Cara Menulis Email Tindak Lanjut Setelah Proposal Penjualan untuk Menyegel Kesepakatan
Diterbitkan: 2022-06-03
1. Mengapa tindak lanjut itu penting
2. Tulis semua skenario
3. Buat urutan tindak lanjut proposal untuk setiap skenario
4. Tutup urutan dengan email perpisahan
5. Pilih frekuensi yang tepat untuk menindaklanjuti email setelah mengirimkan proposal Anda
6. Kiat untuk menindaklanjuti proposal penjualan Anda dengan lebih baik
Alat yang berguna:
1. Newoldstamp - Pemasaran tanda tangan email
2. Mailchimp - Pembuat dan pengirim email
3. Pemasaran Email Hubspot - Platform otomatisasi pemasaran
4. MailerLite - Pembuat halaman arahan
5. Canva - Alat online untuk membuat desain
Apakah Anda tahu cara menulis email tindak lanjut yang sempurna setelah proposal bisnis? Dan haruskah Anda repot-repot mengirim pesan tindak lanjut sejak awal? Ya, Anda perlu melakukannya karena tindak lanjut dapat berhasil. Faktanya, tindak lanjut Anda akan diperhitungkan sebagai bagian yang bagus dari balasan Anda. Dan jika Anda tidak yakin tentang ini, ketahuilah bahwa tidak jarang mendapatkan balasan positif.
Mengapa tindak lanjut itu penting
Orang-orang dapat berkata, “Ya, saya masih sangat tertarik dan terima kasih telah menghubungi saya!” bahkan setelah sentuhan kedua atau ketiga. Jadi jangan berasumsi diam berarti Anda memiliki audiens yang salah atau pesan yang salah (namun pesan itu memang penting). Anda mungkin berpikir: “Mengapa seseorang membutuhkan begitu banyak pesan sebelum membalas?” Yah, mungkin ada beberapa skenario yang berbeda. Penerima hanya tidak membuka email Anda tepat waktu, dan email itu terkubur di kotak masuk mereka. Atau mungkin mereka mendapatkannya ketika mereka berada di dalam mobil, dan mereka tidak dapat membalas surat Anda. Atau mungkin mereka tidak mengalami masalah yang Anda sebutkan di email Anda ketika Anda pertama kali menghubungi mereka, tetapi kemudian, itu relevan. Jadi mengapa kehilangan kesempatan untuk menutup kesepakatan? Mungkin Anda sudah mengirimkan tindak lanjut tetapi tidak produktif, dan Anda jarang mendapatkan balasan positif? Kemudian teruslah membaca artikel ini untuk menulis email tindak lanjut terbaik Anda. Juga, jangan lupa untuk memeriksa statistik ini yang menyatakan pentingnya email tindak lanjut. 
sumber: Supeoffice
Tulis semua skenario
Untuk mengetahui tingkat minat penerima dan dapat bertindak sesuai dengan itu, pastikan untuk menggunakan pelacakan email. Bergantung pada perilaku penerima, Anda dapat membuat tindak lanjut yang lebih relevan dan tepat waktu.
Skenario #1: Prospek tidak membuka email Anda dengan proposal penjualan
Jika prospek Anda tidak membuka email sebelumnya, Anda mungkin lebih beruntung dengan tindak lanjut. Pertama-tama, periksa apakah baris subjek Anda mencerminkan isi email Anda, jelas dan menawarkan nilai apa pun. Anda tidak perlu menulis sesuatu yang sama sekali berbeda. Tindak lanjut ini harus merupakan versi modifikasi dari email pertama Anda. Kirim satu atau dua hari kemudian.
Sebagai contoh:
“Hai Mike,
Saya tahu Anda sibuk, jadi taruh ini di bagian atas kotak masuk Anda jika Anda melewatkannya.”
[Tambahkan ringkasan email awal Anda di sini]
“Nona Richart yang terhormat,
memeriksa kembali ini. Tolong beri tahu saya jika Anda masih tertarik dengan layanan kami."
[Tambahkan ringkasan email awal Anda di sini]
[Tambahkan penutupan yang tepat] Baca tentang sign-off email yang buruk dan baik.
Skenario #2 Prospek membaca email tetapi tidak melihat proposal Anda
Jangan mengirim email yang sama seperti yang Anda kirim sebelumnya. Cobalah untuk mengatasi titik nyeri penerima dan tekankan bahwa Anda dapat melakukannya dengan cepat dan efektif. Jika Anda melampirkan file di email sebelumnya, kirimkan tautan kepada mereka alih-alih lampiran kali ini. Ingatlah bahwa ajakan bertindak (CTA) adalah salah satu bagian terpenting dari email tindak lanjut Anda. Ketika dilakukan dengan benar, ini dapat meyakinkan prospek Anda untuk mengonversi penawaran Anda. Buat CTA sejelas mungkin.
Sebagai contoh:
“Halo Markus,
Saya banyak berpikir tentang pentingnya Anda menempatkan penjualan Anda yang kita diskusikan Jumat lalu, dan itu mengingatkan saya pada pekerjaan yang kami lakukan dengan perusahaan ABC. Dalam kasus mereka, kami menerapkan taktik yang sama seperti yang kami sarankan untuk organisasi Anda. [Anda mungkin ingin menambahkan referensi di sini.] Jika Anda memerlukan informasi tambahan, beri tahu saya, dan saya akan dengan senang hati membantu Anda.”
[Tambahkan ajakan bertindak seperti "Dapatkan penawaran saya" atau "Lihat proposal", dll.]
[Tambahkan penutupan yang tepat]
Skenario #3 Prospek baca email dan proposal selengkapnya
Jika penerima meninjau email dan proposal Anda secara lengkap, hubungi mereka sesegera mungkin. Bahkan jika mereka sudah melakukan sesuatu yang lain, mereka masih mengingat tawaran Anda. Ingatlah bahwa Anda harus memalu setrika saat panas.
Apa yang harus ditulis dalam tindak lanjut ini?
Tanyakan apakah mereka memiliki pertanyaan tentang proposal tersebut dan sarankan pertemuan untuk membahasnya secara lebih rinci.
Contohnya:
“Natalie yang terhormat,
Dalam pertemuan kami sebelumnya, Anda menyebutkan betapa pentingnya bagi Anda untuk menyediakan tampilan 8K baru bagi seluruh tim Anda pada akhir Juli. Bagaimana kalau kembali bersama dan membuat rencana untuk bergerak maju dengan proposal yang saya kirimkan kepada Anda?
[Tambahkan penutupan yang tepat]
Skenario #4: Prospek dibaca dan dihentikan pada titik tertentu dari proposal Anda
Jika penerima berhenti membaca email atau proposal Anda setelah bagian tertentu, Anda harus menunggu beberapa jam untuk melihat apakah mereka tidak melanjutkan untuk meninjaunya lebih lanjut. Jika mereka tidak kembali untuk melihat pesan Anda, ambil tindakan.
Apa yang harus ditulis dalam email tindak lanjut ini?
Berikan prospek tautan ke informasi relevan lainnya tentang bagian yang berhenti dibaca oleh orang tersebut.
Sebagai contoh:
“Mat sayang,
Saya harap semuanya baik-baik saja. Pada hari Senin, saya mengirimkan proposal yang Anda minta sebagai bagian dari proyek desain ulang situs Anda. Saya hanya ingin memeriksa apakah Anda memiliki pertanyaan dan masalah terkait dengan proposal yang dapat saya bantu?”
[Tambahkan penutupan yang tepat]
Skenario #5: Prospek meneruskan email Anda dengan proposal penjualan
Jika penerima telah meneruskan email proposal bisnis Anda ke orang/orang lain, ini adalah kesempatan bagus bagi Anda untuk mulai membangun hubungan dengan mereka juga. Jika Anda tidak mengenal orang-orang ini, maka selidiki mereka. Dan jika Anda merasa mereka mungkin tertarik, libatkan mereka dengan cara yang sama seperti yang Anda lakukan dengan prospek baru lainnya.
Contohnya:
“Tuan Hoffman yang terhormat,
Saya perhatikan bahwa Anda menunjukkan minat pada perangkat lunak ABC, dan saya harap Anda merasa terbantu.
Di sini, di perusahaan ABC, kami membantu rumah sakit dan praktik swasta di seluruh dunia merampingkan alur kerja mereka untuk memungkinkan staf fokus pada tugas klinis daripada tugas administratif. Silakan mengunduh versi demo perangkat lunak kami selama 15 hari di [tambahkan tautan di sini]. Jika Anda ingin mendapatkan informasi lebih lanjut, silakan hubungi kami atau email dengan pertanyaan Anda.”
[Tambahkan penutupan yang tepat]
Buat urutan tindak lanjut proposal untuk setiap skenario
Saat membuat urutan email tindak lanjut, ingatlah bahwa Anda harus mempertimbangkan tindakan pembeli potensial Anda dan berinteraksi dengan mereka. Anda perlu mencari tahu urutan peristiwa apa yang akan mengarahkan pengguna Anda menuju kesuksesan dengan produk atau layanan Anda dan mendasarkan tindak lanjut Anda pada peristiwa tersebut.
Tutup urutan dengan email perpisahan
Sebelum Anda berhenti menindaklanjuti, pertimbangkan untuk mengatakan "Terima kasih" dan "Selamat tinggal" kepada prospek Anda. Saat menulis email terakhir ini, usahakan untuk tetap pada sisi positif atau netral secara emosional. Pastikan tidak ada kesalahan, kritik atau kekecewaan dalam pesan Anda.
Mengapa Anda harus repot-repot mengirim email perpisahan ini? Tentu saja, itu tidak akan berhasil dengan prospek yang sama sekali tidak tertarik dengan proposal Anda. Bagi mereka yang agak tertarik tetapi tidak punya waktu untuk meninjau penawaran Anda dan merespons, ini mungkin berfungsi sebagai dorongan kecil yang membuat mereka terlibat dengan Anda.
Apa yang ditulis?
“Ibu Diaz yang terhormat,
Saya belum mendengar kabar dari Anda tentang proyek desain ulang situs web Anda sejak Maret. Saya berasumsi bahwa rencana Anda telah berubah, dan Anda tidak lagi ingin melanjutkan ini.
Ingatlah [masukkan nama perusahaan Anda] jika Anda ingin maju di masa depan.”
[Tambahkan penutupan yang tepat]
“Melisa yang terhormat,
Saya hanya ingin memberi tahu Anda bahwa saya akan menutup file Anda kecuali ada alasan bagi saya untuk tetap membukanya? Tolong beritahu saya jika Anda tertarik. Kalau tidak, saya akan menutupnya pada akhir minggu ini.”
[Tambahkan penutupan yang tepat]
Pilih frekuensi yang tepat untuk menindaklanjuti email setelah mengirimkan proposal Anda
Menemukan frekuensi email tindak lanjut yang tepat bisa menjadi keseimbangan yang rumit. Jika Anda mengirim tindak lanjut terlalu sering, orang mungkin merasa dikuntit. Jika Anda memilih untuk menunggu terlalu lama, mereka mungkin lupa siapa Anda. Namun, kapan Anda harus mengirim pesan tindak lanjut harus dikaitkan dengan perilaku masing-masing prospek sebanyak mungkin. Misalnya, jika Anda tahu bahwa email dan proposal telah dibaca secara lengkap, tetapi prospek belum menjawab, lebih baik untuk menghubungi mereka dalam beberapa jam. Pukul saat setrika masih panas!
Kiat untuk menindaklanjuti proposal penjualan Anda dengan lebih baik
#1 Gunakan baris subjek yang mencerminkan konten
Baris subjek adalah salah satu hal pertama yang dilihat calon pembeli saat mereka menerima email Anda. Idealnya, baris subjek harus berlaku untuk seluruh email, jadi pastikan untuk mengirimkan hanya satu pesan yang jelas untuk setiap email. Atau Anda dapat menggunakan informasi dari percakapan sebelumnya.
Contohnya:
“Seperti yang dijanjikan: informasi kompatibilitas dan brosur terbaru.”
“Masih tertarik dengan layanan kami?”
#2 Berikan tujuan Anda dalam tindak lanjut Anda
Sebelum menyusun surat tindak lanjut Anda, jelaskan apa tujuan Anda untuk dapat membuat ajakan bertindak yang lebih efektif.
#3 Jaga agar tindak lanjut Anda tetap pribadi
Bicaralah langsung dengan penerima (“ Anda mungkin tertarik,” “ proyek Anda ,” dll.), dengan fokus pada minat mereka, bukan pada Anda. Sudah kenal klien ini? Luar biasa! Anda dapat menyebutkan interaksi terakhir Anda dengan mereka. Misalnya: “Terima kasih atas pembelian [nama produk] Anda baru-baru ini.”, “Senang berbicara dengan Anda minggu lalu.” Juga, tunjukkan bahwa Anda bersedia mendengarkan. Minta prospek untuk membalas dengan saran, kekhawatiran, atau umpan balik lainnya.
Gambar berasal dari smoothnote
Selain itu, jangan lupa tentang tanda tangan email. Elemen kecil ini memiliki potensi besar untuk menarik perhatian. Jika Anda menambahkan foto Anda ke footer email, orang-orang akan merasakan hubungan yang lebih manusiawi, sehingga tingkat balasan Anda akan meningkat.
#4 Singkat saja
Menurut Boomerang, email antara tujuh puluh lima dan seratus kata menghasilkan lebih banyak balasan daripada yang lebih panjang atau lebih pendek.
Gambar milik bumerang
#5 Lacak email Anda
Lacak atau tidak lacak? Mari kita lihat perbedaannya.
Mark memiliki urutan pesan standar yang dia kirim ke setiap pelanggan untuk menindaklanjuti proposal karena dia tidak pernah melacak email dan menindaklanjutinya "secara membabi buta". Bukankah Mark menjengkelkan dengan email-emailnya dengan informasi yang tidak relevan?
Robert lebih suka melacak email karena memahami perilaku penerima membantunya mempersonalisasi tindak lanjut. Dia berusaha untuk memberikan nilai , tidak hanya untuk mengingatkan tentang proposal.
Kesimpulan
Banyak dari kita ragu-ragu untuk menindaklanjuti karena kita pikir kita mungkin mengganggu. Tapi bagaimana jika kita tidak? Bagaimana jika kita berguna? Cobalah untuk menganggap kesibukan daripada gangguan. Maka akan menjadi lebih mudah bagi Anda untuk menindaklanjuti, karena Anda benar-benar membantu prospek Anda, Anda memberikan nilai, daripada "menyadap". Tentu saja, beberapa orang mungkin tidak menyukai email Anda. Yah, kamu tidak bisa membuat semua orang bahagia. Mudah-mudahan, mereka akan menjawab dengan "tidak," dan Anda berdua bisa melangkah lebih jauh. Ingat, Anda kehilangan 100% tembakan yang tidak Anda ambil. Jadi, lanjutkan dan ikuti!