Praktik yang menguntungkan organisasi: Wawancara dengan MTA Digital

“ Masa depan manajemen adalah teal ” semakin sering terdengar. Menurut beberapa artikel, organisasi teal kurang fokus pada laba dan nilai pemegang saham, tetapi mereka memiliki hasil keuangan yang lebih baik daripada pesaing mereka.

Apa itu organisasi teal?

Bagaimana mereka berfungsi?

Mengapa pelacakan waktu begitu penting bagi mereka?

Bagaimana mereka mengatur waktu, proyek, dan tim mereka?

Untuk mengetahui jawabannya, kami berbicara dengan Justyna Wasielewska, Clockify Role Supervisor, dan Mateusz Mikolajczyk, PM Global, dari agensi performance marketing MTA Digital yang mengikuti pendekatan Teal.

Apa itu organisasi teal?

Istilah organisasi teal berasal dari buku Reinventing Organizations oleh Frederic Laloux. Menurut Model Budaya Laloux, yang dikutip dalam buku tersebut, organisasi dapat berwarna merah, kuning, jingga, hijau, atau biru tua .

Organisasi teal telah mendistribusikan otoritas, sering kali berfungsi sebagai tim yang terdesentralisasi dan dikelola sendiri — metafora untuk organisasi teal adalah organisme hidup. Hirarki bersifat cair dan alami — kekuatan pengambilan keputusan diberikan kepada siapa pun yang memiliki pengetahuan, minat, dan hasrat paling besar pada topik tersebut. Kepercayaan juga merupakan hal yang besar: tidak ada manajemen mikro, setiap anggota tim dipercaya untuk melakukan pekerjaan mereka sebaik mungkin. Ini bisa menjadi model organisasi yang bagus untuk organisasi profit dan nonprofit.

Organisasi Teal memungkinkan tiga terobosan:

1. Manajemen diri : Mereka beroperasi secara efektif menggunakan sistem yang didasarkan pada hubungan teman sebaya. Kekuasaan dan kontrol tidak terikat pada posisi tertentu.
2. Keutuhan : Mereka menolak profesionalisme “tradisional” yang lebih mengutamakan maskulinitas dan ekstroversi; sebaliknya, mereka membiarkan pekerja mereka membawa "keseluruhan diri" mereka untuk bekerja (alias menjadi diri mereka sendiri sepenuhnya) dan menciptakan lingkungan kerja yang aman.
3. Tujuan evolusioner : Organisasi-organisasi teal memiliki tujuan yang kuat dan mendasarkan strategi mereka pada apa yang mereka rasa dibutuhkan dunia dari mereka. Sesuai dengan metafora "organisme hidup", tujuan mereka tidak statis, tetapi selalu berkembang: alih-alih mencoba memprediksi dan mengendalikan masa depan seperti yang dilakukan perusahaan tradisional, organisasi mendengarkan dan terus-menerus membentuk kembali dan menyempurnakan tujuan mereka.

Untuk lebih memahami organisasi asli, mari kita lihat juga apa yang dilambangkan oleh warna lain dari Model Budaya Laloux untuk organisasi.

Membandingkan organisasi teal dengan organisasi merah

Organisasi merah memiliki pemimpin yang kuat yang memiliki kekuasaan mutlak atas yang lain. Bawahan mengikuti perintah bos tanpa pertanyaan (“ atau yang lain…” ). Mereka mewakili bentuk paling dasar dari organisasi manusia.

Membandingkan organisasi teal dengan organisasi amber

Organisasi kuning memiliki hierarki yang ketat, jalur pelaporan, peran formal, dan rantai komando. Gaya kepemimpinan yang dominan adalah “perintah dan kendali” — mereka yang berada di tingkat atas memberi perintah dan mereka yang berada di tingkat bawah mengikutinya. Organisasi-organisasi ini berkembang dalam lingkungan yang stabil dan dapat diprediksi.

Contoh organisasi amber adalah militer, sekolah umum, dan lembaga pemerintah.

Membandingkan organisasi teal dengan organisasi oranye

Organisasi oranye berfokus pada inovasi: Bagaimana kita menghasilkan sesuatu yang lebih besar dan lebih baik? Bagaimana kita mengalahkan kompetisi?
Struktur piramida masih ada, tetapi otoritas pengambilan keputusan sekarang dibagikan kepada lebih banyak orang. Karena organisasi ini berorientasi pada hasil, ada meritokrasi berdasarkan siapa yang memberikan hasil terbaik.

Contoh organisasi oranye adalah perusahaan besar dan universitas negeri.

Membandingkan organisasi asli dengan organisasi hijau

Organisasi hijau berusaha untuk menyerupai keluarga. Mereka ingin memberdayakan dan memotivasi karyawan. Selain keuntungan, mereka memiliki budaya perusahaan yang kuat, nilai-nilai yang pasti, dan peran dalam masyarakat. Struktur mereka kurang hierarkis dan menyerupai piramida terbalik: CEO dan pemimpin melayani, daripada mengarahkan organisasi mereka.

Contoh yang paling umum digunakan adalah organisasi yang digerakkan oleh budaya, seperti Southwest Airlines dan Ben and Jerry's.

Bagaimana organisasi teal berfungsi?

Ini adalah kesalahpahaman umum bahwa tidak ada hierarki atau bos dalam organisasi teal. Ada, tetapi pendekatan mereka berbeda dari organisasi yang lebih tradisional. Inilah yang Justyna Wasielewska dan Mateusz Mikolajczyk katakan tentang masalah ini:

“ Fakta bahwa seseorang adalah Pemimpin Tim kami tidak berarti bahwa pendapat mereka selalu lebih unggul dan hanya mereka yang diizinkan untuk membuat keputusan apa pun dalam tim. Kami melihat Pemimpin Tim lebih seperti orang yang memiliki pandangan holistik tentang tim, dan mereka yang melihat "gambaran besar" proyek. Tugas mereka adalah membantu anggota tim individu memecahkan masalah, memfasilitasi alur kerja, dan umumnya “menghubungkan titik-titik. ”

Contoh bagaimana organisasi teal berfungsi

Narasumber kami selanjutnya mengilustrasikan cara kerja jenis organisasi ini:

“ Bayangkan, dengan sekelompok teman Anda, Anda merencanakan perjalanan ke pegunungan di mantan. China (asing, dan negara yang cukup eksotis untuk budaya timur) — Anda ingin mendaki, makan makanan lokal, mengunjungi beberapa tempat. Beberapa dari teman-teman itu adalah pendaki berpengalaman, juru masak, dan seseorang yang berbicara bahasa Cina. Siapa yang harus menjadi "bos" dari seluruh perjalanan?

Wajar, dalam hal pendakian dan keamanan — Anda akan mendengarkan pendaki, juru masak akan menjadi pemandu Anda untuk masakan lokal, dan Anda akan menyerahkan komunikasi dengan penduduk setempat kepada orang yang berbicara bahasa Cina. Jadi masing-masing dari mereka adalah semacam "bos" di bidang spesialisasi mereka.

Hal yang sama berlaku di MTA — jadi hierarki tidak diberikan oleh CEO, pemimpin, dll., tetapi lebih didasarkan pada meritokrasi, di mana setiap orang dapat menjadi "bos" dari beberapa bagian organisasi, yang menjadi spesialisasinya. Misalnya — karena mengkhususkan diri dalam Iklan Facebook, saya tidak memiliki pengetahuan untuk memutuskan bagaimana kami harus mengurus akun Google Ads klien kami. Setiap orang hanya memiliki peran yang berbeda untuk dimainkan dalam organisasi, sehingga kami dapat tumbuh dan berkembang, dan tidak ada yang lebih unggul. ”

Mengapa pelacakan waktu penting bagi organisasi teal?

Agar organisasi dapat berfungsi dengan baik, setiap orang membutuhkan keterampilan organisasi dan pengambilan keputusan yang hebat. Itu sering dicapai dengan melacak waktu. Praktik ini memiliki banyak manfaat, mulai dari prioritas tugas yang lebih mudah hingga manajemen waktu yang lebih baik.

Pelacakan waktu secara signifikan memfasilitasi:

• Melacak apa yang dilakukan semua orang
• Mencari tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan setiap anggota untuk menyelesaikan tugas mereka
• Mempertahankan motivasi dan tingkat produktivitas yang tinggi
• Mengurangi penundaan dan waktu menganggur
• Menghitung profitabilitas proyek
• Menjaga semua orang bertanggung jawab
• Melihat ke mana tepatnya anggaran proyek pergi

Saat Anda melacak waktu Anda, Anda dapat menganalisis waktu yang Anda habiskan untuk tugas individu dan proyek secara keseluruhan, serta membuat analitik dari semua aktivitas sebagai sebuah organisasi.

Tim MTA Digital membagikan manfaat pelacakan waktu terbesar bagi mereka:

“ Jika Anda menggabungkan data dengan proyek dan pendapatannya, ini adalah kombinasi yang sangat kuat yang memungkinkan Anda menggali data lebih dalam. Hasilnya, kami dapat lebih memahami bisnis kami, mengelola tim, dan mencari tahu proyek mana yang menghasilkan pendapatan paling besar.

Misalnya, dengan memperkirakan waktu bulanan setiap spesialis dan waktu proyek, kami dapat melihat, apakah dan berapa banyak spesialis baru yang mungkin perlu kami pekerjakan dalam beberapa bulan mendatang. ”

Pelacak waktu mana yang paling cocok untuk organisasi teal?

Pilihan MTA adalah Clockify:

“ Menurut kami, Clockify memang memiliki banyak kelebihan yang tidak kami temukan di tools sejenis lainnya. Beberapa di antaranya yang menjadikannya nomor satu bagi kami adalah:

• harga,
• responsivitas dukungan Clockify,
• penyesuaian,
• Pengaya Chrome ,
• integrasi dengan Asana, Google Kalender, dan Gmail,
• "Jangan biarkan menghemat waktu tanpa..." opsi. ”

Menurut Wasielewska dan Mikolajczyk, fitur Clockify yang paling membantu organisasi mereka adalah “ menggunakan API dan menautkannya ke Google Spreadsheet melalui Google Script. Dengan fitur ini (seperti yang kami tulis dalam studi kasus kami sendiri ) kami mengelola elemen dasar dari fungsi organisasi, seperti profitabilitas proyek, pembuatan laporan untuk klien, atau penggajian .”

Kiat untuk menerapkan pendekatan nyata ke organisasi Anda

Sebagus bekerja di organisasi teal terdengar, itu bukan untuk semua orang. Jika Anda tidak memiliki keterampilan manajemen waktu yang baik dan tidak suka mengambil tanggung jawab dan membuat keputusan (bukan hanya mengikuti instruksi), pendekatan ini mungkin tidak cocok untuk Anda.

Namun, jika semua keuntungan — hubungan yang kuat antara anggota tim, kemungkinan yang hampir tak terbatas untuk membentuk jalur pengembangan Anda sendiri, dan kebebasan untuk membuat keputusan, hanya untuk beberapa nama — terdengar terlalu bagus untuk tidak mencobanya, ada beberapa hal-hal yang harus Anda ingat.

Kiat-kiat ini paling membantu Wasielewska, Mikolajczyk, dan tim mereka:

Pekerjakan orang yang dapat Anda percaya

Kepercayaan adalah salah satu nilai utama organisasi teal. Ini dimulai dari langkah pertama proses — perekrutan.

“ Pekerjakan orang yang dapat Anda percaya, dan BENAR-BENAR mempercayai mereka, dan BIARKAN MEREKA MELAKUKAN PEKERJAAN MEREKA, membuat keputusan, membuat kesalahan dan belajar, sambil mendukung penuh mereka. Bangun infrastruktur organisasi, sehingga mereka dapat menggunakan keterampilan terbaik mereka, dan membantu mereka memahami tujuan bersama, sehingga Anda dapat mencapainya bersama. Jenis sistem semacam ini memberlakukan kepercayaan dua arah. Jika Anda tidak dapat — sebagai manajer perusahaan — untuk memercayai karyawan Anda untuk membuat keputusan yang rasional demi kebaikan bisnis, maka teal sama sekali bukan solusi untuk Anda. ”

Bantu rekan kerja dengan cara yang terhormat

Perlakukan rekan kerja Anda sederajat dan hindari pengelolaan mikro dengan segala cara.

“ Cobalah untuk membantu rekan kerja Anda — jangan perlakukan mereka seperti anak-anak yang tidak tahu apa yang harus dilakukan dan membutuhkan bimbingan Anda di setiap bidang. Dengarkan mereka, dan selalu berusaha mencari solusi menang-menang, daripada berfokus pada kesalahan dan masalah itu sendiri. ”

Mendorong transparansi

Kepercayaan (yang kita bicarakan sebelumnya) dan transparansi berjalan beriringan. Keduanya adalah jalan dua arah — mulailah dengan diri Anda sendiri, sehingga Anda dapat mengharapkannya dari orang lain.

“ Jadilah transparan — sepenuhnya transparan, tunjukkan perspektif Anda kepada semua orang, dan jangan sembunyikan apa yang Anda pikirkan. Saya adalah pendukung besar prinsip kejujuran radikal (baca Scott Radical Candor Kim untuk info lebih lanjut ? ). ”

Kaitkan gaji dengan kinerja

Jadikan gaji yang bagus sebagai konsekuensi alami dari kinerja dan usaha yang luar biasa.

“ Ini juga membantu, dan bagi kami sangat penting, untuk menghubungkan gaji dengan kinerja. Dengan penerapan itu, anggota organisasi belajar bahwa uang tidak datang dari "bos" dan hubungan yang Anda miliki dengannya, tetapi bahwa gaji Anda adalah bonus untuk pekerjaan yang dilakukan dengan baik, dan uang itu berasal dari klien yang puas. .”

Kesimpulan

Dengan pendekatan uniknya terhadap bisnis, hierarki yang berubah-ubah, dan sistem pengaturan mandiri, tampaknya manajemen masa depan benar-benar tepat. Namun, ini membutuhkan keahlian khusus untuk memastikan semuanya berjalan lancar — anggota tim membutuhkan keterampilan organisasi dan manajemen waktu yang sangat baik.

Pelacakan waktu adalah salah satu hal terpenting yang harus dilakukan untuk tetap di atas semua pekerjaan di organisasi teal. Ini membantu melacak apa yang dilakukan semua orang, menghitung profitabilitas proyek, dan membuat semua orang bertanggung jawab.