Cómo automatizar transferencias de clientes potenciales en HubSpot CRM

La transferencia de clientes potenciales entre los departamentos de Marketing y Ventas es una parte fundamental de cualquier programa de generación de clientes potenciales. Sin el proceso adecuado para que Marketing transmita los clientes potenciales calificados para ventas al equipo de ventas, es posible que Ventas pierda información valiosa que lo ayudaría a alcanzar su cuota de ventas.
Con el proceso de traspaso correcto, Ventas debe:

• ser informado de clientes potenciales calificados para llenar su tubería,
• recibir clientes potenciales "calientes" de manera oportuna (¡lo antes posible!), y
• ver información relevante que Marketing ha obtenido para proporcionar el contexto de la situación del comprador, como la demografía, la etapa de compra y el comportamiento del comprador en su sitio web.

Por el contrario, sin un proceso establecido para que Ventas devuelva clientes potenciales a Marketing, Marketing puede perder oportunidades para nutrir aún más a los clientes potenciales.

Por ejemplo, supongamos que perdió un trato porque el comprador eligió otro proveedor con un precio más bajo. Tiene el presentimiento de que experimentarán problemas con la calidad y buscarán un proveedor diferente una vez que se perciba el impacto en su negocio. Devolver este cliente potencial a Marketing sería una buena idea, nutrirlos con un flujo de trabajo que mantenga su marca de calidad en la mente. Si la relación con el proveedor no funciona, este cliente potencial puede volver a aparecer en su radar y estar listo para otra ronda con el equipo de ventas.

Por el bien de ambos departamentos y de la organización en general, el proceso de transferencia de prospectos consiste en la comunicación esencial que debe tener lugar entre Marketing y Ventas. Afortunadamente, no tiene por qué ser difícil o una pesadilla manual. La tecnología puede ayudar a que esta comunicación sea un proceso sencillo, automatizado e imparcial. En este artículo, compartiré contigo algunos consejos sobre el uso de una plataforma de automatización de marketing y CRM (en este caso, HubSpot) para agilizar el proceso.

Propiedades relevantes de HubSpot

Antes de profundizar en el proceso, es importante comprender algunas propiedades básicas de HubSpot de la herramienta de automatización de marketing y CRM que puede manipular como activadores. He incluido definiciones para estas propiedades a continuación:

Etapa del ciclo de vida

• La etapa del ciclo de vida es una de las propiedades más utilizadas por el marketing e identifica la etapa en la que se encuentra un contacto dentro del viaje del comprador o del proceso de ventas. HubSpot está configurado para actualizar muchas de estas etapas automáticamente, lo que significa que no se pueden personalizar (encuentre más información sobre actualizaciones automáticas aquí)." Los valores de esta propiedad incluyen:

  • Abonado
  • Plomo
  • Cliente potencial calificado en marketing
  • Prospecto calificado de ventas
  • Oportunidad
  • Cliente
  • Evangelista
  • Otro

Estado del cliente potencial

• El estado del cliente potencial es una propiedad que identifica el estado de un cliente potencial a medida que se gestiona. Los valores predeterminados incluyen lo siguiente, aunque se pueden cambiar dentro de su configuración:
  • Nuevo
  • Abierto
  • En curso
  • trato abierto
  • No cualificado

Etapa del trato

• La etapa del acuerdo es una propiedad que se utiliza para determinar la etapa del proceso de ventas en la que se encuentra el cliente potencial. Los valores predeterminados incluyen los siguientes, pero también se pueden cambiar fácilmente dentro de la configuración de CRM para que coincidan con las etapas de ventas de su empresa:
  • Cita Programada
  • Calificado para comprar
  • Presentación Programada
  • Tomador de decisiones incorporado
  • Contrato enviado
  • Cerrado Ganado
  • Cerrado Perdido

Automatización de la transferencia de prospectos de marketing a ventas

El primer paso al automatizar la transferencia de clientes potenciales de Marketing a Ventas es determinar cuándo Ventas desea que se produzca la transferencia. El momento más adecuado sería cuando la Etapa del ciclo de vida de un cliente potencial sea "Cliente potencial calificado para ventas". Para automatizar este proceso, puedes usar la aplicación de flujo de trabajo de HubSpot para crear un flujo de trabajo que envíe un correo electrónico a Ventas cuando la Etapa del ciclo de vida sea igual a "Cliente potencial calificado de ventas". Vea a continuación un flujo de trabajo de muestra para hacer precisamente eso.

Nota: Si Ventas no tiene la cantidad o la calidad de clientes potenciales para satisfacer los objetivos, querrá considerar notificar a Ventas antes, cuando un cliente potencial se convierta en un "Cliente potencial calificado para marketing".

Cuando el vendedor reciba este correo electrónico de notificación de cliente potencial, podrá hacer clic en un enlace que lo llevará directamente a la página de contacto con el CRM. Es aquí donde el vendedor puede encontrar toda la información valiosa sobre el cliente potencial que brinda el contexto del viaje del comprador.

Para encontrar la información más importante de un vistazo, puede personalizar las propiedades que se muestran en el cuadro "ACERCA DE" en el lado izquierdo de la página, debajo del nombre y título del contacto. Si cosas como la puntuación de clientes potenciales, la industria, el sitio web y los ingresos anuales son información clave que el equipo de ventas necesita saber rápidamente, asegúrese de agregar estas propiedades aquí.

Otras actividades del cliente potencial, como descargas de contenido, páginas visitadas, correos electrónicos leídos, videos vistos, etc., se encuentran dentro de la línea de tiempo del contacto en el lado derecho de la página de contacto. Esta es información valiosa para un vendedor, ya que lo ayuda a comprender dónde se encuentra el comprador en su viaje y qué le puede interesar. Con un enfoque de ventas entrantes, el vendedor debe usar esta información para personalizar el proceso de ventas al contexto del comprador.

Automatización de la devolución de clientes potenciales de Ventas a Marketing

Como mencioné anteriormente, también es importante devolver los clientes potenciales a Marketing para seguir alimentando a aquellos que eventualmente podrían estar listos para participar nuevamente en el proceso de ventas. Necesitará un proceso para garantizar que esto suceda. Aquí hay cuatro escenarios para devolver clientes potenciales usando las plataformas HubSpot Marketing y CRM:

1. Un cliente potencial en el proceso de ventas deja de estar calificado.

Si se conecta con un cliente potencial solo para descubrir que el cliente potencial no está calificado (es decir, mintió en el formulario, brindándole información inutilizable e imposible de rastrear), puede optar por segmentarlo dentro de su base de datos con un Estado de cliente potencial de "No calificado". En este caso, la persona que administra el cliente potencial debe cambiar esa propiedad manualmente desde la página de contacto (sugerencia: agregue esta propiedad al cuadro "ACERCA DE" para que sea fácil de acceder).

Sugerencia de nutrición: el equipo de marketing puede optar por monitorear este cliente potencial al seguirlos y enviarles ofertas de contenido, alentándolos a proporcionar información honesta en el futuro.

2. Un lead se convierte en una Oportunidad.

Una vez que se abre una oferta en HubSpot CRM, la etapa del ciclo de vida de la empresa asociada y los contactos en HubSpot se actualizan automáticamente a Oportunidad.

Sugerencia de nutrición: con estos clientes potenciales, puede optar por activar un flujo de trabajo de nutrición con una serie de correos electrónicos y contenido útil relevante para la etapa de decisión del viaje de sus compradores.

3. Un prospecto se convierte en Cliente.

Una vez que un trato en HubSpot CRM pasa a la etapa Cerrado ganado, HubSpot actualiza automáticamente la etapa del ciclo de vida del contacto y la empresa asociados al Cliente.

Sugerencia de nutrición: ahora puede considerar usar la aplicación de flujo de trabajo para activar un flujo de trabajo de nutrición con una serie de correos electrónicos diseñados para deleitar a su nuevo cliente.

4. Se pierde un trato.

No hay una actualización automática de HubSpot cuando se pierde una oferta, por lo que querrás automatizar un proceso para devolver estos clientes potenciales a Marketing. Puede considerar configurar un flujo de trabajo, por ejemplo, para cambiar el estado del contacto de nuevo a prospecto cada vez que se cierra un trato perdido.

Sugerencia de nutrición: el hecho de que se pierda un acuerdo no significa que no sea una buena perspectiva en el futuro. Continúe haciendo que estos clientes potenciales sean elegibles para la inscripción en sus flujos de trabajo de fomento y/o considere mantener a su empresa en la mente con una suscripción a un resumen de blog mensual.

¿Está funcionando?

La transferencia de clientes potenciales es solo un componente del Acuerdo de nivel de servicio que los dos departamentos deben compartir. En última instancia, el objetivo de contar con el proceso correcto es lograr los objetivos de crecimiento comercial para los que se generan sus clientes potenciales entrantes.