e alloggi. Devono anche essere cancellati.

Perché è necessario scrivere una lettera di annullamento dell'evento?

Bene, il motivo principale per scrivere una lettera di annullamento dell'evento è palesemente ovvio. Se non scrivi un'e-mail su un evento annullato, perderai tutti gli iscritti e i partecipanti. Non parteciperanno mai a nessun altro evento ospitato da te o dalla tua organizzazione, azienda in futuro.

Prima di tutto, organizza un evento solo se ne sei sicuro. Naturalmente, in caso di situazioni di annullamento, scriverai una breve e-mail spiegando le circostanze per cui gli organizzatori annullano l'evento. Ma devi assicurarti che le persone capiscano il tuo ragionamento nel caso in cui sia davvero innegabile.

Quando le persone hanno domande o reclami in merito alla cancellazione, rispondi loro con un tono esplicativo semplice e cerca di far capire loro la necessità di annullare.

Passo dopo passo: come scrivere un'e-mail di cancellazione dell'evento

Ora che conosci tutte le informazioni su "cosa", "quando" e "perché" entriamo subito nella guida passo passo. Ti guideremo brevemente attraverso l'intera procedura e cercheremo di spiegarti ogni singola parte. Per scrivere un'e-mail di cancellazione, segui i passaggi indicati di seguito:

Scegli il formato giusto per la tua lettera di annullamento dell'evento

Fare questo potrebbe essere un po' impegnativo poiché non sai quale formato è migliore per il tuo pubblico. Per prima cosa, esaminiamo le basi. Esistono due tipi di formato, uno è formale che richiede una formulazione professionale ed è scritto per grandi eventi come webinar o seminari internazionali, e l'altro è il formato meno formale che include un approccio amichevole.

Il formato meno formale può essere utilizzato per eventi o feste locali, che non sono così grandi e si concentrano sul pubblico locale e sui giovani. Gli eventi ufficiali devono seguire il formato formale per mantenere il decoro dell'ufficio.

Informare i destinatari della cancellazione

È della massima importanza che tu scriva una riga dell'oggetto appropriata come "L'evento è stato annullato", "Evento annullato" o "Annullamento sfortunato". Tali righe dell'oggetto evidenziano lo scopo di questo evento - che l'evento è stato annullato - e quindi ne informano il destinatario.

Dopo che la riga dell'oggetto ha dimostrato chiaramente il motivo di questa e-mail, quindi nel corpo, puoi iniziare a descrivere il resto dei dettagli ma iniziare dicendo e aggiungendo contenuti come "l'evento è stato cancellato", "purtroppo l'evento è stato cancellato ” e altre frasi simili.

Indica il motivo per cui l'evento è stato annullato:

Indicare il motivo in modo elaborato nell'e-mail. Questo deve occupare il massimo spazio tra gli altri dettagli nel corpo dell'e-mail. Anche se ho detto che dovrebbe essere una spiegazione "elaborata" e "dettagliata", dovrebbe essere breve come un massimo di 100-200 parole. Cerca di rimanere professionale e di andare al punto.

Scrivi le scuse per la cancellazione dell'evento nella tua email

Questa è una necessità assoluta nel messaggio di annullamento dell'evento. Le scuse sono d'obbligo quando si iniziano poche righe o quando le si aggiunge nel paragrafo successivo prima di spiegare i motivi.

Puoi scrivere gli esempi riportati di seguito per scusarti:

• “Siamo spiacenti di informarvi”,
• “A nome del comitato/organizzazione mi scuso”,
• "Per favore accetta le nostre sincere scuse" e così via.

Chiedere scusa per l'annullamento dell'evento è una delle parti più cruciali dell'e-mail senza la quale potresti sembrare scortese e irrispettoso.

Emetti i termini di rimborso nel messaggio di annullamento dell'evento

In un'e-mail di annullamento, un destinatario è alla ricerca di termini di rimborso o è pronto a ritorcersi contro di te scrivendo un'e-mail per chiedere il rimborso. Ciò può creare tensione tra te e il tuo partecipante a causa del denaro, nella maggior parte dei casi, il denaro funge da radice di tutte le controversie. Indicare quindi chiaramente i termini e le condizioni di rimborso e come i partecipanti riceveranno il loro denaro a causa dell'evento annullato .

Inoltre, menziona l'importo che verrà preso come commissione o come commissione di servizio. Una grande e rinomata organizzazione che ha preso una grossa somma di denaro deve restituire il denaro come indicato nelle regole e nei regolamenti.  

Concludi la lettera con apprezzamento

Infine, dopo aver scritto l'intera email, alla fine, scrivi qualche parola di apprezzamento. Questo aggiungerà un tocco morbido alla tua copia professionale e darà alla tua email un aspetto di classe. Questo apprezzamento è importante per far sapere ai partecipanti che il tempo e il denaro spesi per la registrazione sono stati considerati e valutati.

Puoi aggiungere frasi come:

• Apprezziamo davvero il tempo che ci hai dedicato,
• Il tuo interesse per questa conferenza è molto apprezzato,
• Ci scusiamo per il disagio causato,
• È stato un piacere parlare con te e ti auguriamo tutto il meglio.

Invia la lettera il prima possibile

Il pubblico attende con impazienza questo evento e si pianificherà in base ad esso. Tali notizie di cancellazione potrebbero spezzargli il cuore, soprattutto se vengono inviate pochi giorni prima dell'evento.

Per evitare tutti i problemi, l' annuncio di cancellazione dell'evento deve essere fatto molto prima della data effettiva dell'evento. E solo dopo che è stata presa la decisione finale, invia l'e-mail di cancellazione il prima possibile.

I migliori esempi dell'e-mail di cancellazione dell'evento

Ecco alcuni esempi che spiegheranno tutti i punti sopra indicati. È più facile vedere queste e-mail visivamente dopo aver letto tutti quei suggerimenti. Ciò faciliterà il tuo compito di scrivere un avviso di annullamento dell'evento .

Di seguito sono riportati alcuni esempi di email di annullamento dell'evento:

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Nell'esempio sopra indicato, il modo in cui hanno spiegato perché l'evento è stato cancellato è molto buono e preciso: aiuta a evitare confusione. Inoltre, hanno fornito un collegamento per il prossimo evento.

Questa immagine è più simile a un modello ma spiega molto su come scusarsi, i motivi dell'annullamento, le parole di apprezzamento e mostra l'evento imminente.

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L'e-mail di cui sopra fornisce ai partecipanti i dettagli della cancellazione insieme alle informazioni sul finanziamento: questo è molto importante per qualsiasi campagna e-mail. È bello essere chiari e concisi. Dovresti spiegare nell'annullamento dell'evento, perché i partecipanti non hanno potuto parteciparvi e come effettuare il rimborso immediatamente.

Pensa all'intera email

Ci auguriamo che questo articolo si sia rivelato utile mentre cercavamo di spiegare tutti gli aspetti di un'e-mail di cancellazione. Inoltre, tutti i passaggi indicati nell'e-mail sopra devono essere utilizzati nell'e-mail in base al tipo di evento. Cerca di mantenerlo il più professionale possibile e più amichevole per gli eventi informali.

Inoltre, ogni volta che ricevi un'e-mail dai partecipanti con domande, prova a rispondere loro con le informazioni richieste il prima possibile. Se non puoi fornire loro tali informazioni, puoi semplicemente scrivere che non hai informazioni al riguardo in questo momento e farglielo sapere in un determinato periodo di tempo.

Inoltre, prova sempre a ricontrollare il testo per la grammatica, gli errori di battitura e di ortografia prima di inviare l'e-mail. Assicurati di aggiungere tutte le informazioni rilevanti sull'evento che viene cancellato e le informazioni di contatto della persona responsabile o dell'organizzatore. Puoi farlo aggiungendo una firma nel piè di pagina dell'email.

Utilizzando il servizio NEWOLDSTAMP , puoi allegare la firma e-mail con i dati di contatto e il banner professionale in un paio di semplici passaggi.
Ora che sai come scrivere un'e-mail di annullamento dell'evento, sii coraggioso e vai avanti!