Cara Mengotomatiskan Handoff Prospek di HubSpot CRM

Serah terima prospek antara departemen Pemasaran dan Penjualan Anda adalah bagian penting dari setiap program pembuatan prospek. Tanpa proses yang tepat bagi Pemasaran untuk menyampaikan prospek yang memenuhi syarat penjualan ke tim penjualan, Penjualan dapat kehilangan informasi berharga yang akan membantu mencapai kuota penjualan mereka.
Dengan proses serah terima yang tepat, Penjualan harus:

• diberitahu tentang prospek yang memenuhi syarat untuk mengisi saluran pipa mereka,
• menerima prospek "panas" tepat waktu (ASAP!), dan
• lihat informasi relevan yang diperoleh Pemasaran untuk memberikan konteks situasi pembeli, seperti demografi, tahap pembelian, dan perilaku pembeli di situs web Anda.

Sebaliknya, tanpa proses untuk Penjualan untuk mengembalikan prospek ke Pemasaran, Pemasaran mungkin kehilangan peluang untuk memelihara prospek lebih lanjut.

Misalnya, Anda kehilangan Transaksi karena pembeli memilih vendor lain dengan harga lebih rendah. Anda memiliki firasat bahwa mereka akan mengalami masalah dengan kualitas dan akan mencari vendor yang berbeda setelah dampaknya terwujud pada bisnis mereka. Mengembalikan prospek ini ke Pemasaran akan menjadi hal yang bijaksana untuk dilakukan, memelihara mereka dengan alur kerja yang membuat merek kualitas Anda selalu diingat. Jika hubungan dengan vendor tidak berhasil, prospek ini mungkin muncul kembali di radar Anda dan siap untuk putaran berikutnya dengan tim Penjualan.

Demi kedua departemen dan organisasi yang lebih luas, proses serah terima pemimpin terdiri dari komunikasi penting yang harus dilakukan antara Pemasaran dan Penjualan. Untungnya, itu tidak harus sulit atau mimpi buruk manual. Teknologi dapat membantu membuat komunikasi ini menjadi proses yang mudah, otomatis, dan tidak memihak. Pada artikel ini, saya akan berbagi dengan Anda beberapa tips tentang menggunakan platform otomatisasi pemasaran dan CRM (dalam hal ini, HubSpot) untuk merampingkan prosesnya.

Properti HubSpot yang Relevan

Sebelum kita mendalami prosesnya, penting untuk memahami beberapa properti HubSpot dasar dari alat otomatisasi pemasaran dan CRM yang dapat Anda manipulasi sebagai pemicu. Saya telah menyertakan definisi untuk properti ini di bawah ini:

Tahap Siklus Hidup

• Tahap Siklus Hidup adalah salah satu properti yang paling umum digunakan oleh pemasaran dan mengidentifikasi tahap kontak dalam perjalanan pembeli atau proses penjualan mereka. HubSpot diatur untuk memperbarui banyak tahapan ini secara otomatis, yang berarti tahapan tersebut tidak dapat disesuaikan (temukan informasi selengkapnya tentang pembaruan otomatis di sini)." Nilai properti ini meliputi:

  • pelanggan
  • Memimpin
  • Pemimpin Berkualitas Pemasaran
  • Lead Berkualitas Penjualan
  • Peluang
  • Pelanggan
  • penginjil
  • Lainnya

Status Pemimpin

• Status Prospek adalah properti yang mengidentifikasi status prospek saat sedang dikelola. Nilai default mencakup berikut ini, meskipun nilai tersebut dapat diubah dalam pengaturan Anda:
  • Baru
  • Membuka
  • Sedang berlangsung
  • Buka Kesepakatan
  • Tidak memenuhi syarat

Tahap Kesepakatan

• Tahap Transaksi adalah properti yang digunakan untuk menentukan tahap proses penjualan prospek. Nilai default mencakup hal berikut, tetapi nilai tersebut juga dapat dengan mudah diubah dalam pengaturan CRM agar sesuai dengan tahap penjualan perusahaan Anda sendiri:
  • Janji Temu Terjadwal
  • memenuhi syarat untuk membeli
  • Presentasi Terjadwal
  • Pengambil Keputusan Dibawa Masuk
  • Kontrak Terkirim
  • Won Tertutup
  • Tertutup Kalah

Mengotomatiskan Serah Terima Prospek dari Pemasaran ke Penjualan

Langkah pertama saat mengotomatiskan penyerahan prospek Anda dari Pemasaran ke Penjualan adalah menentukan kapan Penjualan ingin penyerahan tersebut terjadi. Waktu yang paling tepat adalah saat Tahap Siklus Hidup suatu prospek adalah "Prospek yang Memenuhi Syarat Penjualan". Untuk mengotomatiskan proses ini, Anda dapat menggunakan aplikasi alur kerja HubSpot untuk membuat alur kerja yang mengirim email ke Penjualan saat Tahap Siklus Hidup sama dengan "Prospek Berkualitas Penjualan". Lihat di bawah untuk contoh alur kerja untuk melakukan hal itu.

Catatan: Jika Penjualan tidak memiliki kuantitas atau kualitas prospek untuk memenuhi sasaran, Anda sebaiknya mempertimbangkan untuk memberi tahu Penjualan lebih awal, saat prospek menjadi "Prospek Pemasaran yang Memenuhi Syarat".

Saat staf penjualan menerima email pemberitahuan prospek ini, dia dapat mengklik tautan yang membawanya langsung ke halaman kontak dengan CRM. Di sinilah tenaga penjual dapat menemukan semua informasi berharga tentang prospek yang memberikan konteks perjalanan pembeli.

Untuk menemukan informasi terpenting dalam sekejap, Anda dapat menyesuaikan properti yang ditampilkan di kotak "TENTANG" di sisi kiri halaman, di bawah nama dan judul kontak. Jika hal-hal seperti skor prospek, industri, situs web, dan pendapatan tahunan adalah informasi penting yang perlu diketahui tim Penjualan dengan cepat, pastikan untuk menambahkan properti ini di sini.

Aktivitas pemimpin lainnya seperti unduhan konten, halaman yang dikunjungi, email yang dibaca, video yang ditonton, dll., semuanya ditemukan dalam garis waktu kontak di sisi kanan halaman kontak. Ini adalah informasi berharga bagi tenaga penjualan, membantu mereka memahami di mana pembeli berada dalam perjalanan mereka dan apa yang mungkin mereka minati. Dengan pendekatan penjualan masuk, tenaga penjual harus menggunakan informasi ini untuk mempersonalisasi proses penjualan dengan konteks pembeli.

Mengotomatiskan Pengembalian Prospek dari Penjualan ke Pemasaran

Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, penting juga untuk mengembalikan prospek ke Pemasaran untuk terus memelihara prospek yang pada akhirnya bisa siap untuk terlibat dalam proses penjualan lagi. Anda membutuhkan proses untuk memastikan hal ini terjadi. Berikut adalah empat skenario untuk mengembalikan prospek menggunakan platform HubSpot Marketing dan CRM:

1. Prospek dalam proses penjualan menjadi tidak memenuhi syarat.

Jika Anda terhubung dengan prospek hanya untuk mengetahui bahwa prospek tersebut tidak memenuhi syarat (yaitu, mereka berbohong pada formulir, memberi Anda informasi yang tidak dapat digunakan dan tidak dapat dilacak), Anda dapat memilih untuk mengelompokkannya dalam database Anda dengan Status Prospek "Tidak Memenuhi Syarat". Dalam hal ini, orang yang mengelola prospek harus mengubah properti tersebut secara manual dari halaman kontak (petunjuk: tambahkan properti ini ke kotak "TENTANG" agar mudah diakses).

Kiat Pemeliharaan: Tim Pemasaran dapat memilih untuk memantau prospek ini dengan terus melacak mereka dan mengirim penawaran konten, mendorong mereka untuk memberikan informasi yang jujur ​​di kemudian hari.

2. Sebuah memimpin menjadi sebuah Peluang.

Setelah Kesepakatan dibuka di HubSpot CRM, tahap siklus hidup perusahaan terkait dan kontak di HubSpot secara otomatis diperbarui ke Peluang.

Kiat Pemeliharaan: Dengan prospek ini, Anda dapat memilih untuk memicu alur kerja pengasuhan dengan serangkaian email dan konten bermanfaat yang relevan dengan tahap keputusan perjalanan pembeli Anda.

3. Seorang prospek menjadi Pelanggan.

Setelah Transaksi di HubSpot CRM pindah ke tahap Menang Tertutup, HubSpot secara otomatis memperbarui tahap siklus hidup dari kontak dan perusahaan terkait ke Pelanggan.

Tip Pemeliharaan: Sekarang Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan aplikasi alur kerja untuk memicu alur kerja pengasuhan dengan serangkaian email yang dirancang untuk menyenangkan Pelanggan baru Anda.

4. Sebuah kesepakatan hilang.

Tidak ada pembaruan otomatis dari HubSpot saat Kesepakatan hilang, jadi Anda sebaiknya mengotomatiskan proses untuk mengembalikan prospek ini ke Pemasaran. Anda dapat mempertimbangkan untuk menyiapkan alur kerja, misalnya, untuk mengubah status kontak kembali menjadi prospek setiap kali Transaksi Ditutup Kalah.

Kiat Pengasuhan: Hanya karena sebuah Kesepakatan hilang, bukan berarti itu mungkin bukan prospek yang baik di kemudian hari. Terus buat prospek ini memenuhi syarat untuk pendaftaran dalam alur kerja pengasuhan Anda dan/atau pertimbangkan untuk selalu mengingat perusahaan Anda dengan berlangganan ringkasan blog bulanan.

Apakah Ini Bekerja?

Serah terima prospek hanyalah salah satu komponen Perjanjian Tingkat Layanan yang harus dibagikan oleh kedua departemen. Pada akhirnya, tujuan memiliki proses yang tepat adalah untuk mencapai tujuan pertumbuhan bisnis yang menghasilkan prospek masuk Anda.