Che cos'è un assistente virtuale e cosa fa un VA

Ti sei mai chiesto come alcune di queste aziende individuali svolgano compiti in tutto il mondo, nonostante siano guidate e gestite da, beh, una sola persona?

Quando dico aziende individuali, intendo davvero aziende che hanno una sola persona che lavora. Non una persona che lavora al timone, ma una persona che lavora in totale.

Per quelli di voi che leggono questo blog, che rientrano in quella categoria, smetterete di sorridere e dirci il vostro segreto? Come si fa? Come fai a gestire così tante attività senza nemmeno sudare?

Perché quelli di noi, che possono relazionarsi con esso e possono sentire il dolore, vorrebbero conoscere la risposta.

Potremmo essere conosciuti con nomi diversi. Ad alcuni di noi piace essere chiamati proprietari di agenzie di marketing, mentre altri preferiscono il termine imprenditori. Ma i nostri punti deboli sono gli stessi.

Siamo persone che hanno più clienti alle nostre spalle, ricevono quasi centinaia di e-mail ogni ora nelle nostre caselle di posta e siamo alla ricerca di modi per scalare efficacemente la nostra attività.

Allora, qual è la risposta? Un virtuale cosa? Un assistente virtuale? Ora, che diavolo è un assistente virtuale?

Cos'è un assistente virtuale

Un assistente virtuale (VA), come suggerisce il nome, è un assistente che aiuta e supporta virtualmente la tua attività. Questo non significa che sia un robot. Significa semplicemente che la persona ha sede in una posizione remota ed è addestrata per facilitare te e la tua attività quando viene chiamata.

È il progresso della tecnologia che rende possibile questo processo perché le aziende non hanno più bisogno che le persone siano presenti nella stessa stanza o anche nella stessa posizione per farle lavorare.

La presenza di Internet, insieme alla condivisione di documenti e ad altri software aziendali, facilita il lavoro da remoto per le persone e facilita il funzionamento delle aziende.

Poiché gli assistenti virtuali lavorano da soli da una posizione remota, le aziende possono risparmiare spese extra relative alla loro posizione e ai costi delle apparecchiature. Inoltre, gli assistenti possono iniziare a lavorare con una formazione minima o nulla, consentendo così alle aziende di risparmiare tempo e fatica.

In effetti, il risparmio di tempo, fatica e costi sono i motivi principali per cui le aziende si spingono verso l'integrazione di assistenti virtuali. Esternalizzando i propri processi interni, le aziende possono dedicare più tempo a concentrarsi sugli aspetti importanti della propria attività, mentre le VA fanno il lavoro pesante.

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Mentre le aziende possono assumere assistenti virtuali per qualsiasi funzione possibile, alcuni dei servizi più comuni tra i circoli VA sono la gestione dei social media, l'editing video, la progettazione di siti Web, le attività amministrative, tra le altre cose.

Come assumere un assistente virtuale

Il processo di assunzione di un assistente virtuale può dipendere dai compiti che le aziende stanno cercando di svolgere. Mentre per alcune aziende il processo non richiede molto tempo poiché tutto ciò per cui hanno bisogno di un VA è un'attività una tantum, altre potrebbero passare giorni ad assumerne uno a causa della natura complessa del lavoro.

Processo di assunzione

Poiché Internet svolge un ruolo fondamentale nel consentire agli assistenti virtuali di essere al servizio delle aziende, è Internet solo dove le aziende possono assumere i VA a seconda delle loro esigenze.

Per iniziare, le aziende devono pubblicare i dettagli delle attività, per le quali devono assumere gli assistenti virtuali, su più piattaforme online che fungono da intermediari tra i due. Queste attività potrebbero essere qualsiasi cosa, dalla gestione di e-mail che richiedono tempo alla gestione delle tue esigenze sui social media.

Dopodiché, a seconda delle risposte VA che ricevono, del portafoglio di lavoro condiviso dai VA e del costo più redditizio di assunzione, le aziende possono procedere con l'integrazione dei VA.

In alcuni casi, potrebbe anche essere coinvolto un processo di offerta, in cui numerosi assistenti virtuali fanno offerte per un'attività specifica su cui vorrebbero lavorare, offrendo così alle aziende molte opzioni tra cui scegliere.

Le aziende potrebbero anche scegliere di tenere interviste video con i loro assistenti virtuali selezionati per capirli meglio e valutare le loro competenze e credenziali in modo più approfondito.

Infine, una volta finalizzato un assistente virtuale, le aziende possono scegliere se assumere VA su base contrattuale a tempo pieno o su base freelance basata sui servizi. Sebbene entrambi i percorsi abbiano i loro pro e contro, è la flessibilità del processo che fornisce alle aziende il valore che stanno cercando.

Sfide di assunzione

Una delle maggiori sfide che le aziende devono affrontare quando si tratta di assumere VA, che agiscono come liberi professionisti, è selezionare i candidati in base a una varietà di fattori. Questi includono i loro salari, competenze, ambito di lavoro e prove passate di prestazioni.

Come è evidente nell'immagine sopra, se un'azienda vuole assumere un assistente virtuale, dovrà dedicare molto tempo per selezionare prima un candidato e poi intervistarlo per portarlo a bordo.

Sceglieresti il ​​VA che ti addebita $ 50 l'ora, ha una percentuale di successo del 98% e ha sede in Colombia o quello che addebita $ 35 l'ora, ha una percentuale di successo del 92% e si trova negli Stati Uniti?

Sebbene questo processo non sembri noioso all'inizio, la dura realtà è che il tempo è della massima importanza per le aziende che stanno appena iniziando a crescere. La verità è che potrebbero non avere il tempo e il potere per impegnarsi in quello sforzo extra per negoziare i prezzi e la portata del lavoro.

Ma non tutte le piattaforme che forniscono VA sono le stesse. Mentre alcuni potrebbero avere un approccio più pratico, in cui le aziende sono tenute a impegnarsi in più per assumere VA, ce ne sono altri in cui la maggior parte dei servizi ha prezzi fissi e le aziende possono assumere team anziché freelance.

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Cosa fa un assistente virtuale

Oltre a portarti il ​​caffè, non c'è niente che un assistente virtuale non possa fare.

A seconda di ciò per cui le aziende ne hanno bisogno, gli assistenti virtuali possono assistere con quasi tutte le attività legate al lavoro. Come accennato in precedenza, tra le altre cose, alcune delle attività più comuni che gli assistenti virtuali hanno alle spalle sono la gestione dei social media, le attività operative e amministrative, la progettazione di siti Web, la gestione della comunità e la gestione dei contenuti.

Oltre a questi, le aziende possono assumere VA specifici per ruolo per gestire anche compiti specializzati. In questi scenari, gli assistenti virtuali hanno un set di abilità specifico che consente loro di affrontare un solo dominio. Ad esempio, vendite e marketing, pubbliche relazioni o servizio clienti.

Sebbene avere un assistente virtuale offra alle aziende il valore per risparmiare tempo, denaro e fatica, c'è anche un rovescio della medaglia nell'intero concetto.

Poiché la maggior parte dei VA sono liberi professionisti, che lavorano di propria iniziativa, non vi è alcuna garanzia per le aziende che il lavoro a loro affidato sarà completato in tempo. Inoltre, poiché la maggior parte dei VA lavora da sola e da postazioni remote, non c'è modo per le aziende di supervisionarli e garantire che i VA prestino attenzione ai dettagli come desiderato.

Pertanto, prima di inserire un assistente virtuale, le aziende devono assicurarsi che i VA comprendano l'attività da svolgere e siano chiari sulle istruzioni e sui risultati finali. Un modo per garantire ciò è avere un quadro scritto adeguato per le attività che devono essere completate.

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Perché dovresti assumere un assistente virtuale

Il motivo più semplice per cui la maggior parte delle aziende assume assistenti virtuali è disporre di operazioni aziendali efficienti. L'assunzione di VA consente alle aziende di impiegare risorse ragionevoli per svolgere compiti per i quali i dipendenti interni non hanno il tempo o non sono sufficientemente qualificati per affrontare.

Alcuni dei motivi per cui le aziende devono assumere assistenti virtuali sono:

Costi operativi ridotti

Inutile dire come l'assunzione di VA possa aiutare le aziende a risparmiare denaro attraverso la riduzione dei costi operativi. Contrariamente all'assunzione di qualcuno internamente, l'assunzione di un VA offre alle aziende flessibilità operativa poiché non devono preoccuparsi delle spese per attrezzature e vantaggi.

Inoltre, poiché il concetto di assistente virtuale afferma che la persona fornirebbe i propri servizi su base contrattuale, i VA hanno un'intesa non detta con le aziende di non aspettarsi pagamenti nel caso in cui violi tale contratto non lavorando o non producendo risultati.

Gestione del tempo

L'assunzione di assistenti virtuali consente alle aziende di utilizzare il proprio tempo in modo più efficiente. Ad esempio, preferiresti sprecare quattro ore al giorno a svolgere attività noiose come ripulire la tua casella di posta o trascorrere quelle quattro ore a concettualizzare strategie innovative per aiutare la tua azienda a prosperare?

È un gioco da ragazzi, giusto? Avere VA che lavorano per te per gestire tali attività che consideri uno spreco, ti aiuta a recuperare il tempo perso che puoi investire nella tua attività piuttosto che in essa.

Tuttavia, le aziende devono diffidare di quelle piattaforme freelance che forniscono servizi VA in un modo che finisce per far perdere loro più tempo nella ricerca, invece di aiutarli a salvarlo.

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Carico di lavoro ridotto

Vi siete mai trovati in una situazione in cui vi siete persi la partita di hockey di vostro figlio o un recital di ballo perché eri troppo occupato a maneggiare " cose " o perché " è successo qualcosa " al lavoro?

Risparmiare tempo e ridurre il carico di lavoro vanno di pari passo quando si tratta di delineare i vantaggi dell'assunzione di assistenti virtuali. Avere VA, che possono gestire quelle " cose " o affrontare quel " qualcosa sul lavoro " , può aiutarti a ottenere più tempo e quindi a ridurre il tuo aumento del carico di lavoro.

Miglioramento del marchio

I vantaggi della creazione di una presenza organica del marchio superano di gran lunga i vantaggi della pubblicità a pagamento. La crescita organica non solo aiuta a ridurre l'onere finanziario per un'azienda, ma aiuta anche a ottenere più contatti in entrata, che tutti gli imprenditori sarebbero d'accordo sia la migliore forma di marketing.

Ottenere assistenti virtuali a bordo aiuta le aziende a concentrarsi su più attività contemporaneamente, dando loro così la possibilità di concentrarsi su cose importanti come migliorare la propria brand equity. Tale pratica li aiuta ad aumentare la loro trazione di consumatori organici e a scalare la loro attività.

Accesso a più competenze

Uno dei motivi principali per cui gli imprenditori e le aziende individuali assumono assistenti virtuali è avere un facile accesso a competenze e competenze, che altrimenti sarebbero troppo costose o richiederebbero troppo tempo da impiegare.

Immagina di essere un imprenditore che gestisce un'agenzia di marketing. Una delle prime cose che devi fare, per attirare potenziali clienti, è riempire il tuo stack di marketing con servizi come la progettazione di siti Web e la gestione dei social media.

Sebbene tu possa scegliere di farlo seguendo il percorso più lungo di assunzione internamente, l'opzione di assumere assistenti virtuali pronti per l'impiego è la strada più vantaggiosa poiché ti consente di iniziare a correre in pochissimo tempo a un costo molto più elevato- modo efficace.

Servizio di qualità

Potrebbero esserci casi in cui assumere un assistente virtuale non è stata una buona esperienza per un'azienda a causa dell'assenza di linee guida solide. Tuttavia, la maggior parte delle volte l'assunzione di VA porta le aziende ad avere accesso a persone che lavorano sodo, che insistono nel fornire un servizio di qualità.

Si può sostenere che i VA potrebbero essere in grado di fornire più valore rispetto ai dipendenti interni, ma alla fine tutto dipende da quanto è professionale e concentrato un individuo.

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Come può aiutarti Vendasta

Quando si tratta di lavoro di realizzazione, ci sono molte opzioni presenti sul mercato oggi per le aziende che assumono assistenti virtuali. Tuttavia, se stai cercando di ottenere una fusione tra risparmio di tempo, prove delle prestazioni e operazioni di ridimensionamento, scegli Vendasta.

I servizi di marketing di Vendasta non solo ti danno accesso ai migliori talenti per svolgere i tuoi compiti, ma hanno anche un processo strutturato adeguato che ti aiuta a risparmiare tempo.

È risaputo che la maggior parte delle aziende si avventura nell'assumere VA perché vogliono risparmiare tempo, piuttosto che sprecarlo. E una delle maggiori sfide con alcune delle piattaforme VA come Upwork e Fiverr è che spesso le aziende finiscono per perdere tempo cercando di trovare la soluzione perfetta.

Ciò accade perché queste piattaforme lasciano alle aziende che si rivolgono a loro il compito di trovare l'assistente virtuale perfetto sul proprio sito Web valutando i pro ei contro di quei singoli VA. Le aziende perdono tempo a svolgere il ruolo di HR invece di essere innovative e produttive.

Nel caso di Vendasta, una volta che le aziende assumono il loro team di servizi di marketing white label per gestire le attività, possono essere sicure che le loro attività saranno completate in modo tempestivo attraverso i nostri strateghi interni ( non offshore ), che apportano anni di esperienza e Esperienza.

Inoltre, le aziende possono sedersi e rilassarsi senza doversi preoccupare di quale assistente virtuale scegliere, mantenendo la propria identità di marca e non perdendo il contatto con i propri valori.

Infine, quando le aziende assumono assistenti virtuali da Vendasta, ottengono anche l'accesso a una piattaforma di commercio end-to-end di livello mondiale che le aiuta a scalare senza aumentare i costi.

Allora, cosa stai aspettando? Buona assunzione!