Comment automatiser les transferts de leads dans HubSpot CRM

Le transfert de prospects entre vos services marketing et commercial est un élément essentiel de tout programme de génération de prospects. Sans le bon processus en place pour que le marketing transmette les prospects qualifiés à l'équipe de vente, les ventes peuvent manquer des informations précieuses qui les aideraient à atteindre leur quota de ventes.
Avec le bon processus de transfert en place, les ventes doivent :

• être informé des leads qualifiés pour remplir leur pipeline,
• recevoir des prospects "chauds" en temps opportun (dès que possible !), et
• voir les informations pertinentes que le marketing a obtenues pour fournir le contexte de la situation de l'acheteur, telles que les données démographiques, l'étape d'achat et les comportements de l'acheteur sur votre site Web.

Inversement, sans processus en place pour que les ventes renvoient les prospects au marketing, le marketing peut manquer des opportunités de développer davantage les prospects.

Par exemple, supposons que vous ayez perdu une offre parce que l'acheteur a choisi un autre fournisseur avec un prix inférieur. Vous avez l'intuition qu'ils rencontreront des problèmes de qualité et qu'ils chercheront un autre fournisseur une fois que l'impact sera réalisé sur leur entreprise. Renvoyez cette piste au marketing serait une chose sage à faire, en les alimentant avec un flux de travail qui garde votre marque de qualité à l'esprit. Si la relation avec le fournisseur ne fonctionne pas, ce prospect peut réapparaître sur votre radar et être prêt pour un autre tour avec l'équipe des ventes.

Pour le bien des deux départements et de l'organisation au sens large, le processus de transfert de responsabilité consiste en la communication essentielle qui doit avoir lieu entre le marketing et les ventes. Heureusement, cela n'a pas à être difficile ou un cauchemar manuel. La technologie peut aider à faire de cette communication un processus simple, automatisé et impartial. Dans cet article, je vais partager avec vous quelques conseils sur l'utilisation d'une plateforme d'automatisation du marketing et d'un CRM (dans ce cas, HubSpot) pour rationaliser le processus.

Propriétés HubSpot pertinentes

Avant d'approfondir le processus, il est important de comprendre certaines propriétés HubSpot de base de l'outil d'automatisation du marketing et du CRM que vous pouvez manipuler comme déclencheurs. J'ai inclus les définitions de ces propriétés ci-dessous :

Etape du cyle de vie

• L'étape du cycle de vie est l'une des propriétés les plus couramment utilisées par le marketing et identifie l'étape à laquelle se trouve un contact dans le parcours de l'acheteur ou le processus de vente. HubSpot est configuré pour mettre à jour automatiquement bon nombre de ces étapes, ce qui signifie qu'elles ne sont pas personnalisables (pour plus d'informations sur les mises à jour automatiques, cliquez ici)." Les valeurs de cette propriété incluent :

  • Abonné
  • Mener
  • Responsable marketing qualifié
  • Prospect qualifié en vente
  • Occasion
  • Client
  • Évangéliste
  • Autre

Statut du prospect

• Le statut du prospect est une propriété qui identifie le statut d'un prospect tel qu'il est géré. Les valeurs par défaut incluent les éléments suivants, bien qu'elles puissent être modifiées dans vos paramètres :
  • Nouveau
  • Ouvrir
  • En cours
  • Offre ouverte
  • Sans réserve

Étape de la transaction

• L'étape de la transaction est une propriété utilisée pour déterminer l'étape du processus de vente dans laquelle se trouve le prospect. Les valeurs par défaut incluent les éléments suivants, mais elles peuvent également être facilement modifiées dans les paramètres CRM pour correspondre aux étapes de vente de votre entreprise :
  • Rendez-vous programmé
  • Qualifié pour acheter
  • Présentation prévue
  • Décideur amené
  • Contrat envoyé
  • Fermé Gagné
  • Fermé Perdu

Automatisation du transfert de leads du marketing aux ventes

La toute première étape de l'automatisation du transfert de vos prospects du marketing aux ventes consiste à déterminer quand les ventes souhaitent que le transfert se produise. Le moment le plus approprié serait lorsque l'étape du cycle de vie d'un prospect est "Prospect commercial qualifié". Pour automatiser ce processus, vous pouvez utiliser l'application de workflow de HubSpot pour créer un workflow qui envoie un e-mail aux ventes lorsque l'étape du cycle de vie est égale à "Prospect commercial qualifié". Voir ci-dessous pour un exemple de flux de travail pour faire exactement cela.

Remarque : Si les ventes ne disposent pas de la quantité ou de la qualité des pistes nécessaires pour atteindre les objectifs, vous voudrez peut-être envisager de les notifier plus tôt, lorsqu'une piste devient une « piste marketing qualifiée ».

Lorsque le commercial recevra cet e-mail de notification de prospect, il pourra cliquer sur un lien qui l'amènera directement à la page de contact avec le CRM. C'est ici que le vendeur peut trouver toutes les informations précieuses sur le prospect qui fournissent le contexte du parcours de l'acheteur.

Afin de trouver les informations les plus importantes en un coup d'œil, vous pouvez personnaliser les propriétés affichées dans la case "À PROPOS" sur le côté gauche de la page, sous le nom et le titre du contact. Si des éléments tels que le score du prospect, le secteur, le site Web et le chiffre d'affaires annuel sont des éléments d'information clés que l'équipe commerciale doit connaître rapidement, assurez-vous d'ajouter ces propriétés ici.

Les autres activités du lead telles que les téléchargements de contenu, les pages visitées, les e-mails lus, les vidéos visionnées, etc., se trouvent toutes dans la chronologie du contact sur le côté droit de la page de contact. Il s'agit d'informations précieuses pour un vendeur, qui l'aident à comprendre où en est l'acheteur dans son parcours et ce qui pourrait l'intéresser. Avec une approche de vente entrante, le vendeur devrait utiliser ces informations pour personnaliser le processus de vente en fonction du contexte de l'acheteur.

Automatisation du retour des prospects des ventes au marketing

Comme je l'ai mentionné plus tôt, il est également important de renvoyer les prospects au marketing afin de continuer à nourrir ceux qui pourraient éventuellement être prêts à s'engager à nouveau dans le processus de vente. Vous aurez besoin d'un processus en place pour vous assurer que cela se produit. Voici quatre scénarios de retour de prospects à l'aide des plateformes HubSpot Marketing et CRM :

1. Un prospect dans le processus de vente devient non qualifié.

Si vous vous connectez avec un prospect uniquement pour découvrir que le prospect n'est pas qualifié (c'est-à-dire qu'il a menti sur le formulaire, vous donnant des informations inutilisables et introuvables), vous pouvez choisir de le segmenter au sein de votre base de données avec un statut de prospect "Non qualifié". Dans ce cas, la personne qui gère le prospect doit modifier cette propriété manuellement depuis la page de contact (astuce : ajoutez cette propriété à la case "À PROPOS" pour qu'elle soit facile d'accès).

Conseil de développement : l'équipe marketing peut choisir de surveiller ce prospect en continuant à le suivre et en envoyant des offres de contenu, en l'encourageant à fournir des informations honnêtes par la suite.

2. Une piste devient une opportunité.

Une fois qu'une transaction est ouverte dans HubSpot CRM, l'étape du cycle de vie de l'entreprise associée et les contacts dans HubSpot sont automatiquement mis à jour vers l'opportunité.

Conseil de développement : avec ces prospects, vous pouvez choisir de déclencher un flux de travail de développement avec une série d'e-mails et de contenu utile pertinent pour l'étape de décision du parcours de vos acheteurs.

3. Un prospect devient un client.

Une fois qu'une transaction dans HubSpot CRM passe à l'étape Fermée gagnée, HubSpot met automatiquement à jour l'étape du cycle de vie du contact et de l'entreprise associés au client.

Conseil de développement : vous pouvez désormais envisager d'utiliser l'application de flux de travail pour déclencher un flux de travail de développement avec une série d'e-mails conçus pour ravir votre nouveau client.

4. Une affaire est perdue.

Il n'y a pas de mise à jour automatique de HubSpot lorsqu'une offre est perdue, vous voudrez donc automatiser un processus pour renvoyer ces prospects au marketing. Vous pouvez envisager de configurer un flux de travail, par exemple, pour redéfinir le statut du contact sur prospect chaque fois qu'une transaction est fermée et perdue.

Conseil de développement : ce n'est pas parce qu'un accord est perdu qu'il ne s'agit pas d'une bonne perspective à l'avenir. Continuez à rendre ces prospects éligibles pour l'inscription dans vos flux de travail de maturation et/ou envisagez de garder votre entreprise en tête avec un abonnement à un résumé de blog mensuel.

Est-ce que ça marche?

Le transfert de responsabilité n'est qu'un élément de l'accord de niveau de service que les deux départements doivent partager. En fin de compte, l'objectif d'avoir le bon processus en place est d'atteindre les objectifs de croissance de l'entreprise pour lesquels vos prospects entrants sont générés.