Praktik Terbaik Tanda Tangan Email: Ide Kreatif, Contoh Cantik, Petunjuk Desain, dan Alat Gratis untuk Digunakan Sekarang

1. Apa yang dimaksud dengan tanda tangan email atau footer email?
2. Haruskah Anda memperlakukan tanda tangan email Anda sebagai kartu nama?
3. Praktik terbaik desain tanda tangan email
4. Praktik terbaik pemasaran tanda tangan email
5. Praktik terbaik manajemen tanda tangan email
6. Aspek teknis yang harus Anda perhatikan
7. Generator tanda tangan email gratis terbaik
8. Contoh tanda tangan email dan template yang dapat diedit

Apa itu tanda tangan email atau footer email?

Tanda tangan email yang sering disebut footer email, adalah bagian dari citra merek, yang lebih dari sekadar nama dan jabatan perusahaan Anda. Ini memberi penerima informasi tentang bisnis Anda dan membantu mengenalinya, antara lain.

Haruskah Anda memperlakukan tanda tangan email Anda sebagai kartu nama?

Kami biasanya bertukar kartu nama saat berjejaring di acara offline. Kartu membantu kami menciptakan kesan yang lebih pribadi dan mudah diingat serta membangun fondasi untuk hubungan di masa depan. Jadi mengapa tidak melakukan hal yang sama ketika kita berinteraksi dengan orang-orang secara online? Selain itu, tanda tangan email, yang kami tambahkan di bagian bawah setiap pesan email yang kami kirim, termasuk dalam taktik pemasaran paling terjangkau yang dapat meningkatkan kesadaran, jangkauan, dan membangun kepercayaan.

Praktik terbaik desain tanda tangan email

Sebelum Anda membuat footer email terbaik dan membuat email Anda menonjol, pikirkan tentang apa yang disampaikannya kepada orang-orang tentang perusahaan Anda? Apakah itu terlihat cukup bagus untuk mewakili merek Anda yang luar biasa? Apakah Anda memoles desainnya dengan sangat hati-hati sehingga penerima dapat mengatakan bahwa mereka berurusan dengan pro? Baik Anda bisnis besar atau kecil, pastikan untuk memperlakukan tanda tangan email Anda dengan sangat hati-hati seperti halnya strategi pemasaran email lainnya. Dengan mengingat hal itu, kami ingin membagikan beberapa praktik terbaik tanda tangan email untuk tahun 2022.

1. Buat desain tanda tangan email Anda tetap minimalis

Ketika datang ke desain tanda tangan email, ingatlah bahwa lebih sedikit lebih banyak. Jaga agar tanda tangan Anda bersih, rapi, dan sederhana. Pertimbangkan warna dan font perusahaan Anda saat membuat footer email.

• Tetap berpegang pada dua atau tiga warna dalam palet tanda tangan Anda.

Jika Anda menggunakan lebih dari itu, Anda berisiko mengganggu pembaca.

• Pilih satu font tanda tangan email. Jangan gunakan terlalu banyak font mewah.

Sebaliknya, pilihlah sesuatu yang bersih, elegan, dan sederhana. Jika organisasi Anda memiliki gaya font tertentu untuk materi pemasaran, pertimbangkan untuk menggunakannya di footer email Anda agar semuanya tetap konsisten.

2. Gunakan gradasi visual untuk menyoroti informasi penting

Untuk menyorot bagian penting dari footer email Anda, pastikan Anda melakukan hal berikut:

• Prioritaskan informasi Anda

Tahukah Anda apa itu piramida hierarki visual? Membuat hierarki visual penting untuk mengarahkan perhatian pembaca. Ini adalah proses mengatur dan memprioritaskan konten atau gambar sehingga secara bertahap menarik perhatian ke bagian terpenting dari konten dan membuatnya mudah untuk membaca informasi. Hirarki visual seperti piramida — dengan elemen terpenting di bagian atas (disampaikan dalam font yang lebih besar). Informasi secara bertahap diselaraskan dengan pentingnya saat Anda turun. Misalnya, Anda dapat menggunakan rumus berikut untuk tanda tangan email: nama > judul > alamat > nomor telepon > email > situs web > akun media sosial . Dengan menyajikan detail kontak Anda dengan cara ini, Anda memastikan bahwa penerima secara alami memproses informasi yang paling penting terlebih dahulu.

• Gunakan huruf tebal

Gunakan huruf tebal pada hal-hal yang paling penting dengan bijak karena dapat menarik perhatian pembaca dengan cepat.

• Gunakan ukuran font

Jika Anda perlu menarik perhatian pada aspek tertentu dari footer email Anda, seperti nama atau penghargaan/sertifikat Anda, bermain-mainlah dengan ukuran font. Namun, ingatlah bahwa ukuran font harus antara 10 dan 12 untuk memastikan keterbacaan terbaik.

• Gunakan pembatas ruang

Gunakan pemisah ruang jika perlu untuk memisahkan elemen berbeda dari tanda tangan Anda dan mengarahkan mata penerima.

3. Gunakan gambar dan elemen grafis berkualitas tinggi

Saat menggunakan visual di footer email Anda, sebaiknya ikuti aturan sederhana ini:

• Gunakan foto dengan latar belakang netral;
• Pilih foto kepala daripada foto seluruh tubuh;
• Gunakan grafik dengan resolusi yang tepat dan desain yang bersih & sederhana.

4. Tambahkan hanya ikon sosial yang relevan dan profesional

Studi terbaru kami menunjukkan bahwa 80% dari mereka yang menggunakan tanda tangan email profesional dalam komunikasi bisnis mereka menyertakan tautan sosial dalam persetujuan mereka. Sesuaikan footer email Anda sesuai dengan audiens target dan merek Anda. Gunakan maksimal empat ikon media sosial untuk menjaga ruang tetap rapi. Juga, pastikan untuk memilih satu set tombol media sosial yang terlihat profesional yang cocok dengan tanda tangan email Anda lainnya.

Hal-hal yang harus dihindari dalam desain tanda tangan email Anda

Ketika datang untuk mengerjakan desain tanda tangan email, Anda harus memperhatikan apa yang tidak boleh dilakukan. Berikut adalah daftar lima kesalahan tanda tangan email paling umum yang harus Anda hindari.

• Membebani tanda tangan Anda dengan informasi teks

Terlalu banyak teks dapat merusak tampilan bagus dari tanda tangan email Anda. Yang terbaik adalah tidak membuat setiap baris tanda lebih dari 72 karakter.

• Menggunakan terlalu banyak warna

Sama seperti gambar, warna sangat bagus untuk menarik perhatian penerima dan menyampaikan emosi. Namun, jika Anda menggunakannya terlalu banyak, Anda berisiko terlihat kekanak-kanakan dan tidak profesional.

• Menggunakan terlalu banyak dan bukan font yang aman untuk web

Bermain dengan banyak font berbeda di tanda tangan email Anda adalah larangan besar. Itu hanya mengganggu, sulit dibaca, dan membuat Anda terlihat tidak profesional. Berbicara tentang font web-safe, jika Anda menggunakan beberapa jenis huruf yang kebanyakan orang tidak menginstalnya di komputer atau ponsel cerdas mereka, tanda tangan Anda akan terlihat sangat kacau untuk sebagian besar dari mereka.

• Menambahkan terlalu banyak ikon sosial

Footer email Anda akan terlihat berantakan jika Anda menambahkan ikon untuk semua saluran media sosial Anda. Seperti yang telah kami sebutkan, disarankan untuk menggunakan tidak lebih dari empat tombol media sosial.

• Tidak mengunggah gambar untuk layar Retina

Banyak penerima Anda mungkin membaca email mereka di layar Retina. Untuk menghindari mereka melihat gambar buram di tanda email Anda, pastikan untuk mengunggah gambar berkualitas tinggi untuk layar Retina.

Praktik terbaik pemasaran tanda tangan email

Seperti yang telah kami klarifikasi, kami dapat menggunakan tanda tangan email untuk memberikan informasi kepada penerima tentang siapa kami dan apa yang kami lakukan. Tetapi kita juga dapat membawa praktik ini ke tingkat berikutnya dengan membuat tanda tangan yang mencerminkan kampanye pemasaran yang kita jalankan. Bagaimana? Baca panduan pemasaran tanda tangan email ini.

Jadi, apa yang akan kita mulai?

1. Tambahkan ajakan bertindak ke tanda tangan email Anda

Saat Anda melihat contoh tanda tangan email bisnis yang bagus, Anda akan melihat bahwa kebanyakan dari mereka, sebagai suatu peraturan, memiliki ajakan bertindak (CTA) yang jelas, sederhana, dan tidak terlalu memaksa. Anda dapat bereksperimen dengan menambahkan berbagai jenis CTA ke footer email Anda. Ajakan bertindak berkisar dari penawaran untuk berlangganan saluran YouTube Anda hingga tautan yang mengirim penerima ke entri blog terbaru Anda. Untuk mengetahui lebih lanjut tentang CTA dan cara menggunakannya di tanda tangan email Anda secara efisien, lihat panduan ini.

• Tambahkan tautan ke kalender Anda

Dengan melakukannya, Anda akan membantu rekan kerja, mitra, dan pelanggan Anda meluangkan waktu di kalender Anda tanpa perlu menyiapkan rapat melalui email atau telepon.

• Minta reviewnya

Tambahkan tautan ke situs ulasan Anda, dan pelanggan Anda akan melihatnya setiap kali mereka berbicara dengan Anda melalui email.

• Tambahkan tautan untuk mengunduh laporan/studi kasus

Saat Anda berbicara dengan klien potensial, selalu bijaksana untuk berbagi laporan, studi kasus, dan kisah sukses.

• Tautan ke pasar Anda

Tanda tangan email juga dapat berfungsi sebagai cara terbaik untuk memasarkan bisnis Anda melalui email. Dan jika Anda menjual sesuatu di Amazon, eBay, Etsy, mengapa tidak menyebutkan ini di tanda tangan Anda?

• Berlangganan ke saluran Anda

Dorong penerima email Anda untuk berlangganan saluran Anda di media sosial dengan menambahkan CTA tepat di tanda tangan email Anda.

2. Tanda tangan email sebagai alat untuk meningkatkan kesadaran merek Anda

Jika Anda mencari cara untuk mempromosikan kesadaran merek yang lebih besar untuk organisasi Anda, pertimbangkan untuk menambahkan beberapa info tentang penghargaan, sertifikat, umpan balik pelanggan yang positif di tanda tangan email Anda.

• Penghargaan dan sertifikat

Jika perusahaan Anda pernah menerima sertifikat atau penghargaan, tempat yang tepat untuk memamerkannya adalah bagian bawah dari setiap pesan email yang Anda kirim ke mitra, klien, dan prospek.

• Pengumuman

Footer email Anda juga merupakan tempat yang tepat untuk membuat pengumuman sensitif waktu seperti penampilan pameran dagang, jam libur khusus, peluncuran produk atau layanan baru.

• ulasan pelanggan

Apakah Anda ingin menampilkan peringkat dan ulasan kepuasan pelanggan di email Anda juga? Letakkan tautan ke ulasan pelanggan ke dalam tanda tangan email Anda dan buat mereka diperhatikan.

3. Jalankan kampanye spanduk tanda tangan email untuk meningkatkan konversi

Hasilkan lalu lintas ke situs web Anda dengan menautkannya ke iklan spanduk. Anda dapat melihatnya di blog, portal berita, media sosial, dan bahkan email. Spanduk promosi dapat membantu Anda menampilkan cerita, momen, acara mendatang, penawaran khusus, dan memunculkan reaksi.

Berikut adalah beberapa kesempatan dan materi pemasaran yang dapat Anda promosikan melalui spanduk tanda tangan email:

• Postingan blog terbaru
• Webinar yang akan datang
• Penawaran khusus
• Akses gratis ke alat Anda
• Undang orang untuk bertemu di konferensi
• diskon
• Dengarkan podcast Anda

Pastikan untuk tidak membanjiri pengguna dengan terlalu banyak ajakan bertindak. Jika Anda menawarkan terlalu banyak pilihan kepada orang-orang, mereka mungkin tidak memilih apa pun sama sekali.

Pelajari lebih lanjut tentang kampanye tanda tangan yang efektif di artikel kami tentang pemasaran tanda tangan email.

Praktik terbaik manajemen tanda tangan email

Seperti yang telah kami tetapkan, tanda tangan email adalah kartu bisnis digital Anda. Dan ini adalah cara untuk terhubung dengan pelanggan Anda yang sudah ada dan potensial. Meskipun demikian, banyak bisnis gagal menjadikan footer email sebagai bagian alami dari strategi pencitraan mereknya dan memastikan semua tanda tangan konsisten dan diperbarui di seluruh organisasi. Jadi, jangan lewatkan kesempatan untuk mengubah karyawan Anda menjadi duta merek Anda dan membuat tanda tangan email perusahaan dengan mengikuti aturan sederhana ini:

1. Buat template tanda tangan email standar

Saat membuat tanda tangan email karyawan, penting untuk membuatnya seragam dan konsisten.

• Gunakan logo

Footer email dengan logo perusahaan akan meningkatkan kesadaran merek Anda. Setiap kali pembaca melihat tanda tangan email karyawan Anda, mereka akan mengaitkannya dengan merek Anda, sehingga memperkuat pengenalan merek Anda.

• Tetap berpegang pada warna merek Anda

Disarankan untuk menggunakan palet warna yang konsisten dengan warna merek Anda. Tapi izinkan kami mengingatkan Anda sekali lagi: bukanlah ide yang baik untuk menggunakan lebih dari dua warna.

• Informasi kontak standar

Tanda tangan email perusahaan standar harus berisi nama dan jabatan karyawan yang mengirim email, serta data kontak mereka. Namun ingatlah bahwa Anda mungkin perlu mempersonalisasi tanda tangan perusahaan sesuai dengan posisi karyawan, departemen, dan cakupan penerima email mereka. Misalnya, catatan kaki email tim penjualan harus menyertakan detail perusahaan yang diperluas dibandingkan dengan tanda tangan anggota staf TI.

2. Gunakan tanda tangan yang disederhanakan untuk komunikasi internal

Saat mengirim email ke rekan kerja Anda, Anda tidak perlu banyak informasi di footer Anda seperti yang Anda lakukan untuk kontak eksternal. Ini harus menjadi versi yang lebih ringkas karena Anda tidak perlu menyertakan detail seperti penafian hukum, spanduk pemasaran, atau tombol media sosial. Menyertakan logo, nama, jabatan, ekstensi telepon, atau sambungan langsung sudah cukup.

3. Gunakan tanda tangan yang disederhanakan untuk balasan dan penerusan

Pertimbangkan untuk menyederhanakan footer email Anda untuk balasan dan penerusan. Ini akan membantu Anda menghindari kelebihan utas percakapan Anda.

4. Tambahkan CTA dan spanduk yang berbeda untuk departemen yang berbeda

Buat footer email khusus untuk berbagai departemen dalam perusahaan Anda. Misalnya, tanda tangan tenaga penjualan Anda dapat berisi spanduk dengan tombol "Jadwalkan demo". Dan tanda tangan untuk departemen pemasaran Anda dapat mempromosikan konten terbaru dan meningkatkan pendaftaran.

5. Bagikan tautan ke templat tanda tangan yang telah ditentukan di pembuat tanda tangan email Anda

Temukan layanan yang memungkinkan Anda mengelola dan menyebarkan tanda tangan perusahaan secara terpusat untuk semua cakupan kotak surat di organisasi Anda.

Aspek teknis yang harus Anda perhatikan

Ada banyak aspek teknis yang harus diperhatikan saat membuat footer email Anda cantik namun responsif.

1. Jadikan tanda tangan Anda mobile-friendly

Kita semua menggunakan smartphone akhir-akhir ini, dan jumlah orang yang memeriksa email di ponsel mereka terus meningkat. Tahukah Anda bahwa 55% dari total pesan elektronik yang dikirim setiap hari dibuka di perangkat seluler? Itu sesuatu yang perlu diperhatikan. Saat mengerjakan tanda tangan Anda, pikirkan tentang apa yang akan dilihat penerima di ponsel mereka. Perhatikan bahwa layar smartphone jauh lebih kecil daripada layar PC. Artinya objek yang Anda gunakan dalam tanda tangan email Anda harus lebih besar, sedangkan jumlahnya lebih kecil. Juga, ingatlah bahwa kecepatan Internet seluler dapat dibatasi.

2. Jalankan uji kompatibilitas

Ada kesalahpahaman umum bahwa footer email Anda akan ditampilkan dengan benar di semua klien email. Kebenaran yang menyedihkan adalah bahwa itu tidak akan terjadi. Hanya karena tanda tangan Anda terlihat sempurna di Gmail tidak berarti tanda tangan Anda akan terlihat sama di Outlook. Untuk memastikannya terlihat bagus di klien email yang berbeda, Anda perlu menjalankan uji kompatibilitas antara semua klien email paling populer.

Berikut adalah contoh bagaimana tes ini harus dilakukan:

• Mengirim dari Outlook 2016 ke Gmail
• Mengirim dari Outlook 2019 ke Gmail
• Mengirim dari Gmail ke Outlook 2016
• Mengirim dari Gmail ke Outlook 2019
• dan seterusnya.

Mudah-mudahan, berbagai alat membuatnya nyaman dan mudah untuk memastikan tanda tangan email Anda ditampilkan dengan benar di semua platform. Bab kita berikutnya difokuskan pada topik itu. Baca terus.

3. Ingat tentang ukuran tanda tangan email

Dengan footer email, ada dua ukuran untuk diperiksa. Ukuran dalam piksel dan ukuran dalam kilobyte. Untuk desktop, ukuran tanda tangan email maksimum yang disarankan adalah 700 piksel (lebar) x 300 piksel (tinggi). Yang terbaik adalah menjaga sig Anda 320px (lebar) x 600px (tinggi) untuk perangkat seluler dengan layar dan penskalaan yang lebih kecil. Juga, cobalah untuk menjaga footer email Anda di bawah 50KB.

4. Hosting gambar

Jika Anda menghosting gambar di domain yang tidak tepercaya, email Anda mungkin tidak terkirim ke kotak masuk penerima. Itulah mengapa penting untuk menggunakan host komersial yang memiliki reputasi baik untuk setiap gambar yang Anda sertakan. Beberapa di antaranya adalah server Anda, Google Foto, Amazon S3.

5. Pastikan untuk tidak menggunakan pelacakan ganda dalam tanda tangan

Jika Anda memilih untuk melacak tayangan dan klik pada tautan di tanda tangan Anda, pastikan untuk tidak menggunakan layanan/ekstensi pelacakan email lainnya (misalnya, Mailtrack). Jika tidak, Anda berisiko ditangkap oleh filter spam.

Generator tanda tangan email gratis terbaik

Mungkin sulit untuk mengingat semua praktik terbaik yang disebutkan di atas saat merancang tanda tangan email bisnis. Solusi manajemen tanda tangan email dapat membantu Anda membuat desain yang bersih dan profesional, mendistribusikan templat tanda tangan email standar di seluruh departemen perusahaan Anda, dan memastikan persetujuan tim Anda terlihat sempurna di sebagian besar klien email.

Berikut adalah daftar beberapa pembuat tanda tangan yang dapat diandalkan untuk memulai:

stempel baru

Newoldstamp adalah generator tanda tangan populer yang memiliki versi gratis dan premium dengan langganan tahunan. Ini memungkinkan memilih dan menyesuaikan template agar sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan Anda. Jika Anda ingin menambahkan spanduk promosi dengan ajakan bertindak yang mengarah ke halaman arahan, Anda dapat melakukannya dengan Newoldstamp. Selain itu, pembuat tanda tangan email ini adalah alat yang sempurna untuk seluruh organisasi Anda karena memiliki manajemen pusat yang memungkinkan Anda untuk mengontrol dan memperbarui semua tanda tangan di seluruh perusahaan Anda. Ingat, kita berbicara tentang memastikan tanda tangan Anda terlihat bagus di klien email yang berbeda? Tanda tangan Newoldstamp kompatibel dengan sebagian besar klien email utama.

Tandatangan saya

MySignature adalah alat yang hebat untuk membantu Anda meningkatkan visibilitas merek menggunakan sign off Anda. Ini memiliki banyak template dan add-on untuk mengekspresikan identitas merek dan membuat email Anda menonjol. MySignature adalah solusi terbaik untuk freelancer dan bisnis kecil.

HubSpot

Pembuat tanda tangan dari Hubspot dikenal dengan keramahan penggunanya. Masukkan informasi pribadi Anda, tambahkan tautan ke akun media sosial Anda, mainkan dengan tema, font, dan warna. Dan kemudian, cukup sematkan tanda tangan baru Anda ke akun email Anda.

Anda dapat menemukan lebih banyak opsi dengan informasi terperinci tentang fitur, harga, dan ulasan pelanggan di artikel kami tentang perangkat lunak manajemen tanda tangan email terbaik .

Contoh tanda tangan email dan template yang dapat diedit

Jadi seperti apa tanda tangan email profesional itu? Di sini kami memiliki beberapa contoh fantastis yang dibuat dengan pembuat tanda tangan email kami, Newoldstamp.

#1 Tanda tangan email minimalis ini mencerminkan identitas merek perusahaan dan pada saat yang sama mengarahkan lalu lintas ke profil media sosial perusahaan. Tombol Unduh di AppStore CTA berfungsi sebagai alat penghasil prospek tambahan.

template ini dibuat menggunakan newoldstamp.com

#2 Berikut adalah contoh bagaimana Anda dapat menggunakan kampanye spanduk tanda tangan email untuk mengumumkan acara offline dan online masa depan Anda seperti konferensi atau webinar. Gunakan perangkat lunak tanda tangan email untuk melacak jumlah klik spanduk dan visualisasi.

template ini dibuat menggunakan newoldstamp.com

#3 Contoh berikut akan memberi Anda gambaran tentang bagaimana Anda dapat menggunakan tanda tangan email Anda untuk mengembangkan daftar email Anda atau meningkatkan jumlah pelanggan podcast atau YouTube Anda.

template ini dibuat menggunakan newoldstamp.com

#4 Contoh lain dari tanda tangan email bermerek yang membantu mendapatkan kepercayaan pelanggan dengan memberikan tautan ke studi kasus terbaru. Tambahkan bukti sosial di sign-off Anda untuk meningkatkan loyalitas dan penjualan.

template ini dibuat menggunakan newoldstamp.com

Kesimpulan

Saat mendesain tanda tangan email profesional Anda, ingatlah untuk memikirkan tentang:

• Desain sederhana dan rapi
• Hanya menggunakan gambar dan elemen grafis berkualitas tinggi
• Menambahkan ajakan bertindak langsung
• Menggunakan spanduk iklan untuk mempromosikan hal-hal seperti posting blog terbaru, acara mendatang
• Menjadikan tanda tangan Anda mobile-friendly
• Menjaga standar perusahaan dan hukum
• Membuat tanda tangan perusahaan
• Mengambil keuntungan dari pembuat tanda tangan email.